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廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇一

整理要求

各施工單位,、監(jiān)理單位,、設(shè)計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求,，為貫徹落實好該通知精神,，切實做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一,、各有關(guān)單位必須加強檔案工作的統(tǒng)一管理,，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項規(guī)章制度,，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項目檔案工作,，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集,、整理工作,，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設(shè)計,、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料,，為了保證檔案資料的完整性,、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性,，應(yīng)加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容,。對日常工程檔案的收集整理工作,，有關(guān)部門要不定期的進行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決,。

二,、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促,、檢查,、指導(dǎo)。各級領(lǐng)導(dǎo)要對工程項目檔案管理工作引起高度重視,。

三,、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項規(guī)定進行整理。

四,、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知,，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）,。

五,、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄,、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排,。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明,，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室,，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù),。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn),、項目檔案整理情況及組卷數(shù)量,，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。

七,、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇二

云南思瀾二級公路檔案管理辦法

第一章

總則

第一條：為加強建設(shè)項目管理,，確保建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、安全和有效利用，特制定本辦法,。

第二條：項目檔案指思瀾二級公路建設(shè)項目從籌劃到工程竣工驗收各環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)歸檔保存的文字材料,、圖紙、計算材料,、聲像材料等形式與載體的文件材料,。

第三條：凡是參建的各單位、各部門都應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律,、法規(guī)和知識,，增強檔案意識，促進檔案收集,、管理的高質(zhì)量,。

第四條：檔案管理原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理,，實行檔案管理責(zé)任制,。

第二章

檔案管理分類

第一條：檔案應(yīng)分項、分細目統(tǒng)一管理,，一般分為行政檔案,，支付檔案和技術(shù)檔案。技術(shù)檔案中,，計量,、質(zhì)量記錄以開工申請單為單元歸檔；路基,、路面,、防護工程、排水工程等圖紙及原始記錄分公里歸案,；橋梁,、隧道圖紙及記錄按橋或隧道歸檔。

第二條：行政檔案

1、與上級主管部門之間來往的函件,；

2,、與施工單位之間來往的函件、協(xié)議,、申請批復(fù),、會議記錄；

3,、內(nèi)部來往的函件,、請示報告、批復(fù),；

4,、與技術(shù)專家，其它第三方的來往函件,、協(xié)議,；

5、會議及常規(guī)工地會議記錄,； 第三條：支付檔案

1,、價格調(diào)整的有關(guān)憑證和費用計算；

2,、各類支付證書,；

3,、工期進度月報表,；

4、保險單及支付收據(jù),；

5,、廢置工程金額計算表；

6,、設(shè)計變更批復(fù)的費用計算,；

7、額外或緊急工程的費用計算,；

8,、其它的費用支付憑證； 第四條：技術(shù)檔案

1,、施工設(shè)計圖表

2,、變更設(shè)計圖表

3、檢查記錄

4,、試驗記錄

5,、驗收記錄

6、質(zhì)量事故記錄

7、竣工圖表

8,、其它

第三章

檔案機構(gòu),、人員及其職責(zé)

第一條：思瀾二級公路建設(shè)指揮部成立項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對思瀾二級公路建設(shè)項目檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理,。

第二條：檔案管理小組組長：

雷國方

副組長：閆興

組員由各處室,、各科室負(fù)責(zé)人組成。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)辦公室設(shè)在總工辦并由其承辦具體業(yè)務(wù),，主任由總工辦主任兼任,，專業(yè)檔案管理員：楊騰

檔案兼職管理人員： 陳陸

綜合辦：陳陸

合同處：李偉

征遷處：杜慶春

后勤財務(wù)處：吳忠華

技術(shù)質(zhì)量管理處：杜軍

物資處： 何忠宏

總監(jiān)辦：雷國方

中心試驗室：楊美鳳。

以上各處室負(fù)責(zé)其處室職責(zé)范圍內(nèi)的檔案收集,、整理立卷工作,，并妥善保管尚未移交檔案室的檔案資料，并按上級部門相關(guān)要求匯報和上報項目建設(shè)情況和項目建設(shè)的相關(guān)資料,，在業(yè)務(wù)上接受專職檔案管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo),。

第三條：各處室、現(xiàn)場服務(wù)處,、施工單位項目部,、監(jiān)理組應(yīng)參照指揮部的檔案管理機構(gòu)設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，管理好各自職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料,。

