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物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇一

為了規(guī)范人事檔案管理過程,，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量,，為人事運(yùn)用提供有效參考,，特制定本制度。

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司,。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級保管、分級查閱的原則,，確保檔案的齊整性和保密性,；

4.1本部人力資源職能部門

4.1.1收集、整理,、立卷,、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工,、人力資源管理人員,、財(cái)務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件,。

4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱,、移交和銷毀工作。

4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作,。

4.2各下屬分公司人力資源職能部門

4.2.1收集、整理,、立卷,、保管各公司/服務(wù)中心a系列員工的人事檔案。

4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作,。

4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

4.3各物業(yè)服務(wù)中心

4.3.1收集,、整理,、立卷、保管各服務(wù)中心b系列員工的人事檔案。

4.3.2負(fù)責(zé)b系列員工人事檔案的借閱,、移交和銷毀工作,。

5.1人事檔案管理流程

5.2職位申請表、個(gè)人簡歷,、員工勞動(dòng)合同,、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表,、身份證,、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗(yàn)證證明,、離職證明,、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡,、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的`人事異動(dòng),、薪資、培訓(xùn)等文件,。

5.3檔案編碼

5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心,、部門、員工工號進(jìn)行編碼,。

5.3.2 e—hr系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號,，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號為a。00012,，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序a00012”,。

5.4檔案查閱權(quán)限

5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負(fù)責(zé)人,、分管高管,、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

5.4.2各分公司總經(jīng)理,、人力資源部門負(fù)責(zé)人,、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案,。

5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬b系列員工的檔案,。

5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

5.5人事檔案借閱手續(xù)

由借閱人填寫《檔案借閱申請單》,，報(bào)人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案,。

5.6檔案調(diào)動(dòng)

跨公司調(diào)動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi),，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋,、貼好封條,、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份,，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收,，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

5.7離職員工檔案

5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理,，按月整理統(tǒng)一存放,，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺,，離職人員檔案不得取回,。

5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷毀審批表》,，報(bào)人力資源職能部門負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門分管高管——總經(jīng)理審批后,，進(jìn)行粉碎處理。

5.8嚴(yán)格人事檔案的收集,、管理及保存,，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管,。如出現(xiàn)檔案信息外泄,，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任,。

5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后,，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔,。

5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類,，按服務(wù)中心、部門,、工號分類存檔，目錄清楚,、編列有序,、裝訂規(guī)范。

6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂,，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有,，自頒布之日起執(zhí)行。

6.2附件

人事檔案資料封面

人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（b系列員工）

佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇二

●檔案管理規(guī)定

1,、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔,、注記工作,。

2,、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案,、圖紙、業(yè)主及住戶資料,、管理制度,、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度,、財(cái)務(wù)報(bào)告,、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

3,、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋,、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

4,、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次,。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開,。

6,、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7,、因工作需要借閱,、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8,、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分,。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失,、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利,。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司,、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主,、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話,、購/租合約及金額,、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍,。

2,、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3,、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù),。

4、因工作所需而放置在辦公室,、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話,、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄,。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄,。

6,、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。

7,、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告,。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司,、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任,。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建,、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙,、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢,、消防,、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約,。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄,。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄,。

2,、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料,。

3,、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名,、房號,、聯(lián)系人、建筑面積,、交接單,、入伙時(shí)間等)。

4,、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同,、業(yè)主公約、用戶手冊,。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定,。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施,。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄,。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記,、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄,。

4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄,。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告,。

2)消防泵,、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報(bào)告,。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料,。

7、日常文檔:

1)日常通知,、文件的存檔,。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告,。

4)會議記錄,。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄,。

7)其他管理記錄,。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的.文檔儲存方式,如電腦磁盤,、錄象帶,、錄音帶、相片,、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、儲存方法?/p>

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用,。

3,、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。

4,、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件,。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效,、作廢,、復(fù)印份數(shù)、保存期限,、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定,。

6,、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7,、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰,、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任,。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任,。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8,、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火,、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇三

1,、目的

使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找,、使用及保密,。

2、適用范圍

公司所有檔案的管理,。

3,、公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對外往來的各類公文,；公司內(nèi)部重大活動(dòng),、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策,、法規(guī),；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料,；業(yè)主資料資料等,。

