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公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇一

目錄

總則...........................................................3

員工招募.........................................................4

培訓制度......................................................6

考勤管理辦法...................................................8

休假管理辦法...................................................9

福利制度........................................................11

生育保險津貼制度...................................................13

困難補助金管理辦法.................................................15

離職管理辦法..................................................17

工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19

用車管理制度..................................................20

衛(wèi)生管理制度..................................................21

報刊雜志的管理辦法.................................................22

工具,、耗材領用制度.................................................23

辦公用品與日常用品管理.............................................24

總則

一,、為建立組織，健全制度,，使公司各項管理制度,、規(guī)范化、,，特制訂本規(guī)定,，凡本公司所屬員工都應遵守本規(guī)定。

二,、本公司員工任用,、擔保、工作時間,、請假休假,、出差、培訓,、福利,、考勤考核、獎懲,、年資,、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理,。

三,、本公司員工應團結友愛，忠于職守,，遵守公司各項規(guī)章制度,，服從各級主管人員的合理指揮與安排,，不得陽奉陰違或敷衍塞責。

四,、本公司員工應遵紀守法,，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養(yǎng),。

五,、本公司員工對內(nèi)應認真工作，愛惜公物,，減少損耗,，提高業(yè)務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品,、圖紙,、內(nèi)部文件資料、贏利情況,、銷售計劃,、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）,。

六,、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外,，不得擅用本公司名義,，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

七,、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談）,，應態(tài)度謙和，特別注意文明用語,，不得滿懷不滿情緒,，有損害公司形象的行為。

八,、本公司員工應遵守國家法律,，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品,、賭博,、拉幫結派等行為。

九,、本公司員工應發(fā)揚團隊精神,，心胸豁達，勤奮敬業(yè),，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的'精神,。

十,、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施,，若試用期間有疑問,，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂,，其他任何人員不得擅自修改,。

行政部

20xx年1月1日

員工招募

為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液,，規(guī)范公司的員工招募如下：

一,、招聘

1、準備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單,，經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進行招聘,。

2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘,，以學識,、品德、能力,、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則,。公司內(nèi)部人員也可以推薦,，但必須按規(guī)定程序進行。

3,、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員,、銷售人員需進行筆試,。

3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試,，再把最后結果通知行政部,。

二、錄用

1,、經(jīng)復試合格的人員接到通知后,，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關證件（學歷證,、身份證復印件各一份,，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓,。

2,、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用,。

1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準擅自離職者。

2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者,。

3）未滿16周歲的未成年公民。

4）品性惡劣,，經(jīng)其他公私營機構開除者（需有確鑿證據(jù)）,。

5）違法犯法吸食毒品者,。

三、擔保

1,、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員,、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔保手續(xù)（經(jīng)濟擔保,，本地有正當職業(yè),、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔保,，合法有實力的團體擔保）,。

2、被擔保人如有下列情形之一者,，連帶賠償責任,。

1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

2）侵占,、挪用公款,、公物或損壞公物者。

3）竊取機密技術資料或財物者,。

五,、試用

1、本公司新進人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外,，一律先經(jīng)試用,。

2、新進人員一般試用期為1－3個月,，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者,，經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半,；若在試用期表現(xiàn)不佳者,，可當場予以辭退,。

3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進行試用期考核,，考核合格者由行政部辦理轉正手續(xù),；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退,，且不得提出異議,。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇二

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化,、科學化,、制度化，對公司的文件的體例格式,、編制,、編號、審批,、發(fā)布,、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化,、制度化,、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況,，特制定本制度,。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門,，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫,、發(fā)放,、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督,。

3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系,、管理制度、行政性文件,、法律法規(guī)文件,、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放,、歸檔,、廢止的管理。

3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔,、廢止的'管理。

3.4 文件編制,、審批,、發(fā)布的權責

3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知,、通告）等文件,。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件,。

3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件,。

3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件,，并負責制定質(zhì)量管理制度,、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件,。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范,、產(chǎn)品技術標準、產(chǎn)品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣,、產(chǎn)品bom,、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件,。

3.4.7 工廠負責制定產(chǎn)品bom,、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程,、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）,。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核,，總經(jīng)理批準,。