第四條：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長,、副組長對檔案管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；各處室負(fù)責(zé)人,、現(xiàn)場服務(wù)處,、施工單位項目部、監(jiān)理組檔案管 3 理領(lǐng)導(dǎo)小組長對分管范圍內(nèi)的檔案管理負(fù)分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,；總工辦主任對檔案管理負(fù)具體責(zé)任,；專兼職檔案管理對所管檔案負(fù)具體管理責(zé)任。

第四章

檔案管理

第一條：項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行,。指揮部各處室,、施工單位項目部、各監(jiān)理組應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好平時檔案資料的收集,、整理,、立卷、保管工作,。

第二條：各現(xiàn)場指揮部和各處室檔案管理機構(gòu)和專,、兼職檔案管理負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案收集、鑒定,、整理,、補遺和保管未完工程（項目）的檔案,。重要檔案原件送檔案室保管，處室日常使用復(fù)印件備查,。

第三條：總工辦內(nèi)設(shè)管理室,，由專職檔案員負(fù)責(zé)檔案室的集中統(tǒng)一管理。凡是已完工程,、項目及形成完整資料的檔案,，應(yīng)移交檔案管理室統(tǒng)一管理。各處室,、如工作需要可以借閱,，或使用復(fù)印件。

第四條：專職檔案管理員負(fù)責(zé)將接收的檔案按有關(guān)規(guī)定進行細致的整理,、分類,、組合、排列和編目,，做到整齊規(guī)范,、查閱準(zhǔn)確迅速、最終達到項目竣工時的檔案驗收,。

第五條：建立借閱制度,。各部門臨時保管的檔案由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱；從檔案管理室借閱的由總工辦主任批準(zhǔn)后借閱,；外單位,、外系統(tǒng)人員因工作需要借閱檔案資料，需經(jīng)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組組長 4 批準(zhǔn),，并辦理借閱手續(xù)后方可借閱,。

第六條：歸案文件材料的范圍、歸檔案卷質(zhì)量,、數(shù)量符合《云南省干線公路建設(shè)項目檔案管理辦法》的規(guī)定,。

第七條：各處室對檔案管理要高度重視,，加強管理,。檔案管理室應(yīng)做好防蟲、防鼠,、防塵,、防火、防盜工作,，確保檔案的安全,。

第五章

獎罰措施

第一條：對項目建設(shè)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料擅自銷毀,、刪除,、偽造,、轉(zhuǎn)讓、據(jù)為已有或因管理不善,、疏忽職守造成檔案損失時,，對當(dāng)事人給予行政處分和經(jīng)濟處罰。

第二條：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組每半年組織一次檢查考核,。經(jīng)考核達標(biāo)的單位,，部門給予適當(dāng)?shù)莫剟畈⑼▓蟊頁P；對不達標(biāo)或檔案管理出現(xiàn)失誤,，造成不良影響的單位,、部門及其責(zé)任人責(zé)令整改，給予經(jīng)濟處罰和通報批評,。

第六章

附

則

第一條：公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)定按國家,、省廳的各項有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二條：本辦法自發(fā)布之日施行,。

思瀾二級公路建設(shè)指揮部

二○○六年十一月三十日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇三

河北省高速公路建設(shè)項目檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范我省高速公路建設(shè)項目檔案管理工作, 確保工程檔案的完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè),、管理,、工程維護和改建和建中的作用, 根據(jù)國家檔案局、發(fā)展和改革委員會 ?重大建設(shè)項目檔案驗收辦法?(檔發(fā)〔2006〕2號),交通運輸部?公路工程竣交工驗收辦法實施i細則?(交公路發(fā)〔2010〕65號),、?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發(fā)〔2001〕390號),、?交通檔案管理辦法?(交辦發(fā)〔2005〕431 號)、?交通建設(shè)項目檔案管理登記辦法??交通建設(shè)項目檔案專項驗收辦法?