3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號,、歸檔,，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識,，以便查找,；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號,、歸檔,，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號,、歸檔,，并編制存放目錄索引。

3.2物業(yè)管理相關(guān)政策,、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來文中剪輯,，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,，并每季度核對或動(dòng)議更改文件,。

3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料,，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件,，主要包括：

3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事,、行政類文件。

3.4.2人事制度：公司各種人事政策,，條例和規(guī)定等,。

3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等,。

3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的'通知,、通告。

3.4.5公司會議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會,、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會,。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書,、意向書等,。

3.4.7各部門呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請報(bào)告及管理規(guī)章制度等,，由綜合文員責(zé)收集,、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔,。

3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文,、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文,、外來商函及復(fù)函等,，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復(fù)?。何飿I(yè)管理政策,、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù),。

4,、各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求：

4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿,，行文應(yīng)規(guī)范,，不得有錯(cuò)別字。

4.1.2通常情況下,，文件標(biāo)題定為三號黑體字,，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi)容為小四號宋體字,。

4.1.3公司各部門（含職能部門,、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類別：

（1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定,、職責(zé),、管理架構(gòu)、人事通報(bào),、通知等,。

（2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度,、行政通報(bào),、通知、活動(dòng)計(jì)劃,。

（3）通知類：內(nèi)部各類通知,。

（4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案,、考核及效果評估等,。

（5）會議類：部門例會、專題會議,、業(yè)委會會議等,。

（6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同,、買賣合同等）,。

（7）對外文件類：

①對政府部門、上級單位,、外企業(yè),、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；

②對客戶發(fā)文等：

③其它類：如電話表,、名單,、啟示等,。

4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：

4.2.1發(fā)展商提供的資料：

（1）產(chǎn)權(quán)資料；

（2）技術(shù)資料（含圖紙）,；

（3）交接手續(xù)及清單等,。

4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記,、編目,、歸檔，并編制存放目錄索引,，存放應(yīng)有明確標(biāo)識,，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行,。

4.3各類文件更改要求：

各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行,，并需即作廢文件,，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

4.4各類文件發(fā)放要求：

4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別,，通常應(yīng)包括以下幾類：

（1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱,；

（2）主管級以上人員閱,；

（3）內(nèi)部傳閱,；

（4）張?zhí)?/p>

4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

4.4.3有關(guān)公司的重要政策,、決議,、經(jīng)營合同（協(xié)議書）、行政人事制度,、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件,，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞,。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄,。

4.5電腦文檔管理：

4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作,，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,，分類保存各類文件,，重要文件（行政人事制度、合同,、協(xié)議書,、重要會議紀(jì)要等）須加密,，且以光盤備份，并指定專人保管,，管理情況須在部門經(jīng)理處備案,。

4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除,，須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn),。

4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件,，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件,。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù),，做好防火,、防盜、防蟲,、防潮,、防遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,，妥善處理,。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇四

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理,。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì),、施工文件、資料,、圖紙,、工程竣工驗(yàn)收資料等;

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書,、購入使用時(shí)間,、使用許可證、年檢合格證,、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的"業(yè)主概況表",、"業(yè)主公約"、"入住契約",、"前期服務(wù)協(xié)議",、"接房登記表"等,。

1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約,、業(yè)委會決議,、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表,、簡歷,、身份證復(fù)印件、上崗證,、學(xué)歷證復(fù)印件,、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄,、獎(jiǎng)懲記錄等;

1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿,、會計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表,、納稅報(bào)表,、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃,、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等,。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,、電腦化,。

2.1為避免檔案的損壞、遺失,，使重要檔案能永久保存,，而又方便經(jīng)常使用,，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,，并保存復(fù)印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理,。

2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,，如電腦磁盤、膠卷,、照片,、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng),，確保檔案在使用過程中的.安全,、不丟失、不泄密,。

2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化,。

2.2.6作到檔案分類科學(xué)化,。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號,，登記造冊,，編輯目錄，按工作部門分柜保存,。

2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；Ｃ考径葘n案文件的形成,、積累,、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇五

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式,、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式,。

