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資料檔案室管理制度篇一

本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1,、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度,、規(guī)定、決定,、決議,、通知、通報(bào),、請示、報(bào)告,、批復(fù),、函件、會(huì)議紀(jì)要,。公司各類證照,。

2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃,、年度計(jì)劃,、經(jīng)營情況、委托書,、協(xié)議書,、合同、項(xiàng)目方案等,。

3,、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等,。

4,、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,，會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)計(jì)資料等,。

5,、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片,、光碟,、音像等。

公司文件,、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類,、清晰明了、輕重有別,、“一案一號(hào)”,、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào),。

1,、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,，一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個(gè)字母,， sxk冠以編號(hào)之首。

2,、公司文件,、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類，代碼為: 1行政類,； 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類,； 3人事關(guān)類； 4財(cái)務(wù)類,； 5音像類,。

3、公司文件,、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,，以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

4,、公司文件,、資料的歸檔，應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度,。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”,。以“a”代表一般級(jí)，“aa”代表重要級(jí),，“aaa”代表機(jī)密級(jí),。

“a”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針,、各類通知和通告,、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等,。

“aa”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要,、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同,、公司經(jīng)營情況,、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,，人事檔案薪資性檔案,、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料,，財(cái)務(wù)資料等,。

“aaa”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃,、經(jīng)營項(xiàng)目及決策,、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

5,、綜上公司文件,、資料歸檔的編制及編號(hào)為: sxjkg-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。

例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,，編制及編號(hào)為: sxk-1-20xx-001-a

1、巳歸檔的公司文件,、資料,，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》，并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管,。其中:股東會(huì),、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管,；人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管,；財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管；其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管,。

2,、巳歸檔的公司文件、資料,，由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊》,，并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉,、防濕,、防火、防蟲蛀、防丟失,。

3,、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱,。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請單》,。一般級(jí)公司文檔，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱,。重要級(jí)以上文檔,，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,。

4、公司文件,、資料檔案跨公司調(diào)閱,，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，并僅限于文檔的查閱,。

5,、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊》,，《文檔移交清冊》一式三份,，供移交雙方、總經(jīng)辦留存,。

1,、永久保存:本公司章程、股東名簿,、股東會(huì),、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要,、公司各類證照,、各級(jí)批文、印鑒,、規(guī)章制度,、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證,。公司規(guī)劃,、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié),、技術(shù)資料,、長期項(xiàng)目合同,、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表,。勞動(dòng)人事檔案及資料,、其它核定須永久保存的文檔。

2,、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔,。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案,，統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證,、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3,、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議,、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔,。

4,、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報(bào)告,、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔,。

1、原則上,，應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀,。

2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請單》,，并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,，方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

機(jī)密級(jí)公司文檔,，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,，并填寫《文檔銷毀登記表》,。

4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門,、分公司,、控股公司留存。

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,，過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn),。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行,。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行,。

資料檔案室管理制度篇二

為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù),，結(jié)合本校實(shí)際情況,，特制定本制度。

第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題,。

第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作,。

第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收,、管理,，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員,，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成,、積累、整理,，并按規(guī)定向綜合檔案室移交,。

第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集,、整理,，文件、資料的整理,、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù),，必須認(rèn)真做好。

第五條各類文件,、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷,、歸檔。

第六條文件,、資料立卷歸檔范圍,。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢,、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件,，內(nèi)部資料,，活動(dòng)資料及簿、冊,、圖表,，出版物、照片,、光碟等）,，均屬立卷歸檔范圍。

第七條立卷的原則,。遵循文件,、資料的自然形成規(guī)律，保持文件,、資料之間的歷史聯(lián)系,，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值,，便于保管和利用,。

第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書,、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）,、會(huì)計(jì)、基建分類,，聲像檔案獨(dú)立編目組卷,。

1、文書檔案按保管期限,、年度分類,，由檔案管理員組卷歸檔。

2,、會(huì)計(jì)檔案,，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿,、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列,，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

3,、學(xué)籍檔案,，按教學(xué)年度,、屆分類,，按年級(jí)、班級(jí)組卷,，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集,、整理歸檔,。

4、教師業(yè)務(wù)檔案,，以人為單位分類,、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集,、整理歸檔,。

