加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,，穩(wěn)步實(shí)施存量檔案數(shù)字化,，增量檔案電子化，建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái),，下面是可圈可點(diǎn)小編給大家分享的一些有關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)施方案,，檔案數(shù)字化管理方案的內(nèi)容，希望能對(duì)大家有所幫助,。
第1篇：檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施
檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施
館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問(wèn)題,，許多地方檔案館進(jìn)行了實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn),，對(duì)全國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動(dòng)作用,。但是，總結(jié)以前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤,，往往不是信息技術(shù)支持不夠,，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出,，忽略檔案開(kāi)放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系,，對(duì)先剔除無(wú)用檔案后開(kāi)展數(shù)字化的思路不明確，沒(méi)很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來(lái)了,。進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng),、找不著或不好用等問(wèn)題不少，檔案數(shù)字化的量雖多,，但能上網(wǎng)利用或者說(shuō)能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少,，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒(méi)有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上，這一點(diǎn)已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視,，許多實(shí)踐工作者已開(kāi)始進(jìn)行有益的探索,。
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公眾迫切需要遠(yuǎn)程、公開(kāi),、快捷的檔案信息,，面對(duì)館藏浩瀚如海的案卷，面對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化需要解決的一系列問(wèn)題,，長(zhǎng)春市檔案館與中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔(dān)了國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目《檔案數(shù)字化方案研究》,。該項(xiàng)目經(jīng)過(guò)課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果,。通過(guò)課題研究,，對(duì)檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點(diǎn)和看法，大家交流和討論,。
一,、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向,，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能,，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力,，保護(hù)館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確,，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用,。
檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則,、開(kāi)放檔案數(shù)字化的開(kāi)放性原則,、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則,，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則,，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則,。
二,、明確檔案數(shù)字化策略
（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略
1．需求導(dǎo)向策略
社會(huì)需求對(duì)檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問(wèn)題。我們用統(tǒng)計(jì)數(shù)字加以分析,。
（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃,，1986年全國(guó)省（區(qū),、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%,。隨著編史修志階段性高潮過(guò)去，2003年全國(guó)?。▍^(qū),、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個(gè)百分點(diǎn),。(此數(shù)據(jù)來(lái)自國(guó)家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年) （2）隨著社會(huì)保障制度的建立和國(guó)有企業(yè)改革的深入,，長(zhǎng)春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%,。(此數(shù)據(jù)來(lái)自長(zhǎng)春市檔案館利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)) 由此看出,，國(guó)家、地方新政策的出臺(tái)和工作部署對(duì)檔案利用的影響程度,。從宏觀上講,，檔案利用已實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點(diǎn)由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)領(lǐng)域,，服務(wù)對(duì)象由機(jī)關(guān)干部擴(kuò)展到公眾百姓,，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動(dòng)態(tài)觀念研究當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)社會(huì)對(duì)檔案的需求,，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實(shí)踐應(yīng)該是檔案部門(mén)的必然選擇,。
2.急用先上策略
地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多,。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實(shí)中利用，有相當(dāng)大一部分多年不用,。2004年全國(guó)?。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%,。雖然檔案館眾多全宗中當(dāng)?shù)攸h委,、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策,、時(shí)間的變化而變化,，影響更大。所以,，各級(jí)地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計(jì)情況和發(fā)展趨勢(shì)確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進(jìn)行檔案數(shù)字化篩選,，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù),，能夠達(dá)到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實(shí)現(xiàn)即時(shí)投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來(lái)自國(guó)家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào))
(二)本級(jí)為主,分步實(shí)施策略
（1）本級(jí)為主策略
根據(jù)檔案館職能分工和檔案來(lái)源原則,各級(jí)地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級(jí)機(jī)關(guān)形成的,，一般都占50%以上,，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點(diǎn)。同時(shí),，地方檔案館都保管著大量的上級(jí)檔案文件,，館際之間上級(jí)檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來(lái)源一般都是上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的,。進(jìn)入信息時(shí)代,，地方檔案館都面臨著保管的上級(jí)檔案文件全文數(shù)字化問(wèn)題，特別是上級(jí)檔案文件的開(kāi)放鑒定審查問(wèn)題,，與其各地分頭審查上級(jí)檔案文件開(kāi)放和進(jìn)行數(shù)字化,，不如國(guó)家檔案局著手進(jìn)行檔案全文數(shù)字化和開(kāi)放鑒定分工、協(xié)作,，向館際共建,、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅(jiān)持本級(jí)為主的原則,，根據(jù)需要和可能適時(shí),、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級(jí)檔案文件的全文數(shù)字化，以滿(mǎn)足當(dāng)前工作的急需,，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng),。
（2）分步實(shí)施策略
館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館,，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數(shù)字化館室共建,、共贏,、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過(guò)程中,，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作,，是第一位需要建全的，但并一定是文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建成后再建其它數(shù)據(jù)庫(kù),。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而適時(shí)建立,。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是滿(mǎn)足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)。
(三)剔除無(wú)用,，避免浪費(fèi)策略
1.剔除無(wú)用策略
地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來(lái)自于機(jī)關(guān)各個(gè)立檔單位,，其檔案文件進(jìn)館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國(guó)家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng),，所以,，不該歸檔的、不該進(jìn)館的,、文件重復(fù)的檔案進(jìn)館頗多,。特別是建國(guó)超過(guò)50年以后，半數(shù)左右長(zhǎng)期保管的檔案逐年超過(guò)保管期的最上限,，這些檔案實(shí)際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價(jià)值,，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源,。
2.避免浪費(fèi)策略
面對(duì)數(shù)字化方法的選擇,，剔除無(wú)用，避免浪費(fèi)應(yīng)該是一種長(zhǎng)久策略,，把大量失去保存價(jià)值的檔案先剔除,，避免把無(wú)用檔案數(shù)字化,，再造數(shù)字化垃圾。
三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線
檔案數(shù)字化建設(shè)周期長(zhǎng),，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，各個(gè)檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同,。從本館實(shí)際出發(fā),，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要。
（一）計(jì)算機(jī)新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合
信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來(lái)深刻的影響,，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念,，無(wú)論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí),通過(guò)軟件升級(jí)固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新,，使檔案數(shù)字化的效果更好,。同時(shí)，設(shè)計(jì)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),，使檔案數(shù)字化的過(guò)程優(yōu)化,，數(shù)字化檔案的利用快捷,。
（二）檔案鑒定與數(shù)字化同步
鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進(jìn)行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢(shì),。這種檔案鑒定是以剔除無(wú)用檔案為前提,，以鑒定檔案開(kāi)放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案,，為適時(shí)提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過(guò)程,。
(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
數(shù)字化檔案分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,，在確定檔案開(kāi)放與不開(kāi)放的同時(shí),，開(kāi)放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開(kāi)放與不開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時(shí)使用,。
檔案數(shù)字化及管理流程重組不可能一次到位,，它是一個(gè)管理思想不斷地變化的過(guò)程，適時(shí)把新技術(shù)和新理念納入進(jìn)去是非常重要的,。
四,、細(xì)化檔案數(shù)字化操作方法
實(shí)踐證明，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,，檔案數(shù)字化和利用服務(wù)工程以建立流水作業(yè)線,，提高工作效率和效益為最佳方式。
(一)優(yōu)化配置各種資源
檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大,，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本,。地方檔案館在具備一定檔案數(shù)字化條件的基礎(chǔ)上，要按照成本效益最大化理論,，根據(jù)不同的情況,，進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)人員和數(shù)字化技工人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配,，優(yōu)化檔案數(shù)字化各種資源配置,，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的投入產(chǎn)出比，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)出大的新模式,。
1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程流水線資源配置案例
（二）首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足一般檢索和管理的需要,，建好檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目前,，絕大多數(shù)綜合檔案館,，由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查找檔案不快,、不準(zhǔn),、不全的問(wèn)題普遍存在。另外，檔案的統(tǒng)計(jì)單位主要是卷和延長(zhǎng)米,，而檔案的最小單位是文件的件數(shù),，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問(wèn)題。所以,，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,，在提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率的同時(shí),，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的,。
1．高度重視文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入的前期處理。檔案館的案卷來(lái)自各個(gè)立檔單位,，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)下形成的,。但是，由于文檔人員變動(dòng)頻繁,、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長(zhǎng),，案卷質(zhì)量難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)精確管理的需要，加之個(gè)別文件形成時(shí)的先天不足,，給文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)帶來(lái)許多麻煩,。實(shí)踐證明，進(jìn)行文件級(jí)目錄錄入的前期處理,，拋開(kāi)原有的文件目錄,，按卷內(nèi)實(shí)有文件一一錄入，把題名不反映主題,、目錄與實(shí)體不符等一系列問(wèn)題一并處理是非常必要的,。
2．科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)包含三方面功能為最佳,。一是符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際情況,，文件題名、責(zé)任者等滿(mǎn)足文件檢索需要的字段,。二是存毀、開(kāi)放,、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段,。三是數(shù)據(jù)錄入、校對(duì),、鑒定,、審查等標(biāo)明責(zé)任的字段。
3．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫(kù)的生命,。建立在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，以上網(wǎng)公開(kāi)利用為根本目的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，與紙質(zhì)文件目錄有本質(zhì)的區(qū)別,。紙質(zhì)文件目錄有問(wèn)題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人知道,，利用者并不清楚。但是,，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),，特別是向社會(huì)公開(kāi)的部分，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量要求是相當(dāng)高的,，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是當(dāng)前制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)利用的瓶頸之一,。
（三）適時(shí)建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足特殊檢索需要，適時(shí)建立檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),。館藏檔案僅靠文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是不可能解決全部檢索問(wèn)題的,。隨著客觀需要的變化，對(duì)某一專(zhuān)題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的,，突擊建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),，滿(mǎn)足社會(huì)需求，是檔案館與時(shí)俱進(jìn)的突破口,，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī),。主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的總體布局。二是按需求分期建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),。三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),。
（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù),。按照國(guó)家檔案局提出的重點(diǎn)的,、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，按照“二八”定律,，即以20%的努力達(dá)到80%的效果,，通過(guò)多年檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗,、年代,。在網(wǎng)絡(luò)中、在文件級(jí)目錄的基礎(chǔ)上同步進(jìn)行檔案存毀,、開(kāi)放,、數(shù)字化鑒定與篩選，進(jìn)而形成與文件級(jí)目錄一一對(duì)應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫(kù),，并確保數(shù)字化檔案的真實(shí),、準(zhǔn)確。