3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案,，并獲得文件號,。

3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核,、批準,、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改,、回收進行控制,。隨時保持最新有效版本的文件，

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制,，其封面或正文頁面無“受控”標識,，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件,。(法律,、法規(guī)、標準,、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標,、質(zhì)量手冊,、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件,。

（2）行政性文件：公司的公告,、通知、通報,、報告,、申請、傳真等,。

（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度,、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等,，如人力資源管理制度,、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等,。

（4） 技術性文件：產(chǎn)品標準,、設計圖樣、工藝文件,、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等,。

（5） 外來文件：國家有關法律,、法規(guī)、國家/行業(yè)標準,、供應商/客戶提供文件,、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程,、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃,、質(zhì)量手冊,。

（2) 二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度,、規(guī)范/規(guī)定,、設計文件、技術規(guī)程,、作業(yè)指導書,、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單,、報表等,。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇三

防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。

適用于公司各部門的日常工作,。

3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施,、倉庫內(nèi)物資、重要,、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察,。

3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

4.1公用設施的標識

4.1.1機電設備按各設備名稱,、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位,。

4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識,。

4.1.3配電室,、水泵房、泳池機房,、監(jiān)控中心,、倉庫、辦公室,、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識,。

4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。

4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài),。

4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌,。

4.1.7樓層的標識貼于本樓層的`顯著位置。

4.1.8在進天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識,。

4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌,。

4.1.10游泳池必須標明水的深度。

4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌,。

4.2服務過程的標識

4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌,。

4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌,。

4.2.5泳池,、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識,。

4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌,。

4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標識,。

4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔,、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn),。

4.3標識的管理

4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標識,部門必須嚴格執(zhí)行,。

4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。

4.3.3如發(fā)現(xiàn)標識已經(jīng)被污染,、涂抹,、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換,、替補或撤消,。

4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

《ci標識手冊》

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇四

對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生,。

適用于公司各部門,。

3.1公司總經(jīng)理或相關授權人負責所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。

3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實,。

3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護,。

4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的高空作業(yè)、物品吊裝,、大件物品(超長,、超寬、超高等)搬運,、濕滑場地作業(yè),、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。

4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業(yè)指揮,、監(jiān)護后方可進行,。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關通知,以便顧客提前準備,。

4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮,、監(jiān)控時應首先注意自身安全。

4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一,、預防為主'的方針。

4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標識。

4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關人員進入施工區(qū)域,。

4.8對于3米以上的.高空作業(yè),應至少設一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控,。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行,。

4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失,。

4.11安全員應監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤,、戴安全帽,、穿膠鞋。

4.12安全員應監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩,、電纜等工作回線纏在身上,。

4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮,。

4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害,。

4.15危險作業(yè)完畢后,負責監(jiān)護的安全員應督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向?qū)徟藚R報工作結果。

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇五

行政辦公用品管理制度

第一章總則

第一條目的

為適應公司快速發(fā)展的需要,，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理,，控

制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則,，特制訂本制度,。

第二條適用范圍

本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

公所用文具（文件夾,、檔案袋）,，辦公自動化所需用的耗材（含u盤、數(shù)碼相機,、硒鼓墨盒等）,、辦公設備（含電腦、復印機,、打印機,、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅,、柜等）,。

第二章辦公用品的分類

第三條行政辦公物品的分類

行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn),、辦公用品,。

1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上,，在使用過程中保持原有的實物形態(tài),，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備,。

2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長,，在使用過程中不易損耗,，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

3,、辦公用品是指使用期限較短,，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn),。

第三章行政辦公物品的管理職責

第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門,，負責對

行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制,，其管理職責主要包括：

1,、供應商選擇及管理；

2,、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控,；

3、年度,。每月辦公物品開支計劃的編制,、報批和執(zhí)行；

4,、行政辦公用品的分配,、調(diào)撥、維修和報廢,；

5,、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬,，負責

日常維護和修理,。

第五條部門資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各

部門有專人負責本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減,、轉移,、維護、報廢與監(jiān)督記錄,；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設備等資產(chǎn),；

第六條資產(chǎn)使用人的主要職責：應該愛護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設備,，由

人力資源部協(xié)助負責培訓員工愛護國有資產(chǎn)意識,，正確使用辦公設備。如果因使用不當,，人為破壞,，由使用人自行付費維修,，并報送人行部門進行維修登記。