5、基建檔案,，按基建項(xiàng)目組卷,，由總務(wù)處收集、整理,，工程竣工后移交檔案室,。

6、聲像檔案,，按載體性質(zhì),、形狀分類排列，由電教室人員整理,、歸檔,。

7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃,、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室,。

第九條保管期限分為永久、長期,、短期三種,。

1、永久保存,。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,，劃為永久保存。

2,、長期保存,。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存,。長期保存為15年至50年,。

3、短期保存,。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件,、資料，劃為短期保存,。短期保存為15年以下,。

第十條文件的組合,。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件,，如制度,、辦法、條例,、規(guī)定等一般按單一問題組合,。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,，應(yīng)組合在一起,。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合,。

3,、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表,、名冊等各類表格文件,，應(yīng)組合在一起。

4,、工作計(jì)劃,、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合,。

5,、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合,。

第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列,。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起,，即章程,、批文在前，計(jì)劃,、總結(jié)在后,；正件在前，附件在后,；印件在前,，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前,，依據(jù)性材料在后,。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重復(fù)文件,，需要辦理銷毀手續(xù),。

第十三條歸檔時(shí)間。

1,、階段歸：凡專項(xiàng)工作,、基建工程中形成的文件、材料,，在任務(wù)完成后,，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全,、分類整理好,，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔,。

2,、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知,，人事調(diào)動(dòng)材料,，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

3,、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件,、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi),，將應(yīng)歸檔的文件,、材料收集齊全、分類整理好,，由各部門負(fù)責(zé)人審定后,，向綜合檔案室移交。

第十四條歸檔文件案卷的要求,。各部門移交歸檔文件案卷,，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔的文件,、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程,。

2、歸檔文件,、材料必須系統(tǒng)齊全,、完整。

3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄,、編件號(hào),、頁號(hào)、案卷封面,，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印,，字跡要工整、清晰,。

4,、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順,，結(jié)構(gòu)完整,，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十五條案卷文件一式兩份,，一份作為紙制文檔保存,，另一份以電子文檔保存。

第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求,，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,，分類保管，編制各類檢索目錄,，搞好檔案的借閱利用,、統(tǒng)計(jì)等工作。

第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,，防治結(jié)合”的原則,，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火,、防水,、防潮、防塵,、防蟲,、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,，對(duì)破損,、字跡褪色、紙張變色的檔案,，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ),、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整,。

第十八條檔案的利用,。利用檔案人員,，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還,。

第十九條借用檔案人員必須做到：

1,、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密,。不得擅自涂改,、勾劃、剪裁,、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借,。

2,、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記,，用后應(yīng)及時(shí)歸還,，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷,。

3,、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案,，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行,。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn),，方可將檔案原件借出室外使用,。

4、調(diào)閱人員摘抄,、復(fù)制檔案時(shí),，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

1,、接待檔案利用人員要熱情,，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用,。填寫好查閱檔案登記表,。

2、要仔細(xì)檢查歸還檔案,，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理,。

3,、確保文件、材料的安全，做好保密工作,。

4,、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類,、收集,、整理，應(yīng)保持文件,、材料之間的來源,、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系,。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱,。

第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo),、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定,、銷毀,。

第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù),。

第二十三條銷毀檔案程序

1,、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊,。

2,、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn),。

3,、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀,，密件按規(guī)定要求銷毀,。

4、銷毀的文件要造冊存檔備查,。

第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》,、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度,。

第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國家以及本系統(tǒng),、本單位的機(jī)密守口如瓶。

第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,，不得進(jìn)入檔案庫房,。

第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

第二十八條利用檔案中的密件,，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走,。

資料檔案室管理制度篇三

為加強(qiáng)與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件,、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本,，加強(qiáng)安全記錄控制和檔案管理,，特制定此制度。

本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件,、檔案資料的管理,。

1、企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn),、發(fā)布安全,、環(huán)保,、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件,。

2、綜合管理部負(fù)責(zé)體系文件的審核,、發(fā)放,、更改、歸檔,、保管和作廢文件的回收,、銷毀，負(fù)責(zé)組織體系文件的編制,、評(píng)審,、修訂；負(fù)責(zé)檔案的收集,、整理,、立卷、保管,、統(tǒng)計(jì)和利用等工作,；負(fù)責(zé)有關(guān)上級(jí)來文的轉(zhuǎn)發(fā)。