（五）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理
為了檔案數(shù)字化與利用同步和數(shù)據(jù)安全管理的需要,，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分在建數(shù)據(jù)庫(kù)和成果數(shù)據(jù)庫(kù)兩大類(lèi),。
1．在建數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)立。在建數(shù)據(jù)庫(kù)是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動(dòng)態(tài)庫(kù)，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫(kù),。例如,，設(shè)立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入庫(kù)，它是每個(gè)錄入人員都分配給操作權(quán)限的動(dòng)態(tài)庫(kù),，屬于在建數(shù)據(jù)庫(kù),。而完成的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)則是成果庫(kù)。但是,，在鑒定及全文數(shù)字化加工過(guò)程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫(kù),。
2．成果數(shù)據(jù)庫(kù)的使用。成果數(shù)據(jù)庫(kù)只分配使用權(quán)限,，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限,。
3．?dāng)?shù)據(jù)的管理與監(jiān)督
建立技術(shù)負(fù)責(zé)人、超級(jí)管理員,、數(shù)據(jù)管理員連鎖責(zé)任制,，實(shí)行審批者沒(méi)有數(shù)據(jù)操作權(quán)，超級(jí)管理員只允許分配權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán),，數(shù)據(jù)管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)使用數(shù)據(jù)操作權(quán),，用后即刻收回。給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán),，每天24小時(shí)可以時(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督,，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機(jī)制。
（六）數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程
數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的,，以局域網(wǎng),、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái),，通過(guò)建立數(shù)據(jù)安全管理制度,、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員,、數(shù)字化加工人員,、提供利用人員連鎖責(zé)任制，環(huán)環(huán)相扣,，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確,。通過(guò)防火墻、CA認(rèn)證,、數(shù)字水印、電子簽章,、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù),，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷,、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo),。
1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用
在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫(kù)所有接待人員都有檢索權(quán)限,，對(duì)只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達(dá)到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果,，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印機(jī)復(fù)印件,、電子簽章替代手工蓋章,、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標(biāo)。從而起到了運(yùn)用數(shù)字檔案高效利用,、保護(hù)原件的作用,。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會(huì)保險(xiǎn)的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可,，為檔案館參與電子政務(wù)開(kāi)辟了新途徑,。
2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用
利用檔案網(wǎng)站，通過(guò)CA證書(shū)等安全手段,，不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批,，主要是開(kāi)展開(kāi)放檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)、下載,、打印,。特別是把CA證書(shū)發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶(hù)遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)的不便,，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實(shí),。
五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的行政管理
檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門(mén),加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程,。各個(gè)檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同,，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則，在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,，把數(shù)據(jù)錄入,、鑒定、數(shù)字化加工,、整理,、數(shù)字化檔案利用形成一個(gè)流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢(shì),。無(wú)論是采取那種組織形式,，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個(gè)檔案館在組織實(shí)施方面有所不同是必然的,。
1．加強(qiáng)計(jì)劃管理
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 針對(duì)實(shí)際的調(diào)研和論證,，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測(cè),，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃，通過(guò)計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境,、內(nèi)部條件,、決策目標(biāo)三者在動(dòng)態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)管理決策所制定的各項(xiàng)目標(biāo),。
2．強(qiáng)化組織實(shí)施
實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)過(guò)程,，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高,，涉及到許多因素,，在實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會(huì)遇到來(lái)自各方面的干擾,，實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的及時(shí)性,。通過(guò)創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織,、指揮,、協(xié)調(diào)、激勵(lì)工作,，保證檔案數(shù)字化的計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn),。
3．增強(qiáng)管理的技術(shù)含量
檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程貴在控制，重在管理,。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化,，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患,。在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)不真實(shí),、不準(zhǔn)確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響,。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè),，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé),各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要，這必然要求行政,、技術(shù),、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)踐證明,，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù),、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫(kù)、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù),，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限,，通過(guò)技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理,、適時(shí)控制,，達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的,。 檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),，需要從理論上解決的問(wèn)題很多,，需要在實(shí)踐中探索的問(wèn)題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實(shí)踐,。
第2篇：檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施
關(guān)于檔案數(shù)字化的實(shí)踐與思考
當(dāng)前,，我國(guó)信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，電子政務(wù)的推進(jìn),，為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的機(jī)遇,。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路,，勢(shì)在必行。對(duì)此,，作為管理和擁有大量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息資源的房產(chǎn)檔案部門(mén),，為更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，我們著眼未來(lái),，運(yùn)用數(shù)字化,、信息化技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了有益的實(shí)踐與探索,。
一,、檔案數(shù)字化的意義
1、檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù),、掃描技術(shù),、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),、多媒體技術(shù),、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),，及時(shí)提供利用,，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,。目前,，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在,，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式,，即實(shí)施手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播,，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料,，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播,，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會(huì)化程度,。檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn),，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化,，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理,、使用和傳播等都具有很重要的作用,。
2,、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),。
②載體檔案的數(shù)字化,，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),。
3、檔案數(shù)字化的主要作用
①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容,。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè),。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音,、錄像檔案的數(shù)字化,；二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。
②檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件,。⑴,、代替原件使用，保護(hù)檔案原件,。⑵,、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤(pán),、磁帶供永久保存,。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶,、恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù),。
③檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制,，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享,。⑵數(shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸,，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間,，讓更多的人們來(lái)了解檔案,，利用檔案。⑶“時(shí)間”不再受限制,，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件,。檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案上網(wǎng),，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。 ④檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路,。數(shù)字檔案館無(wú)疑是21世紀(jì)各級(jí)各類(lèi)檔案館的發(fā)展方向,。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中,，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的,，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。
二,、檔案數(shù)字化的實(shí)踐
1,、檔案數(shù)字化工作回顧
為了加快實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，方便檢索和提供利用,，我館多年來(lái)花大力氣致力于檔案信息庫(kù)建設(shè)和檔案的數(shù)字化工作,。1993年，我館購(gòu)置微機(jī),，獨(dú)立開(kāi)發(fā)人事檔案管理系統(tǒng),，開(kāi)始檔案數(shù)字化的工作，使得全局職工基本情況在電腦中一覽無(wú)遺,，工資情況也能被系統(tǒng)所顯示,。1998年開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理軟件，利用電腦管理文書(shū)檔案目錄,。經(jīng)過(guò)這些年的努力工作,，我們將館藏所有文書(shū)檔案、人事檔案全部錄入電腦,，并實(shí)現(xiàn)了電腦查詢(xún),，極大方便了檔案管理。2002年,，我館與市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處合并,，而產(chǎn)權(quán)處在1995年，開(kāi)發(fā)出產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理軟件,，房產(chǎn)交易辦證實(shí)現(xiàn)電腦化辦公,，并在實(shí)踐中不斷完善程序,，將絕大部分產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案錄入電腦，為全市房產(chǎn)發(fā)證加快了辦事流程,，減少了出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率,。
2、實(shí)施檔案數(shù)字化工程的必要性
首先,，大力推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化,，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化,，實(shí)現(xiàn)社會(huì)生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展,，是黨中央抓住信息化這一機(jī)遇，在黨的十五屆五中全會(huì)作出的戰(zhàn)略決策,。為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求,，2002年11月25日，國(guó)家檔案局制定下發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,，指出了“十五”期間檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想,、目標(biāo)與主要任務(wù)。
其次,，隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展,老百姓購(gòu)房辦證數(shù)量的激增,為保障盡可能縮短老百姓辦理權(quán)證時(shí)間,，不出現(xiàn)發(fā)證錯(cuò)誤和重復(fù)發(fā)證，傳統(tǒng)管理根本不能滿(mǎn)足要求,。
最后,，2002年10月隨著市房地產(chǎn)檔案館與市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處的合并，檔案管理工作出現(xiàn)了新的局面,。湘潭市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處開(kāi)始建設(shè)湘潭市首個(gè)GIS系統(tǒng)——湘潭市房地產(chǎn)GIS系統(tǒng),，該系統(tǒng)最基礎(chǔ)的工作也是最重要的工作是檔案數(shù)字化工作（或稱(chēng)檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作），只有保證檔案數(shù)字化才能保障房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)的牢靠,。
3,、檔案數(shù)字化工程的定位
產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)字化工程是湘潭市房產(chǎn)局房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的子項(xiàng)目，旨在將海量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息化,、數(shù)字化,，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的全數(shù)字化，并通過(guò)建立后的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“以圖管房”,，減少辦證錯(cuò)誤,，提高辦證時(shí)效，并通過(guò)GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),，向各職能管理部門(mén)和政府宏觀調(diào)控部門(mén)提供數(shù)字化的檔案信息及較為精確的統(tǒng)計(jì)報(bào)告,，更好地為城市建設(shè)和房地產(chǎn)市場(chǎng)管理服務(wù)。
4、檔案數(shù)字化工程需求分析 需處理量：A,、產(chǎn)權(quán)檔案：館藏產(chǎn)權(quán)檔案共計(jì)35萬(wàn)多卷,。B、房產(chǎn)抵押,、擔(dān)保,、司法查封檔案：房產(chǎn)抵押檔案12900余卷，擔(dān)保檔案2050余卷,，司法查封檔案1500余卷,。C、正常業(yè)務(wù)：2003年9月1日之后的所有正常業(yè)務(wù)檔案,。
處理措施：劃分時(shí)間線2003年9月1日,，區(qū)分處理方式。時(shí)間線之前的檔案將其檔案實(shí)體整理與裝訂,，各類(lèi)檔案詳細(xì)錄入相關(guān)頁(yè)面數(shù)據(jù),，檔案原件通過(guò)數(shù)字照相技術(shù)掃描；時(shí)間線之后的檔案,，按照新開(kāi)發(fā)的正常辦證流程來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
5,、檔案數(shù)字化工程的內(nèi)容