?交通檔案進館辦法?(交辦發(fā)(2007〕436號),、省檔案局,、省發(fā)展和改革委員會?河北省重點建設(shè)項目檔案驗收管理辦法?(真檔發(fā)〔2009)40號), 以及省交通運輸廳?河北省交通檔案管理實施細則?(冀檔發(fā)〔2008〕46號)等有關(guān)規(guī)定, 結(jié)合我省實際制定本辦法。

第二條 本辦法適用子全省高速公路建設(shè)項目檔案管理工作,。高速公路大,、中修工程和其它等級公路建設(shè)項目可參照執(zhí)行。

第三條 高速公路建設(shè)項目檔案管理, 是指對高速公路工程建設(shè)項目自立項到竣工驗收期問的文件材料進行全程收集,、整理,、歸檔、保管和使用過程,。

第四條 本辦法所稱高速公路建設(shè)項目檔案是指高速公路項目建設(shè)過程中,自立項,、工程可行性研究、評估,、勘測,、設(shè)計、施工,、監(jiān)理,、交工,、試運行、竣工等工作活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔, 并經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔的文字材料,、圖紙,、圖表、計算材料,、聲像資料,、電子文件以及其它不同載體形式的歷史記錄·。

第五條 本辦法所稱項目法人, 指負(fù)責(zé)管理高速公路建設(shè)項目的省高速公路管理局(集團)和各設(shè)區(qū)市交通運輸局有關(guān)單位;.項目管理執(zhí)行機構(gòu),指代表項目法人實施高速公路項目建設(shè)的管理部門,。

第二章 管理及職責(zé)

第六條.高速公路建設(shè)項目檔案遵循統(tǒng)一管理,、分級負(fù)責(zé)的原則,實行項目法人負(fù)責(zé)制。省交通運輸廳負(fù)責(zé)高速公路建設(shè)項目檔案管理的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導(dǎo),。項目法人對所轄項目管理執(zhí)行機構(gòu)和各參建單位的建設(shè)項目檔案進行監(jiān)督,、指導(dǎo)、咨詢和檢査,具有領(lǐng)導(dǎo),、監(jiān)督職能,。項目管理執(zhí)行機構(gòu)負(fù)責(zé)做好本高速公路建設(shè)項目文件材料的收集、整理和歸檔工作,負(fù)責(zé)組織,、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位的項目文件材料的收集,、整理、歸檔工作,。建設(shè)項目發(fā)包給承包方時, 應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中明確寫明高速公路工程檔案材料的形成.,、整理及檔案數(shù)字化的要求, 與工程建設(shè)同步進行, 保證高速公路建設(shè)項目文件材料收集、立卷,、歸檔的及時,、準(zhǔn)確、完整,、系統(tǒng),。高速公路建設(shè)項目檔案,接受省級以上檔案行政管理部門的檢査和指導(dǎo)。

第七條 為提高我省高速公路建設(shè)項.目檔案管理水平,提高管理效率,省交通運輸廳依照交通運輸部?交通建設(shè)項目檔案管理登記辦法?,對高速公路建設(shè)項目檔案管理工作實行初,、中,、末登記、抽査制度:(-)開工備案,。在高速公路建設(shè)項目開工六個月內(nèi), 由項目法人負(fù)責(zé)進行檔案人員培訓(xùn),對項目的檔案組織領(lǐng)導(dǎo),、人員配備、管理制度,、安全保管條件等方面進行前期指導(dǎo)。填寫交通建設(shè)項目檔案管理登記表一(附件1),報省廳檔案管理部.門備案,。

(二)施工中期檢査,。在各合同段交工驗收過程中, 由項目法人對項目管理執(zhí)行機構(gòu)和項目各參建單位的檔案形成情況進行檢査, 填寫交通建設(shè)項目檔案管理登記表二(附件2),報省廳備案,以保證工程建設(shè)項目文件材料的收集,、整理和歸檔工作與工程建設(shè)同步進行。.省廳對項目進行重點抽査,。

(三)預(yù)驗收,。檔案專項驗收前3個月,由省交通運輸廳組織項目檔案預(yù)驗收。預(yù)驗收成員由省交通運輸廳和項目法人組成,。重點對建設(shè)項目檔案的完整性,、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和檔案質(zhì)量狀況進行檢査(檢査內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)見附件3), 指出改進意見和建議, 對正式驗收的各項工作進行安排部署, 做好驗收準(zhǔn)備,。

第八條 各項日管理執(zhí)行機構(gòu)和各參建単位應(yīng)在項目建設(shè)一開始就建立項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò), 確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo), 明確管理部門, 配備具有相關(guān)專業(yè)知識,、能夠適應(yīng)高速公路建設(shè)項目檔案管理的專(兼)職人員,并保持其穩(wěn)定。

