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物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇一

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案,，各部門明確由專人兼管檔案工作,。

（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案,、建設檔案管理系統(tǒng),。

（二）財務部自行做好日常檔案的收集,、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合,。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集,、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔,。

（一）負責收集,、整理、分類,、鑒定,、保管各類檔案，做到收集齊全,、整理科學、鑒定正確和保證質(zhì)量,，并按時接收和移交檔案,；

（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示,、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理,。

（三）做到忠于職守，遵守紀律,，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事,。

（一）上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議,、指示,、命令、條例,、規(guī)定,、計劃等文件材料；

（二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復,；

（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,；

（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié),；

（五）本公司制訂的計劃,、方案、統(tǒng)計,、財務,、工作總結(jié)；

（六）綜治工作材料,；

（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同,、協(xié)議書等文件材料；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料,；

（九）本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,；

（十）具有保存價值的電子文本,、圖片、音像,、影像資料,；

（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務活動的重要史料和證據(jù),。

（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全,，加以整理,，送交本部門檔案管理員歸卷。

（二）凡是直接記述和反映公司,、部門活動的,，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件,、圖樣,、照片、實物等),，均須歸檔保存,。

（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別,、分級別,。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷,。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷,，盡量把永久、長期,、短期三種保管期限文件材料分開組卷,。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件,、印件與定稿,、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,、多種文字形成的同一文件,，分別立在一起,，不得分開，文電應合一立卷,；絕密文電單獨立卷,，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷,。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查,。

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄,，移交目錄一式二份,，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù),。

（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存,，確保完好不丟失。

（二）做好電子檔案,、底片,、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

（三）檔案工作人員應確保檔案的質(zhì)量,，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施,，進行修補和復制,。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改,。

（五）每年對檔案進行一次清理,，清除不必要保存的`材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。

必須嚴格執(zhí)行保密制度,，填寫查借閱檔案登記表,，如期歸還，歸還時驗收注銷,。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù),。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準,，原則上不外借,，確因工作需要，應當天歸還,。

（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還,，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù),；

（二）借出和歸還檔案時,，應辦理清點手續(xù),，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

（三）檔案如有丟失,、損壞或泄密,，須立即追究當事者責任；

（四）調(diào)走,、辭退人員,，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

（五）原則上不對外借閱檔案,，外單位需查閱檔案資料者,，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后,，方可借閱,。

（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整,、安全,，不得丟失、隨意折疊,、拆散,、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改,、涂寫,。

（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔,，以防原件字跡消失,。

（八）未經(jīng)公司董事長授權(quán),，任何部門或個人無權(quán)公開檔案,。

（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定,。

（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領導審批,，報總經(jīng)理批準后，方可借出,。

（四）外單位查閱,、借閱密級檔案,，須經(jīng)綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準,，方可提供,。

（五）秘密檔案不得私自存放,，贈送并轉(zhuǎn)借他人,，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任,。

（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度,，不得在公開場所談論保密檔案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人,。

鑒定檔案保存價值,，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久,、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的,，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存,；

（二）反映公司一般經(jīng)營活動,，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存,，其期限為16―50年；

（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案,，定為短期保存,，其期限為15年以內(nèi)。

（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管,、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,，不完整,，應及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充,。

（五）經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案,，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的,，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀,。

（六）經(jīng)批準銷毀的檔案,，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人,、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇二

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管,內(nèi)務管理員專職文件存檔,、注記工作,。

2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案,、圖紙,、業(yè)主及住戶資料、管理制度,、合約及附件,、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告,、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用,。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋,、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄,。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次,。

5,、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認可后方可離開。

6,、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用,。

7、因工作需要借閱,、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認可,如有違反的,作泄密處理,。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分,。

9,、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利,。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1,、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主,、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址,、聯(lián)系電話、購/租合約及金額,、小區(qū)及公司內(nèi)部情況,、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

2,、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務管理員專人管理,。

3,、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。

4,、因工作所需而放置在辦公室,、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄,。

5,、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。

6,、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回,。

7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告,。

8,、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任,。

●小區(qū)檔案資料

1,、小區(qū)驗收檔案:

1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙,、設備資料),。

2)小區(qū)各類設備的.質(zhì)檢、消防,、勞動局等部門驗收合格文件,。

3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄,。

5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄,。

6)單元驗收及移交記錄。

2,、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù),。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3,、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料,。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號,、聯(lián)系人,、建筑面積、交接單,、入伙時間等),。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同,、業(yè)主公約,、用戶手冊,。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項管理分包合約,。

5,、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。

2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄,。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記,、交接班記錄,、巡視記錄和人員進出記錄。