1.公司法律文件:公司章程,、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照,、驗(yàn)資報(bào)告,、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼,、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成,、股本構(gòu)成、董事會決議,、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營,、行政、財(cái)務(wù),、業(yè)務(wù)管理制度,、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總,、分帳冊,、報(bào)表、單據(jù),、憑賬,、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件,、薪資結(jié)構(gòu),、薪資表,、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄,、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析,、市場分析、各種調(diào)查分析,、營銷策略,、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊,、服務(wù)合同,、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議,、客戶拓展,、防談名冊及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程,、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料,、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函,、建議書,、分析底稿、調(diào)查底稿,、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本,、方案、策劃,、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本,、流程、制度,、企劃書,、顧問服務(wù)理論、方法,、同業(yè)服務(wù)成果,、各類行業(yè)資料,、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī),、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買,、訂購的各種圖書,、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘,、報(bào)告,、批復(fù),、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹,、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇六

檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視,。切勿丟失,、泄密，以確保工作的.有序正常進(jìn)行,。

1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理,，并指派專人負(fù)責(zé);

2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔,，其他人員不得擅自處理;

3.對性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管,，以便日后查找;

4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案,，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密,、不失密,，定期檢查所有文件;

6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇七

(1)維修檔案屬工程檔案的一部份,，由工程部文員統(tǒng)一管理。

(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電,、弱電,、機(jī)管、電梯,、空調(diào),、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類,。

(3)用戶單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開,，其他檔案按類別存放，在相應(yīng)的'檔案盒上貼上標(biāo)簽,。

(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表,，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。

(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單,，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表,，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理,，并分類歸檔,。

(7)維修檔案為評估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存,。保存期限一般為一年,，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理,、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇八

1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度,。

技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料;

設(shè)備的規(guī)范,、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);

設(shè)備新技術(shù)信息及資料;

職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料,。

1.1所有工程技術(shù)資料,、圖紙、使用說明書,、工具書,、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。

1.2文件,、資料是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛惜,。

1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。

1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借,。

1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),。

除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。

重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀,。

1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn),。

借期為一個(gè)月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

圖書不得在個(gè)人手中長期持有,。

1.7對檔案資料,借閱人不得裁減,、抽頁、亂畫,、涂改,保持版面清潔,。

2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡,。

為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊,。

現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗(yàn),就是重視對設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)地、有計(jì)劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的綜合效率,。

設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查,、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計(jì)劃檢修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報(bào)廢的`主要依據(jù),。

設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對,應(yīng)該做到帳物相符,。

3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。

這有利于掌握對用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解,。

4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號法則》

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇九

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度,。

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào),、薄冊,、圖表、書信,、日記,、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙,、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔,。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案,、合同檔案,、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表,、體檢表,、培訓(xùn)記錄、考核成績,、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔,。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆,、鉛筆,、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤,。

b.歸檔的文件材料要完整齊全,。

c.歸檔的.書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,。

3.歸檔時(shí)間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔,。

b.員工檔案及時(shí)歸檔。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔,。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份),。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,、臨時(shí)性文件,。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件,、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件,、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外),。

d.從正式文件,、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料,。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料,。

g.下級單位送來參閱的簡報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料,。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成,、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查,。

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找,。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中,。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門,。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢,。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借,。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改,、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜,。

4.存入膠片,、照片、錄像帶,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi),。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝,。

5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝,、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜,、防火,、防蟲等安全設(shè)施。

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案,、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù),。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn),。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還,。

b.要愛護(hù)檔案,不得丟失,。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改,、涂寫,。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚,。

5.檔案如有丟失,、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任,。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù),。

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé),。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存,、毀意見,。

3.確定保管期限原則:

a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長期或短期保存,。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,。

5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改,、補(bǔ)充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施,。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔,。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名,。

c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇十

業(yè)主入伙資料

業(yè)戶家庭資料

業(yè)戶聯(lián)系電話

包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話,、手機(jī),、呼機(jī)、e-mail地址等,。

業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄,、管線變動(dòng)情況等,。

業(yè)戶日常維修資料

包括:維修、維修回訪等記錄情況,。

業(yè)戶反饋資料

包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄,、業(yè)戶投訴及處理記錄,、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等,。

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的',其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名,、家庭情況、工作單位,、聯(lián)系方法,、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等,。

(1)業(yè)戶檔案的收集

物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理,。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔,。

(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集,、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰,、完整齊全,便于查閱,。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

(3)業(yè)戶檔案的整理

各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容,、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰,、便于查閱。

(4)業(yè)戶檔案的歸檔

xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心,。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理,。