3,、安全環(huán)保部負(fù)責(zé)組織編制,、修訂、評(píng)審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類文件,，如安全管理制度,、安全操作規(guī)程,、作業(yè)指導(dǎo)書、事故應(yīng)急救援預(yù)案,、記錄匯編及其他支持性文件,；負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范、規(guī)章等的收集,、整理,、匯總及發(fā)放。

4,、職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制,、審核，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)記錄的格式及使用負(fù)責(zé),，對(duì)記錄填寫的規(guī)范性進(jìn)行指導(dǎo)及監(jiān)督,，負(fù)責(zé)保管職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計(jì)工作,。

1,、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類

（1）安全生產(chǎn)目標(biāo)；

（2）機(jī)構(gòu)和職責(zé),；

（3）安全投入,；

（4）法律法規(guī)和管理制度；

（5）培訓(xùn)教育,；

（6）設(shè)備設(shè)施,、工藝信息；

（7）作業(yè)安全,；

（8）隱患排查,；

（9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控；

（10）職業(yè)健康,；

（11）應(yīng)急救援,；

（12）事故調(diào)查、報(bào)告和處理,；

（13）績效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn),。

2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)

安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊,、管理制度,、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書,、記錄等文件的編號(hào)由安全保衛(wèi)科負(fù)責(zé),，按管理體系要求統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)控制,。

安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標(biāo)識(shí),。受控文件在更改時(shí)接受更改服務(wù),。持有文件人員因工作變動(dòng)，應(yīng)將“受控”文件交回文件發(fā)放部門,。文件持有人不得私自復(fù)制文件,，不得私自向外部人員借用、贈(zèng)送,、轉(zhuǎn)讓,。

國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),、各級(jí)政府主管部門及上級(jí)單位下發(fā)的文件,、規(guī)定等采用原名稱及原編號(hào)。

3,、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制,、審核和批準(zhǔn)

安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核,，職能部門負(fù)責(zé)編制,、審核職責(zé)范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時(shí)進(jìn)行,，企業(yè)已有的表格,，可在文件中直接引用,。

受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后,，由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。

4,、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放

行政辦公室負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記,、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對(duì)文件版本和檢索,。應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新版本,。

安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,，由xx發(fā)放,。

安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放,、回收記錄,。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實(shí)行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā),。

政策性方面主要的法律,、法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,、規(guī)章等由職能部門負(fù)責(zé)收集,、整理、識(shí)別,、登記,，填制法律、法規(guī)與其他要求清單,。

5,、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評(píng)審、修訂

企業(yè)安全管理規(guī)章制度,、安全操作規(guī)程,、應(yīng)急預(yù)案等應(yīng)每年由原組織編制單位組織評(píng)審，對(duì)安全管理規(guī)章制度,、安全操作規(guī)程,、應(yīng)急預(yù)案等的適用性、可操作性,、合規(guī)性等進(jìn)行評(píng)估,。經(jīng)評(píng)估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議,，由編制單位進(jìn)行修訂,、完善后按原審批程序進(jìn)行發(fā)布。文件評(píng)審組織部門應(yīng)保存文件評(píng)審和修訂的記錄,。

對(duì)少量的變動(dòng)可由更改人采用“劃線更正法”進(jìn)行更改,，當(dāng)一頁有三處以上（含三處）的更改時(shí)，采取換頁的方式進(jìn)行并標(biāo)注修改次數(shù),。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號(hào)從1開始順序標(biāo)注,。當(dāng)文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時(shí),，對(duì)體系文件作整體換版處置,，并做出相應(yīng)的換版標(biāo)注。

所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負(fù)責(zé)更改的人員”,。

6,、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復(fù)制

安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應(yīng)在發(fā)放記錄中簽字,。因破損需重新領(lǐng)用文件的,，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新,。若發(fā)生文件遺失,，由遺失單位提出申請,，經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人審批同意后方可補(bǔ)發(fā)。

內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時(shí),，應(yīng)填寫文件借閱復(fù)制記錄,，由行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),；內(nèi)外部人員需復(fù)制安全管理體系文件時(shí),，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7,、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設(shè)計(jì)和填寫

各部門專用的記錄格式,，由各部門組織設(shè)計(jì)編制并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交安全保衛(wèi)部備案,。