4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄,。

6,、小區(qū)設施設備檢測:

1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

2)消防泵,、管道等有定期試機及換水記錄,。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料,。

7,、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔,。

2)小區(qū)管理費收繳情況,。

3)公司管理費財務報告。

4)會議記錄,。

5)值班記錄,。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄,。

●檔案資料的管理要求

1,、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶,、錄音帶,、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９?、儲存方法?/p>

2,、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

3,、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件,。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件,。

5,、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效,、作廢、復印份數(shù),、保存期限,、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

6,、檔案按不同業(yè)務性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存,。

7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰,、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改,、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任,。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密,。

8,、檔案保管環(huán)境要求達到防火,、防潮,、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇三

一,、為規(guī)范公司檔案管理,，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度,。

二,、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃,、統(tǒng)計資料,、財務審計、會計檔案,、勞動工資,、經(jīng)營情況、人事檔案,、會議記錄,、決定,、委托書、協(xié)議,、合同、項目方案,、通知等具有參考價值的文件資料,。

三,、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四,、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1,、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,，即：每年的四,、七,、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期,。

2、在檔案資料歸檔期,，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料,。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3,、凡應該及時歸檔的資料,，由檔案管理員負責及時歸檔,。

4、各部門專用的收,、發(fā)文件資料,，按文件的密級確定是否歸檔,。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5,、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六,、資料的分類與歸檔

1,、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的`有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2,、公司檔案資料的歸檔每年一次,，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七,、檔案的借閱

1,、總經(jīng)理、副總經(jīng)理,、總監(jiān),、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2,、因工作需要,，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批,。

3,、公司檔案密級分為絕密、機密,、秘密三個級別,，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽,，不準外借,；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時,。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準,。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行,。

4,、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案,，保持整潔,，嚴禁涂改。

②注意安全保密,，嚴禁擅自翻印,、抄錄、轉(zhuǎn)借,、遺失,。

八、檔案的銷毀

1,、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料,。

2、當某些檔案到了銷毀期時,，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行,。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀,；一般的檔案資料,，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4,、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,。登記表永久保存,。

5、在銷毀公司檔案資料時,，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀,。

第6篇：公司員工檔案管理制度

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料,。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管,。

2,、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后,，按本企業(yè)調(diào)檔要求,，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,，未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同,。

3、原始人事檔案資料的驗收,、補充,、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理,。

4,、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領導審批后,，由人資行政部統(tǒng)一辦理,，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料,，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀,。

（3）員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù),。

（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理,，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理,。

（5）員工在本企業(yè)工作期間,，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,，經(jīng)主管領導審批后,，由人資行政部辦理。

5,、員工業(yè)績,、培訓檔案：

員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,，包括員工的身份證,、學歷證書等相關(guān)證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價,、考核等,。

（1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理,。

（2）員工培訓,、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓,、業(yè)績檔由人事文員管理,。

（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案,。

（4）員工培訓,、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職后,，員工的培訓,、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇四

為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）,、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善,，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄,、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性,、系統(tǒng)性和可追溯性,、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,，結(jié)合公司實際,，特制定本制度。

1,、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門,、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像,、聲像,、電子等不同形式的歷史記錄。

2,、數(shù)據(jù)電文：是指以電子,、光學、磁或者類似手段生成,、發(fā)送,、接收和儲存的信息。

3,、公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作,，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督,、檢查,。負責根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度,。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類,、編號和備案工作。

4,、各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作,。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。

5,、各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案,、記錄管理，填寫,、收集,、整理、保管,、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄,。

6、各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應職責,。

7,、安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。

8,、安全生產(chǎn)組織機構(gòu),、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。

9,、安全生產(chǎn)責任制度,、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。

10,、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程,。

11、上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件,、通知,、通報等。

12,、安全管理人員花名冊,、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）,。

13,、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié),。

14,、安全生產(chǎn)責任書,、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行,、考核記錄,。

15、安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：

16,、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）,、學習、活動資料,；

17,、危險化學品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書,；

18,、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議,，包括傳達貫徹上級文件,，收看收聽電視電話會議通知,、記錄,、紀要等；

19,、重大危險源的檢測,、評估、監(jiān)控報告或記錄,；

20,、針對重大危險源制定的`應急預案，包括危險性分析,、可能發(fā)生的事故特征,、應急組織機構(gòu)與職責、預防措施,、應急處置程序,、應急培訓和應急保障等內(nèi)容；

21,、重大危險源監(jiān)督管理：名稱,、負責人、地點（部門）,、聯(lián)系人,、聯(lián)系方式；

22,、職業(yè)健康目標管理和責任制,，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；

23、職業(yè)健康管理制度,，職業(yè)病防治法律,、法規(guī)、規(guī)范,、標準,、文件；

24,、年度職業(yè)健康計劃和實施方案,，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃,、培訓考核記錄,、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等,；