第四章行政辦公物品采購

第七條辦公用品采購

1,、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃,、編制資金使用計劃，

納入公司的全面預算,，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。

2,、行政部持相關票據(jù)根據(jù)公司相關財務規(guī)定報銷,，費用計入各部門

的年度預算執(zhí)行臺賬。

3,、辦公耗材文具的領用參照需按照規(guī)格及使用情況購買,，并由行政

部主管領導批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管,。

第八條辦公類服務采購

辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品,、宣傳品、名片,、標牌等服務類的采購,。

1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商,。

2,、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的,，經(jīng)主管領導審批后在

公司行政部公布的服務供應商范圍內(nèi)選擇,。

第九條辦公資產(chǎn)采購

1、辦公資產(chǎn)采購計劃

各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時,，填寫《辦公物品申請表》,，經(jīng)公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購,。

2,、實施采購

行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導,，經(jīng)審批后方可到財務部領取支票進行購買,。

3、驗收

行政部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表,、購物發(fā)票,、購物明細驗收采

購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認,，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬,。財務部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理,。《辦公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統(tǒng)一保管,。

第五章辦公物品的`管理

第十條辦公用品的配發(fā)

1,、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發(fā)放。

2,、辦公用品按需領用,，行政部負責辦理使用部門的領用手續(xù)，認真

填寫文具領用登記單,，并進行臺賬登記,，寫明物品名稱、規(guī)格,、使用人及數(shù)量等,。

3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動,，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走,。第十一條辦公資產(chǎn)的管理

1、資產(chǎn)調(diào)撥

部門與部門之間轉移辦公設備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》,。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行,。審批順序：調(diào)出部門負責人—調(diào)入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產(chǎn),。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設備等資產(chǎn),。

2、資產(chǎn)報廢

由部門負責人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》,，報行政部,。行政部會同財務部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領導審批,，審批后方可報廢,。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的,，由行政部收回統(tǒng)一維修,、保管、再分配,，資產(chǎn)臺賬做相應調(diào)整,。在報廢前，部門不得隨意丟棄,，否則該部門按照其原值賠償,，并按照公司相關規(guī)定處罰。

3,、資產(chǎn)的租用,、出租和外借

（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用,。如果確屬需要，租用

部門必須報公司行政部審批,，行政部應盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配,，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用,，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理,。

（2）公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行

政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點,，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續(xù),，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售,。

4、辦公資產(chǎn)的日常維護,、維修

（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護,、維修的責任部門。

（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃,，并納入預算和經(jīng)營計劃,。根據(jù)

維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護,，保證各物品正常工作,。

（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備

維修申請表》報送行政部,。不經(jīng)部門資產(chǎn)負責人而私自維修的,，相關費用行政部不予受理。

（4）行政部接到申請單后,，需對報修設備進行鑒定,，進行相應的維

修、更換,，一般性維修理應在三個工作日內(nèi)修理完畢,，其他較為復雜的修理應在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》,，資產(chǎn)使用部門負責人簽字確認,。

（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執(zhí)行資金支付程序,。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇六

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作,。

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3.1行政部負責分公司的文件,、資料的打印,、歸類,、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的`各類檔案,。

3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件,、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作,。

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃,、外來文件、報告,、質(zhì)量記錄及與工作有關的圖表,、統(tǒng)計資料等。

4.1.2在工作中形成的圖紙,、操作說明書等技術檔案,。

4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案,、工作記錄等專項檔案,。

4.2文件、資料歸檔的要求,。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準,。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性,、準確性,、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類,、立卷和編號,。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管,。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理,。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改,、送曬外,不得外借,。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況,。

4.3.4存入膠片,、照片、錄像帶,、軟盤,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝,。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好,、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺,。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施,。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

4.4檔案資料借閱管理,。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案,、借閱檔案的權利和義務。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù),。

4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改,、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失,、損壞或泄密,要立即追究當事者責任,。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理,、各部門經(jīng)理,、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

4.5.2檔案鑒定小組的任務:

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存,、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙,、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存,。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出,。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存,。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名,。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇七