記錄表格樣式的設(shè)計(jì)應(yīng)能充分反映規(guī)定的活動(dòng)，滿足支持性文件的有關(guān)要求,。一般應(yīng)包括：名稱,、編號(hào)、日期,、項(xiàng)目,、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果,、填寫部門,、填寫人員、說明等,。

安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫要及時(shí),、準(zhǔn)確、真實(shí),、內(nèi)容完整,、字跡清晰、不得隨意涂改,。不得用鉛筆和圓珠筆填寫,；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,，將該項(xiàng)用斜杠（／）劃去,；各相關(guān)欄目責(zé)任人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù),，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù),，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）,、日期,。

8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管,、作廢與銷毀

安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門或使用部門分類進(jìn)行保管,。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件,，每年或項(xiàng)目完成時(shí)向檔案管理部門及時(shí)歸檔。

受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時(shí),，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可作廢,，作廢的文件應(yīng)及時(shí)從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章,，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用,。

對(duì)要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀,。方式有：撕毀、燒毀,、磁盤格式化,，損壞光盤等。

9,、安全生產(chǎn)檔案的分類

歸檔材料應(yīng)是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件,、規(guī)章制度、技術(shù)資料,、原始記錄,、圖片、圖紙等資料,。

應(yīng)對(duì)下列主要安全生產(chǎn)資料實(shí)行檔案管理：

（1）安全生產(chǎn)目標(biāo),；

（2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)；

（3）安全投入,；

（4）法律法規(guī)和管理制度,；

（5）培訓(xùn)教育；

（6）設(shè)備設(shè)施,、工藝信息,；

（7）作業(yè)安全；

（8）隱患排查,；

（9）重大危險(xiǎn)源監(jiān)控,；

（10）職業(yè)健康；

（11）應(yīng)急救援,；

（12）事故調(diào)查,、報(bào)告和處理；

（13）績效評(píng)定和持續(xù)改進(jìn),。

10,、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求

歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確真實(shí)、系統(tǒng)規(guī)范,，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,。

歸檔材料應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求,，進(jìn)行整理,、編目造冊。

具有重要保存價(jià)值的電子文件,，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔,。

11、安全生產(chǎn)歸檔時(shí)間

各部門在安全生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的材料可以按年歸檔,，也可按項(xiàng)目活動(dòng)內(nèi)容歸檔,。

12、安全生產(chǎn)檔案保存期限

安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久,、長期（1—5）年,、短期（1年以下）三種。

檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗,。

13、安全生產(chǎn)檔案的利用

借閱,、復(fù)制有密級(jí)的安全生產(chǎn)檔案,，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規(guī)辦理。

安全生產(chǎn)檔案利用中,，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系,，既要保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,，又要充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo),、借鑒等積極作用。在提供,、利用,、公布檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益,。

14,、相關(guān)記錄

文件清單

文件發(fā)放記錄

文件回收記錄

文件銷毀記錄

文件評(píng)審記錄

文件修訂記錄

文件借閱、復(fù)制記錄

資料檔案室管理制度篇四

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作,。

適用于分公司所有檔案資料的管理工作,。

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印,、歸類、發(fā)放及登記工作,，并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案,。

3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件,、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作,。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃,、外來文件,、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表,、統(tǒng)計(jì)資料等,。

4.1.2在工作中形成的圖紙,、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,，如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案,、工作記錄等專項(xiàng)檔案,。

4.2文件、資料歸檔的要求,。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,，紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全,。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性,、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收,。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類,、立卷和編號(hào),。

4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限,。

4.3檔案資料的保管,。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理,。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時(shí),，應(yīng)按照類別和保管部門的次序,，自左向右，自上而下地排列,，以便于管理和查找,。

4.3.3底圖除修改、送曬外,，不得外借,。修改后的底圖入庫時(shí)，要認(rèn)真檢查其修改,、補(bǔ)充情況,，并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

4.3.4存入膠片,、照片,、錄像帶、軟盤,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制,、拷貝,。

4.3.5每年一季度，對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,，并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,，做到完好、齊全,。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺,。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施,。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理,。

4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案,、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,，必須辦理登記手續(xù),。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),，定期歸還,；

4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,，不得丟失；

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,，不得對(duì)檔案隨意更改,、涂寫,；

4.4.4借出和歸還檔案時(shí),，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚,。

4.4.5檔案如有丟失,、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任,。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,，必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,，鑒定小組由分公司總經(jīng)理,、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé),。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表；