25,、用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前,、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表）,，職業(yè)病人登記表,，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

26,、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）,、安全告知等；

27,、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）,；

28、外用工,、外包工等外來務工人員的教育記錄,；

29、專業(yè)安全檢查,、季節(jié)性檢查,、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

30,、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

31、日常,、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）,；

32,、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表,；

33,、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別,、所屬工藝,、地點、影響范圍及程度,、治理的目標和任務,、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實,、負責治理的責任人和部門（或單位）,、治理的時限和要求、安全措施和應急預案,、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告,；

34、其它與安全檢查,、隱患排查工作有關(guān)的記錄,。

35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

36,、按事故處理“四不放過”原則,，進行處理的相關(guān)記錄。

37,、安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復印件等。

38,、《安全生產(chǎn),、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。

39,、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄,、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等,。

40,、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰,，日期明確,，簽認手續(xù)完備；

41,、各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄,、收集和整理,；

42、各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔,，按時間順序（以年度為界）,，每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；

43,、檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的,，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。

44,、各部門,、各項目部記錄管理人負責收集、整理,、保存本單位,、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定）,，填寫“在檔記錄清單”,；

45、記錄的填寫要及時,、真實,、內(nèi)容完整、字跡清晰,，不得隨意涂改,；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由,，并將該項用雙斜杠劃去,；

46、各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白,。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄,，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄,，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期,；

47、記錄填寫應與運行活動同步進行,，不得后補或編造,。

48、各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放,；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi),；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”,。

49,、記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后,，方可使用或復制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負責登記發(fā)放,。

50,、各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案,。

51,、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》,，交部門負責人審核,，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀,。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目,、方式,、數(shù)量等信息,。

52、對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄,，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目,、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認,。

53,、各部門、各項目部需指定記錄管理員,，記錄管理員必須把單位所有記錄分類,，依據(jù)記錄的類型整理、標識,，便于查閱并可追溯相關(guān)活動,。

54、記錄應存放于通風,、干燥的地方，所有記錄保持清潔,，字跡清晰,。不得丟失或破壞、防止泄密,。

55,、文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

56,、公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況,，定期進行監(jiān)督,、檢查，檢查時間為每年度至少一次,。

57,、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案,、臺賬,、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇五

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化,、科學化,、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

公司在籌備,、成立,、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍,。

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件,、風險評價信息；培訓記錄,；標準化系統(tǒng)評價報告,；事故調(diào)查報告；檢查,、整改記錄,；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄,；安全活動記錄,；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案,；應急演習信息,；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄,；技術(shù)圖紙,；人員資格證；安全評價報告等,。

3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔,。

3.3歸檔文件材料必須齊全,、完整、準確,、系統(tǒng),、簽署完備,。

3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌,。

3.5歸檔文件材料必須層次分明,，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系,。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì),、光盤、磁帶,、照片及底片,、膠片、實物等各種載體形式,。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久,、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,。

3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,，無譯文的要譯出標題后歸檔,。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔,，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆,、鉛筆,、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料,。書寫工整,、圖像、字跡清晰,。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間：

（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔,。

（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔,。周期長的可分階段,、單項歸檔。

（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,，安裝調(diào)試后歸檔。

（4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔,。

（5）每年形成的財務檔案,，由行政部及有關(guān)部門保存一年,，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

（6）電子文件邏輯歸檔實時進行,，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致,。

（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔,。

（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議,、專題會議、年度工作會議）,，在會議結(jié)束后歸檔,。

（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔,。

（11）變更,、修改、補充的文件材料隨進歸檔,。

（12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動,、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔,。

3.14檔案查（借）閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務工作,，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作,，特制訂如下制度：

（1）凡本公司有關(guān)人員,，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱,。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,，取得相關(guān)領導簽字，同時做登記,。

（2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者,，須經(jīng)領導批準簽字,。但要如期歸還。

（3）借閱檔案者應愛護檔案,，確保檔案的完整性,，不得擅自涂改、勾畫,、剪裁,、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,，須當面查看清楚,，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導,。

（4）外單位借閱檔案者,，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,，只限在本室查閱,，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出,。

（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借,。

3.15檔案的保密制度

（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級,，并妥善存放,。

（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關(guān)鎖,。

（3）全體職工對密級檔案,、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,，不失密,。否則應追究責任。

（4）凡查閱密級檔案,，均須辦理審批和借閱手續(xù),，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制,，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù),。