將所有各類(lèi)檔案進(jìn)行規(guī)范整理,，然后，分成檔案鑒定,、檔案掃描,、檔案導(dǎo)入三個(gè)大的環(huán)節(jié)，11個(gè)小環(huán)節(jié)分類(lèi)錄入服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù),。不僅僅將檔案原件掃描生成圖片存儲(chǔ),，并將檔案原件上記載的55項(xiàng)相關(guān)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確的錄入數(shù)據(jù)庫(kù),。
6,、檔案數(shù)字化工程實(shí)施情況
需求分析與設(shè)備考察階段：調(diào)查分析館藏情況，包括檔案的類(lèi)型,、載體形態(tài)與狀態(tài),、館藏?cái)?shù)量等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃,，確定項(xiàng)目需求,，根據(jù)需求考察當(dāng)前各種高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案。在設(shè)備考察階段我們特別注意這么幾個(gè)問(wèn)題：A,、檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性,。B、檔案數(shù)字化設(shè)備的配套性，也就是文檔掃描儀和數(shù)字照相機(jī)優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比,，通過(guò)不斷的實(shí)踐,，我們覺(jué)得數(shù)字照相機(jī)更加適應(yīng)我們的工作。C,、檔案數(shù)字化項(xiàng)目硬件與軟件的集成性,。D、檔案數(shù)字化方案與我館需求的適應(yīng)性,?？傊紤]到檔案信息數(shù)字化要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程,，因此我們從實(shí)際需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算出發(fā),，力求確保電腦、照相機(jī),、操作人員等設(shè)施人員數(shù)量的成龍配套,，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。
系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)階段：2002年底,，項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng),。組織業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干遠(yuǎn)赴深圳,、上海,、黑龍江佳木斯市等地實(shí)踐考察，2003年6月,，正式成立房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組,、數(shù)據(jù)導(dǎo)入小組，調(diào)集相關(guān)業(yè)務(wù),、技術(shù)精英加入團(tuán)隊(duì),，正式開(kāi)始實(shí)驗(yàn)階段的工作，新購(gòu)進(jìn)了12臺(tái)電腦微機(jī),，4臺(tái)佳能數(shù)碼相機(jī),，4臺(tái)EPSON激光打印機(jī)，一臺(tái)工作站服務(wù)器,，設(shè)備安裝調(diào)試完畢,。通過(guò)前期和軟件公司合作，共同開(kāi)發(fā)我們所需要的軟件,。探索檔案數(shù)字化工作在快速系統(tǒng)下,，檔案前期整理、檔案掃描,、質(zhì)量檢查,、掃描文件管理,、后期整理等全過(guò)程的協(xié)調(diào)配合問(wèn)題，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術(shù)問(wèn)題,。經(jīng)過(guò)近一年的測(cè)試,，我們對(duì)整體系統(tǒng)流程和配套軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)的性能有更進(jìn)一步的了解,，在項(xiàng)目的運(yùn)作模式和系統(tǒng)管理等方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn),，同時(shí)，也鍛煉了一支技術(shù)過(guò)硬的隊(duì)伍,，為系統(tǒng)的正式運(yùn)行打下了基礎(chǔ),。
項(xiàng)目實(shí)施階段：本項(xiàng)目是一個(gè)長(zhǎng)期、流程化運(yùn)作的系統(tǒng),，從建立開(kāi)始就必須確保能長(zhǎng)期高速,、穩(wěn)定運(yùn)行。在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與研究方面有一個(gè)時(shí)間周期,，現(xiàn)把工作計(jì)劃分為以下幾個(gè)階段：
①,、系統(tǒng)總體方案框架設(shè)計(jì)：
2002年12月—2003年6月，完成系統(tǒng)總體框架,，生成詳細(xì)可行性分析報(bào)告,，及相關(guān)配套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各類(lèi)管理制度,。 ②,、系統(tǒng)建立：
2003年6月—2003年10月，系統(tǒng)建立,，包括：硬件配置及軟件的開(kāi)發(fā)。 ③,、系統(tǒng)試運(yùn)行：
2003年10月—2004年2月,。 ④、系統(tǒng)正式運(yùn)行：
2004年2月起,，系統(tǒng)正式運(yùn)行,，同學(xué)校簽訂合作框架協(xié)議，調(diào)集員工和學(xué)生共100多人,，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn),，參與系統(tǒng)的正式運(yùn)行，在運(yùn)行中不斷完善升級(jí),。
三,、對(duì)檔案數(shù)字化的思考
1、提高認(rèn)識(shí),，統(tǒng)籌規(guī)劃
首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義,，在當(dāng)今信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化,，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大,。在這個(gè)信息時(shí)代,，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái),。
其次,，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化,，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程,。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類(lèi)型,、載體形態(tài)與狀態(tài),、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況,。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃,，包括服務(wù)器、電腦,、掃描設(shè)備等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃,。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則,，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化,，早日滿(mǎn)足大多數(shù)利用者的需求。
最后,，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)的工程,，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過(guò)程中,，所有檔案原件都需從檔案庫(kù)房分批大量取出,，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象,。
2,、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化
①,、檔案數(shù)字化必須有所選擇,。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的,、也是不必要的,。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些頁(yè)不需要數(shù)字化,。
②,、做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置,。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果,。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮,，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間,、輸出打印質(zhì)量等,。
③、做好檔案數(shù)字化的全程控制,。在檔案數(shù)字化過(guò)程中,，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制,。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：A,、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整,、排序正確,，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B,、數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),。數(shù)字化工作是需要人來(lái)完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過(guò)關(guān),，直接導(dǎo)致返工,，間接導(dǎo)致成本的增加，時(shí)間段的延長(zhǎng),。C,、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查,。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率,，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真,，無(wú)錯(cuò)掃、漏掃,，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問(wèn)題的應(yīng)重新掃描,。
3、開(kāi)展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究,，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問(wèn)題,。
檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況,、新問(wèn)題,。比如,，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題；業(yè)務(wù)形態(tài)于現(xiàn)有技術(shù)手段相抵觸,；數(shù)字化檔案信息安全,、保密技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題,；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題,；數(shù)字化檔案信息的法律地位問(wèn)題。針對(duì)這些新情況,、新問(wèn)題,，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開(kāi)展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究,，及時(shí)解決工作中的一些業(yè)務(wù)問(wèn)題和相關(guān)技術(shù)性問(wèn)題,，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展,。 另外,，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作,，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng),。
第16屆國(guó)際檔案大會(huì)剛剛閉幕，此次會(huì)議的主題是：“檔案,、管理與發(fā)展：描述未來(lái)社會(huì)”,。我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理模式，不斷走出去看看,，開(kāi)拓眼界,，才能跟上時(shí)代發(fā)展的主旋律。
國(guó)土房管檔案館檔案影像管理系統(tǒng)
一,、需求分析
----國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng),，其核心是完成紙面檔案的影像化管理工作，將傳統(tǒng)的紙面文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)影像文檔的管理,，將傳統(tǒng)的對(duì)紙面文檔的數(shù)據(jù)索引方式轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸?duì)影像文檔進(jìn)行索引的方式,，從而為業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供足夠的、快速的信息保障,，進(jìn)而為提高工作效率打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),。
----系統(tǒng)要求：分別成立專(zhuān)職的掃描工作點(diǎn)、索引工作點(diǎn),、查詢(xún)工作點(diǎn),。掃描工作點(diǎn)主要進(jìn)行集中的掃描工作，開(kāi)展索引前紙面文件的預(yù)處理,；索引工作點(diǎn)主要完成索引數(shù)據(jù)的錄入,，數(shù)據(jù)入庫(kù),、生成相關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)表、建立影像文檔庫(kù)等工作,；查詢(xún)工作點(diǎn)可以是本單位內(nèi)局域網(wǎng)上的任意多個(gè)工作站,。
----以下對(duì)已掌握的需求要點(diǎn)分別進(jìn)行分析，以及提出解決建議：
1,、檔案科目分類(lèi)
需求：檔案業(yè)務(wù)單式種類(lèi)較多,、分類(lèi)查詢(xún)方式也較多樣 系統(tǒng)要求：軟件在分類(lèi)、錄入上應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便,、快捷,。
2、檔案規(guī)格,、尺寸
需求：雖然檔案的尺寸,、規(guī)格基本相同，但考慮到可能要涉及到的附件紙張規(guī)格有不同規(guī)格和紙張質(zhì)量（薄厚）,，這對(duì)掃描儀應(yīng)當(dāng)有著較高的要求,。 系統(tǒng)要求：采用能夠?qū)崿F(xiàn)多種規(guī)格尺寸的檔案、檔案可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)掃描的設(shè)備,，不必對(duì)規(guī)格,、尺寸做任何限制和要求。
3,、檔案處理手續(xù)
在處理電子文檔過(guò)程中,，所有的檔案都要按照類(lèi)別、順序號(hào)排列,，但是如有缺漏要立即發(fā)驗(yàn),，保證文檔的完整。原始檔案和影印件要準(zhǔn)確無(wú)誤的保存起來(lái),。
系統(tǒng)要求：系統(tǒng)工作流程定義時(shí),，避免流程的逆轉(zhuǎn)，要求圖像掃描和處理時(shí)要準(zhǔn)確無(wú)誤,，不能存在糾偏變形,、遺失檔案和要素等問(wèn)題。
4,、檔案,、檔案要素
需求：檔案的數(shù)量和格式不具有絕對(duì)固定性，不定期的會(huì)增加一些檔案,，檔案的格式也存在變更的可能性。
系統(tǒng)要求：軟件可根據(jù)檔案數(shù)量,、種類(lèi)和要素的變化,，可以自定義檔案和要素,。
5、檔案紙張
需求：檔案的紙張的質(zhì)量差別雖然不是很大,，但要保證原始檔案的完整性,；另外，有的手寫(xiě)體和印刷體字跡不很清晰,。
系統(tǒng)要求：不能撕壞紙張,；必須能夠?qū)ψ舟E進(jìn)行增強(qiáng)；掃描是能夠自動(dòng)識(shí)別紙張的薄厚,，對(duì)于一部分年久的紙面文檔,，應(yīng)采用平板掃描的方式進(jìn)行處理。
6,、檔案的信息處理：
系統(tǒng)要求：歷史檔案處理,，需要采用兩臺(tái)高端的掃描儀、2臺(tái)中端自動(dòng)進(jìn)紙掃描儀,，5臺(tái)平板掃描,，多臺(tái)數(shù)碼照相機(jī)，掃描時(shí)需人手做前期整理工作,，以及后期的檔案歸檔工作,。 完成所有的歷史檔案的處理需要準(zhǔn)備不低于1.3T的存貯空間。
7,、掃描方式
需求：檔案的掃描不進(jìn)行分散掃描,，分散掃描會(huì)造成各口工作人員的工作效率的極大下降，并且掃描后的文檔較為混亂,，不利于后續(xù)的索引工作,。
系統(tǒng)要求：在減少硬件投入的情況下，有利于提高工作效率,，減少掃描的工作環(huán)節(jié)和更有效地進(jìn)行質(zhì)量控制,，掃描之前應(yīng)對(duì)被掃描的檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理，以方便掃描,，掃描過(guò)后由QA進(jìn)行質(zhì)量檢查,。
8、正確索引
需求：要求寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)的索引數(shù)據(jù)要確保正確,。
系統(tǒng)要求：為了確保索引相關(guān)信息被正確入庫(kù),，可靈活采用一次錄入，二次較對(duì),，或操作人員兩次錄入的工作方式,，系統(tǒng)自動(dòng)校對(duì)。
9,、影像文檔及數(shù)據(jù)安全
需求：檔案管理部門(mén)所涉及的檔案,，對(duì)安全性及其保密性有很高的要求,。 系統(tǒng)要求：可對(duì)影像化的檔案資料進(jìn)行加密。
10,、影像文檔的查詢(xún)
需求：按一定的權(quán)限要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置,，完成查詢(xún)的需求。
系統(tǒng)要求：采用安裝客戶(hù)端的方式,，按一定的權(quán)限要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置,，完成查詢(xún)的需求。
11,、備份歸檔
需求：國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求提供可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份,。
系統(tǒng)要求：按現(xiàn)有的數(shù)據(jù)量以及計(jì)劃中的投資，可以采取大容量存儲(chǔ)設(shè)備磁盤(pán)陣列和磁帶機(jī)作近線備份的方式保存數(shù)據(jù),。
12,、查詢(xún)響應(yīng)速度
需求：系統(tǒng)查詢(xún)速度需要考慮多用戶(hù)、多數(shù)據(jù)時(shí)系統(tǒng)要能達(dá)到較佳的響應(yīng)速度,。
系統(tǒng)要求：影響系統(tǒng)查詢(xún)速度的因素主要有三個(gè)：網(wǎng)絡(luò)帶寬,、影像文件大小及并發(fā)用戶(hù)的數(shù)量。所以影像文件的調(diào)閱速度基本上由周邊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)決定,。
二,、解決方案
1、目標(biāo)
----國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著檔案的管理的任務(wù),，是一個(gè)專(zhuān)職處理檔案的職能部門(mén),，通過(guò)為國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立檔案影像管理系統(tǒng)，引入新一代的文件管理技術(shù),，為國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立原始檔案的影像檔案庫(kù),，以達(dá)到加強(qiáng)原始檔案的管理、提高管理效率,、降低管理成本,、實(shí)現(xiàn)資料的快速查詢(xún)及共享的目的。
2,、概述
----信息行業(yè)作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心產(chǎn)業(yè)之一,，近年來(lái)一直以驚人的速度在不斷發(fā)展，而以紙面文件作為媒介的各種信息資料也呈爆炸性增長(zhǎng),。如何有效管理這些信息資料,，不斷提高信息的使用效率，已經(jīng)成為一個(gè)重要課題,。
3,、現(xiàn)狀
----國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)的在日常業(yè)務(wù)中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案，檔案多以紙面文檔的方式產(chǎn)生,，以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式進(jìn)行處理,，紙面檔案每天都在大量地產(chǎn)生，再加上歷史遺留文檔,，數(shù)量是非常驚人的，其中所涉及的信息數(shù)量也非常龐大,。對(duì)于這些檔案及信息,，如何進(jìn)行分類(lèi)、保存和歸檔,，錄入,、高效的查詢(xún)，一直是一件非常棘手的事情,。在傳統(tǒng)模式下,，總是被以下幾個(gè)難題所困擾：
● 檢索、查詢(xún)和日常管理麻煩,，工作效率不高,； ● 紙面文檔不好保存，很容易被損壞或弄污,； ● 管理效率低下,，管理成本居高不下； ● 檔案調(diào)閱及信息利用效率較低,；
● 工作低效率,、高成本；
----從以上的介紹,，不難看僅僅用手工進(jìn)行紙面檔案的管理有很大局限性,，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，也越來(lái)越不合時(shí)宜了,。如何利用最新科技,，完成紙面檔案的電子化管理工作已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。
4,、影像技術(shù)簡(jiǎn)介
電子影像是指各類(lèi)文檔的電子照片,。
----影像技術(shù)是指將各種文檔制作成電子照片,，使這些文檔的采集,、分發(fā)、使用,、管理,、存儲(chǔ)完全電子化的相關(guān)技術(shù)，而傳統(tǒng)的電子化技術(shù)是把文檔上的信息制作成電子數(shù)據(jù)，把文檔的流轉(zhuǎn)和處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和處理,。
----影像系統(tǒng)是指對(duì)經(jīng)影像化處理的文檔完成數(shù)據(jù)錄入,、查詢(xún)、調(diào)閱,、批改,、存儲(chǔ)等功能的一整套解決方案，通過(guò)方案的實(shí)施能有效的解決傳統(tǒng)手工紙面文檔管理所無(wú)法解決的難題,，具體有以下幾方面：
● 原始文檔電子影像化備份,； ● 可靠安全的數(shù)據(jù)管理；
● 文檔“影像原件”的高效查詢(xún),；
● 在減少工作難度的同時(shí),，進(jìn)一步推進(jìn)管理工作的規(guī)范化。
----文檔影像化作為一種先進(jìn)的信息管理手段,，一經(jīng)采用,，必將大大提高紙面文檔及數(shù)據(jù)的管理效率，降低成本,，改進(jìn)服務(wù),，提高信息利用率。 影像技術(shù)應(yīng)用的可以分不同階段開(kāi)展 ● 初級(jí)階段：影像化存檔： 完成文檔影像化工作及影像文件查詢(xún) 不涉及工作流技術(shù)