第九條 項目法人単位及項目執(zhí)行機構(gòu)需配備必要的計算機等設(shè)備, 建立和完善適合高速公路建設(shè)項目檔案管理工作的檔案管理軟件和項目檔案登記系統(tǒng), 以實現(xiàn)高速公路建設(shè)項目檔案管理和登記手段的現(xiàn)代化,。檔案管理軟件參照省廳檔案管理系統(tǒng), 由項目法人組織實施,。第十條 項目管理執(zhí)行機構(gòu)和各參建單位應(yīng)設(shè)置與工作相適應(yīng)的檔案庫房, 配置必要的檔案裝具和設(shè)各, 特別是重點和珍貴檔案必須采取有效措施加以保護。紙質(zhì)檔案和其它載體檔案編制數(shù)量一般不少于二套,。項目法人,、項目接管(養(yǎng))單位各一套。.第三章 業(yè)務(wù)管理.第十一條 建立健全高速公路建設(shè)項目文件材料平時收集歸檔制度和預(yù)立卷制度, 按照項目的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程, 分別做好預(yù)立卷工作,。其中,合同段應(yīng)按施工準(zhǔn)備,、単位(分部、分項)工程施工工序及交工驗收文件材料的自然形成過程, 分門別類, 做好-同步收集歸檔和預(yù)立卷工作,。

第十二條 項目管理執(zhí)行機構(gòu)組織各合同段項目交工驗收前, 應(yīng)組織各參建単位按照國家相關(guān)要求做好文件材料收集,、整理及歸檔工作, 經(jīng)審核符合檔案整理規(guī)范要求后, 接收各合同段經(jīng)系統(tǒng)化整理的工程檔案和案卷目錄, 認(rèn)真填寫建設(shè)項目.檔案接收審核單(表樣見附件4)。凡未完成項目檔案整理和移 交手續(xù)的,項目法人不得組織交工驗收,。

第十三條 高速公路建設(shè)項目立卷歸檔工作按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則, 由建設(shè)項目文件材料的形成(利用)單位或部門負(fù)責(zé),。項目文件材料的收集、整理,、歸檔工作,不得委托中介機構(gòu)進行參與,。

第十四條 建設(shè)項目檔案整理應(yīng)遵循高速公路建設(shè)項日文件材料的自然形成過程和成套性原則,分類科學(xué),收集系統(tǒng)編目規(guī)范,便于保管和利用。

第十五條 項目設(shè)計檔案的收集,、整理,、歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照項目設(shè)計文件材料的收集和歸檔范圍,做好相關(guān)文件的收集、整理,、歸檔工作,保證設(shè)計檔案資料的齊全,、完整。

第十六條 施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)本合同段施工過程中形成的文件材料的收集,、整理,、歸檔工作,將檔案編制工作納入施工管理職責(zé)范圍,并接受監(jiān)理單位、項目管理執(zhí)行機構(gòu)的監(jiān)督,、檢査,。第十七條 監(jiān)理単位在保證工程建設(shè)項目監(jiān)理檔案資料完整,、準(zhǔn)確、規(guī)范的同時,應(yīng)及時督促,、檢査所負(fù)責(zé)施工単位的檔案資料形成,、收集、整理,、歸檔工作,。

第十八條 各參建単位在向項目管理執(zhí)行機構(gòu)移交紙質(zhì)檔案及其它載體檔案的同時, 須同時移父經(jīng)數(shù)字化加工的電子檔案。檔案數(shù)字化制作應(yīng)符合國家有關(guān)數(shù)字化檔案的質(zhì)量規(guī)定要求,。

第十九條 項目管理執(zhí)行機構(gòu)負(fù)責(zé)對移交的全部檔案按照工程進展的自然過1fi呈 , 對已經(jīng)整理好的案巻進行系統(tǒng)化排列,。其中施工階段的檔案, 以各施工標(biāo)段系統(tǒng)化排列為基礎(chǔ),依路線進行方向,按照路基(含橋梁、隧道等),、路面及其它附屬設(shè)施進行排列, 編制檔號, 匯總,、打印案卷目錄, 完成項目檔案的編制工作(檔案的編制符合國家標(biāo)準(zhǔn))。

第二十條 項目管理執(zhí)行機構(gòu)在接收各參建單位電子檔案時, 要檢査電子檔案的真實性與完整性,做到數(shù)據(jù)完整,、內(nèi)容準(zhǔn)確,、.清晰,與卷內(nèi)目錄和案卷目錄一一對應(yīng)。