1,、建立《收文登記表》,，由辦公室派專人進行文件收文處理。

2,、實行收文登記批辦制度,，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》,，統(tǒng)一交辦公室負責人,，辦公室負責人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

3,、辦理文件的有關人員均應簽字,，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管,。經(jīng)辦人員需要留存的文件,，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。

4,、各部門收到的.函件,，應交辦公室即時登記，交簽字后2,、3條處理,。

5、各有關人員注意保密,，不得泄露本公司機密,。

1、公司發(fā)文由有關部門起草,，建立《發(fā)文登記表》,，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出,。

2,、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄,。

3,、各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認真貫徹執(zhí)行。

4,、向上級單位呈報的文件,，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行,。

5,、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件，需要辦公室打印的,，需辦公室主任簽字批準,。

1、凡查詢,、復印,、借閱文件，均需申請,、登記,。

2、凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當事人有關機密的文檔需經(jīng)公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件,，只能在公司辦公室查閱,，允許復印的文件，不得帶出公司,，只能在公司復印,。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇八

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏,、磁盤存藏)形式,。

1.公司法律文件:公司章程、批準證書,、營業(yè)執(zhí)照,、驗資報告、審計報告,、企業(yè)代碼,、銀行稅務登記等

2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成,、董事會決議,、記要等

3.公司管理制度:公司運營、行政,、財務,、業(yè)務管理制度、文本,、流程

4.公司財務資料:各類總,、分帳冊、報表,、單據(jù)、憑賬,、報告等

5.公司人事薪資:人事結構,、錄用考核文件、薪資結構,、薪資表,、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄,、保險計劃及記錄《勞動合同》等

6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析,、市場分析、各種調(diào)查分析,、營銷策略,、公關網(wǎng)絡、實施計劃等

7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同,、協(xié)議,、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展,、防談名冊及記錄等

8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度,、流程、文本及有關方法培訓資料,、報價體系等

9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真,、往來函、建議書,、分析底稿,、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本,、方案,、策劃、設計成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本,、流程,、制度、企劃書,、顧問服務理論,、方法、同業(yè)服務成果,、各類行業(yè)資料,、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

12.公司圖書,、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買,、訂購的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知,、備忘,、報告、批復,、外來文函

14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹,、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等,。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇九

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,，使之規(guī)范化、科學化,、制度化,，對公司的文件的格式,、編制、編號,、審批,、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定,，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化,、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性,。結合公司實際工作情況,，特制定本制度。

適用于公司各類文件的起草,、審查,、審批、發(fā)布,、執(zhí)行,、修改、廢止和備案,。

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發(fā),、更改,、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件,。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制,，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人,。 3.4外來文件：指xx于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律,、法規(guī)、標準,、行業(yè)規(guī)范,、客戶要求等)。

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門,，負責文件管理制度的制定,、修訂的起草及制度的宣貫,、發(fā)放,、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督,。

4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄,、發(fā)放,、歸檔、廢止的管理,。 4.3文件編制,、審批、發(fā)布的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件,。 4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件,、程序文件、管理文件,。

4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門,，負責公司文件立、改,、廢的審核(核稿),、發(fā)布、匯總,。 5文件分級分類

5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性,、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊,、經(jīng)營管理規(guī)范等,。

5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理,、服務規(guī)范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件,、操作規(guī)定、規(guī)范,、項目管理文件,、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準,。

5.1.4四級文件：表格,、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等,。

6.1文件編號：[microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼 6.2文件的標識與控制

文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,，不作標識; 長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放,，回收作廢失效版本;

一次性或短時間有效的文件過期自然失效,，以其標題、日期作為標識,，不必跟蹤回收其過期版本,。

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理,、技術,、生產(chǎn),、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,，由人事行政部負責編制,。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度,、財務管理制度,，由各部門依本制度4.3條負責編制。 (3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的.通知/通告,，由相關職能部門負責編制,。

(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務便簽》，部門負責人審核,，常務副總批準,、審閱和簽發(fā)。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,，部門負責人審核,，常務副總批準、審閱和簽發(fā),。

7.2文件歸檔,、發(fā)放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經(jīng)審批后的文件,，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”,，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管,。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新,，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。 7.2.2文件發(fā)放