不涉及業(yè)務(wù)過(guò)程
● 深化階段：影像化業(yè)務(wù)處理： 工作流技術(shù)與影像技術(shù)結(jié)合 融入業(yè)務(wù)處理過(guò)程 從后臺(tái)走向前臺(tái)
三,、詳細(xì)的技術(shù)方案設(shè)計(jì)
1,、工作流程設(shè)計(jì)
注：當(dāng)有以下情況發(fā)生時(shí)，工作流程按以下的規(guī)定進(jìn)行：
A． 掃描QA時(shí)發(fā)現(xiàn)漏掃,、誤掃,、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。 B． 索引時(shí)發(fā)現(xiàn)漏掃,、誤掃,、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。
C． 自動(dòng)校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤：取有誤的輸入數(shù)據(jù)對(duì)照文件重新修改,，計(jì)入日志,，生成相應(yīng)報(bào)表,。
接收檔案
對(duì)所接收的紙質(zhì)文件，根據(jù)一定的規(guī)則按類(lèi)別,、按份數(shù)完成文檔的第一次整理工作,。 確立批次
以加入標(biāo)識(shí)紙的方式，對(duì)每一份檔案進(jìn)行分隔,；以一定的份數(shù)為一批,，系統(tǒng)將自動(dòng)生成批次號(hào)（注：也可以采用條碼自動(dòng)識(shí)別的方式進(jìn)行分頁(yè)及生成流水號(hào),，但采用條碼方式需要加大軟、硬件的投入,。）
2,、掃描 中高速掃描
系統(tǒng)采用PANASONIC 高速掃描儀KV-SS905CCN 2臺(tái)、中速掃描儀KV-S7065CCN 2臺(tái),，以每個(gè)批次為單位,，放入掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙進(jìn)行掃描,。掃描時(shí)，自動(dòng)生成檔案的分類(lèi),、分頁(yè)。
3,、影像處理
掃描質(zhì)檢
檢查掃描的電子影像文件是否有漏掃,、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳等,以保證掃描輸出高質(zhì)量的電子影像文件,。
進(jìn)行掃描質(zhì)檢時(shí)可以采取掃描完后，在掃描工作站上進(jìn)行掃描的電子影像文件進(jìn)行質(zhì)檢,。 掃描補(bǔ)漏
對(duì)于有質(zhì)量問(wèn)題的影像文件建議全批重掃以減少操作復(fù)雜性,，個(gè)別情況下可以用平板掃描儀,、數(shù)碼照相機(jī)對(duì)那些漏掃,、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳的文件進(jìn)行追加掃描。
4,、原始檔案裝訂入庫(kù)
在對(duì)掃描后的電子影像文件檢查無(wú)誤,，將原始檔案采用常用的檔案管理方式裝訂及入庫(kù)。
5,、索引
在索引時(shí)可采用一人兩次錄入,，系統(tǒng)自動(dòng)較對(duì),，對(duì)系統(tǒng)較對(duì)不一致的數(shù)據(jù)，進(jìn)行校驗(yàn)及錄入,。
6,、數(shù)據(jù)歸檔 接收數(shù)據(jù)及相應(yīng)的報(bào)表，數(shù)據(jù)分別供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)使用及影像文檔庫(kù)使用,。
7,、歸檔備份
本系統(tǒng)采用一臺(tái)服務(wù)器、一個(gè)專(zhuān)用磁盤(pán)陣列對(duì)索引文件,、影像文件進(jìn)行備份,；在進(jìn)行索引文件備份可以采用定時(shí)備份或定容量備份，還可以采用不定時(shí)備份,，這樣影像文件服務(wù)器遭到災(zāi)難性破壞,，可以直接將所備份的索引文件恢復(fù)。
8,、檢索,、查詢(xún)、管理影像文件
在對(duì)影像文件進(jìn)行查詢(xún)時(shí),，基于本系統(tǒng)的在局域網(wǎng)里的查詢(xún),，采用安裝工作站軟件的方式，生成查詢(xún)?nèi)罩尽?5系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及配置
四,、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：
系統(tǒng)功能
我們?cè)O(shè)計(jì)的解決方案,，由以下幾個(gè)子系統(tǒng)功能組成： 高速掃描
由高速掃描軟件提供高速掃描圖像資料的功能，把客戶(hù)的原始資料轉(zhuǎn)換為電子影像資料,。由高速掃描員使用,。把保存的數(shù)據(jù)送到質(zhì)量檢驗(yàn)工序。 質(zhì)量檢驗(yàn)及數(shù)據(jù)錄入
影像質(zhì)量檢驗(yàn)與部分索引錄入是把影像質(zhì)量有問(wèn)題和數(shù)據(jù)不正確的影像資料找出來(lái),，由質(zhì)檢員使用,。索引的資料將會(huì)分別放在影像庫(kù)中及數(shù)據(jù)庫(kù)之中。 系統(tǒng)管理
本系統(tǒng)提供的維護(hù)和生產(chǎn)情況查詢(xún)功能,，由系統(tǒng)管理員使用,。
安全管理
本系統(tǒng)分系統(tǒng)管理員、高速掃描員,、質(zhì)檢員和查詢(xún)客戶(hù),。其中系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的管理，擁有系統(tǒng)的所有權(quán)限,。高速掃描員,、質(zhì)檢員有相對(duì)應(yīng)的工序使用權(quán)。而查詢(xún)客戶(hù)只擁有影像資料的查詢(xún)權(quán),。
生產(chǎn)日志查詢(xún)
可統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)?cè)诟鞴ば蜷g的未處理資料情況,； 可統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)資料保存到影像數(shù)據(jù)庫(kù)的情況,。 出錯(cuò)處理
如果在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)索引信息有誤，系統(tǒng)管理員可以刪除錯(cuò)誤紀(jì)錄,，調(diào)出相應(yīng)存放地中的資料重新掃描并建立索引,。
影像查詢(xún)
本系統(tǒng)提供資料影像查詢(xún)功能，使業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)EZDOC影像管理系統(tǒng)隨時(shí)查找需要的影像數(shù)據(jù),，查詢(xún)相應(yīng)的影像文件,；影像文件在查看時(shí)可以有放大、縮小,、旋轉(zhuǎn),、打印的功能；記錄查詢(xún)?nèi)罩尽?校驗(yàn)功能
系統(tǒng)可以與其它系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)接,，可以自動(dòng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供之?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比,。 數(shù)據(jù)備份
數(shù)據(jù)備份分為兩個(gè)部分：影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫(kù)備份、影像文件備份,。 對(duì)于影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫(kù)的備份,，電子檔案管理系統(tǒng)不再另外提供備份功能，而是直接使用數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的備份,、恢復(fù)功能，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性,、有效性,、可恢復(fù)性。
有關(guān)影像文件的備份：電子檔案影像索引之后,，首先存儲(chǔ)于影像文件服務(wù)器,，然后，系統(tǒng)自動(dòng)完成備分機(jī)的備份任務(wù),。 5.3.2系統(tǒng)特點(diǎn)
無(wú)業(yè)務(wù)流程的逆轉(zhuǎn)
國(guó)土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求：“準(zhǔn)確”,、“迅速”、“安全”,、“方便”,。自然，在業(yè)務(wù)流程中盡可能避免業(yè)務(wù)流程逆轉(zhuǎn),，也就是說(shuō)：在影像掃描的過(guò)程中盡可能避免檔案重新掃描,、檔案漏掃等問(wèn)題。流程的逆轉(zhuǎn)會(huì)增加數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能,，流程逆轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)越多錯(cuò)誤可能性越大,。 用戶(hù)可以自定義檔案分類(lèi)
檔案種類(lèi)繁雜，而且檔案種類(lèi),、檔案要素并不固定,，而且可能發(fā)生變化,，如果系統(tǒng)將檔案類(lèi)別做成固定方式，則無(wú)法適合業(yè)務(wù)的發(fā)展,。于是,，我們?cè)谙到y(tǒng)中為用戶(hù)提供了一個(gè)開(kāi)放式接口，可以讓客戶(hù)按照自己的方式增加,、修改一些檔案分類(lèi)和檔案要素,。——不用編程，全部通過(guò)鼠標(biāo)即可完成,。
用戶(hù)可選擇當(dāng)前掃描,、輸入的文檔類(lèi)型
雖然，每天處理的檔案的種類(lèi)和數(shù)量較大,，但并不是每種檔案都有——通常數(shù)量大的主要分布在大業(yè)務(wù)上,，有些檔案通常幾天出現(xiàn)一次。如果每天都要建立所有的分類(lèi),，這將消耗不必要的存儲(chǔ)空間,。因此，我們提供了對(duì)當(dāng)前要掃描檔案類(lèi)別的選擇功能,，客戶(hù)可以根據(jù)當(dāng)前業(yè)務(wù)情況進(jìn)行選擇,。
用戶(hù)可以自己確定檔案的要素
據(jù)上所述，我們的檔案類(lèi)別差異很大,，而且不定期在發(fā)生著變化，那么,，檔案的數(shù)據(jù)要素也在發(fā)生著變化，為了讓客戶(hù)更好的適應(yīng)這種變化,，我們提供一個(gè)開(kāi)放式檔案要素設(shè)定,。可以根據(jù)具體的檔案設(shè)置,、更改某些要素。 多種安全保護(hù)模式
軟件登錄是采用密碼方式,。
數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及影像文件也做了加密工作，防止他人修改影像數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù),。
質(zhì)量控制
在掃描過(guò)程中若出現(xiàn)漏掃,、誤掃或影像質(zhì)量不好的問(wèn)題,，通過(guò)有效的工作日志的管理,，解決以上問(wèn)題。
檔案數(shù)字化方案研究
課題組
《檔案數(shù)字化方案研究》項(xiàng)目對(duì)檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則,、技術(shù)路線與支持,、流程重組與再造、操作方法與步驟進(jìn)行了全面的研究,，達(dá)到了檔案數(shù)字化全過(guò)程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實(shí)踐案例,。國(guó)家檔案局組織的專(zhuān)家鑒定委員會(huì)結(jié)論是:“該項(xiàng)目基于長(zhǎng)春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向,、漸進(jìn)性的檔案數(shù)字化實(shí)踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想,、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略,，符合國(guó)情,，符合現(xiàn)代管理理念，對(duì)全國(guó)各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價(jià)值,；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)的有機(jī)銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線,，規(guī)劃設(shè)計(jì)了檔案鑒定與數(shù)字化同步,、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步的流程,，并成功地付諸實(shí)踐,，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率,、高效益。同時(shí),，運(yùn)用CA認(rèn)證,、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù),，為網(wǎng)上檔案信息資源安全,、準(zhǔn)確利用提供了技術(shù)保證,，也為檔案管理部門(mén)提供了很好的實(shí)踐模式”。該項(xiàng)目獲國(guó)家檔案局2006年優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)的同時(shí)，長(zhǎng)春市檔案館被國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室和國(guó)家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點(diǎn)單位。 一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想
以?xún)?yōu)化理論為指導(dǎo),，以用戶(hù)需求為導(dǎo)向,，以利用檔案為目的,，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能,，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護(hù)檔案原件的要求,，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)可靠,，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
二,、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則
實(shí)用性原則：針對(duì)館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點(diǎn)，急用,、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。 開(kāi)放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時(shí)空的條件,，國(guó)家民主政治建設(shè)和政府信息公開(kāi)催促檔案解密和開(kāi)放,，開(kāi)放檔案及時(shí)數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)其社會(huì)共享的前提。 價(jià)值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護(hù)雙重意義,，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀需要。 搶救性原則：計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)給檔案搶救開(kāi)辟了了新的途徑,，檔案數(shù)字化是保護(hù)瀕危檔案原件最經(jīng)濟(jì)和便捷的方法。
時(shí)效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn),，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好,、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。
三,、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略
需求導(dǎo)向策略：社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”,。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì),，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析,，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機(jī)制,，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計(jì)劃,，達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時(shí)見(jiàn)效的目的。
本級(jí)為主策略：地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn),。進(jìn)入信息時(shí)代,，館際間重復(fù)的上級(jí)檔案文件,，與其分頭進(jìn)行數(shù)字化及開(kāi)放鑒定，不如發(fā)揮中國(guó)特色檔案管理體制的優(yōu)勢(shì),，由上級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織,，向館際共建、共享數(shù)字化,、開(kāi)放鑒定成果的方向發(fā)展,，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng)。
分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位,，而且隨著時(shí)間的推移,，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建,、共贏,、共享的數(shù)字化策略非常有意義。 剔除無(wú)用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進(jìn)館往往由立卷人員決定,，加之保管期限表比較籠統(tǒng),，館藏不該歸檔、不該進(jìn)館,、重復(fù)檔案頗多,。特別是建國(guó)超過(guò)50年以后，市以下檔案館長(zhǎng)期保管的檔案逐年超過(guò)保管期的上限,。因此,，開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定，剔除無(wú)用,，以免再造數(shù)字化垃圾,，避免資源浪費(fèi)應(yīng)是長(zhǎng)久的策略。
四,、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇 檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講,，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開(kāi)放鑒定問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講,，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法,。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào),、數(shù)量很大共享很少的問(wèn)題,。
多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步：一是首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。滿(mǎn)足一次檢索需要,，建好文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒(méi)實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢,，查檔不快,、不準(zhǔn)、不全的問(wèn)題不可避免,。所以,，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率,、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路,。二是適時(shí)建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著社會(huì)發(fā)展,，對(duì)某一專(zhuān)題檔案集中需求時(shí)有發(fā)生,，突擊建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，滿(mǎn)足社會(huì)需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī),。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù),。滿(mǎn)足檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù),。按照國(guó)家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求,，遵循“二八”定律（即以20%的努力達(dá)到80%的效果），同步開(kāi)展檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),。 檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用,。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步,，開(kāi)放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。 五．重組和再造的優(yōu)化流程 為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì),，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì),，就是對(duì)檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程,，還要改變行政管理分工,，進(jìn)行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)對(duì)整體產(chǎn)生影響,，輕者降低效率,，重者決定成敗。長(zhǎng)春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié),，再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn),，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。 六．檔案數(shù)字化示范案例----長(zhǎng)春模式
從2004年開(kāi)始,，長(zhǎng)春市檔案館以科研課題為先導(dǎo),，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu),、資源配置,、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線,，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式,，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。
(一)實(shí)施三個(gè)工程,，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)