（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任,。

（6）檔案人員要忠于職守,，認真執(zhí)行各項保密制度。

（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。

3.16行政部管理制度

（1）檔案存入檢查：

1）檔案出入行政部要清點、登記,。

2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查,，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,，保證檔案的安全,。

（2）行政部管理：

1）行政部未經(jīng)許可,，外來人員不得擅自進入。

2）檔案柜,、卷排列科學,、合理、整齊,、美觀，便于調(diào)卷,。

3）行政部門窗須安裝窗簾,，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx,。

4）避免光線直射檔案,，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害,。

5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物,，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查,，杜絕一切發(fā)生火災的可能。

8）行政部須做到八防：防火,、防盜,、防光,、防有害氣體、防潮,、防濕,、防蟲、防塵,。

9）做好檔案接收、移交,、保管,、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確,、及時,、科學的`統(tǒng)計工作,。

10）建立健全檔案的接收、移交,、庫藏,、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳,。

3.17檔案鑒定,、銷毀制度

（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表,。其中會計檔案見會計檔案保存期限表,。

（2）保管期限分永久、長期,、短期三種,。介于兩種保管期限，保管期限從長,。

（3）從檔案的內(nèi)容,、來源、時間,、可靠程度,、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

（4）檔案通過鑒定,，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準,。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整,，應及時責成有關(guān)部門修改、補充,。

（5）銷毀檔案必須嚴格掌握,，慎重從事。銷毀前要造具清冊,、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批,。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密,、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密,。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,，并在清冊上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責

（1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針,、政策,，堅持以法治檔，忠于職守,，全心全意為本部門各項工作做好服務,。

（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類,、各種載體檔案的接收,、收集、登記、整理,、編目,、保管,、借閱。

（3）積極做好檔案的服務利用工作,，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用,。

（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全,。

（5）嚴格遵守“保密制度”工作,，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍,，不得泄露檔案的保密內(nèi)容,。

（6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇六

1,、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則,。

2,、各類檔案應按系統(tǒng)：土建、強電,、弱電,、空調(diào),、鍋爐房、熱力站,、機管,，按圖紙資料、維修記錄,、運行記錄,、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,，進行分類管理,。

3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽,。編制檔案目錄,，內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。

4,、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔,；圖紙有誤,，則聯(lián)系交圖單位更正。

5,、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途,。圖紙資料,、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存,，其他各種記錄保存期限一般為二年以上,，過期需銷毀的'資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定,。

6,、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期,，需續(xù)借的要重新登記,。

7、文員每月對維修登記臺帳,、維修單,、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔,、保存,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇七

管理部門1.文書結(jié)案后,，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本,。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,，文書管理部門以影本歸檔,，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則,，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理;總管理處各部,、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室,。

文件點收文件結(jié)案移送歸檔時,，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少,，應即追查歸入,。2.文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認,。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏,，應即退回經(jīng)辦部門補辦,。4.與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門,。5.有價證券或其他貴重物品,，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后,，文件送歸檔,。

文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則,。

2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢,。3.文件如有皺折,、破損、參差不齊等情形,，應先整補,，裁切折疊，使其整齊劃一,。

檔案分類1.檔案分類應視案件內(nèi)容,、部門組織,、業(yè)務項目等因素，按部門,、大類,、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,，再在同類中依序分為若干小類。

2.檔案分類應力求切合實用,。倘因案件較多,，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級,。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多,，一個檔夾不敷使用時,，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,，以便查考,。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號,、登錄,，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2為經(jīng)辦部門代號,，b1b2為大類號,，c1c2為小類號。d1為檔卷卷次,，e1e2為檔案目次,。

檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要,，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混,。2.各級分類,、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定,。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列,，以便查閱,。4.檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時,，隨時增補之用,。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改,，如確有修改必要,，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表,，以免混淆,。

檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”,，查明該案件所屬類別及其卷次,、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案,，應查明前案之檔號予以同號編列,。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,，應先確定其主要類別,，編列檔號。4.檔號應自左而右編列,，右方裝訂的.案件,，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

歸檔與檔案清理1.歸檔文件,，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,，以便翻閱,。2.檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔,。

保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算,、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書,。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者,。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,，使用部門視其有效期間予以保存。

檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架,，維護檔案清潔,，以防蟲蛀腐朽,。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次,，已屆保存期限者,，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準,，必要時向主管官署報備,，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中,，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,，管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期,。

調(diào)卷程序1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時,，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,，取出該項檔案,，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員,?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催,。3.于檔案室當場借閱者,，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時,，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則,，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,，應按調(diào)閱程序重新辦理,。2.調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損,，如有拆開必要時,，亦須報明原因，請管檔人員負責處理,。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記,，不得私自授受,。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)之案件,，應經(jīng)文書管理部門主管同意,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇八