4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存,、毀意見,。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對(duì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值（如技術(shù)圖紙、操作說明書等）,，并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的,。檔案應(yīng)永久保存。

4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存,。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,，由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,、不完整,，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,，銷毀清單及報(bào)告要保存,。

4.5.6.2檔案銷毀時(shí)，由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名,。

4.5.7銷毀檔案資料時(shí),，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,，將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,。

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

資料檔案室管理制度篇五

為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件,、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行,。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》,、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際,，制定本制度,。

適用于本公司安全文件、檔案管理

本制度所稱安全文件,、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的,，對(duì)國家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字,、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),，指定一位檔案管理員,，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。

3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識(shí),，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案,，對(duì)各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo),。

3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)

（1）凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全,，整理歸檔。

（2）建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度,。

（3）安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守,，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),，協(xié)助各職能部門,、車間對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核,。

（4）公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料,。

4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：

1)基礎(chǔ)檔案

（1）企業(yè)基本情況；

（2）廠區(qū)平面布置圖,；

（3）主要管理人員登記表,；

（4）企業(yè)證照文書；

（5）危險(xiǎn)化學(xué)品登記證,；

（6）職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單,；

（7）應(yīng)急預(yù)案備案回執(zhí)單；

（8）重點(diǎn)部位,、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表,；

（10）特種設(shè)備登記表,；

（11）特種作業(yè)人員登記表（附操作證復(fù)印件）。

2)組織機(jī)構(gòu)

（1）安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖,；

（2）關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知,；

（3）關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

（4）關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知,。

（5）其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容,。

3)安全職責(zé)

各部門、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)

4)安全管理制度

安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度,。

5)安全操作規(guī)程

6)教育培訓(xùn)

（1）企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃,；

（2）企業(yè)主要負(fù)責(zé)人,、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄,；

（3）員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡；

（4）員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄,；

（5）特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄,；

（6）復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄,；

（7）日常安全,、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié),；

（8）應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié),，

（9）其他安全培訓(xùn)記錄。

7)安全檢查

（1）各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書,、整改通知書等各類執(zhí)法文書,；

（2）企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書所采取的措施及上報(bào)主管部門的報(bào)告；

（3）安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件,、文書和記錄,。

（4）安全檢查及整改通知書（企業(yè)自檢部分）。

（5）車間（部門）,、班組例行安全檢查記錄,；

（6）各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄,；

（7）安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度,、年度安全檢查記錄；

（8）各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄,；

（9）各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料,；

8)安全投入

（1）全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；

（2）安全,、宣傳,、教育培訓(xùn)投入的情況記錄,；

（3）安全隱患整改方面的投入記錄；

（4）勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄,；

（5）安全防護(hù)設(shè)備,、設(shè)施方面的投入記錄；

（6）安全評(píng)價(jià),、職業(yè)安全健康管理體系,、安全文化建設(shè)的投入；

（7）其他與安全有關(guān)的投入,。

9)“三同時(shí)”

（1）有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件,、資料；

（2）“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料,；

（3）“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)資料,；

（4）其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料,。

10)防護(hù)裝置（含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備,、下同）

（1）各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料；

（2）各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄,；

（3）應(yīng)急救援設(shè)備的種類,、數(shù)量、型號(hào)及管理部門,、狀況記錄,；

（4）其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄,；

11)特種設(shè)備

（1）特種設(shè)備制造單位、合格證書、使用說明書、安裝技術(shù)文件和資料,；

（2）特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄,；

（3）特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄,；

（4）特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；

（5）特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

12)安全用電

（1）變、配電室運(yùn)行狀況記錄,。

（2）臨時(shí)用電申請及拆除記錄；

（3)配電柜（箱）,、控制柜(箱）等用電設(shè)施運(yùn)行記錄,；

（4）變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖,。

13)工傷保險(xiǎn)

