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婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇一

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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理,，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,，維護公司利益,，防止重要文件、資料的遺失,，結(jié)合公司實際情況,，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員,，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定,，調(diào)動工作時，須對檔案裝具,、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊,，并注明移交人、接交人,、監(jiān)交人,、移交時間等信息,。具體職責(zé)為：

（1）負責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理,、分類,、鑒定、保管,、統(tǒng)計,、立卷歸檔等；

（2）負責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標準的制訂,；（3）負責(zé)檔案提供使用服務(wù)；

（4）嚴格執(zhí)行保密制度,，做好檔案密級劃控和守密,、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類,、合同類,、實物類、文書類和說明書合格證類,；按照文件形式可分為文字記載,、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算,、統(tǒng)計表格檔案等,；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子,、聲像,、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門,、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案,，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門,、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積,、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負責(zé)人審定后,，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔,。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔,。

（三）聲像,、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔,。

（四）凡能電子化的檔案,，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔,。

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（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件,、資料必須完整,。

（二）歸檔文件、資料的密級,、保管期限劃分須準確,，分類清楚、歸類準確,、組卷合理,、編目清晰；案卷排列方法必須一致,，并保持案卷之間的聯(lián)系,。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔,，以防電子文件的破壞與丟失,，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份,，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù),。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫,，并進行計算機記錄工作,，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況,，主動了解公司各項工作,，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久,、長期,、短期三種。其中長期為10年以上,，短期為3-5年,。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存,。

第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長,。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì),、重要性,、檔案類型,、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件,；三級為機密文件,；四級為普通文件

（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料,，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件,，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級,。

（二）本公司職工勞動,、工資、福利方面的文件材料,。屬于人事方面的檔案,，為絕密文件，其等級劃分為一級,。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書,。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級,。

（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié),、報告,、請示、批復(fù),、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件,，為機密文件,，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報,、照片,、錄音、錄像等,。屬于機密文件,，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料,，包括會議的通知,、報告、決議,、總結(jié),、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級,。

第十四條 嚴格遵守本規(guī)定,，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說,，不該看,、記的材料不看、不記,。

第十五條 接收和移出檔案,，必須認真清點、核對交接清單,。

第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度,，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的,，要認真核對摘抄內(nèi)容,。

第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū),，以防失密或丟失,。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀,，如需銷毀應(yīng)先辦理批準手續(xù),。

第十九條 公司檔案由專人負責(zé)管理，非管理人員不得進入,，下班前必須把借閱的檔案資料入庫,。

第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告,。

第七節(jié) 檔案查閱,、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄,，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責(zé),。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時,，必須填寫《檔案借閱申請表》,，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件,，方可查閱,。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱,。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用,。

如外單位,、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準,，辦理登記手續(xù)后,，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》,，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印,。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時,，需填寫《檔

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案借閱申請表》,，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后方可外借,。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借,。

第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還,，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者,，要予以通報批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十七條 借閱檔案的人員,，要愛護檔案,，不準私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借,，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷,，嚴禁泄密,。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十八條 借出的資料,，因保管不善損壞或丟失的,，由借閱人負責(zé)及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),，如系人為造成,，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十九條 借出的資料使用完畢,，要及時歸還檔案室,，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全,、完整,，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫,。如發(fā)現(xiàn)有涂改,、缺頁、損毀,、遺失等問題要及時報告,。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi),。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號,。做到存放有序，查找有據(jù),。第二十一條 要愛護檔案,，在整理、搬移,、上架和提供利用過程中,，要輕拿輕放，保持檔案整潔,，發(fā)現(xiàn)破損時,，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火,、防盜,、防塵、防潮,、防強光,、防蟲、防鼠,、防有害物體等“八防”措施,。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次,。

第三十三條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火,，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。

第三十四條 下班前或節(jié)假日,，要認真檢查,，以防事故發(fā)生。離開檔案室時,，要注意關(guān)閉電源,、關(guān)鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱,、借閱登記手續(xù),。第三十六條 案卷歸還后,，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查,，掌握檔案保管情況,，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時,，必須先通過檔案價值鑒定,，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀,。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》,，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字,、監(jiān)毀人簽字,、檔案主管部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,，進行銷毀,。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔,，并長期保存,。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部,。

公司檔案分類試行規(guī)則

1,、圖紙

1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3,、實物

3.01獎牌（杯,、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5,、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇二

檔案管理辦法

第一條

目的

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第二條

檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件,、圖紙,、方案、軟件,、圖片,、音像、實物等都必須立卷,、歸檔,。其中,，文件包括：規(guī)劃、計劃,、技術(shù)資料,、財務(wù)資料、人事資料,、會議紀要,、項目方案、合同協(xié)議,、內(nèi)外行文等,。第三條

檔案分類及編號

1、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為五大類： 1.1行政類 1.2財務(wù)類 1.3人事類 1.4業(yè)務(wù)類 1.5政策類

2,、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密,、機密、秘密,。具體劃分規(guī)則見本制度第四條第2款條,。

3、檔案編號以“一案一號”為原則,，遇有一案歸入多類者,，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