公司受控文件,、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放： (1)管理手冊,、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門; (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門; (3)各個部門都要使用相應文件,、記錄的有效版本,，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號,，并由領用者簽名,。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名,。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別,。

a,、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部,。 b,、技術文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術部門。 c,、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門,。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”,，管理文件的借出和歸還,。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份,，并作出版本標識,，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍,，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應辦理文件交接,、歸還手續(xù),。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作,，文件更改必須符合統(tǒng)一性,、協(xié)調(diào)性,，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草,、審核,、批準由原文件起草,、審核,、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改,。 (3)文件修改內(nèi)容較少時,，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構,、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版,。

(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為a版(b、c,、d等)/修改狀態(tài)為0(1、2,、3,、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,，即修改狀態(tài)號最高是10,，當超過10次時,，文件換版,，即由a版升為b版，以此類推,。特殊情況下,，換版不受此限制,。

(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所,，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查,，并確認更改效果。 (6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題,，提出文件更改意見,。

7.4文件的作廢與銷毀

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回,，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,，并登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時,，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀,，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中,，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣,。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行,。 7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口

(1)國家法律、法規(guī);國家,、行業(yè),、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度,、規(guī)定等外來文件,，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》,。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理,。 (3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,，交由相關部門傳閱執(zhí)行,，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,，交檔案室備檔,。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理,，秘密信息以載體形式歸檔后,，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發(fā)放,、傳閱,、披露應遵守以下原則： 文件密級發(fā)放,、傳閱范圍

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

機密公司部門負責人以上人員,，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

秘密公司部門主管級以上人員,，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十

為保證公司文件的完整，便于查找利用,，做好收集,、立卷、保管,、借閱,、統(tǒng)計、銷毀等工作,，維護檔案的完整和安全,，特制定本制度。

1,、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件,、合同、協(xié)議,。

2,、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件,、紀要,、決定等

3,、公司的請示與上級批復文件

4,、公司各職能部門在工作中形成的`工作計劃、總結,、報告

5,、公司成立、合并,、撤銷,、更改名稱、股東會決議,、董事會決議等相關文件資料

6,、公司制定的章程、制度等文件材料

7,、公司營業(yè)執(zhí)照,、稅務登記證等重要文件

1、公司各類文件應由總經(jīng)理辦公室安排專人保管,。

2,、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關系,，合并整理，分類保存,。

3,、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全,，加以整理后歸檔,。

4、庫藏文檔要定期核對,，做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。

1,、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù),，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2,、借閱的案卷要注意愛護,，不得丟失、損壞,、涂改,。

3、借出的檔案要注意保密,，不得將檔案帶入私人場所,，不得讓無關人員翻閱。

4,、借閱的檔案應如期歸還,，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況,，辦理續(xù)借手續(xù),。

4、歸還檔案時,，由檔案保管人員當面查點清楚,，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5,、凡需借閱,、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準,，否則一律不準借閱,、抄錄、復印,。

經(jīng)確定需銷毀的檔案,，由檔案保管人員編造銷毀清冊,，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

1,、檔案保管人員要嚴守機密,，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸,。

2,、不得傳播、議論有關機密問題,。

3,、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十一

加強文件檔案管理,，規(guī)范公司文件檔案的收集,、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性,、準確性和系統(tǒng)性,。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

適用于公司及各部門檔案的收集,、整理,、分類、利用及歸檔,。

1,、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營,、企業(yè)管理,、宣傳等活

動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的'各種文字、圖表,、賬冊,、憑證,、報表,、電腦

盤片、聲像,、膠卷,、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄,。

2,、檔案管理：就是指檔案的收集、整理,、鑒定,、保管,、統(tǒng)計、提供利用等活動,。

1,、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理,；

2）建立健全公司檔案管理制度,，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況,；

3）收集,、整理、分類,、鑒定,、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料,；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理,，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全,；

5）提高檔案信息的利用效率,，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法,、使用知識,。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時,，做好或協(xié)助移交工作,，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件,；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集,、標識、貯存,、保管,、利用、歸檔,；

4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料,；

3、各部門檔案主管人員

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十二

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度,。

內(nèi)容主要包括:上級函,、電、來文,同級函,、電,、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件,、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理,。

1,、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳,。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收,。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件,、文號,、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