（1）參加工傷保險(xiǎn)員工的名單；

（2）企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù),；

（3）發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；

（4）其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件,、憑證或單據(jù),。

14)職業(yè)病防治

（1）本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；

（2）產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況,；

（3）產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗(yàn)報(bào)告；

（4）接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

（5）確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查,、治療記錄,；

（6）其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件,、材料,。

15)勞動(dòng)防護(hù)用品

（1）各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄,；

（2）員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；

（3）其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件,、材料,。

16)事故調(diào)查處理

（1）事故調(diào)查收集各類證據(jù),；

（2）事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄；

（3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(表）,；

（4）按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件,；

（5）其他與事故相關(guān)的文件、資料,。

17)消防安全

（1）消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄,；

（2）消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；

（3）消防設(shè)施,、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖,；

（4）火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則；

（5）義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況,；

（6）建筑物或者場所施工,、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件,、資料,；

（7）消防設(shè)施,、器材及防火材料的合格證明材料；

（8）消防設(shè)施,、器材定期檢查,、測試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄；

（9）有關(guān)電氣設(shè)備檢測（包括防雷,、防靜電）等記錄資料,；

（10）火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；

（11）其他與消防安全相關(guān)的文件,、資料和記錄,。

18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。

4.2收集與移交

（1）歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件,、記錄,、臺(tái)帳、規(guī)章制度,、原始資料,、圖片、圖紙,、技術(shù)資料等,。

（2）歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

（3）用紙,、用筆標(biāo)準(zhǔn)（不用鉛筆,、圓珠筆），字跡清晰,。

（4）具有重要保存價(jià)值的電子文件,，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

（5）本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸檔,，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè),、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料,，可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔,。

（6）安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

（7）安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認(rèn)真檢查,。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式二份）上簽字,，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí),，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備,、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,，然后辦理交接手續(xù),。

（8）在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào),，按國家有關(guān)法規(guī)做好善后工作,。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求,，安全管理檔案建檔,，與危化品企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致,，設(shè)立以下檔案類別,，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

（1）法律,、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

（2）機(jī)構(gòu)和職責(zé)

（3）風(fēng)險(xiǎn)管理,；

（4）管理制度；

（5）培訓(xùn)教育,；

（6）生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全

（7）作業(yè)安全

（8）職業(yè)健康

（9）危險(xiǎn)化學(xué)品管理

（10）事故與應(yīng)急

（11）檢查與自評(píng)

2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案（錄像帶,、照片、磁盤）可按載體形式,、所反映問題或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目,，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號(hào),。

3)檔案保存,，設(shè)專用柜屜，采取防火,、防潮,、防蟲、防盜等措施,，確保安全生產(chǎn)檔案安全,。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久,、長期（五年）,、短期（一年）三種。

5)對(duì)保管到期的安全生產(chǎn)檔案,，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定,，對(duì)經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊,，經(jīng)鑒定人員簽字后,，報(bào)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批,。銷毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷,，銷毀清冊長期保存,。

6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗,。

（1）安全生產(chǎn)檔案的借閱,、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。

（2）在提供,、利用,、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益,。

（3）應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo),。

資料檔案室管理制度篇六

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,，確保檔案保管和使用安全,，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),，特制訂本制度,。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司,、經(jīng)營,、管理工作和活動(dòng)中形成的，具有備用,、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,，文書、公文,、公函,，合同、圖紙,，影像,、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門,。

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用,。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,，管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任,。

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式,，即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容,、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍,。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一,、綜合類檔案主要包括:行政文書,、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理,、營銷策劃,、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同,、資產(chǎn),、聲像、實(shí)物等檔案,；

二,、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,，以及工程管理性材料,、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案,。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部,、招投標(biāo)采購部、總工室,、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員,。

第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責(zé)

一,、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,，制定公司文件材料歸檔和檔案保管,、利用、鑒定,、銷毀,、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系；

二,、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集,、整理、保管,、鑒定,、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),；

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,，指導(dǎo)各部門文件材料的收集,、積累、整理和歸檔工作,；

四,、維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范,、修復(fù)和保護(hù)工作,；

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè),。

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一,、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定,，向公司行政人事部移交,，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有,、拒絕移交,；

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔,。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,，將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一,、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

（一）歸檔的文件原則上一律為原件,，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔,。傳真紙不能直接歸檔,，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處,；

（二）歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定,。歸檔的文件材料種數(shù),、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

（三）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,，文件材料整理符合規(guī)范,。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,；

（四）聲像類,、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容,、時(shí)間、背景,、作者等信息。

二,、相關(guān)工作要求

（一）如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,，應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存,，待使用完畢后立即歸檔,；

（二）原則上，檔案取得后未存檔之前,，部門人員不得先行使用,，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失,、損壞等,，一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理；