建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

一、遵守國家《建筑法》,、《合同法》,、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質(zhì)量,、環(huán)境,、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領導搞好貫標工作。

二,、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設工程合同動態(tài)管理,。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領導及相關(guān)部門提供及時、準確,、真實的'數(shù)據(jù)信息,。

三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記,。完成每年度合同文本的裝訂,、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備,、整潔,、規(guī)范。

四,、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本,。

五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密,。

六,、完成領導交辦的其它工作。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇九

具體描述

為了加強對文秘檔案管理制度,，理順工作程序，明確工作職責,，杜絕資料流失,，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。

制定檔案管理制度的目的以及作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度,，理順工作程序,，明確工作職責，杜絕資料流失,，特制定本檔案管理制度,。

(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,，都要按照本制度的規(guī)定,，分別立卷歸檔。

2 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存),。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔,。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀,。

1堅持部門收集,、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,，負責管理本部門的文件材料,，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室,。

2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件,、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理,。

3 一項工作由幾個部門參與辦理,，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷,。會議文件由會議主辦部門收集歸卷,。

a.公司工作人員外出學習、考察,、調(diào)查研究,、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費,。

b.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料,、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

1 重要的會議材料,，包括會議的通知,、報告,、決議、總結(jié),、領導人講話,、典型發(fā)言、會議簡報,、會議記錄等,。

2 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議,、指示,、命令、條例,、規(guī)定,、計劃等文件材料。

3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,。

4 本公司的請示與上級機關(guān)的'批復,。

5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié),。

6 本公司的各種工作計劃,、總結(jié)、報告,、請示,、批復、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報,。

7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料,。

8 本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,。

1.對超過保存期限的檔案,，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,，報分管副總批準后,，按規(guī)定銷毀。

2.經(jīng)批準銷毀的檔案,，可單獨存放半年,，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀,，以免誤毀,。

3.銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷,，嚴禁將銷毀的文件作為它用,，或作廢紙出售。文件銷毀后,，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字,。

本制度自印發(fā)之日起實施。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十

一,、公司工作人員需要借閱檔案,，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天,。如特殊情況借閱量大的,，要堅持勤借勤還，防止丟失,、泄密,。

二、外單位查閱檔案,，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱,。

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作,，為規(guī)范公司的檔案管理,，特制訂本制度。

（一）公司發(fā)起人協(xié)議書,、批準公司設立的政府批文,、驗資報告、可行性報告,，各種請示,、申請報告、評審意見書,、認股書等,；

（二）公司編文號的全部文件；

（三）公司股東會,、董事會,、監(jiān)事會、專業(yè)委員會,、總裁辦公會,、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件；

（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料,，制訂實施的規(guī)章制度,、機構(gòu)設置改變,，啟用新印章的通知批復；

（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復,；

（六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件,；

（七）政府各級部門發(fā)送的.文件；

（八）公司領導班子會議紀錄,，辦公會議記錄,，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄,；

（九）介紹信,、信函存根,、電報底稿；

（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊,；

（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄,。

（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

（二）公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況,；

（三）公司各部經(jīng)濟考核指標；

（四）公司和業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議,、合同；

（五）上級部門制定的政策,、規(guī)定等指導性文件,。

（一）年度審計報告,；

（二）年初預算報告；

（三）財務分析報告,；

（四）財務存檔資料,、文件目錄,。

（一）公司領導成員的任免申報及上級批復,；

（二）公司中層干部的任免,、部室人員編制及花名冊

（三）職工獎懲情況記錄,；

（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資,、離退休、退職、撫恤,、死亡等有關(guān)資料,；

（五）勞動工資報表（年報）,；

（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；

（二）基建工程的申報,、批復,，以及圖紙,、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水,、電、氣在內(nèi)）,；

（三）購買固定資產(chǎn)計劃,、資料,。

接管物業(yè)的工程資料,，在退出時交還下個物業(yè)公司。

備注：保管期限中：指xx年以上,，指5—xx年,，指5年以下。

一,、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔,。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件,。檔案室在立卷的基礎上,，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔,。

二,、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用,。

三,、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案,。

四,、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火,、防蟲,、防鼠,、防潮,、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品,，保持整潔,、衛(wèi)生,。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲,、破損、被盜,、失泄密現(xiàn)象,，應及時向分管領導匯報,，采取有效措施進行處理。

六,、建立健全檔案進,、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計,。

一,、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意,。借閱時間原則上不超過一天,。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還,，防止丟失,、泄密。