第二十一條 項目法人應(yīng)按照?交通建設(shè)項目檔案管理登記辦法?和省重點建設(shè)項目檔案登記要求, 依照項目檔案登記工作管理權(quán)限, 及時填報“交通建設(shè)項目檔案管理登記表”和 “河北省重點建設(shè)項目檔案登記表” 向相關(guān)單位報送,。

第四章.驗收和移交

第二十二條 高速公路檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分, 未經(jīng)檔案專項驗收或驗收不合格的項目, 不得進行項目竣工驗收,。項目檔案專項驗收應(yīng)在項目竣工驗收3個月別完成。.第二十三條 高速公路建設(shè)項.目檔案按照項目管理權(quán)限組織建設(shè)項目檔案專項驗收,。交通運輸部批準(zhǔn)初步設(shè)計的工程建設(shè)項目, 按照?交通建設(shè)項目檔案專項驗收辦法?,由父通運輸部檔案館組織項目檔案專項驗收,。省發(fā)展和改革委員會審批初步設(shè)計的工程建設(shè)項目, 按照 ?河北省重點建設(shè)項目檔案驗收管理辦法?,由省檔案局、省交通運輸廳負(fù)責(zé)組織項目檔案專項驗收,。檔案驗收時,需同時提供檔案管理備案登記表,、施工中期檔案登記表、建設(shè)項目檔案接收審核單,。.第二十四條 高速公路建設(shè)項目通過竣工驗收三個月內(nèi),由項目法人監(jiān)督, 項目管理執(zhí)行機構(gòu)向相關(guān)単位辦理建設(shè)項目檔案移交手續(xù),。項目法人保存項目檔案原件,接管(養(yǎng))単位保存復(fù)印件;向省交通運輸廳移交項目數(shù)字化檔案和電子目錄。.第二十五條 各級高速公路建設(shè)項目,均按照交通運輸部?交通檔案進館辦法? 中 “公路工程檔案進館范圍”要求, 向省交通運輸廳移交復(fù)制的建設(shè)項目檔案,。凡列入國家公路建設(shè)國道主干線的項目檔案, 需多復(fù)制一套, 交通運輸部,、父通運輸廳各保存一套。

第五章 附則

第二十六條 本辦法由省父通運輸廳,、省檔案局負(fù)責(zé)解釋,。第二十七條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附件河北省高速公路建設(shè)項日檔案預(yù)驗收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

附件 河北省高速公路建設(shè)項日檔案預(yù)驗收基本內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

一,、建立了完善的項目檔案管理體制

(-)建立了有單位領(lǐng)導(dǎo)分管,、部門領(lǐng)導(dǎo)主管的項目檔案管理工作機構(gòu), 配備了業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作責(zé)任心強的專兼職檔案工作人員;.(二)項目檔案工作納入了項目建設(shè)管理程序, 與項目建設(shè)實行同步管理, 實行了項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制, 并采取了有效的考核措施;(三)根據(jù)國家檔案工作法律法規(guī), 結(jié)合單位實際建里健全了項目檔案工作的各項規(guī)章制度;(四)項目檔案工作實行了統(tǒng)一管理, 對本単位各部門和各參建単位進行了有效的監(jiān)督、指導(dǎo);(五)各參建單位項目文件材料的收集,、整理和歸檔納入了合同管理,要求明確,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,控制措施有力;(六)檔案工作經(jīng)費充足,設(shè)施完備,能保證正常工作需要,。

二,、項目文件材料的收集,、整理、歸檔以及項目檔案的完整性,、準(zhǔn)確性,、系統(tǒng)性符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求

根據(jù)?國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范?(da/t28-2002)、交通運輸部?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發(fā).〔2001〕390 號)基本要求,在建設(shè)單位積極有效的統(tǒng)一管理下,各門類,、各參建単位項目文件材料收集齊全, 整理規(guī)范, 歸檔及時, 最大限度地保持了文件材料的完整性,、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。(-)項目檔案的完整性,。從項目申請立項,到項目交工驗收,各類文件材料齊全完整,。

