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文書檔案新規(guī)則篇1
1、文書立卷
每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目,，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作,。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,，將文件按以下特征逐項分開。
①分年度,。將文件按其形成的年度分開,。
②分級別,。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級,、下級,。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù),、下級的請示應(yīng)放在一起,。
③分機構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開,。
④分問題,。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
⑤分期限,。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》,，將文件按不同的。保管期限分開,。
在文書分類的基礎(chǔ)上,，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征（問題,、作者,、時間、地區(qū),、文件名稱,、文件往來機關(guān)），分別組合成若干個案卷,。擬寫案卷標題,，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,。案卷正式確定下來后,，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序,、問題,、作者、地區(qū),、文件名稱,、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號,；填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表,；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷,；填寫案卷封面,，包括案卷標題,、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù),、件數(shù),、保管期限、案卷編號等,。
2,、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號,。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生,。學習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫,、防潮,、防盜、防光,、防塵等安全設(shè)施,，避免灰塵、有害氣體,、微生物,、蟲、鼠等對檔案的危害,。
3,、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄,、全引目錄,、專題文件目錄、資料卡片,、檔案資料存放索引,、匯編有關(guān)文件、參考資料等,，并積極開展檔案史料的編研工作,。查閱、借閱有關(guān)文件,，需經(jīng)秘書長批準,；對摘抄、復(fù)制的檔案資料進行審核,、登記,，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時間,。借閱檔案，應(yīng)認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,，以便存查,。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4,、檔案統(tǒng)計
建立檔案收進,、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報,，及時上報有關(guān)部門,。
5、檔案鑒定
根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,，制定檔案保管期限表,，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定,。剔除沒有保存價值的文件,，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案,，移交市檔案館保存,。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記,、常委會議記錄等也要立卷,、歸檔、入館,。
文書檔案新規(guī)則篇2
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1,、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,。
2,、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件,、外部傳真文件,、政策指導類文件、各類合同文件等,。
3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì),；正文部分寫明題目、時間,、發(fā)文部門,、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范,，表達無歧義,。
4、 根據(jù)文件屬性,、類別,，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄,，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1,、 文件的起草,、收發(fā)、打印,、歸檔整理,、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2,、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。
3,、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草,，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對,，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。
4、 凡寄至公司的文件,、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對一般性文件進行分類管理,，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6,、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件,，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱,。
7,、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退,。
8,、 按時間、內(nèi)容,、部門,、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件,、批件,、定稿等資料收集完全，存檔備案,。半年一小清,，年終一大清。
9,、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理,。
第三條 文件管理流程設(shè)計
1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2,、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3,、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1,、 為確保文書制發(fā),、處理、管理工作順利進行,，保證公司內(nèi)部資料的安全性,、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用,。
2,、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告,、提案意見,、會議紀要、總結(jié)匯編）,、行政人事部發(fā)文文書（學習資料,、各類簡報）、宣傳資料,、各類應(yīng)存檔的圖表,、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。
3,、 除通知外,，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳,，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整,。
4、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,，定期對文書進行歸檔整理,，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1,、 根據(jù)公司實際需要及上級安排,，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學習,。
2,、 按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查,。
3、 行政辦公室發(fā)出的學習文書,，需附上學習進度表,；閱讀者需認真學習并簽名備注。
4,、 按時間,、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔,，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,，對照編號列出整理清單,。
5、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,，對文書進行整理銷毀,；須上級審批同意，方可銷毀,。
6,、 辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失,，辦公室人員必須查明原因,，如實向主管部門報告，若未查明原因,，則由辦公室負責承擔,。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處,。
第三條 流程設(shè)計
起草文書→填寫《發(fā)文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,，使檔案管理更科學,、更專業(yè)，及時分類,、整理,、編輯、傳遞文書資料,，提高檔案管理質(zhì)量與效率,。
2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件,、文書資料,、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3,、 根據(jù)文書整理和文件整理編號,，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理,、備注,，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1,、 應(yīng)歸檔的文件,、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全,，包括附件,、批復(fù),、定稿等。
2,、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽,。
3,、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,，對照編目,，列出清單。
4,、 各部門需借閱相關(guān)檔案,，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱,，不得抄錄,、復(fù)制或借出。
5,、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息,、公司圖片等主要資料的保管,，確保檔案安全與完整。
6,、 檔案接收,、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄,。
第三條 流程設(shè)計
根據(jù)文件,、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