二,、外單位查閱檔案,，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

三,、查閱和借閱檔案的人員,，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸,、轉(zhuǎn)借,、涂改、損壞和泄密,。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱,。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準,，外單位由分管副總裁批準,。

四、查閱檔案的人員,，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度,，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表,。

一,、公司實行部門立卷，各職能部門,、二級公司,、控股公司按照檔案分類大綱，將文件,、資料（包括照片,、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔,。

二、歸檔時間：各部門,、二級公司,、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件）,，于次年三月底以前移交公司檔案室,，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔,。

三,、歸檔的文件、資料,，必須完整,、規(guī)范，符合耐久要求,。

一,、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守,，如未按要求辦理,，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名,，直至追究刑事責任,。

二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度,，造成管理混亂,，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰,，造成重大損失的對直接責任者予以除名,，直至追究刑事責任。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十一

為了規(guī)范公司檔案管理工作,，保證檔案的完整性及保密性,，理順工作程序，明確工作職責,，杜絕資料流失,，特制定本制度,。

1,、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理,；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,。

2,、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理,。

3,、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作,，充分發(fā)揮檔案資料的作用,。

4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收,。

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展,、生產(chǎn)經(jīng)營,、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的'文件資料均屬歸檔范圍,。

2,、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理,，任何個人不得擅自留存,。

3、歸檔的文件資料,，原則上必須是原件,，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件,。

4,、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔,；以公司名義發(fā)出的文件,、函件要留底稿及正文備查。

5,、所有科室的業(yè)務活動方面的資料,，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。

6,、由公司對外簽訂的合同,，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存,。

7,、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室,。部門需要使用的可復印或復制,，歸檔范圍外的由各部門自行保管,。

1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜,，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,，設置存放檔案的箱柜，并具備防火,、防潮,、防蟲等安全條件。

2,、歸檔資料要進行登記,，編制歸檔目錄。

3,、檔案管理員要科學地編制分類法,，根據(jù)分類法，編制分類目錄,；根據(jù)需要編制專題目錄,，完善檢索工具，以便于查找,。

4,、檔案要分類，保管要有條理,，主次分明,，存放科學。

5,、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律,。

6,、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限,，每年年終據(jù)此進行整理,、剔除。

7,、經(jīng)確定需銷毀的檔案,，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關(guān)人員會審批準后銷毀,。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存,。

8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作,。

9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,，方可辦理調(diào)動手續(xù),。

1、檔案屬于公司機密,，未經(jīng)許可不得外借,、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱,。

2,、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準,。閱檔必須在辦公室指定的地方,，不得攜帶外出。需要借出檔案的,，須經(jīng)公司領導批準,。

3、借閱檔案,，必須履行登記,、簽收手續(xù)。

4,、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封,、損污文件,，歸還時保證檔案材料完整無損，否則,，追究當事人責任,。

5、借出檔案材料,，因保管不慎丟失時,，要及時追查，并報告主管部門及時處理,。

6,、重要檔案、機密檔案不得借閱,，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,，必須外借的，由經(jīng)理審批。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十二

第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān),、人民團體(以下統(tǒng)稱機關(guān))檔案工作,，推進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理,，豐富國家檔案資源,，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),，制定本規(guī)定,。

第二條 本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務活動中形成的,，對國家和社會有查考,、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄,。

第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎,，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作,，是推進依法行政,、促進科學決策、提高治理水平的必要條件,，是保護單位和個人合法權(quán)益,、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領導,、分級管理,。國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào),、統(tǒng)一制度,，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查,。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下,，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設,，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督,、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時,，以進入相關(guān)場所檢查,，詢問有關(guān)人員，查閱,、復制有關(guān)檔案資料等方式開展,。中央,、地方專業(yè)主管機關(guān)應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督,、指導,。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督,、指導時,，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則,。

第五條 機關(guān)的全部檔案應當集中,、統(tǒng)一管理,。機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實,、完整、可用和安全,，便于檢索,、利用和開發(fā)。

第六條 機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領導,，將檔案工作納入整體規(guī)劃,、和考核體系，與業(yè)務工作同步部署,、同步實施,、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費,，檔案日常管理工作經(jīng)費,，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳,、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算,。

第七條 機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的.其他綜合辦事機構(gòu),，下同)及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制,，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項,。

第八條 機關(guān)應當按規(guī)定設立檔案工作機構(gòu),。不具備檔案工作機構(gòu)設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門,。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性,。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu),，對相應機關(guān)的檔案進行集中管理,。

第九條 機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門(以下簡稱機關(guān)檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務工作。機關(guān)文書或業(yè)務部門應當指定人員,，承擔相應部門文件材料的收集,、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門為中心,，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡,。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,，配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員,。