2,、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號,、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù),。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存,。

3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦,。

4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家,、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責,。如有領導“批示”,、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密,。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳,。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉,。

1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件,、通知,、決定、決議,、請示、報告,、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍,。

2,、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目,、經(jīng)營管理,、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項,。

3,、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃,、請示報告,、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資,、物資供應,、科研、基建,、經(jīng)營管理等事宜,。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布,。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文,。

1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:

①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;

②公司發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀要、重要通知,、工作總結,、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度,、年度報表等;

③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;

④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告,、總結、決議、發(fā)言,、簡報,、會議記錄等;

⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;

⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告,、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧反映公司生產(chǎn),、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料,。

2,、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室,、群眾團體負責立卷歸檔,。

3、立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔,。立卷時,要求把文件的批復,、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性,。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔,。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4,、文件的銷毀對于多余,、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù),。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十三

規(guī)定本公司文件資料的編寫,、批準、發(fā)布,、更改,、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫,、收發(fā),、控制及資料保管和外來文件的管理,。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔,。

3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制,。

3.3辦公室負責文件發(fā)放,、存檔,、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件,、資料管理工作的控制,。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件,。

5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核,。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01),。

5.2文件,、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務過程有關的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約,、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4),。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的'非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文,、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標準性文件:5

f)照片,、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

x-x.x-xx

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件,、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫,、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理,。

5.4.2辦公室負責文件,、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件,、資料的管理和保護,文件,、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別,、索引號,、份數(shù)等,如用必要還應有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍,。確保調(diào)用,、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管,。

5.5文件,、資料的發(fā)放

5.5.1文件應按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍,、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查,。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā),、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調(diào)用,、借閱與歸還

5.6.1借閱者應在[文件,、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件,、資料未經(jīng)允許不得復印,、摘抄、外借和傳播,。

5.6.3借閱的文件,、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件,、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任,。

5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程,、董事會決議,公司財務報表,、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案,、公司規(guī)章制度,、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術性圖紙資料,、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理,。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件,、資料,。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件,。

f)外來單位借閱,、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關,、檢察機關,、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1,、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行,。

5.7文件的復制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名,。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù),。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號,。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本,。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理,。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀,。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督,。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號,、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用,。

6,、使用的記錄表格

序號

名稱

編號

存放地點

存放時間

1

[印制文件登記表]

qr--wd01--02--01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄]

qr--wd01--02--02

辦公室

長期

3

[文件分發(fā)登記表]

qr--wd01--02--03

辦公室

一年

4

[文件,、資料借閱登記表]

qr--wd01--02--04

辦公室

一年

5

[文件復印登記表]

qr--wd01--02--05

辦公室

一年

6

[文件補發(fā)申請表]

qr--wd01--02--06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

qr--wd01--02--07

辦公室

一年

起草人:審核人:審批人:

日期:日期:日期:

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十四

第一條爲減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定,，結合我廠的實際情況,，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函,、電,、來文，同級函,、電,、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件,、資料,。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理,。

第四條公文的簽收

1,、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時,，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳,。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收,。

2,、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封,、文件,、文號,、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口,，應立即報告上級機要部門,，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1,、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單,，并分類登記編號、保管,。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件,，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù),。

2,、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存,。

第六條公文的閱批與分轉

1,、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦,，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事,，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦,。

2,、一般函、電,、單據(jù)等,，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理,。

3、爲加速文件運轉,，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門,，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）,。

第七條文件的傳閱與催辦。

1,、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

2、閱讀文件應抓緊時間,，當天閱完後應在下班前將文件交機要室,，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責,。如有領導批示,、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3,、閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4,、文件閱完後,，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳,。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的`責任,，承辦部門接到文件,、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後,，予以復印或摘抄,，原件應及時歸檔周轉。

6,、按照閱文范圍,，離、退休干部,，一般由有關部門定期組織學習有關文件,，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第八條發(fā)文的規(guī)定

1,、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部,，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。

2,、各群衆(zhòng)團體,、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請,，并將文件底稿分別交兩辦審核,。黨委、廠部同意發(fā)文,，則兩辦分別按黨,、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文,。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉,。

3、對全廠影響較大,，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件,，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā),。