（三）新成立公司,，在取得營業(yè)執(zhí)照,、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證,、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),，必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一,、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì),、類別、年限,、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,，在建工程資料要整理成冊,；

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初,。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,，該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作；

三,、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,，按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作,。

第十三條檔案移交

一,、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí)，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批,。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,，在政府有關(guān)部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查,。

二,、公司內(nèi)部移交要求:

（一)行政人事部接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄,，與移交人共同逐頁清點(diǎn),，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要,、機(jī)密類的案卷,，更需要仔細(xì)核對(duì)，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù),。(檔案移交登記表格式見附表一）

（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后,，移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章,，檔案移交工作視為完成,，移交中的所有記錄均須存檔。

三,、對(duì)調(diào)出,、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前,，必須清還檔案,。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調(diào)離手續(xù),。

四,、電子檔案管理(略)

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級(jí)資料,，須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印,。（檔案查詢審批表見附表二）

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一,、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù),。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù),；（檔案借閱審批表見附表三）

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,，一次性借閱時(shí)間超過10天以上,，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批；

三,、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,，而且完整無損，不得拆散,、抽換,、圈點(diǎn)、劃線,、涂改或作其它任何標(biāo)記；

四,、嚴(yán)格遵守保密制度,，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密,；

五,、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案,、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理,；

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,，原則上不允許借閱檔案原件,。如因工作需要，須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意,；

七,、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案,；

八,、借閱的檔案,，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,，應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理；

九,、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,，原則上不借出，如確因工作需要,，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出,；

十、外單位借閱檔案,，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱,；

十一、實(shí)物檔案一般不外借,，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用,。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制,；

二,、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章,。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理

公司檔案密級(jí)分為絕密,、機(jī)密和秘密三類。（密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四）,。密級(jí)檔案保管要求如下:

一,、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄,；

二,、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱,；

三,、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作,、收發(fā),、傳遞、使用,、復(fù)制,、摘抄,、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,，采用電腦技術(shù)存取,、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密,；

四,、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且檔案室內(nèi)門,、柜應(yīng)做到隨開隨鎖,；

五、檔案室的檔案材料要定期清查,，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,，查明情況嚴(yán)肅處理；

六,、不準(zhǔn)在私人交往,、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密；

七,、檔案屬下列情況之一者,，不與開放利用:

（一）涉及公司商業(yè)機(jī)密；

（二）涉及公司專利或技術(shù)秘密,；

（三）涉及公司員工個(gè)人隱私；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用,。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn),、移出、整理,、鑒定,、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,，符合客觀實(shí)際,，不得虛報(bào),、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造,。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五）

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一,、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，并保證檔案室安全,。檔案室由專人管理,，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,，確保檔案安全,；

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,，即防光,、防水、防火,、防塵,、防蟲、防有害氣體,、防高溫,、防潮、防霉,、防盜,，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查,、通風(fēng),；

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,，嚴(yán)禁吸煙,，嚴(yán)防火災(zāi)；

四,、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對(duì)檔案室設(shè)施,、案卷數(shù)量和案卷排列,、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷,、歸檔，未經(jīng)鑒定,，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，任何人不得擅自銷毀,。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組,。

一,、檔案鑒定要求

（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定,；

（二）技術(shù)檔案鑒定時(shí),，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見；

（三）鑒定小組不能單純地從保管期限,、年代或名稱判別其價(jià)值,，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見,。

二,、檔案銷毀規(guī)定

（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售,；

（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案,。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字；

（三）檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理,、檢索工具調(diào)整等工作,。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報(bào)告,、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔,、長久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久,、長期和短期等,，公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,，對(duì)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),，或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人，整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,，給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一,、工作不負(fù)責(zé)任,，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂,，根據(jù)實(shí)地檢查情況,，對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分,。

（一）檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失,，或因管理,、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞,、遺失等,；

（二）未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰,，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等,；

（三）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱,、移交,、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn),，檔案管理人員擅自外借檔案材料等,；

（四）未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時(shí),，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等,；

（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,，各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等,；

（六）專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng),，未按要求管理本部門的檔案資料,，經(jīng)檢查管理混亂等。

二,、因管理或使用不當(dāng),，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案（保密）信息外泄,；或者未經(jīng)允許,，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分,。

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一,、《檔案移交登記表》

二,、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》