第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務是：

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作,，并將規(guī)范本單位,、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導;

(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用,，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作;

(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件,、電子檔案規(guī)范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導和檢查，執(zhí)行年度制度,，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓,，開展檔案宣傳、活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,，向機關(guān)提出處理建議。

第十一條 機關(guān)通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的,，應當嚴格限定社會化服務范圍,，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督,、指導和檢查,。機關(guān)檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別,、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定,。

第十二條 檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員,，且政治可靠、遵紀守法,、忠于職守,，具備勝任崗位要求的工作能力,。檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理,、信息管理等相關(guān)知識背景,，并定期參加業(yè)務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員,，應當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓,。

第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù),。涉密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行,。

第十四條 機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房,、閱覽用房和檔案庫房,，并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房,、服務器機房等,。檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置,，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置,。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時,，可以按照辦公,、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置,。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執(zhí)行,。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要,。檔案庫房面積應當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要,，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,，檔案庫房面積按15m測算,。整理用房、展覽用房,、檔案數(shù)字化用房,、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置,，自成一區(qū),。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮,、防火,、避免陽光直射,，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層,，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層,。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間,、食堂(廚房),、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房,。

第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》(jgj67)規(guī)定,，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定,。檔案庫房內(nèi)不得設置其他用房和明火設施,，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房,。檔案庫房的裝具布置,、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

第十八條 檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜,、密集架,、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,，不得采用木質(zhì)柜,、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺,、檔案梯,、移動置物架、檔案盒,、裝訂用品等配備應當滿足工作需要,。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的,，樓面均布活荷載標準值不應小于8kn/m或按檔案裝載情況相應增加,。

第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設備,。檔案庫房不得使用電阻絲加熱,、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng),。保存重要檔案或具備條件的,，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣,、空氣凈化設備,。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統(tǒng),。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體,、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備,。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備,。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗,、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施,，可以選擇設置智能門禁識別,、紅外報警、視頻監(jiān)控,、出入口控制,、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房,、閱覽用房,、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

第二十二條 機關(guān)應當按照檔案信息化要求,，建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理,、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備,。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調(diào)控,、漏水監(jiān)測,、消防報警,、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要,。檔案數(shù)字化,、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的,，應當滿足溫濕度調(diào)控、消防,、安防和信息化工作的基本需求,。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十三

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密,；人事檔案的完整,，防止材料損壞，便于高效,、有序的檔案資料,，特制定本檔案管理辦法,。

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表,、應聘人員登記表,、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題,、身份證復印件,、學歷學位證復印件、離職證明,、合同及協(xié)議,。

2、員工培訓檔案：培訓通知,、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果,、培訓審批表、員工外派培訓合同,、外出培訓反饋表（證書原件）,、員工培訓統(tǒng)計表。

3,、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理,。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系,，死亡等情形,。

1、基礎管理

1．1原則：分類標準,、歸檔,、排列有序、層次清楚,、整理規(guī)范,。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性,、性核查,，如有虛假，可不予錄用和解聘,。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔,，按在職人員、離職人員整理,，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二）,，并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存,。

1．4當在職員工的'資料有變動時（如學歷變動,、身份證號碼變動,、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等）,，應將資料復印件交人力資源部歸檔,，原件當場查驗。

1．5調(diào)動和錄用入公司的員工,，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記,。

1．6對員工考察,、考核、培訓,、獎懲的材料要收集,、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別,，材料的,、文字清楚、手續(xù)齊備,。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,，應在蓋章、簽字后歸檔,。

1．7員工離職檔案每月清查,，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）,。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔,、整潔。

1．9檔案應分類編號存放,，員工編號,，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄,，以便查閱。

2,、檔案的查,、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱,，只能在檔案室閱覽,，外借；非保密級檔案因工作需要查,、借閱,，須填寫《查,、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查,、借閱,。

2．2任何垮查、借閱人事檔案,，下級員工查,、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級,、行政人力資源部可直接查,、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長）,，對借閱后到期未歸還者,、歸還損壞、私自復印檔案者,、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定,。

2．5人力資源部查、借閱登記,，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）,。

3、查,、借閱檔案注意

3．1涂改,、圈劃、抽取,、撤換,、損壞檔案材料。

3．2擅自復印,、拍攝檔案內(nèi)容,，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3．3查,、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處,。

4,、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時,，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五）,，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對,，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后,，由人力資源部實施,，修訂和廢止亦同。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十四

一,、客戶資料管理辦法總則,。

為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理,，做好客戶服務品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護的基礎工作,，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規(guī)范化,、有效化,，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理辦法,。