1.前期文件: 項目立項依據(jù)性文件、項目管理文件等;2.設(shè)計文件:工程勘測資料;初步設(shè)計及審批文件;施工圖設(shè)計及審批文件等;3.施工技本文件:工程準(zhǔn)備定位測量,、地質(zhì)勘探資料;質(zhì)保書,、試驗報告;隱蔽工程驗收記錄,工程記錄及測試、沉降,、位移,、變形、.監(jiān)測記錄;圖紙會審,、變更設(shè)計通知単,、技術(shù)核定單位等修改依據(jù);工程質(zhì)量事故報告及處理記錄;工程質(zhì)量檢査、評定資料;設(shè)備,、管線及電氣,、儀表施工安裝記錄、質(zhì)量評定,、事故處理報告等;4.竣工文件:工程說明,、竣工圖、測試記錄,、隨工檢査簽證,、工程變更單、重要工程質(zhì)量事故報告等;5.監(jiān)理文件:監(jiān)理通知,、備忘錄,、報告、會議紀(jì)要;施工質(zhì)量分析;監(jiān)理計劃,、監(jiān)理細則;合同管理文件,、五控制文件、協(xié)調(diào)文件等;6.設(shè)備文f牛:設(shè)備、材料采購合同,、出廠質(zhì)量合格證明;設(shè)備,、材料裝箱単、開箱記錄;設(shè)備圖紙使用說明書;設(shè)備安裝調(diào)試記錄等;7.驗收文件:各參建單位工作報告,質(zhì)量監(jiān)督部門質(zhì)量監(jiān)督報告;試運行記錄,、檢測,、觀測記錄及成果報告、缺陷整改文件材料;各相關(guān)專項驗收文件等;8.聲像檔案:施工前舊貌,、開工儀式,、施工過程、隱蔽工程,、領(lǐng)導(dǎo)視察等聲像材料;9.項目建設(shè)過程中產(chǎn)生電子文件, 按電子文件歸檔與管理規(guī)范及時進行了歸檔;進行了數(shù)字化加工掃描, 掃描圖像清晰, 并有相應(yīng)的紙制文件,。

(二)項目檔案的準(zhǔn)確性。各門類檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)真實一致, 手續(xù)完備;卷內(nèi)目錄詳實;案卷題名簡明,、準(zhǔn)確;檔案目錄與歸檔文件關(guān)系清晰;竣工圖加蓋竣工圖章或全面反映審核簽署情況,內(nèi)容翔實,圖物相符,真實反映了項目竣工時的實際情況,。

(三)項目檔案的系統(tǒng)性。項目檔案分類科學(xué),組卷規(guī)范,、合理,各級類目設(shè)置清楚,能反映工程特征和工程實況;遵循文件材料形成規(guī)律,保持了卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系;卷內(nèi)文件編號條理,排列有序;案卷封面,、卷內(nèi)文件目.錄、備考表填寫規(guī)范,、清晰,。符合國家要求。

三,、項目檔案的安全保管(-)項目檔案庫房,、辦公室、閱覽室實行了三分設(shè);檔案庫房安裝了空調(diào),、配備了滅火器,、去濕機、溫濕度計,采取了抗震,、防盜,、防火、防水,、防潮,、防霉、.防塵和防污染,、防蟲,、防鼠、防高溫,、.防光等保護措施,保證檔案實體和信息安全;(二)配備了計算機,、復(fù)印機、t1描儀、照相機,、錄像機等必要的辦公設(shè)備, 安裝使用了專門的檔案管理軟件, 建立了案卷級機讀目錄數(shù)據(jù)庫, 基本實現(xiàn)了計算機檢索,、統(tǒng)計和利用檔案;(三)文件材料書寫材料符合耐久性要求, 沒有熱敏紙以及船筆、圓珠筆,、紅墨水,、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡;(四)檔案拒架,、卷盒等牢固,、美觀,、實用,數(shù)量充裕且質(zhì)量好,符合國家要求,。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇四

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平,，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合企業(yè)實際，制訂本辦法,。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司,。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃,，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃,，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員,，負(fù)責(zé)集團本部全部檔案,、拆遷檔案及清算,、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查,。

第五條

集團所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集,、整理,、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理,，分級保存,。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存,。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存,，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案,、電子檔案,、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等,。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料,；

（二）集團及所屬公司和派出機構(gòu)上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資,、控股,、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料,；

（五）集團及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料,；

（六）集團及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料,； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分,。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管,，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀,。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

第四章

文件材料的形成,、積累,、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累,、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé),。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導(dǎo),、監(jiān)督與檢查,。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔,；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔,；