長(zhǎng)春市檔案館把信息化帶動(dòng)作為首位戰(zhàn)略,，視為一把手工程、班子工程,、全員工程突出抓,，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工,，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,，建立了行政領(lǐng)導(dǎo),、指導(dǎo)專(zhuān)家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）,、專(zhuān)業(yè)人員、外聘技工20人的長(zhǎng)期流程團(tuán)隊(duì),，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配,。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo),，館技術(shù)部門(mén)提供支持，管理部門(mén)提供檔案,，專(zhuān)家提供指導(dǎo),，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架,。
（二）集中四個(gè)環(huán)節(jié),，堅(jiān)持流水作業(yè)
文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提,，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑,，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中,，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇,。長(zhǎng)春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名,、檔案鑒定崗位安排5人,、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人,，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè),。
（三）數(shù)字化成本降低,，數(shù)字化速度加快
由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬(wàn)件檔案走下流水線,。
低成本主要體現(xiàn)在：20萬(wàn)件檔案緩銷(xiāo)剔出占24.7%,，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案,，全文數(shù)字化占25.6%,，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上,。同時(shí),，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫(kù)50個(gè)，文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)120萬(wàn)條（包括20萬(wàn)件全文）,；專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)120萬(wàn)條,；照片數(shù)據(jù)庫(kù)2000張；資料數(shù)據(jù)庫(kù)5000條,，案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)23萬(wàn)條,；現(xiàn)行文件和政府公開(kāi)信息1萬(wàn)余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬(wàn)余條,，20萬(wàn)件全文,；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬(wàn)條,8萬(wàn)件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),，全部人工費(fèi)只有58.4萬(wàn)元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資）,，經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少,。
高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定,、開(kāi)放鑒定、數(shù)字化篩選,、原件掃描,、實(shí)體整理同步完成,，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍,，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備,，相當(dāng)于將20萬(wàn)件（200萬(wàn)頁(yè)）檔案全部掃描的效果,。
（四）利用方式變革，社會(huì)效益顯著
為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),，長(zhǎng)春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用,。
1、直接提供利用：對(duì)數(shù)字化檔案全文,，在局域網(wǎng)內(nèi),，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶(hù)提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載,、打印服務(wù),。并通過(guò)CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù),，對(duì)特定的用戶(hù)直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件,，已有案例。
2．間接提供利用：對(duì)目錄數(shù)字化檔案,，在局域網(wǎng)內(nèi),，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫(kù)管人員，檔案庫(kù)管人員調(diào)出原件全文掃描后,，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印件,，由接待人員提供給用戶(hù)。
目前,，長(zhǎng)春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索,，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印,。
高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%,，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬(wàn)人提供了檔案證明,，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者,。檔案數(shù)字化成果得到社會(huì)公眾，上級(jí)檔案和信息化部門(mén),，當(dāng)?shù)攸h委,、政府，國(guó)內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù),，數(shù)以百計(jì)的留言,、錦旗、感謝信,、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū),、媒體報(bào)道就是最好的證明,。
檔案數(shù)字化解決方案
檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工,，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程,。 公司裝備多種掃描設(shè)備：高速掃描儀,、零邊距掃描儀,、寬幅掃描儀、書(shū)刊掃描儀,，可處理各類(lèi)紙質(zhì)文檔,。可根據(jù)不同文檔的材質(zhì),、幅面大小及內(nèi)容,，提供不同的電子化掃描及索引（著錄）解決方案，并可根據(jù)客戶(hù)需求量身制定掃描加工方案,。
經(jīng)驗(yàn)豐富的實(shí)施生產(chǎn)隊(duì)伍
自2002年開(kāi)展數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)以來(lái),，掌握了較全面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。
成熟的管理機(jī)制,、有效的管理控制手段,。
嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量控制手段，可實(shí)現(xiàn)掃描加工過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和自動(dòng)化的量化記錄,，可確保掃描加工的影像,、索引的正確性,。
嚴(yán)格的客戶(hù)財(cái)產(chǎn)保全制度及控制手段?？纱_保客戶(hù)文檔資料,、數(shù)據(jù)在掃描加工服務(wù)中的安全性,、保密性,。
先進(jìn)、靈活的掃描加工生產(chǎn)系統(tǒng)
公司自主研發(fā)的掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng),，基于工作流的任務(wù)機(jī)制,，實(shí)現(xiàn)流水線式的生產(chǎn)模式，可根據(jù)客戶(hù)的需求靈活的配置,、調(diào)整,，以適應(yīng)不同客戶(hù)、不同類(lèi)型文檔的加工任務(wù),。 包括：文件,、檔案、文獻(xiàn),、資料,、報(bào)紙、書(shū)刊,、雜志,、合釘本、匯編 掃描模式：黑白二值,、灰度、彩色 掃描分辨率：150DPI～2400 DPI 保存格式：TIFF,、JPG,、CEB、PDF等,。
掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)針對(duì)文件,、檔案管理工作的特點(diǎn)，通過(guò)集合圖像處理、OCR等多項(xiàng)自動(dòng)化智能技術(shù),，實(shí)現(xiàn)處理掃描圖像自動(dòng)糾偏、除黑邊,、去污等處理,，實(shí)現(xiàn)掃描文件自動(dòng)命名與裝訂,，生成多頁(yè)TIF文件,，通過(guò)OCR識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)半自動(dòng)獲取,，在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時(shí)，可以完成電子文件元數(shù)據(jù)的獲取工作,，并在保證掃描圖像文件質(zhì)量前提下，以最低的容量存儲(chǔ)文件,。 主要功能介紹
①自動(dòng)掃描與目錄圖象屬性加工設(shè)置,；
②自動(dòng)傾斜校正/去黑邊/去白頁(yè)/加粗/A3切割為A4； ③前置處理設(shè)置：去斑,、亮度/對(duì)比度,、顏色通道設(shè)置； ④自動(dòng)文件命名,；
⑤自動(dòng)裝訂（將多個(gè)單頁(yè)TIF文件合并為1個(gè)多頁(yè)TIF文件）,支持固定頁(yè)分割,、白頁(yè)分割、標(biāo)志按鈕分割,；
⑥自動(dòng)JPG輸出質(zhì)量設(shè)置,；
⑦自動(dòng)掃描頁(yè)計(jì)數(shù)（見(jiàn)主界面掃描計(jì)數(shù)器），目錄中文件與頁(yè)數(shù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì),。
根據(jù)各檔案館（室）在處理歷史檔案問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn),，結(jié)合我公司圖像處理技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，特提出了檔案數(shù)字化制作流程及相應(yīng)的技術(shù)參考,。
1,、檔案分類(lèi)整理
檔案分類(lèi)整理是指將案卷按掃描要求進(jìn)行分解整理，包括原件的拆卷,、起釘,、粘貼頁(yè)撕開(kāi)。并按掃描后的電子文件組織形成進(jìn)行分類(lèi)，以便掃描時(shí)的批次處理,。
2,、檔案交接
分類(lèi)整理后的檔案按時(shí)間先后或其他分類(lèi)項(xiàng)順序提出，并按實(shí)際卷（頁(yè)）數(shù)填寫(xiě)詳細(xì)的檔案交接清單,，并由雙方管理人員簽字,。
3、標(biāo)引著錄
標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理,，打印制作檔案目錄及檔案封面,，對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但著錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁(yè)面上,，一些文本域要在多個(gè)文件中選擇,，所以錄入時(shí)需要相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的《文字錄入工作說(shuō)明書(shū)》,，確保文本域錄入的準(zhǔn)確率,。
4、檔案的掃描
原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描,。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件,，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定義,，如傾斜校正,、去污等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí),，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整,，如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理,、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況,，調(diào)整圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度,，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下,，使原件完好無(wú)損。圖像的分辨率正常情況下為150dpi ,，如遇字間距和行間距過(guò)密,、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況，可適當(dāng)增加掃描的分辨率,，但要保證圖像清晰的同時(shí),，又不影響遠(yuǎn)程查詢(xún)和瀏覽的速度。
5,、圖像處理
檔案數(shù)字化制作模塊中的圖像處理采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式,，確保圖像質(zhì)量的完美,。通過(guò)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確,，在校對(duì)時(shí),，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。
1）污漬,、黑白,、偏斜處理 2）全文字面的掃描密度 3）粘帖頁(yè)與表格 4）插頁(yè)
5）照片頁(yè)的處理
6）存儲(chǔ)格式與面頁(yè)空間 分辨率：100－300dpi 圖像格式：TIF、JPG,、PDF,、CEB 儲(chǔ)存空間：A4，黑白二值,，40-50KB/頁(yè)
6,、質(zhì)量檢驗(yàn)
對(duì)掃描處理完成后的圖像頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)檔案拆分,、掃描,、修正、去污,、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn),。對(duì)文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引,、文件的頁(yè)號(hào)及頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)掃描前圖像頁(yè)的標(biāo)引與掃描后的圖像頁(yè)的編號(hào)與頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比,，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理,。
7、掛接
文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品,，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接,。掛接到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收,。
8,、案卷整理
檔案整理工作嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本單位實(shí)際情況進(jìn)行有序的整理，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)案卷合并與整理,。
9,、入庫(kù)交接
裝訂還原后的檔案按時(shí)間先后或其他分類(lèi)項(xiàng)順序入庫(kù)，并按實(shí)際卷（頁(yè)）數(shù)填寫(xiě)詳細(xì)的檔案交接清單,，并由雙方管理人員簽字,。
檔案資料是歷史的見(jiàn)證、社會(huì)的財(cái)富,，無(wú)論在國(guó)內(nèi)還是國(guó)外都對(duì)其價(jià)值與重要性給予了高度的重視,。但是,，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間,，管理成本高,，保管時(shí)易損壞，如紙張易黃,、易粘,、易脆，而且查閱,、利用非常不便,；雖然目前有部分單位使用計(jì)算機(jī)管理，但其多數(shù)是基于目錄級(jí)的管理,，文檔資料本身仍以紙張形式存在,，其管理、查詢(xún)與利用仍需要在庫(kù)房中進(jìn)行,，因此并沒(méi)有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的成本高,、效率低、原件容易損毀等問(wèn)題,。
如何安全,、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿(mǎn)足快速查詢(xún)的需求？建立一套完整的,、自動(dòng)化的,、擴(kuò)展性強(qiáng)的文檔信息管理系統(tǒng)已勢(shì)在必行。
一,、目前現(xiàn)狀
1.傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中分類(lèi)信息復(fù)雜,，需靠手工查詢(xún)紙張?jiān)憫?yīng)速度慢,。
2.由于檔案量巨大,，當(dāng)需要查詢(xún)檔案時(shí)，需花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)甚至一天的時(shí)間在檔案室查找,。耗時(shí),、耗力。
3.由于檔案需長(zhǎng)期保存,，為提高存儲(chǔ)環(huán)境,，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,，每年大量投
入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免,，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂(yōu)。
4.由于檔案需反復(fù)查閱,，不可避免的存在原件受損或遺失,，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾,。
5.在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的,，且大量電子化文
檔如何管理,、查閱、應(yīng)用有待全面解決,。
二,、解決方案
高速文檔掃描儀：富士通掃描儀 E-DOCscan 文檔自動(dòng)掃描軟件
MaxAttach NAS 4000存儲(chǔ)器
服務(wù)器：自選
數(shù)據(jù)庫(kù)：SQL或Oracle 大型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件
軟件：數(shù)字化檔案管理軟件
操作系統(tǒng)： 服務(wù)器端 Windows2000Server＋I(xiàn)IS5.0 以上
客戶(hù)端 Windows9X＋I(xiàn)E5.0 以上
其它設(shè)備：打印機(jī)、條碼打印機(jī)等
檔案數(shù)字化方案制定與實(shí)施
長(zhǎng)春市檔案局 梁 偉 李學(xué)廣
館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問(wèn)題,，許多地方檔案館進(jìn)行了實(shí)踐,，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)全國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動(dòng)作用,。但是,，總結(jié)以前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤，往往不是信息技術(shù)支持不夠,，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化,，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開(kāi)放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系,，對(duì)先剔除無(wú)用檔案后開(kāi)展數(shù)字化的思路不明確，沒(méi)很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來(lái)了,。進(jìn)而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對(duì)應(yīng),、找不著或不好用等問(wèn)題不少，檔案數(shù)字化的量雖多,，但能上網(wǎng)利用或者說(shuō)能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒(méi)有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上,，這一點(diǎn)已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視,，許多實(shí)踐工作者已開(kāi)始進(jìn)行有益的探索。
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代公眾迫切需要遠(yuǎn)程,、公開(kāi),、快捷的檔案信息，面對(duì)館藏浩瀚如海的案卷,，面對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化需要解決的一系列問(wèn)題,，長(zhǎng)春市檔案館與中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔(dān)了國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項(xiàng)目經(jīng)過(guò)課題研究人員的共同努力,，已取得初步研究成果,。通過(guò)課題研究，對(duì)檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點(diǎn)和看法,，大家交流和討論,。
一,、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的,，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能,，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏檔案原件完好,，保證數(shù)字化檔案真實(shí)準(zhǔn)確,，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則,、常用檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則,、開(kāi)放檔案數(shù)字化的開(kāi)放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則,，解密檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則,，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則,。
