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公司文件管理制度 公司文件管理制度及流程篇一

為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件,；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單的完整性，避免混亂,，特制定本標(biāo)準(zhǔn),。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單的管理。

1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人,。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定,。

2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管,、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作,。

1.技術(shù)文件的種類

（1）技術(shù)類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片,、作業(yè)指導(dǎo)書,。

（2）管理類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料,；項(xiàng)目預(yù)算單,、決算單等。

2.文件登記

（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》,，掌握技術(shù)部全__文件的情況,。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱,、數(shù)量,、文件編制時(shí)間。

（2）文件接收后,，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對文件進(jìn)行分類編號并作記錄,。

3.文件的歸檔及保管

技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，方可借閱,。

5.文件的修改與審批

（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí),，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

（2）技術(shù)文件確定修改后,，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》,。

《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

（a）技術(shù)文件名稱、編號,、或圖紙名稱,、圖號；

（b）更改理由,；

（c）會審意見,、會審簽名；

（d）設(shè)計(jì),、工藝負(fù)責(zé)人簽名,；

（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

（3）技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可,。重大內(nèi)容的更改與涉及安全,、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,，會議通過審定后,，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后,，應(yīng)立即著手工作,，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存,、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。

（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）,。

公司文件管理制度 公司文件管理制度及流程篇二

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,，使之規(guī)范化、科學(xué)化,、制度化,，對公司的文件的體例格式、編制,、編號,、審批、發(fā)布,、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性,。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度,。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理,。

3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定,、修訂的起草及本制度的宣貫,、發(fā)放、廢止工作,，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督,。

3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度,、行政性文件,、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔、廢止的管理,。

3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄,、發(fā)放、歸檔,、廢止的管理,。

3.4 文件編制、審批,、發(fā)布的權(quán)責(zé)

3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理,、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件,。

3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件,。

3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件,。

3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件,、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度,、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程,、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。

3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范,、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)范測試）等文件,。

3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件,、操作規(guī)程,、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制,，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核,，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前,，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,，并獲得文件號。

3.5 質(zhì)量體系文件的'編制,、審核,、批準(zhǔn),、發(fā)布,，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具,。

4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā),、更改、回收進(jìn)行控制,。隨時(shí)保持最新有效版本的文件,，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,，文件更改/修訂后不必通知文件持有人,。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律,、法規(guī),、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針,、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊,、質(zhì)量體系程序文件,、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告,、通知,、通報(bào)、報(bào)告、申請,、傳真等,。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程,、規(guī)范/規(guī)定等,，如人力資源管理制度、行政管理制度,、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等,。

（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),、設(shè)計(jì)圖樣,、工藝文件、操作規(guī)程,、檢驗(yàn)規(guī)程等,。

（5） 外來文件：國家有關(guān)法律、法規(guī),、國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等,。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程,、公司經(jīng)營規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊,。

（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件,。

（3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定,、設(shè)計(jì)文件,、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書,、外來文件等,。

（4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等,。

公司文件管理制度 公司文件管理制度及流程篇三

第一條,、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,，特制訂本制度,。

第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電,、來文,、同級函、電,、來文,、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料,。

第三條,、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,，在簽收和拆封時(shí),，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。

2、對政府部門發(fā)來的文件,，要進(jìn)行信封,、文件、文號,、機(jī)要編號的“四對口”核定,，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門,，并登記差錯(cuò)文件的文號,。

第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1,、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,，緊急文件要即閱即辦。

2,、一般函,、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件,，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3,、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天,。

第五條、文件的傳閱與催辦

1,、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看,。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2,、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后簽名以示負(fù)責(zé),。如有總經(jīng)理“批示”,、“擬辦意見”,，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3,、閱文時(shí)不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4,、文件閱完后應(yīng)送交秘書,，切忌橫傳。

5,、行政秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放或分散,，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

第六條,、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門主管簽寫便條,，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條,、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時(shí)歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條,、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交,、保管、保密,、催辦檢查工作,。

第九條、文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1,、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告,、指示、決定,、決議,、通報(bào)、紀(jì)要,、重要通知,、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃,、統(tǒng)計(jì),、季度、年度報(bào)表等,。

2,、各種專業(yè)例會記錄。

3,、企業(yè)召開重要會議所形成的報(bào)告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡報(bào)、會議記錄等,。

4,、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。

5,、企業(yè)日志和大事記,。

第十條,、立卷要求

1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時(shí)間順序,，分門別類地進(jìn)行整理歸檔,。

2、立卷時(shí),，要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。

3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔,。

第十一條,、對于多余,、重復(fù),、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定,，辦理申請銷毀手續(xù),。

第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部,。

第十三條,、本制度自公布之日起執(zhí)行。