第九條發(fā)文的范圍：

1,、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件,、通告,、決定、決議,、請示,、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,，均屬發(fā)文范圍,。

2、黨委,、廠部下發(fā)文件主要用於：

（1）公布全廠規(guī)章制度,；

（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項,；

（4）公布全廠性的重大生産,、技術、經(jīng)營管理,、政治工作,、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報,；

（6）其他有關全廠的重大事項,；

3、黨委、廠部上行文,、外發(fā)文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃,、請示報告、處理決定,；

（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生産,、技術、人事勞資,、物資供應,、科研、基建,、經(jīng)營管理,、黨群工作等事宜。

4,、在工廠日常生産,、技術、經(jīng)營管理,、黨群工作中,，有關圖紙、技術文件,、工藝修改,、審批工作、安排部署,、傳達上級指示等事項,，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準後,，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布,。

5,、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文,，不備查考,，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

6,、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

第十條發(fā)文程式規(guī)定：

1,、各單位元需要發(fā)文,，應事先分別向黨委、廠部提出申請,；

2,、黨委,、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針,、政策和國家法令,，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3,、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標點符號正確,、書寫工整。嚴禁使用鉛筆,、圓珠筆,、紅墨水和彩筆書寫；

4,、文稿擬就後,，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題,、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,，并簽名,、蓋章、標定日期和密級,；

5,、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神,，有關文件規(guī)定,，對文稿進行審查和修改。對涂改不清,、文字錯漏嚴重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿,；

6,、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責）,；

7,、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿,，應由擬搞部門重新謄寫清楚,；

8、需經(jīng)會簽的文稿,，應在交付列印前送會簽部門會簽,；

9、文稿審核會簽後,，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委,、廠部領導審定批準簽發(fā)；

10,、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列?。?/p>

11,、文件列印清樣,，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名,；

12,、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷,，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況,，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā),。

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱,。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦,，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作,。（一般爲月底一小清,，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時查明原因和責任者,，并如實向領導報告。

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交,、保管,、保密、催辦檢查工作,。

第十五條文件的歸檔范圍：

1,、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告,、申請的批復,；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀要、重要通知,、工作總結,、領導發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度,、年度報表等,；

（3）廠黨委會、廠長辦公室,、廠務會,、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄,；

（4）廠黨代會,、職代工、工會會員代表大會,、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告,、總結、決議,、發(fā)言,、簡報、會議記錄等,；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果,；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件,、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告,、指示記錄,，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

（8）反映本廠生産,、經(jīng)營活動,、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品,；

（9）工廠日志和大事記,；

（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2,、業(yè)務科室,，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室,、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔,。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔,。

2、立卷時,，要求把文件的批復,、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則,。重要工作,、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔,。

4,、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完,。6月份正式向檔案館（室）移交,，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）,。

第十七條對於多馀,、重復、過時和無保存價值的文件,，兩辦機要室應定期清理造冊,，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù),。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理制度及流程 公司文件管理規(guī)定篇十五

及時糾正在服務過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹盏漠a(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務,。

適用于公司所有糾正預防措施活動的實施,。

3.1管理者代表負責監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進,、糾正和預防措施的實施,。

3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施,。

3.4產(chǎn)生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施,。

3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生,。

4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定,。

a.顧客的投訴(建議)

b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務的評估

e.顧客滿意度調(diào)查的.輸出

f.內(nèi)、外審報告

g.管理評審的各項輸出

h.其他不符合公司質(zhì)量方針,、目標及質(zhì)量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行,。

4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行,。

4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門各留存一份,。

4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

4.1.8因質(zhì)量體系或服務規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關的文件和記錄,。

4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調(diào)整,、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。

4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施,、重新選擇分承包方,、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術改造等,由總經(jīng)理負責監(jiān)督實施。

4.1.11對出現(xiàn)的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負責監(jiān)督,。

4.2預防措施

4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生,。

4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關建議

c.顧客滿意度調(diào)查結果

d.以往管理評審的情況

e.以往預防和糾正措施的實施情況

f.內(nèi)、外審結果

4.2.3各部門應根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預防措施,。

4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門,。品質(zhì)主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審,。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門各留存一份。

4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門所采取的預防措施,、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審,。

4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程,。

4.4由改進,、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》