二,、明確檔案數(shù)字化策略
（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略
1．需求導(dǎo)向策略
社會(huì)需求對(duì)檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問(wèn)題。我們用統(tǒng)計(jì)數(shù)字加以分析,。
（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃,，1986年全國(guó)省（區(qū),、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%,。隨著編史修志階段性高潮過(guò)去，2003年全國(guó)?。▍^(qū),、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個(gè)百分點(diǎn),。(此數(shù)據(jù)來(lái)自國(guó)家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年) （2）隨著社會(huì)保障制度的建立和國(guó)有企業(yè)改革的深入,，長(zhǎng)春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%,。(此數(shù)據(jù)來(lái)自長(zhǎng)春市檔案館利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)) 由此看出,，國(guó)家、地方新政策的出臺(tái)和工作部署對(duì)檔案利用的影響程度,。從宏觀上講,，檔案利用已實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點(diǎn)由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)領(lǐng)域,，服務(wù)對(duì)象由機(jī)關(guān)干部擴(kuò)展到公眾百姓,，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動(dòng)態(tài)觀念研究當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)社會(huì)對(duì)檔案的需求,，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實(shí)踐應(yīng)該是檔案部門(mén)的必然選擇,。
2.急用先上策略
地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多,。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實(shí)中利用，有相當(dāng)大一部分多年不用,。2004年全國(guó)?。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%,。雖然檔案館眾多全宗中當(dāng)?shù)攸h委,、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策,、時(shí)間的變化而變化,，影響更大。所以,，各級(jí)地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計(jì)情況和發(fā)展趨勢(shì)確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇,，利用優(yōu)化理論進(jìn)行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù),，能夠達(dá)到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實(shí)現(xiàn)即時(shí)投入使用的預(yù)期,。(此數(shù)據(jù)來(lái)自國(guó)家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)) (二)本級(jí)為主,分步實(shí)施策略
（1）本級(jí)為主策略
根據(jù)檔案館職能分工和檔案來(lái)源原則,各級(jí)地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級(jí)機(jī)關(guān)形成的，一般都占50%以上,，這部分檔案自然是當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化的重點(diǎn),。同時(shí)，地方檔案館都保管著大量的上級(jí)檔案文件,，館際之間上級(jí)檔案文件重復(fù)是必要的,，這些紙質(zhì)文件來(lái)源一般都是上級(jí)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的。進(jìn)入信息時(shí)代,，地方檔案館都面臨著保管的上級(jí)檔案文件全文數(shù)字化問(wèn)題,，特別是上級(jí)檔案文件的開(kāi)放鑒定審查問(wèn)題，與其各地分頭審查上級(jí)檔案文件開(kāi)放和進(jìn)行數(shù)字化,，不如國(guó)家檔案局著手進(jìn)行檔案全文數(shù)字化和開(kāi)放鑒定分工,、協(xié)作，向館際共建,、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅(jiān)持本級(jí)為主的原則,，根據(jù)需要和可能適時(shí),、適量地進(jìn)行利用頻繁政策性上級(jí)檔案文件的全文數(shù)字化，以滿(mǎn)足當(dāng)前工作的急需,，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng),。
（2）分步實(shí)施策略
館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進(jìn)館范圍檔案陸續(xù)進(jìn)館,，進(jìn)館范圍檔案實(shí)施檔案數(shù)字化館室共建,、共贏,、共享的策略非常重要。在具體實(shí)施過(guò)程中,，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作,，是第一位需要建全的，但并一定是文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建成后再建其它數(shù)據(jù)庫(kù),。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要而適時(shí)建立,。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是滿(mǎn)足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)。
(三)剔除無(wú)用,，避免浪費(fèi)策略
1.剔除無(wú)用策略
地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來(lái)自于機(jī)關(guān)各個(gè)立檔單位,，其檔案文件進(jìn)館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國(guó)家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng),，所以,，不該歸檔的、不該進(jìn)館的,、文件重復(fù)的檔案進(jìn)館頗多,。特別是建國(guó)超過(guò)50年以后，半數(shù)左右長(zhǎng)期保管的檔案逐年超過(guò)保管期的最上限,，這些檔案實(shí)際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價(jià)值,，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源。
2.避免浪費(fèi)策略
面對(duì)數(shù)字化方法的選擇,，剔除無(wú)用,，避免浪費(fèi)應(yīng)該是一種長(zhǎng)久策略，把大量失去保存價(jià)值的檔案先剔除,，避免把無(wú)用檔案數(shù)字化,，再造數(shù)字化垃圾。
三,、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線
檔案數(shù)字化建設(shè)周期長(zhǎng),，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中,，各個(gè)檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同,。從本館實(shí)際出發(fā),，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要,。
（一）計(jì)算機(jī)新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合
信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來(lái)深刻的影響,，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念,，無(wú)論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí),通過(guò)軟件升級(jí)固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新,，使檔案數(shù)字化的效果更好,。同時(shí),，設(shè)計(jì)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),，使檔案數(shù)字化的過(guò)程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的利用快捷。
（二）檔案鑒定與數(shù)字化同步
鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用,。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進(jìn)行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢(shì),。這種檔案鑒定是以剔除無(wú)用檔案為前提，以鑒定檔案開(kāi)放為主,，按需求篩選全文數(shù)字化檔案,，為適時(shí)提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過(guò)程,。
(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
數(shù)字化檔案分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種,。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,，在確定檔案開(kāi)放與不開(kāi)放的同時(shí)，開(kāi)放檔案即上互聯(lián)網(wǎng),。開(kāi)放與不開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時(shí)使用。
案字及理程組可
檔數(shù)化管流重不能
一次到位，它一個(gè)管理思想不斷地變化的過(guò)程,，適時(shí)把新技術(shù)和新理念納入進(jìn)去是非常重要的,。
四、細(xì)化檔案數(shù)字化操作方法
實(shí)踐證明,，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,，檔案數(shù)字化和利用服務(wù)工程以建立流水作業(yè)線，提高工作效率和效益為最佳方式,。
(一)優(yōu)化配置各種資源
檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大,，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。地方檔案館在具備一定檔案數(shù)字化條件的基礎(chǔ)上,，要按照成本效益最大化理論，根據(jù)不同的情況,，進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)人員和數(shù)字化技工人員,、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，優(yōu)化檔案數(shù)字化各種資源配置,，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的投入產(chǎn)出比,，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)
是出大的新模式。
1．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程流水線資源配置案例
（二）首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足一般檢索和管理的需要,，建好檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),。目前，絕大多數(shù)綜合檔案館,，由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢,，查找檔案不快、不準(zhǔn),、不全的問(wèn)題普遍存在,。另外，檔案的統(tǒng)計(jì)單位主要是卷和延長(zhǎng)米,，而檔案的最小單位是文件的件數(shù),，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問(wèn)題。所以,，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,，在提高檔案的查全率,、查準(zhǔn)率的同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的,。
1．高度重視文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入的前期處理,。檔案館的案卷來(lái)自各個(gè)立檔單位，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)下形成的,。但是,，由于文檔人員變動(dòng)頻繁、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長(zhǎng),，案卷質(zhì)量難以適應(yīng)計(jì)算機(jī)精確管理的需要,，加之個(gè)別文件形成時(shí)的先天不足，給文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)帶來(lái)許多麻煩,。實(shí)踐證明,，進(jìn)行文件級(jí)目錄錄入的前期處理，拋開(kāi)原有的文件目錄,，按卷內(nèi)實(shí)有文件一一錄入,，把題名不反映主題、目錄與實(shí)體不符等一系列問(wèn)題一并處理是非常必要的,。
2．科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),。文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)包含三方面功能為最佳。一是符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際情況,，文件題名,、責(zé)任者等滿(mǎn)足文件檢索需要的字段。二是存毀,、開(kāi)放,、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段。三是數(shù)據(jù)錄入,、校對(duì),、鑒定、審查等標(biāo)明責(zé)任的字段,。
3．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫(kù)的生命,。建立在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，以上網(wǎng)公開(kāi)利用為根本目的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù),，與紙質(zhì)文件目錄有本質(zhì)的區(qū)別,。紙質(zhì)文件目錄有問(wèn)題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人知道，利用者并不清楚,。但是,，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，特別是向社會(huì)公開(kāi)的部分，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量要求是相當(dāng)高的,，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是當(dāng)前制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)利用的瓶頸之一,。
（三）適時(shí)建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足特殊檢索需要，適時(shí)建立檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),。館藏檔案僅靠文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是不可能解決全部檢索問(wèn)題的,。隨著客觀需要的變化，對(duì)某一專(zhuān)題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的,，突擊建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),，滿(mǎn)足社會(huì)需求，是檔案館與時(shí)俱進(jìn)的突破口,，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī),。主要把握三個(gè)方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的總體布局。二是按需求分期建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù),。三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),。
（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)
滿(mǎn)足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù),。按照國(guó)家檔案局提出的重點(diǎn)的,、利用頻繁的檔案首先實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，按照“二八”定律,，即以20%的努力達(dá)到80%的效果,，通過(guò)多年檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗,、年代,。在網(wǎng)絡(luò)中、在文件級(jí)目錄的基礎(chǔ)上同步進(jìn)行檔案存毀,、開(kāi)放、數(shù)字化鑒定與篩選,，進(jìn)而形成與文件級(jí)目錄一一對(duì)應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫(kù),，并確保數(shù)字化檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確,。
（五）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理
為了檔案數(shù)字化與利用同步和數(shù)據(jù)安全管理的需要,，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分在建數(shù)據(jù)庫(kù)和成果數(shù)據(jù)庫(kù)兩大類(lèi)。
1．在建數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)立,。在建數(shù)據(jù)庫(kù)是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動(dòng)態(tài)庫(kù),，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如,，設(shè)立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入庫(kù),，它是每個(gè)錄入人員都分配給操作權(quán)限的動(dòng)態(tài)庫(kù)，屬于在建數(shù)據(jù)庫(kù)。而完成的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)則是成果庫(kù),。但是,，在鑒定及全文數(shù)字化加工過(guò)程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫(kù)。
2．成果數(shù)據(jù)庫(kù)的使用,。成果數(shù)據(jù)庫(kù)只分配使用權(quán)限,，只有特殊需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限。
3．?dāng)?shù)據(jù)的管理與監(jiān)督
建立技術(shù)負(fù)責(zé)人,、超級(jí)管理員,、數(shù)據(jù)管理員連鎖責(zé)任制，實(shí)行審批者沒(méi)有數(shù)據(jù)操作權(quán),，超級(jí)管理員只允許分配權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán),，數(shù)據(jù)管理員只有需要時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，用后即刻收回,。給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán),，每天24小時(shí)可以時(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機(jī)制,。
（六）數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程
數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng),、政務(wù)網(wǎng),、互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，通過(guò)建立數(shù)據(jù)安全管理制度,、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行制度和具有法律責(zé)任的網(wǎng)管,、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員,、提供利用人員連鎖責(zé)任制,，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確,。通過(guò)防火墻、CA認(rèn)證,、數(shù)字水印,、電子簽章,、權(quán)限控制等計(jì)算機(jī)新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的法律效力,，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程為利用者提供快捷,、準(zhǔn)確數(shù)字化檔案的目標(biāo)。
1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用