（3）上級批復(fù)、股權(quán)類,、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔,；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí),、考察及參加各種會議的文件材料,，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應(yīng)由本單位財務(wù)部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔,。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案,，應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)歸檔,，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數(shù)字化工作,，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報集團備份,。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結(jié)果,。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律,，保持其有機聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件,、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺,，各項簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件,，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用,。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向,，并有經(jīng)辦人簽字,；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿,，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；

（四）照片,、錄音,、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔，但必須附文字說明,，其內(nèi)容包括：事由,、時間、地點,、人物,、背景、攝影者等六要素,。

（五）歸檔的文件材料,，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存,。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”,，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機載體同時歸檔,，即電子文件進行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時,，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份,，一套封存保管,，一套可日常使用,。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù),。歸檔部門或個人應(yīng)填寫檔案移交清單,，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后,，由移交人,、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查,。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求,，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t18—1999）執(zhí)行,。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》,。

聲像,、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》,、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》,、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量,，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架,，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光,、防高溫,、防火、防潮,、防塵,、防鼠、防蟲”等“八防”要求,，同時要符合消防及溫,、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用,。

第十六條 要定期清理,、核對室存檔案，做到賬,、物相符,。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修復(fù)。

第六章

檔案的借閱,、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料,。如借閱非本部門文件時,，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》,。借閱股東會,、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批,，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù),。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi)，可借閱文件原件,。超過三個月時,，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件,，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案,。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借,，因特殊情況上級單位,、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信,，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》,，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后,，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件,，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時,，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時間不得超過一周,，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù),，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事,、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案,，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。

（四）查考,、借閱檔案原件,，必須愛護檔案，不得折疊,、拆卷,、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞,、丟失和泄密,，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任,。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件,，以備查閱,，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全,。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索,、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶,，在網(wǎng)上填寫借閱申請,，通過審核批準(zhǔn)后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作,，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作,，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等,，更好地利用檔案信息資源,，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營,、管理和發(fā)展的需要,。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年,，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行,。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé),，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理,、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報告,。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管,，并在案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案,，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份,，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后報區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點進行銷毀,。

（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財務(wù)檔案,，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀,。銷毀會計檔案須經(jīng)區(qū)財政局批準(zhǔn)并備案,。

（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅,、慎重,。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護與管理

第二十一條 集團信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作,，所屬公司應(yīng)按照集團檔案信息化的統(tǒng)一安排,，逐步實現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份,、技術(shù)支持與安全運行維護,。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)劃分集團本部人員的使用權(quán)限并進行授權(quán);

（二）在集團信息技術(shù)部的配合下,，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理,；

（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作,；

（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實施,，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作,，主要包括：

（一）負(fù)責(zé)按照集團的統(tǒng)一安排與部署,，組織實施與推進本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作；

（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接,、存儲以及數(shù)據(jù)備份,，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；

（三）負(fù)責(zé)對本公司電子檔案信息的及時性,、準(zhǔn)確性進行監(jiān)督與檢查,。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱,，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù),，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會,、董事會文件需董事長審批,；借閱審批過程中的黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：

1.集團本部人員借閱時,，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后,，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù),。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信,，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》,，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱,。

（二）對于企業(yè)章程,、股東會,、董事會、黨委會,、公司級各種會議紀(jì)要（記錄）,、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告,、各種投資決策,、各種經(jīng)濟分析報告、公司大事記,、公司志等重要文件,，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要,。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件,，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用,，只能使用文件復(fù)印件,，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會議結(jié)束要收回,；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）,。

第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并,、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并,、被撤銷企業(yè)的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并,、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集,、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作,。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管,。

（二）合并企業(yè),，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行,，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照,、組織機構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件,；

（二）企業(yè)章程,、股東會、董事會,、經(jīng)理辦公會紀(jì)要（記錄）,、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告等決策性文件,；

（三）實施方案,、主管部門意見、請示,、報告及上級審批文件,、資產(chǎn)評估報告、驗資報告,、合同,、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；

（四）職工安置方案,、安置協(xié)議,、公證書、花名冊等材料,；

（五）遺留問題的善后處理文件,；

（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件,；

（七）其它具有保存價值的文件材料,。

第三十一條 歸檔時間、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時間

清算,、轉(zhuǎn)讓,、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作,。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實施進程同步進行,，并在企業(yè)完成合并的一個月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團所屬二級公司被清算后,，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交,；

