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文秘專業(yè)招聘考試筆試?？季砥?/h3>

一、秘書的定義

(一)制定秘書定義的要點(diǎn)

1.秘書活動(dòng)的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)者;

2.秘書活動(dòng)的根本職能是輔助管理;

3.秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù),。

(二)教材給出的定義

秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理,，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。

(三)其他定義

1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員,。

2.秘書是為政府,、企事業(yè)等單位或個(gè)人服務(wù)的，助理政務(wù),、管理事務(wù)的工作人員,。

3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

二,、秘書的分類

(一)縱向分類(秘書的層次)

1.秘書所在單位的級別有高有低,，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。

2.同一單位內(nèi)部,，秘書人員的職位有高低之分：

(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

(2)中級秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿,、辦理公文、處理信息;

(3)高級秘書：工作以參政議政為主,，較多參與決策,。

3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個(gè)等級線：初級、中級,、高級秘書,，在知識要求和技能要求上各有不同。

(二)橫向分類(秘書的類別)

1.從所屬部門的角度劃分,，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會(huì)各行各業(yè),。

2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作,。

(1)“生活秘書”這一類型確實(shí)存在過,，不能簡單地予以否定;

(2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”,、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”,、“警衛(wèi)秘書”等類型,。

一、秘書機(jī)構(gòu)的定義

秘書機(jī)構(gòu)是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦公機(jī)構(gòu),，也叫辦事機(jī)構(gòu),。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并在機(jī)關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù),。

二,、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

(一)比較兩類機(jī)構(gòu)

1.職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確,，職能界線清晰,。(或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”,、“業(yè)務(wù)部門”)

2.綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作,，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào),，拾遺補(bǔ)缺,。

(二)秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu),，也非職能性機(jī)構(gòu),。

三、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)

(一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān);

(二)綜合性：活動(dòng)內(nèi)容綜合性強(qiáng);

(三)輔助性：活動(dòng)形式是向上輔助,，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督,。

四、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置

(一)總原則：必須適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要,。

(二)具體要求：

1.凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu);

(獨(dú)立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員,，能獨(dú)立行使一定權(quán)力的實(shí)體單位。)

2.秘書機(jī)構(gòu)的組織形式,、人員配備,，必須符合精簡、合理,、高效的要求;

3.秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng),。

五、秘書機(jī)構(gòu)的任務(wù)

(一)總括：

1.秘書機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù),。

2.辦文,、辦會(huì)、辦事是中外秘書機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)的概括,。

(二)分述：

1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))

(1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況,、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠,、全面具體的情況,，提出富于建設(shè)性的意見和建議)

(2)信息工作(向決策者及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整,、有用的信息)

(3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo),、工作步驟等，溝通上下,，聯(lián)系左右,，理順關(guān)系)

(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律,、法規(guī)、政策,、資料等,，范圍極廣)

2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨(dú)有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))

(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)

(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后,，對其中具有存查價(jià)值的那部分進(jìn)行立卷,、歸檔，移交給檔案部門管理)

(3)會(huì)務(wù)工作(為了開好會(huì)議而開展的一系列準(zhǔn)備,、組織工作)

(4)接待工作(可分為內(nèi)賓,、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)

(5)保密工作(保守國家及本單位的各類秘密,，一般設(shè)有保密室)

3.事務(wù)性工作(主要指處理機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作,，如文印、交通,、值班,、福利、環(huán)境衛(wèi)生,、設(shè)備管理等)

六,、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

(一)秘書機(jī)構(gòu)只直接對所屬機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)

秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,。換言之,，各級秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系,，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對的封閉性,。

這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”,、“各自為營”,。

(二)秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系

1.縱向聯(lián)系

2.橫向聯(lián)系

七、各類秘書機(jī)構(gòu)(略)

一,、秘書工作的定義

秘書工作是秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對象而開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng),，其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān),，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理決策大計(jì),，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。

二,、秘書工作的主要內(nèi)容

(一)主要內(nèi)容

1.事務(wù)管理

2.中介溝通

3.文書工作

4.信息工作

5.參謀輔助

6.會(huì)務(wù)操辦

7.綜合協(xié)調(diào)