在局域網(wǎng)內(nèi),，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫(kù)所有接待人員都有檢索權(quán)限，對(duì)只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達(dá)到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果,，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用,、計(jì)算機(jī)打印件替代復(fù)印機(jī)復(fù)印件、電子簽章替代手工蓋章,、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標(biāo),。從而起到了運(yùn)用數(shù)字檔案高效利用、保護(hù)原件的作用,。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會(huì)保險(xiǎn)的成功案例,，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認(rèn)可，為檔案館參與電子政務(wù)開(kāi)辟了新途徑,。
2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用
利用檔案網(wǎng)站,，通過(guò)CA證書(shū)等安全手段，不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批,，主要是開(kāi)展開(kāi)放檔案遠(yuǎn)程查詢(xún),、下載、打印,。特別是把CA證書(shū)發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室,，為CA用戶(hù)遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)的不便，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實(shí),。
五,、加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的行政管理
檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門(mén),加強(qiáng)組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程。各個(gè)檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同,，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則,，在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入,、鑒定、數(shù)字化加工,、整理,、數(shù)字化檔案利用形成一個(gè)流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢(shì),。無(wú)論是采取那種組織形式,，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個(gè)檔案館在組織實(shí)施方面有所不同是必然的。
1．加強(qiáng)計(jì)劃管理
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 針對(duì)實(shí)際的調(diào)研和論證,，運(yùn)用科學(xué)方法預(yù)測(cè),，制定科學(xué)配置各種資源進(jìn)行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃，通過(guò)計(jì)劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境,、內(nèi)部條件,、決策目標(biāo)三者在動(dòng)態(tài)上的平衡，實(shí)現(xiàn)管理決策所制定的各項(xiàng)目標(biāo),。
2．強(qiáng)化組織實(shí)施
實(shí)施是一個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)過(guò)程,，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量高,，涉及到許多因素,，在實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會(huì)遇到來(lái)自各方面的干擾,，實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的及時(shí)性,。通過(guò)創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機(jī)制，實(shí)施有效的組織,、指揮,、協(xié)調(diào)、激勵(lì)工作,，保證檔案數(shù)字化的計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn),。
3．增強(qiáng)管理的技術(shù)含量
檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程貴在控制，重在管理,。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化,，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患,。在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)不真實(shí),、不準(zhǔn)確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響,。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè),，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé),各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要，這必然要求行政,、技術(shù),、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化,。實(shí)踐證明,，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù),、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫(kù),、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù),，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限,，通過(guò)技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè),，實(shí)現(xiàn)全程管理,、適時(shí)控制，達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的,。 檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),，需要從理論上解決的問(wèn)題很多，需要在實(shí)踐中探索的問(wèn)題也不少,，我們將繼續(xù)深化研究與實(shí)踐,。
檔案數(shù)字化加工服務(wù)
提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工服務(wù)
所謂數(shù)字化（digitization）是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶,、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程,。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確,、方便、快捷地提供利用,，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享,，以滿(mǎn)足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。
1,、檔案數(shù)字化加工的基本原則
1） 確定數(shù)字化對(duì)象應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。 2）符合國(guó)家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定,。 3）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍,。
2,、數(shù)字化加工流程 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描,、圖像處理,、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù),、數(shù)據(jù)掛接,、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份,、成果管理等,。
3、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館（室）現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（照片、音頻,、視頻等）,，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全,、高效的管理和利用,，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
4,、數(shù)字化的意義
1）提高工作效率,，降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾（開(kāi)放檔案）和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息,，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率,，降低檔案信息利用的成本,。 2）最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間,，而且利用仍需到庫(kù)房,，管理成本高，檔案易受損,，如紙張發(fā)黃,、發(fā)粘、發(fā)脆等,。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題,。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),，降低了庫(kù)存檔案的老化速度,，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),，確保檔案實(shí)體安全,。 3）陽(yáng)光政務(wù) 提升形象
庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀,，實(shí)施國(guó)家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃的大事，又是促進(jìn)檔案管理信息化,、現(xiàn)代化的具體舉措,；既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程,。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情,。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,，檔案利用效率大大提高,，檔案發(fā)揮的作用顯著,，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化,、規(guī)范化,、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求,。
廣州依貝盛軟件科技有限公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中心,，擁有先進(jìn)的掃描加工設(shè)備和專(zhuān)業(yè)的掃描隊(duì)伍，面向全國(guó)用戶(hù)單位提供專(zhuān)業(yè)文檔影像解決方案和快速高效的加工服務(wù),。依靠在檔案資源數(shù)字化建設(shè)方面的獨(dú)特優(yōu)勢(shì),，以及在文檔數(shù)字化掃描方面積累的豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于文檔資料的整理,、掃描和提供利用等掃描加工的各個(gè)環(huán)節(jié),，均能夠提供給用戶(hù)優(yōu)質(zhì)與專(zhuān)業(yè)的方案和服務(wù)。
加工中心將遵照國(guó)家相關(guān)的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn),，按照用戶(hù)的需求,，提供對(duì)紙質(zhì)文件資料的數(shù)據(jù)錄入、掃描,、條目掛接,、壓縮、光盤(pán)刻錄,、生成查詢(xún)與瀏覽系統(tǒng)等業(yè)務(wù),。
5、服務(wù)范圍
廣州依貝盛科技檔案數(shù)字化工程事業(yè)部嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)定,，開(kāi)展政府公文檔案,、國(guó)土檔案、城建房地產(chǎn)檔案,、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案,、銀行金融檔案、企事人事檔案,、聲像檔案等整理,、掃描和數(shù)字化加工，涵蓋紙質(zhì)檔案,、照片檔案,、縮微膠片、多媒體聲像檔案等形式,，為各級(jí)各類(lèi)政府機(jī)關(guān),、檔案館、城建,、學(xué)校,、醫(yī)院,、法院、金融,、保險(xiǎn),、物流等單位提供高品質(zhì)的檔案數(shù)字化服務(wù)。
6,、檔案數(shù)字化工程示意圖
淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理——德陽(yáng)市房地產(chǎn)管理處
淺論房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理
德陽(yáng)市房地產(chǎn)管理處
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查,、測(cè)繪,、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字,、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù),，是城市建設(shè)檔案的組成部分,。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到房地產(chǎn)檔案管理之中,，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化,，逐漸向采用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段過(guò)渡。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù),，極大地促進(jìn)了房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變,，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息收集、整理,、查詢(xún),、利用管理的現(xiàn)代化。檔案數(shù)字化,，其手段就是對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ),，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息,、圖像信息及其例覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理,，以目錄數(shù)據(jù)為檢索人口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索,，具有查詢(xún)速度快,、保存期限長(zhǎng)、內(nèi)容全面完整,，檔案利用不受時(shí)間,、地點(diǎn)限制的優(yōu)點(diǎn)
數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的建立是對(duì)登記發(fā)證所產(chǎn)生的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息庫(kù)的重要完善，登記發(fā)證所產(chǎn)生的信息只是數(shù)字化權(quán)屬檔案庫(kù)的檢索條目,，即電子目錄,，通過(guò)該檢索條目,，可以不接觸檔案而查閱各種原始資料，全面了解房屋的產(chǎn)權(quán)狀況,。
一,、建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的條件已成熟
目前，國(guó)內(nèi)幾乎所有城市的房管部門(mén)都已采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證,，并采用局域網(wǎng),、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)登記信息進(jìn)行管理，但真正全面實(shí)現(xiàn)了權(quán)屬檔案數(shù)字化的地方并不多,，其原因除實(shí)現(xiàn)權(quán)屬檔案數(shù)字化還沒(méi)有一套完整的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范外,，很重要的一點(diǎn)在于受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件的限制，例如沒(méi)有成熟的大容量存儲(chǔ)技術(shù),、高速掃描技術(shù),、模糊識(shí)別技術(shù)等。隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的條件已逐步成熟,。換成以磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶為載體的檔案,，首先要進(jìn)行數(shù)字化處理,，掃描和數(shù)字照相是最常用的技術(shù)。高速掃描技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)每分鐘上千頁(yè)的雙面掃描,，是以前每分鐘只能掃描幾頁(yè)的單面掃描技術(shù)無(wú)法比擬的,。數(shù)碼相機(jī)雖也可以實(shí)現(xiàn)檔案快速成像，但對(duì)操作人員的技術(shù)要求較高,，且不易實(shí)現(xiàn)程序控制,。因此，高速掃描儀的出現(xiàn),，為檔案數(shù)字化提供了最現(xiàn)實(shí)的手段,。
圖像處理技術(shù)，要保證數(shù)字化檔案圖像清晰,、又不能占用過(guò)多的存儲(chǔ)空間,，以提高在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的傳輸效率，必須對(duì)掃描圖像進(jìn)行分析,，在不影響效果的前提下自動(dòng)采用更高效的存儲(chǔ),、壓縮格式，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的自動(dòng)識(shí)別分類(lèi),，提高建庫(kù)效率,；對(duì)要求全文存儲(chǔ)。全文檢索的檔案資料，在掃描建庫(kù)時(shí),，還需用到漢字識(shí)別技術(shù),。
數(shù)字化檔案必須有大容量、高效率的存儲(chǔ)介質(zhì),，以前,，由于技術(shù)的限制，硬盤(pán)存儲(chǔ)容量小,、成本高,，因而普遍采用容量大、成本低的光盤(pán)庫(kù)作為介質(zhì),。近年來(lái),，硬盤(pán)技術(shù)飛速發(fā)展，容量,、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多,。目前,，專(zhuān)用存儲(chǔ)克服了光盤(pán)庫(kù)檢索速度慢、機(jī)械故障高的缺點(diǎn),。
另外,，通過(guò)十多年的信息化建設(shè)，各地房管部門(mén)都培養(yǎng)了一批信息技術(shù)方面的專(zhuān)業(yè)人才,，工作人員的計(jì)算機(jī)使用技能也大幅提高,，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)本單位信息化建設(shè)前所未有地重視，把它作為提高管理服務(wù)水平和效率的重要手段,，投入了大量人力,、物力進(jìn)行建設(shè)。
二,、房地產(chǎn)數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的以紙張,、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料,，通過(guò)掃描（數(shù)碼攝像）,、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件,、聲音文件和錄像文件,，再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片、聲音,、錄像等文件和索引字段存儲(chǔ)于磁盤(pán),、光盤(pán)、磁帶等大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢(xún)手段迅速地檢索出所需要的檔案資料,，可以發(fā)布到局域網(wǎng),、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng),、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng),，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。
數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1,、目錄管理
目錄管理是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行分類(lèi)編目,，劃分密級(jí)，編制檢索工具的工作,。由于采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行登記發(fā)證,，各地房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的目錄管理已基本實(shí)現(xiàn)了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉(zhuǎn)變,，產(chǎn)權(quán)登記中的房屋所有權(quán)人,、丘（地）號(hào)、房屋坐落（街道名稱(chēng),、幢號(hào),、房號(hào)）、房屋平面圖號(hào),，他項(xiàng)權(quán)登記中的權(quán)利人,，公、檢,、法查封登記中的被執(zhí)行人,、查封凍結(jié)標(biāo)的地址，合同備案登記的合同號(hào),、買(mǎi)受人,、房屋坐落等條目均可自動(dòng)生成電子目錄，作為查詢(xún)檢索條件,，只要定義好電子目錄與圖象庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的連接條件,，即可根據(jù)要求檢索到要求的資料。數(shù)字化檔案對(duì)目錄管理有特殊的要求：