(5)檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

(6)業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任,。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火,、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入,。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇十一

1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé),。

2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi),。

3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料,、二裝資料、往來函和房門鎖,、電話,、車位、水牌,、客戶加班等申請單等組成,，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列,，將最新的文件擺在最前面,。

5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合,。

6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放,。

7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

8.原始客戶檔案一般不可修改,，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改,。

9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),，將客戶各類資料,、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析,、整理和信息傳遞,。

物業(yè)客戶檔案管理制度

為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,，掌握客戶的人員構(gòu)成,、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的'方式提供以上信息。因此,，為充分利用客戶信息并管理好這些信息,，特建立此制度。

客戶檔案資料全面,、準(zhǔn)確,、有效。

客戶檔案資料的管理主要是收集,、整理,、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1. 收集客戶單位資料

2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3. 客戶裝修工程文件

4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

5. 客戶資料補(bǔ)充

6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8. 客戶與管理處往來文件

9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

10. 客戶維修記錄

11. 客戶投訴記錄

12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識,、報(bào)告,、通知、通報(bào),，傳送文件應(yīng)及時(shí),、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格,。

2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,，加強(qiáng)橫向溝通；

3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,，并定期整理,，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn),；

4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴,；

5. 接聽客戶工程報(bào)修電話,，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇十二

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視,。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修,、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案,。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢,。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的.各種文字、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄,。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

1,、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化,、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理,。

2,、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來源渠道。

收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理,。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來源,、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰,、分類合理,。

范圍分類資料內(nèi)容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件,、規(guī)劃會審文件,、規(guī)劃用地許可證、土地證,、擴(kuò)初會審文件,、建設(shè)規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖,、地質(zhì)勘察報(bào)告,、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄,、竣工驗(yàn)收證明書,、總平面圖、平面圖,、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料,、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料,、娛樂設(shè)施資料、路標(biāo),、門牌,、室號配置圖

業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約,、業(yè)主情況登記表,、裝修申請表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄,、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

1,、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存,。

2,、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì),、編號,、造冊、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用,。

3、檔案的出室,、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失,。

4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火,、防潮,、防變質(zhì)。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇十三

1,、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔,、注記工作,。

2,、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案,、圖則、業(yè)主及住戶資料,、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度,、財(cái)務(wù)報(bào)告,、員工人事資料等檔案要求集中存檔,，文件柜要求上鎖,，未經(jīng)主管許可,，他人不得動(dòng)用,。

3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,，做到圖有袋,、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引,，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄,。

4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案,。

5,、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6,、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7,、因工作需要借閱,、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn),，如有違反的作泄密處理,。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,，對不符要求的`保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分,。

9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)檔案管理制度及流程篇十四

為了規(guī)范公司檔案管理工作,，保證檔案的完整性及保密性,，理順工作程序，明確工作職責(zé),，杜絕資料流失,，特制定本制度,。

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理,；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2,、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

3,、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,，充分發(fā)揮檔案資料的作用,。

4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

1,、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展,、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,，均由公司集中統(tǒng)一管理,，任何個(gè)人不得擅自留存,。

3、歸檔的文件資料,，原則上必須是原件,，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件,。

4,、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔,；以公司名義發(fā)出的文件,、函件要留底稿及正文備查。

5,、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料,，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

6,、由公司對外簽訂的合同,，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存,。

7,、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室,。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

1,、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的`專門檔案柜,，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜,，并具備防火,、防潮、防蟲等安全條件,。

2,、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄,。

3,、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄,；根據(jù)需要編制專題目錄,，完善檢索工具，以便于查找,。

4,、檔案要分類，保管要有條理,，主次分明,，存放科學(xué)。

5,、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律,。

6,、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限,，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理,、剔除。

7,、經(jīng)確定需銷毀的檔案,，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀,。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存,。

8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,，做好檔案流失的防護(hù)工作,。

9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù),。

1、檔案屬于公司機(jī)密,，未經(jīng)許可不得外借,、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱,。

2、借閱檔案資料,，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的,，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。

3、借閱檔案,，必須履行登記,、簽收手續(xù)。

4,、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封,、損污文件,，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則,，追究當(dāng)事人責(zé)任,。

5、借出檔案材料,，因保管不慎丟失時(shí),，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理,。

6,、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,，必須外借的，由經(jīng)理審批,。