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公司會(huì)計(jì)檔案管理制度 財(cái)政局會(huì)計(jì)檔案管理制度篇一
會(huì)計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,制定本辦法,。
:本規(guī)定適用于公司及分子公司,。
3.1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案,。
3.2公司總經(jīng)辦,、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,。
3.3各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),,建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔,、保管,、查閱和銷毀等管理制度,,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放,、方便查閱,,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,。
4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),。
4.2會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,,記帳憑證,匯總憑證,,其他會(huì)計(jì)憑證,。
4.3會(huì)計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳,、日記帳,、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,,其他會(huì)計(jì)帳薄,。
4.4財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度,、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表,、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告,。
4.5財(cái)會(huì)電算化檔案:主要是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料,。
4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,,銀行對(duì)帳單,物資盤存表,,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),,會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等,。
5.1當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案,。
5.2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,。個(gè)別需要拆封重新整理的,,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任,。
6.1如有特殊需要,,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會(huì)計(jì)資料的查閱或復(fù)制,,并辦理登記手續(xù),。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫,、拆封和抽換,。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會(huì)資料時(shí),,應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn),。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度,。
7.1分為永久,、定期兩類。定期保管期限分為3年,、5年,、2019年、2019年,、25年5類(會(huì)計(jì)檔案保管期限表附后),。
7.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起,。
7.3本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,,可以比照類似的保管期限辦理,。
8.1保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,,可以按照以下程序銷毀:
8.1.1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀檔案的名稱,、卷號(hào),、冊(cè)數(shù),、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限,、已保管期限,、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見,;
8.1.3銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案,;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人,。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明,。
8.3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀,。
9.1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
9.2單位因撤銷,、解散,、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管,。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,,從其規(guī)定,。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,,其他方可查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,,各方可查閱,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,,并按規(guī)定辦理交接手續(xù),。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,,對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù),。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管,。
9.6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的`接受單位,,并按規(guī)定辦理交接手續(xù),。
9.7單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù),。
9.7.1移交會(huì)計(jì)檔案的單位,,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱,、卷號(hào),、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào),、應(yīng)保管期限,、已保管期限等內(nèi)容;
9.7.2交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章,。
9.8預(yù)算、計(jì)劃,、制度等文件材料,,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法,。
10.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋,。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止,。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行,。修改時(shí)亦同,。
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度 財(cái)政局會(huì)計(jì)檔案管理制度篇二
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,保證會(huì)計(jì)檔案的安全,、完整,、及時(shí),根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,,結(jié)合本公司實(shí)際情況,,制定本辦法。
1,、公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查。會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),,由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管,。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉,、防蛀,、防火、防盜等條件,。
2,、財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,、必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷,、歸檔、保管,、查閱和銷毀等管理制度,,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放,、方便查閱,、嚴(yán)防毀損、散失和泄密,。
1,、會(huì)計(jì)憑證:包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表,、記賬憑證,、記賬憑證匯總表,涉及對(duì)外對(duì)私改造資料,,銀行存款(借款)對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等,。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會(huì)計(jì)賬簿:包括總賬,、明細(xì)賬,、日記賬、各種輔助登記簿等,。
3,、財(cái)務(wù)報(bào)告:包括《會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月,、季,、年度會(huì)計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書,。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。
4,、其他會(huì)計(jì)核算資料:凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的,,由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。
5,、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票,。
會(huì)計(jì)年終了后,應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷,。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,,分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷,將各卷按順序編號(hào),。
1,、會(huì)計(jì)憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊(cè)的憑證,,統(tǒng)一登記案卷目錄,,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,,分散裝訂,,做到整齊、牢固,、美觀,。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q,、年度,、月份、起止日期,、號(hào)碼,、裝訂人簽章等。
2,、會(huì)計(jì)賬簿
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,,除跨年使用的賬簿外,,其他均需整理妥善保管。
(1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,,不填其他內(nèi)容。
(2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前,,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù),,核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列,。
(3)活頁(yè)賬簿支空白頁(yè)后,,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面,、封底,裝訂成冊(cè),。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起,。
(4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶目錄―按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)―會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固,、平整,、不得有折角,掉頁(yè)現(xiàn)象,。
(6)賬簿裝訂的封口處,,應(yīng)加蓋裝訂人的印章。
(7)裝訂后,,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
(8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編,,編號(hào)順序?yàn)榭傎~,、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬,、分戶明細(xì)賬,、輔助賬。
3,、會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管,。
1,、當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管,。
2,、會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷,、保管,、調(diào)閱、銷毀等一系列工作,。
3,、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),,由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),,將全部案卷逐一點(diǎn)交,按管人員逐一接收,。
1,、財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。
2,、凡需借會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,,方可辦理調(diào)閱手續(xù),。
3、借閱會(huì)計(jì)檔案人員,,不得在案卷中標(biāo)畫,,不得拆散原卷冊(cè),更不得抽換,。
4,、借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外,,特殊情況,,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制,。
1,、會(huì)計(jì)憑證保管15年。
2,、會(huì)計(jì)賬簿保存15年,,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。
3,、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年,,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年,。
1,、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單,,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后,,方可銷毀,。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,,應(yīng)單獨(dú)抽出,,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán),、債務(wù)時(shí)為止,。
2、按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),,應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門,、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì),銷毀后,,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,,并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度 財(cái)政局會(huì)計(jì)檔案管理制度篇三
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,、會(huì)計(jì)帳簿(含備查帳簿)、財(cái)務(wù)報(bào)表,、財(cái)務(wù)計(jì)劃,、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料,。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),,必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2,、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理,,由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求,,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集,,審查核對(duì),,分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記,,嚴(yán)防毀損,、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前,。
3,、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管,做到不丟失,、不缺損,、不爛、不被蟲蛀等,,財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況,,及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4,、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料,,按年、季,、月順序立卷登記存放,。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼,,閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處,。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,,由檔案管理人員接待查閱,。
7,、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信及工作證,,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位,,查閱日期,,會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8,、會(huì)計(jì)檔案,,原則上不對(duì)外借,如有特殊情況需要,,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,,并辦理有關(guān)手續(xù),,外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊(cè),,要限期歸還,。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,,根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值,,分為永久、定期二類,,定期保管期分為三年,、五年、十五年,、二十五年,。具體保管期限詳見附表。
10,、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),,由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導(dǎo),、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,,嚴(yán)格審查,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),,報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀,。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章,。應(yīng)保存的資料,,按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11,、由于單位人員的變動(dòng),,會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí),由移交人辦理交接手續(xù),,并由監(jiān)交人,、移交人、接收人簽字或蓋章,。
12,、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后,,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13,、公司分設(shè)新單位時(shí),,由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表,,雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù),原憑證,、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位,。