二,、客戶資料管理辦法管理范圍。

1,、公司已合作客戶（老客戶）,、未合作客戶、潛在客戶,、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍,。

2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集,、整理,、查閱、分析等方面,。

3,、公司客戶為與公司有業(yè)務往來的供應商和經(jīng)銷商及合作的重點客戶、品牌客戶,。

三,、客戶資料的內(nèi)容。

完整的客戶資料包括以下資料信息：

1,、公司信息部負責公司所有客戶基本信息的匯總,、整理。

a,、客戶基本資料的收集是業(yè)務拓展的基礎，也是客戶資料管理的第一步?？蛻艋举Y料的收集主要由市場人員完成,，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶信息,。

b,、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址,、所有者（法人代表）,、成立時間、企業(yè)性質(zhì),、所屬行業(yè),、注冊資料、聯(lián)系人,、聯(lián)系方式（電話,、傳真、郵箱）等方面,。

c,、對經(jīng)銷商、重點/品牌資料要在erp中規(guī)范管理,。建立必要的信息系統(tǒng),，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。

2,、建立客戶檔案,，并編制客戶一覽表供查閱。

1）,、每發(fā)展,、接觸一個新客戶，均應建立客戶檔案戶頭,；

2）,、客戶檔案適當標準化、規(guī)范化,，摸清客戶基本信息,，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表,、地址,、郵編、電話,、傳真,、經(jīng)營范圍,、注冊資本等。

3）,、建立客戶特征資料,，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人數(shù)）,、采購決策特征,、具體需求、決策者個人信息（愛好或偏好,、生日等）,、業(yè)務發(fā)展趨勢等。

3,、客戶檔案的更新,、修改。

1）,、客戶單位的重大變動事基,、與本公司的業(yè)務交往，均須記入客戶檔案,；

2）,、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的'業(yè)務交往,，均須記入客戶檔案,；

3）、積累客戶年度業(yè)績和財務狀況報告,。

4）客戶在財務上的開戶,、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財務部存檔,，公司erp做好記錄和分類,，及時和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）

4,、建立客戶交易資料

客戶與競爭對手合作信息（合作方式,、交易額、付款方式）,、客戶與公司歷史交易信息（合作方式,、交易額、付款方式,、合同編號,、流失原因）等。

四,、公司各部門與客戶接觸的重大事項,，均須報告信息部（除該業(yè)務保密外）,，不得局限在業(yè)務人員個人范圍內(nèi)。

五,、員工調(diào)離公司時,，不得將客戶資料帶走,，其業(yè)務部門會同信息部將其客戶資料接收,、整理、歸檔,。

六,、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可,，不得隨意調(diào)閱客戶檔案,。

七、客戶管理,。

1,、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待,。

2,、與客戶的信函、傳真,、長話交往,，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi),。

3,、對一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶,，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系,，并建立聯(lián)系報告制。

4,、負責與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時,，應由公司及時通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系,。

八,、客戶資料管理辦法附則。

本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋,、補充,，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

物業(yè)公司檔案管理制度 公司檔案管理制度及職責篇十五

1,、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu),，主管本機關(guān)的公文處理工作,。

2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā),。業(yè)務性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草,，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā),。

3,、打印的`文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷,、裝訂,、發(fā)放、存檔,。

4,、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料,、外,，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

5,、凡需打印的材料,，須經(jīng)各業(yè)務主管局長同意，明確印制數(shù)量,、完成時限后,，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記,。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料,。

6、收到上級機關(guān)或交辦的公文,，由辦公室提出擬辦意見,，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領導或責任部門辦理,。

7,、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦,，重要公文重點催辦,，一般公文定期催辦。

8,、公文辦理完畢后,，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）,、歸檔,、個人不得保存應當歸檔的公文,。

9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度,。

10,、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作,。業(yè)務工作同時接受政府辦,、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查,。

11,、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批,，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞,、承辦,。

12、文件收受及傳閱要及時,，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要,。特殊急辦文件,，辦公室必須當時送達相關(guān)領導，及時落實,。

13,、日常文件處理做到收、發(fā),、傳,、歸及時準確科學有效。

14,、嚴把印信使用關(guān),，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章,，平時使用公章,，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記,，介紹信使用必須由辦公室主任簽批,。

15、文書要嚴格執(zhí)行借閱,，保密等項規(guī)章制度,。

16,、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱,，重要信函,，由主任或主管常務的副局長簽轉(zhuǎn)。

17,、一般業(yè)務性工作,，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,，辦公室要將重大活動,、事件、獎勵等事宜主動進檔,，統(tǒng)一管理,。

18、年末文件歸類做到科學,、及時,、有序、各類卷分類科學,，有利用價值,。