8.督促檢查

文秘專業(yè)招聘考試筆試模考卷篇二

(一)基礎(chǔ)知識

秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識可以分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識,，包括語文,、歷史,、地理、外語等;另一方面是自然科學(xué)知識,，包括物理,、化學(xué)、生物等知識,。這些知識對其秘書工作起著直接或間接的作用,。

(二)專業(yè)知識

專業(yè)知識是指秘書人員應(yīng)該具備的秘書業(yè)務(wù)知識，包括應(yīng)用文寫作,、文書制作和文書檔案管理,、檔案保管、辦公室管理,、調(diào)查研究,、會(huì)議組織、信訪工作,、信息科學(xué)和公共關(guān)系知識等,。由于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系最為緊密,，因此秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策管理過程中發(fā)揮著重要作用,，所以，具備基本的秘書業(yè)務(wù)知識和一定的管理學(xué)知識,，對于提高秘書工作效率,，實(shí)現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化意義重大,。

(三)行業(yè)知識

行業(yè)知識是指秘書人員所在行業(yè),、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機(jī)關(guān)工作的秘書人員必須具備行政管理知識,，在工商企業(yè)工作的秘書人員必須具備企業(yè)管理知識,、市場營銷知識，而處于教育,、軍事,、外事、科學(xué),、文藝,、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員也應(yīng)具備各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識,，秘書在日常工作中必然會(huì)大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識,，如果不了解這些知識就有可能對所處理事務(wù)的輕重緩急不甚清楚，進(jìn)而有可能造成失誤或損失,。

(四)相關(guān)知識

所謂相關(guān)知識是指秘書人員為適應(yīng)新形勢下的工作需要而應(yīng)該加以進(jìn)修的知識,，屬于秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次,，主要涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué),、社會(huì)學(xué),、心理學(xué)、傳播學(xué),、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。通過這些專業(yè)的學(xué)習(xí),，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領(lǐng)域,。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著我國各項(xiàng)改革措施的不斷深化,，有些專業(yè)領(lǐng)域的知識可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識秘書工作和秘書活動(dòng),。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué),，有助于秘書人員更好地認(rèn)識自己的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值,，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺地,、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動(dòng),，還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),、信息傳播學(xué)等等,。

秘書人員應(yīng)根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對性地,、有目的性地建構(gòu)合理的知識結(jié)構(gòu),，不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,，“終身學(xué)習(xí)”的理念正在逐步深入人心,，日益成為對各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求。秘書從業(yè)人員也應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際狀況有意識地?cái)U(kuò)大知識面,，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識與行業(yè)知識的廣度和深度,。

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性,、廣泛性,，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：

(一)表達(dá)能力

秘書工作的表達(dá)能力包括語言表達(dá)能力和文字表達(dá)能力，“能說會(huì)寫”是對秘書工作的基本能力要求,，也是秘書人員給人的第一印象,。

1.語言表達(dá)能力

秘書雖然很少有機(jī)會(huì)親自走上發(fā)言臺，但是上傳下達(dá)、匯報(bào)情況,、接待來訪,、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無時(shí)無刻不在考驗(yàn)著秘書人員的語言表達(dá)能力。因此語言表達(dá)能力作為秘書人員必備的基本能力,，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應(yīng)敏捷，應(yīng)對自如;二要表達(dá)準(zhǔn)確,，分寸適當(dāng);三要口齒清楚,，流暢清晰;四要態(tài)度從容，表達(dá)圓滿;五要針對不同對象,，選用不同語言,，講究說話的藝術(shù)性。

2.文字表達(dá)能力

所謂秘書人員的文字表達(dá)能力,，簡單地說就是以書面形式表達(dá)思想意圖,，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求,。較強(qiáng)的文字表達(dá)能力集中體現(xiàn)在以準(zhǔn)確,、簡潔、得體,、莊重,、樸實(shí)的書面語言，撰寫符合規(guī)范的公文文稿,。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文,，應(yīng)具備語法、邏輯,、修辭等方面的知識,，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應(yīng)用文文體知識,，掌握常用漢字和簡化字,，掌握標(biāo)點(diǎn)符號用法，并通過長期的實(shí)踐積累將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力,。應(yīng)該認(rèn)識到,，寫作能力并不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力,、觀察能力和語言組織能力,，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的,。