4,、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》,。第四條

機要檔案

1、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”,、“機密”,、“秘密”三級。其中：

2,、劃分標準： 2.1絕密檔案包括：

? 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略 ? 經(jīng)營方向 ? 經(jīng)營規(guī)劃

? 經(jīng)營項目及經(jīng)營決策 ? 戰(zhàn)略性的合作協(xié)議 2.2機密檔案包括： ? 財務(wù)資料

? 公司重要會議紀要 ? 公司經(jīng)營情況

? 人事檔案,、薪資性檔案、勞動合同 ? 技術(shù)資料 2.3秘密檔案包括： ? 重要項目資料 ? 項目合同協(xié)議 第五條

檔案裝訂

1,、以左方裝訂為原則,，右上角標明檔案號。

2,、文件如有皺折,、破損、參差不齊等情況,，應(yīng)先整補,，裁切折疊，使其整齊,，再裝訂,。第六條

保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,，一律按照下列規(guī)定辦理：

1、永久保存： ? 公司章程,； ? 公司證照,； ? 各級批文； ? 印鑒,；

? 公司年度經(jīng)營計劃,； ? 公司年度經(jīng)營總結(jié)； ? 年度財務(wù)報表,； ? 人事資料,；

? 大型活動圖片、音像資料,； ? 其他核定須永久保存的文書,。

2、十五年保存： ? 會計憑證,；

3,、兩年保存：

? 期滿或解除的合同協(xié)議； ? 完結(jié)后的項目方案,；

? 其他經(jīng)核定須保存兩年的文書,。? 部門工作計劃及工作總結(jié)； ? 完結(jié)后的部門請求報告,； ? 完結(jié)后無長期保存必要文書,。

4、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,，使用部門視其有效期限予以保存,。第七條

保管部門

1、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)部負責(zé)保管,。

2,、人事專項機要檔案由行政人事部負責(zé)保管。

3,、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管,。第八條

檔案移交

1、公司各類證照,、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦,。

2、會議紀要,、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦,。

3,、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦,。

4、財務(wù)檔案,、人事檔案由部門自行立卷,、歸檔、管理,。

5,、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月,。

6,、、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》,。

7,、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份,，總經(jīng)辦留存一份,。第九條

檔案調(diào)閱

1、因工作需要需調(diào)閱檔案時,，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》,，并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。

2,、行政類檔案,、財務(wù)類檔案、人事類檔案,、業(yè)務(wù)類檔案,、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理助理核準,，但僅僅限于檔案的查閱,、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準,。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）,。

3、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,，將檔案調(diào)出,，供調(diào)檔人查閱。

4,、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人,。

5、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

6,、檔案借閱時間最長不超過8個工作時,。

7,、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理,。第十

檔案銷毀

1、超過保存期,，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀,。

2、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,，經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀,。

3、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀,；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀,；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

4,、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》,。

5,、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月,。

6,、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,，申請部門一份,，總經(jīng)辦一份。第十一條

其他

1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管,，防蟲蛀,、防霉、防丟失,，保證檔案安全,。2.所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,，定期清理通風(fēng),，防濕。3.所有檔案不得隨意查閱,、復(fù)印,，不得置于公共場所。4.以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

5.各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案,。

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇三

關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位,、監(jiān)理單位、設(shè)計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作,，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求,，為貫徹落實好該通知精神,，切實做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一,、各有關(guān)單位必須加強檔案工作的統(tǒng)一管理,，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項規(guī)章制度,，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項目檔案工作,，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集,、整理工作,，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設(shè)計,、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料,，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統(tǒng)性,，應(yīng)加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育,，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對日常工程檔案的收集整理工作,，有關(guān)部門要不定期的進行現(xiàn)場抽查,，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

二,、做好平時工作的監(jiān)督檢查,，經(jīng)常性地督促、檢查,、指導(dǎo),。各級領(lǐng)導(dǎo)要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三,、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項規(guī)定進行整理,。

四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知,，各個項目竣工材料的組卷,、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄,、卷內(nèi)目錄,、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。

六,、各單位在合同段交工驗收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明,，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù),。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容,，檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及組卷數(shù)量,，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題,。

七、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇四

檔案管理辦法

為了全面,、真實,、客觀反映公司建立發(fā)展的歷史全貌，收集整理,、保存各類有價值的文件資料,，以發(fā)揮其參考和利用價值。為規(guī)范公司各類文件資料收集,、整理,、歸檔、保存等管理工作,。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等,，參照石油,、石化和化工行業(yè)有關(guān)檔案管理辦法，以及昌源水務(wù)集團公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定,，制定適合本公司的檔案管理辦法,。

第一章 檔案管理部門的職責(zé)

1、檔案管理總則：公司檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),，按部門,、子公司分級管理各類檔案的原則。