2.集團所屬參股企業(yè)被清算或集團參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件,；

3.集團所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會、董事會,、經(jīng)理辦公會紀(jì)要,、投資決策、工作總結(jié),、財務(wù)分析報告,、歷史變更及重要的財務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè),。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并,、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行,；

2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時,，要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單,，一式兩份,，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人,、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后,，進行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時,，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對外移交,，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱,。如特殊情況需調(diào)閱時,，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后,，報集團總經(jīng)理同意,，方可調(diào)閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過,，自下發(fā)之日起執(zhí)行,。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇五

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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理,，提高檔案管理水平,，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,，維護公司利益，防止重要文件,、資料的遺失,，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度,。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員,，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時,，須對檔案裝具,、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人,、接交人,、監(jiān)交人、移交時間等信息,。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集,、整理、分類,、鑒定,、保管、統(tǒng)計,、立卷歸檔等,；

（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù),；

（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,，做好檔案密級劃控和守密、解密,。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類,、合同類、實物類,、文書類和說明書合格證類,；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表,、數(shù)據(jù)計算,、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì),、電子,、聲像、實物檔案等,。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門,、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案,，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門,、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積,、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負(fù)責(zé)人審定后,，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案,，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔,。

（三）聲像、實物檔案,，在產(chǎn)生后及時歸檔,。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔,。

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（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存,。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整,。

（二）歸檔文件,、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確,，分類清楚,、歸類準(zhǔn)確、組卷合理,、編目清晰,；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系,。

（三）電子檔案實行雙軌制,，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失,，維護檔案的完整與安全,。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù),。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具,，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作,，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件,。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作,，搞好檔案提供利用,。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久,、長期、短期三種,。其中長期為10年以上,，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存,。

第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存,。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長,。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì),、重要性、檔案類型,、及常用程度劃分為四個等級,。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件,；三級為機密文件,；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料,，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件,，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級,。

（二）本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,。屬于人事方面的檔案,，為絕密文件，其等級劃分為一級,。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級,。

（四）本公司的各種工作計劃,、總結(jié)、報告,、請示,、批復(fù)、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報,。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件,，其等級劃分為三級,。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報,、照片、錄音,、錄像等,。屬于機密文件，其等級劃分為三級,。

（六）重要的會議材料,，包括會議的通知、報告,、決議,、總結(jié)、典型發(fā)言,、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級,。

第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定,，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說,，不該看,、記的材料不看、不記,。

第十五條 接收和移出檔案,，必須認(rèn)真清點、核對交接清單,。

第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度,，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的,，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容,。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū),，以防失密或丟失,。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀,，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù),。

第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進入,，下班前必須把借閱的檔案資料入庫,。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告,。

第七節(jié) 檔案查閱,、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定,，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé),。

第二十二條 因工作需要,，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》,，寫明查閱人身份,、查閱目的及查閱文件，方可查閱,。查閱重要檔案資料,，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用,。

如外單位,、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),，辦理登記手續(xù)后,，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》,，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印,。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時,，需填寫《檔

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案借閱申請表》,，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借,。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借,。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還,，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者,，要予以通報批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員,，要愛護檔案,，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借,，不準(zhǔn)圈注和涂改,，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任,。

第二十八條 借出的資料,，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時追查,，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任,。

第二十九條 借出的資料使用完畢,，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查,，保證資料齊全,、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認(rèn),，驗收無誤,，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改,、缺頁,、損毀、遺失等問題要及時報告,。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi),。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號,。做到存放有序，查找有據(jù),。第二十一條 要愛護檔案,，在整理、搬移,、上架和提供利用過程中,，要輕拿輕放，保持檔案整潔,，發(fā)現(xiàn)破損時,，要及時修補。

第三十二條 要認(rèn)真落實防火,、防盜,、防塵、防潮,、防強光,、防蟲、防鼠,、防有害物體等“八防”措施,。保持檔案室內(nèi)清潔,，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品,。

第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查,，以防事故發(fā)生,。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源,、關(guān)鎖門窗,。

第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù),。第三十六條 案卷歸還后,，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查,，掌握檔案保管情況,，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時,，必須先通過檔案價值鑒定,，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀,。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》,，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字,、監(jiān)毀人簽字,、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，進行銷毀,。

第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔,，并長期保存,。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部,。

公司檔案分類試行規(guī)則

1,、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3,、實物

3.01獎牌（杯,、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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