(二)辦事能力

秘書活動(dòng)具有鮮明的事務(wù)性特征,，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對于領(lǐng)導(dǎo)者來說,，每天要忙于抓具有全局性的大事,，而具體的事務(wù)性工作則主要是由秘書來承擔(dān)的,。對于各職能部門來說，每一個(gè)職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍,，因此,，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，秘書部門都要管,?？傊k事能力是秘書工作的一項(xiàng)最基本,、最重要的能力,，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個(gè)方面：

1.理解領(lǐng)會(huì)能力

理解領(lǐng)會(huì)能力是高效辦事的前提,?？谡Z信號的表達(dá)往往同一定的情境有關(guān)，也常因不同的表達(dá)風(fēng)格而使同樣的話具有不同的含義,。秘書人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)或別人的發(fā)言中抓住要點(diǎn),、判斷其真實(shí)用意、察覺其言外之音,，從對方的語氣,、停頓、眼神,、表情和姿勢中體會(huì)其說話的分量,，進(jìn)而抓住矛盾的焦點(diǎn)。全面正確地理解領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖(當(dāng)然也包括其他交往對象的意圖),，才能將事情辦好,。

2.觀察分析能力

秘書工作可謂千頭萬緒，巨細(xì)皆備,，所以在工作中要時(shí)時(shí),、事事、處處做個(gè)有心人,，善于觀察,，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請領(lǐng)導(dǎo)注意,，要善于做拾遺補(bǔ)闕工作,。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要善于分析問題,，把各種事情綜合考慮清楚,，分出輕重緩急、主次難易，有條不紊地分別辦好,。秘書具備觀察分析能力就能深入實(shí)際,，經(jīng)過分析研究提出解決問題的方法，供領(lǐng)導(dǎo)參考,。并且觀察分析能力是秘書工作由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的前提條件,。

3.應(yīng)變能力

應(yīng)變能力是對突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項(xiàng)能力和綜合素質(zhì)在應(yīng)急狀態(tài)下的臨場發(fā)揮和反映,，要求秘書人員必須具備冷靜的頭腦和隨機(jī)應(yīng)變的能力,。秘書人員所處理的事務(wù)可以分為兩類：一類是可以事先預(yù)計(jì)和安排的經(jīng)常性事務(wù);另一類是無法預(yù)計(jì)和安排的突發(fā)性和意外性事件。這種經(jīng)常性與突發(fā)性的矛盾統(tǒng)一是秘書工作的一大特點(diǎn),，它要求秘書人員必須具備敏捷的應(yīng)變能力。事件一旦發(fā)生,，秘書人員就能立即投入緊張的工作中,。此外，秘書人員還要具備良好的心理素質(zhì),，能夠控制情緒,，對突如其來的事件可以立即作出判斷，采取果斷有力的措施,，在不違反原則的前提下進(jìn)行變通處理,。

(三)社會(huì)交往能力

由于秘書工作本質(zhì)上屬于一種服務(wù)性工作，秘書人員需要處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系,，所以秘書人員要加強(qiáng)社會(huì)交往能力的培養(yǎng),，具備與各種各樣的人交往的能力。秘書人員要提高社會(huì)交往能力,，就需要了解人際交往的基本特點(diǎn),，掌握人際交往的原則和方法，這樣才能處理好同各個(gè)方面的關(guān)系,，建立和諧融洽的工作環(huán)境,，為順利開展各項(xiàng)工作活動(dòng)創(chuàng)造必要的條件。

在人際交往中秘書人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持誠實(shí),、謙虛,、和氣、大方,、端莊,、適度的原則。其中,，誠實(shí),、謙虛、和氣，是做人的態(tài)度問題;大方,、端莊是對儀表的要求;適度是指言行的標(biāo)準(zhǔn),，是風(fēng)度問題。態(tài)度和風(fēng)度是構(gòu)成社會(huì)交往能力的重要因素,。

秘書人員良好的社會(huì)交往能力要依靠長期工作實(shí)踐的積累和培養(yǎng),，具體可以從下述幾方面進(jìn)行：一要學(xué)習(xí)和掌握交往對象的心理狀態(tài);二要樹立高尚的交際品德;三要善于溝通情感并注意行為儀表;四要把握好言行尺度，做到恰到好處,。