首先,，要提供強(qiáng)大的系統(tǒng)編目功能,，工作人員可以根據(jù)應(yīng)用需要生成檔案目錄表，查詢(xún)某一件（宗）產(chǎn)權(quán)登記的資料,，或查詢(xún)某一種類(lèi)型檔案資料,，通過(guò)編目，可以簡(jiǎn)單快速查閱,。其次,，要便于系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置,，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，電子目錄是檢索查閱檔案資料的唯一人口,，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的類(lèi)型,，電子目錄應(yīng)能判斷是否允許用戶(hù)進(jìn)入。另外,，還要便于檔案統(tǒng)計(jì),，檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)所有檔案的不同類(lèi)別的詳細(xì)情況做出報(bào)表。所有這些都有利于檔案管理人員對(duì)檔案管理做出及時(shí)有效的決策,。
2,、檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化過(guò)程即指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和歸檔,。根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》,，屬于建檔范圍內(nèi)的文件材料主要有三類(lèi)：第一類(lèi)是房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán),、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更,、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；第二類(lèi)是房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖：房地產(chǎn)分幅平面圖,、分丘平面圖,、分層分戶(hù)平面圖等；第三類(lèi)是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料,，包括房產(chǎn)登記申請(qǐng)書(shū),、收件收據(jù)存根,。權(quán)屬變更登記表,、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測(cè)調(diào)查表,、墻界表,、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表,、房屋滅籍申請(qǐng)表,。房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。這些文件材料頁(yè)面大小,、紙張厚薄,、紙質(zhì)均木一致，掃描建檔中應(yīng)有人工輔助過(guò)程,，輔助工作融合到實(shí)物檔案的人工整理歸檔的過(guò)程中,；對(duì)于超大頁(yè)面，可以采用工程掃描儀掃描,，或低成本的數(shù)字照相方式,；分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶(hù)平面圖已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)制圖的,，可以直接轉(zhuǎn)換為位圖格式存儲(chǔ),。如直接存儲(chǔ)矢量圖，查閱時(shí)還需要安裝專(zhuān)門(mén)的工具軟件,，不利于檔案的方便利用,，并且歸檔后的資料已不能修改，保留矢量圖已無(wú)必要,。檔案掃描過(guò)程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接,，省去為文件取名、建立對(duì)應(yīng)關(guān)系等多余步驟,，提高建檔效率,。提高建檔效率在檔案數(shù)量龐大的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門(mén)具有特別重大的意義，即使每頁(yè)的掃描建檔時(shí)間只節(jié)約幾秒,，最終對(duì)整個(gè)工作進(jìn)度的影響可能是幾個(gè)月,，甚至上年。掃描圖像的存儲(chǔ)有兩種方式：文件方式和數(shù)據(jù)庫(kù)方式,，文件方式雖然簡(jiǎn)單易于實(shí)現(xiàn),，但在檢索效率和安全性方面都得不到保障，只適合于速度,、安全性要求不高的小型檔案庫(kù),。即使采用數(shù)據(jù)庫(kù)方式，當(dāng)檔案數(shù)量大時(shí),，如幾十萬(wàn)卷檔案的記錄數(shù)就有幾百萬(wàn),，方案設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)注意選擇高性能、大容量的存儲(chǔ)系統(tǒng),。
3,、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
網(wǎng)絡(luò)化（包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)）應(yīng)用是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用的主要形式，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,，才能真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的各種優(yōu)勢(shì),，及時(shí)為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易,、房地產(chǎn)糾紛仲裁,、物業(yè)管理、房屋拆遷,、住房制度改革,、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等各項(xiàng)工作提供服務(wù),。實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化解決了以前利用檔案的種種不便,，可以使檔案利用不受時(shí)間和空間的限制,，多人同時(shí)查詢(xún)檔案，不發(fā)生沖突,。這些功能的實(shí)現(xiàn),，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的共享程度,，優(yōu)化社會(huì)資源的配置,。
三、數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的原則
數(shù)字化檔案作為檔案的一種基本形式既有檔案的基本特征,，具有普通檔案不具備的特點(diǎn),，如信息的非人工識(shí)別性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴(lài)性,、信息與載體的可分離性,、信息的易改性等，因此,，數(shù)字化檔案的管理有其特殊原則,。
l、全程管理是數(shù)字化權(quán)屬檔案管理的基礎(chǔ)
全程管理是指必須建立一個(gè)完整的管理體系,，對(duì)數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理,，這是基于信息技術(shù)而建立的數(shù)字化檔案管理理念，包括檔案管理的規(guī)則,、方法,、質(zhì)量要求，以及檔案從收集,、整理,、歸檔、利用各階段活動(dòng)統(tǒng)籌兼顧,，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)（軟,、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益,。
2,、真實(shí)性、完整性是數(shù)字化權(quán)屬檔案的根本
真實(shí)性是指數(shù)字化檔案的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)在經(jīng)過(guò)建立,、利用后保持不變,，與原始狀態(tài)一樣，完整性要求記錄房地產(chǎn)權(quán)屬登記活動(dòng)的檔案內(nèi)容要件齊全,，內(nèi)容,。結(jié)構(gòu)及背景信息沒(méi)有缺損,。真實(shí)性,、完整性既是一種觀念，又是這種觀念通過(guò)技術(shù)手段在管理中的體現(xiàn)，需要分別制定真實(shí)性,、完整性的標(biāo)準(zhǔn),。
3,、可讀性是數(shù)字化權(quán)屬檔案存在的意義
可讀性指檔案經(jīng)過(guò)存儲(chǔ),、傳統(tǒng),、壓縮。加密等處理后仍然能夠以可識(shí)讀,、可理解的方式輸出，并保持真實(shí)性,。如不能保證檔案的準(zhǔn)確檢索查閱利用，數(shù)字化檔案也就失去了存在的價(jià)值。保障檔案的可讀性措施應(yīng)貫穿于全部管理工作的始終,，要統(tǒng)一數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式、軟件環(huán)境,，準(zhǔn)確保存加密文件的加密、解密方式,。
4,、安全性是實(shí)施數(shù)字化權(quán)屬檔案的保障
安全性指的是系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力,，也指防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密,。安全性保障應(yīng)從制度著眼,，技術(shù)手段著手,，健全安全保密制度,，合理設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，堅(jiān)持定期數(shù)據(jù)備份,。
四、對(duì)房產(chǎn)管理部門(mén)建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的建議
權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理是房地產(chǎn)管理現(xiàn)代化的重要組成,，當(dāng)前正處于起步階段,，針對(duì)有關(guān)實(shí)際情況提出幾點(diǎn)建議：
l,、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),。國(guó)家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn),，為全國(guó)性電子文件管理提供了普通規(guī)范,。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性決定了其管理的獨(dú)特性,，當(dāng)前已經(jīng)建立了權(quán)屬數(shù)字化檔案的地方由于各種原因,，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),，有的在建設(shè)過(guò)程中還走了不少?gòu)澛罚褂眯Ч膊簧趵硐?，因此,，?dāng)務(wù)之急是建立一套適合于房地產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn),，規(guī)范和指導(dǎo)各地的權(quán)屬檔案現(xiàn)代化工作,。
2,、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,，它不可能一蹴而就,，必須在總體規(guī)劃的指導(dǎo)下,，分階段有步驟地實(shí)施,。數(shù)字化過(guò)程必須充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案,，以及每年數(shù)量急增的新增檔案，分別規(guī)劃設(shè)計(jì)合理的建檔流程,。對(duì)存量檔案,，可以考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔,，以保證數(shù)字化檔案庫(kù)能在較短的時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生利用價(jià)值；新增檔案的數(shù)字化過(guò)程最關(guān)鍵的是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后,，實(shí)物歸檔前進(jìn)行,。
3、培養(yǎng)一批既懂房地產(chǎn)業(yè)務(wù),，又精通數(shù)字化檔案管理的人才。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、實(shí)踐性較強(qiáng)的工作,，這種復(fù)合性人才是當(dāng)前檔案管理中迫切需要的,，培養(yǎng)這種人才應(yīng)當(dāng)引起重視。
第3篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案
檔案數(shù)字化建設(shè)方案
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流,，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求,，檔案做為原生的信息資源,，其重要性正日益凸顯出來(lái),，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神建設(shè)服務(wù),。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,，通過(guò)局域網(wǎng),、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索,、閱讀電子檔案,，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平,、提高效率,、增強(qiáng)檔案部門(mén)的服務(wù)水平,、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄,、檔案掃描、圖像處理,、OCR文字識(shí)別,、數(shù)字校對(duì)、數(shù)字質(zhì)檢,、數(shù)據(jù)掛接,、整理還原、案卷入庫(kù)等環(huán)節(jié),。
業(yè)務(wù)流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計(jì)劃
為在數(shù)字化處理過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制,，需對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。 2.檔案出庫(kù)交接
根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫(kù),，對(duì)出庫(kù)的檔案進(jìn)行完整性檢查,。
對(duì)通過(guò)完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn),，并詳細(xì)登記《資料出庫(kù)單》,。
確保資料的交接過(guò)程中的數(shù)量正確性，完整性,； 3.目錄著作
按照文件數(shù)據(jù)庫(kù)目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn),，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng),、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求等,，規(guī)范案卷題名、文件名,、責(zé)任者,、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等。 4.檔案整理
對(duì)出庫(kù)待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理,，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài),。 拆除裝訂
影響掃描工作進(jìn)行的檔案,，應(yīng)拆除裝訂物。 資料及檔案內(nèi)的成冊(cè)資料嚴(yán)禁拆除,。 區(qū)分掃描件和非掃描件
區(qū)分同一案卷（卷,、件）中的掃描件和非掃描件。 頁(yè)面修整
對(duì)破損嚴(yán)重,、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描,。確保較薄紙張（如信紙,、便箋紙）、破損紙張,、底灰較深（如草漿紙,、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰,。 檔案整理登記
詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等情況,。 裝訂
掃描完成后,，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂,，保持每頁(yè)檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁(yè),、右邊和底邊整齊,。 5.檔案掃描
黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式,。
照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描,。 保證掃描圖像效果原原件吻合。
大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理,。
需要進(jìn)行OCR文字識(shí)別的檔案,，掃描分辨率≥300dpi。 對(duì)資料等成冊(cè)材料不宜拆卷的,，采用不拆卷掃描儀掃描,。 核對(duì)每件文件的掃描頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與實(shí)際的文件頁(yè)碼,、頁(yè)數(shù)是否一致,。
圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒,、錯(cuò)亂等現(xiàn)象,。 掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞。 6.圖像處理 糾偏
偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理,，傾斜不超過(guò)3度,，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,，以符合閱讀習(xí)慣。 去污
圖像頁(yè)面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn),、黑線,、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理,。 圖像拼接
大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理,，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性,。 栽邊處理
去除多余的白邊,，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間,。 深淺度調(diào)整
圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù),，保證圖像的深淺度一致。 7.OCR識(shí)別
運(yùn)用先進(jìn)的OCR識(shí)別軟件,，對(duì)掃描的圖像進(jìn)行文字識(shí)別
8.圖像存儲(chǔ)
采用TIFF,、JPG格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下,，盡量減小存儲(chǔ)容易為準(zhǔn)則,。
供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，存儲(chǔ)為PDF文件格式,，進(jìn)行過(guò)文字識(shí)別的,，形成文件文字層。
紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫(kù)中的每一份文件,，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號(hào),，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件名。 多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾,，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名,。 9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢
關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。
抽檢工作由專(zhuān)為進(jìn)行操作,，操作結(jié)果進(jìn)行記錄,。 數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量,。 10.數(shù)據(jù)掛接
運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式,，將目錄庫(kù)與圖像庫(kù)一一對(duì)應(yīng)起來(lái)，并生成索引文件,。
匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總,，實(shí)現(xiàn)批量,、快速掛接,。
數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件,，通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性,，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像文件的批量掛接,。 11.數(shù)據(jù)自檢
建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系,，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的,，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收,。 12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量,。
數(shù)據(jù)校對(duì)員進(jìn)校對(duì)過(guò)程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案,，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來(lái)進(jìn)行校對(duì)。
首批數(shù)據(jù)采用全檢方式
以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù),，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù),、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量,。 根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查,。
檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量,、文件狀況,、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查,。 13.數(shù)據(jù)備份
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。
同一份文件,，不跨二片DVD片號(hào)
光盤(pán)表面標(biāo)示光盤(pán)片編號(hào)并注明光盤(pán)目錄索引信息
光盤(pán)片刻錄完成后,，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對(duì)一次，確保檔案資料無(wú)遺漏及正確性,。 14.成果管理
加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理,，確保安全、完整和長(zhǎng)期可用,。 15.檔案入庫(kù)
重新整理后的檔案按照順序返還,，對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查。拆除過(guò)裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂,，保持每頁(yè)檔案原有的排列順序不變,。
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