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文書(shū)檔案管理制度 篇一

1,、文書(shū)立卷

每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目,，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作,。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。

①分年度,。將文件按其形成的年度分開(kāi),。

②分級(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí),、同級(jí),、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件,，如上級(jí)的批復(fù),、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

③分機(jī)構(gòu),。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi),。

④分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi),。

⑤分期限,。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的。保管期限分開(kāi),。

在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上,，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征（問(wèn)題,、作者,、時(shí)間、地區(qū),、文件名稱(chēng),、文件往來(lái)機(jī)關(guān)），分別組合成若干個(gè)案卷,。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題,，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,。案卷正式確定下來(lái)后,，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序,、問(wèn)題,、作者,、地區(qū),、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列,。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào),；填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物,，裝訂案卷,；填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題,、卷內(nèi)文件的起止年月,、頁(yè)數(shù)、件數(shù),、保管期限,、案卷編號(hào)等。

2,、檔案管理

將檔案庫(kù)房的檔案柜,、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生,。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù),。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜,、防光,、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵,、有害氣體,、微生物、蟲(chóng),、鼠等對(duì)檔案的危害,。

3、檔案利用

準(zhǔn)備檢索工具,。編制案卷目錄,、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄,、資料卡片,、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件,、參考資料等,，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱,、借閱有關(guān)文件,，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)；對(duì)摘抄,、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核,、登記，然后在摘抄,、復(fù)印件上注明出外,、時(shí)間。借閱檔案,，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù),。

4,、檔案統(tǒng)計(jì)

建立檔案收進(jìn)、移出登記簿,。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào),，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。

5,、檔案鑒定

根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,，制定檔案保管期限表,，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件,，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案,，移交市檔案館保存,。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記,、常委會(huì)議記錄等也要立卷,、歸檔、入館,。

文書(shū)檔案管理制度 篇二

(一) 文件管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1,、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件,、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等,。

3,、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),，統(tǒng)一頁(yè)眉,、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì),；正文部分寫(xiě)明題目,、時(shí)間、發(fā)文部門(mén),、內(nèi)容等信息,；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義,。

4,、 根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),，根據(jù)編號(hào)定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱,。

第二條 制度規(guī)范

1,、 文件的起草、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。

2,、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

3、 公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā),；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核,，審核無(wú)誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā)。

4,、 凡寄至公司的文件,、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄,。

5,、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管,。

6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批,，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,。

7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,，做好借閱記錄并限期清退,。

8,、 按時(shí)間、內(nèi)容,、部門(mén),、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件,、批件,、定稿等資料收集完全，存檔備案,。半年一小清,，年終一大清。

9,、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理,。

第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2,、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

3,、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

(二) 文書(shū)管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1,、 為確保文書(shū)制發(fā),、處理、管理工作順利進(jìn)行,，保證公司內(nèi)部資料的安全性,、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,。

2、 文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知,、公告,、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要,、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料,、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)）,、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表,、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料,。

3,、 除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4,、 根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新,。

第二條 制度規(guī)范

1,、 根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),，張貼公示學(xué)習(xí),。

2、 按照文書(shū)管理范圍,，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

3,、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注,。

4,、 按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,，整理歸檔,，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單,。

5,、 根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀,；須上級(jí)審批同意,，方可銷(xiāo)毀。

6,、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,，若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因,，如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān),。

7,、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處,。

第三條 流程設(shè)計(jì)

起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》（需要時(shí)）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

(三) 檔案管理制度

第一條 管理要點(diǎn)

1、 為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,，使檔案管理更科學(xué),、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi),、整理,、編輯、傳遞文書(shū)資料,，提高檔案管理質(zhì)量與效率,。

2、 檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件,、文書(shū)資料,、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3,、 根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理,、備注,，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

第二條 制度規(guī)范

1,、 應(yīng)歸檔的文件,、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全,，包括附件,、批復(fù)、定稿等,。

2,、 所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,，并貼上標(biāo)簽,。

3、 堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔,、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,，對(duì)照編目，列出清單,。

4,、 各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字,，審核通過(guò)后方可借閱,，不得抄錄、復(fù)制或借出,。

5,、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù),，特別是員工個(gè)人信息,、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整,。

6,、 檔案接收、移交,，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄,。

第三條 流程設(shè)計(jì)

根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,，編制編目→存檔→借閱→清退

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