2,、負責(zé)制定檔案管理辦法,，審查各部門、各子公司檔案管理規(guī)章制度及管理辦法,。

3,、負責(zé)指導(dǎo),、監(jiān)督、檢查管理辦法的執(zhí)行情況,，定期,、不定期組織檢查考評。

4,、審查各部門,、各子公司專（兼）職檔案管理人員的職責(zé)，以及各級領(lǐng)導(dǎo)的管理職責(zé),。

5,、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《新疆維吾爾自治區(qū)檔案管理條例》及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,，制定公司文件資料歸檔范圍，時間和要求等,，確保原始文件資料的齊全,、真實、完整,、準確和系統(tǒng)的歸檔,。

6、組織有關(guān)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流與培訓(xùn)工作,；

7,、做好檔案的保管安全工作，確保檔案的安全,。

第二章 檔案管理崗位職責(zé)

1,、認真執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度和管理辦法，學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)和專業(yè)知識,，不斷提高檔案管理水平,。

2、負責(zé)工程建設(shè)項目文件材料,、技術(shù)資料的立卷檔案及文書文件材料的歸檔及檔案管理工作,。

3、認真做好各類文件資料的收集,、整理,、統(tǒng)計工作及時立卷歸檔。

4,、負責(zé)本部門,、本單位全部檔案資料的接收與移交工作。

5,、熟悉和掌握本單位檔案的種類,、數(shù)量,、內(nèi)容等基本情況，對所存檔案定期進行檢查,，整理,、調(diào)整和統(tǒng)計，做到帳物相符,。

6,、編制各種檢索工具，積極提供利用,，并及時填寫利用效果登記薄,。

7、嚴格按照相關(guān)規(guī)定,，組織對到期檔案進行鑒定,、銷毀。

8,、嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,，防止“密從口出”、“密從手失”,。未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,，不得擴大檔案的利用范圍。

第三章 檔案管理的基本規(guī)定

一,、檔案管理的基本要求：

1,、公司各部門、子公司負責(zé)本單位歸檔文件材料的收集和整理,，及時列入檔案管理,，任何人不得拒絕歸檔。

2,、歸檔文件材料必須齊全,、真實、準確,。真實反映企業(yè)籌建,、項目建設(shè)、生產(chǎn),、經(jīng)營,、企業(yè)管理和科研、技術(shù)改造等各項活動的重要內(nèi)容及歷史面貌,。

3,、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律,，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系,。

4,、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤,、磁帶,、照片及底片、膠片,、實物等及其他各種載體形式,。

5、歸檔的文件材料必須為正本,，本單位編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿,。

6、歸檔的文件材料具有永久,、長期保存價值的電子文件材料應(yīng)與附有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存,。

7、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔,。

8,、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔,。

9、歸檔的文件材料所用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔,，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆,、鉛筆,、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料,。書寫文字必須工整,、圖像、字跡清晰,。

10,、各類歸檔文件材料，一般要求歸檔一式一份,，比較重要的或利用頻繁的文件材料,，可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

11,、圖紙應(yīng)按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（gb/t10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊,。電子文件應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894-2002）。

二,、文件材料歸檔范圍：

1,、公司在籌備,、成立、項目建設(shè),、生產(chǎn),、經(jīng)營、企業(yè)管理及產(chǎn)權(quán)變動等過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍（見附件《公司文件材料歸檔范圍》）,。

2,、歸檔文件材料的來源：

（1）公司各部門、子公司內(nèi)部形成的文件材料,；

（2）公司所屬單位和派出機構(gòu)（包括境外機構(gòu)）應(yīng)報公司的文件材料,；

（3）公司引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料,；（4）公司投資的全資,、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料,；

（5）公司參與的合作項目,，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料；(6）公司應(yīng)該執(zhí)行,、辦理的外來文件材料,。

附件：公司文件材料歸檔范圍

一、黨群工作形成的文件材料

（一）黨務(wù)綜合性工作,、黨員代表大會或黨組織其他有關(guān)會議,。

（二）黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理,、黨紀監(jiān)察工作,、重要政治活動或事件。

（三）宣傳及思想政治工作,、企業(yè)文化和精神文明建設(shè),、統(tǒng)戰(zhàn)工作。

（四）職工代表大會,、工會工作,、共青團工作、女工工作,。

（五）專業(yè)學(xué)會,、協(xié)會工作，群眾團體活動,。

二,、行政管理工作形成的文件材料

（一）公司籌備期的可行性研究、申請,、批準,，企業(yè)章程,。

（二）公司領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會、股東會,、監(jiān)事會和經(jīng)理層,，下同）構(gòu)成及變更，公司內(nèi)部機構(gòu)及變更,。

（三）公司領(lǐng)導(dǎo)班子活動,。

（四）綜合性行政事務(wù)，公司事務(wù)公開,，文秘,、機要、保密,、信訪工作,，印鑒的管理。

（五）法律事務(wù),，紀檢監(jiān)察,，公證工作。

（六）審計工作,。

（七）職工人事管理,，勞動合同管理，勞動工資和社會保險,，職務(wù)任免,，職稱評聘。

（八）職工教育與培訓(xùn)工作,。

（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。

（十）后勤福利,，住房管理,。

（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理,，防范自然災(zāi)害,。

（十二）外事工作。

三,、經(jīng)營,、企業(yè)管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)管理，經(jīng)營,、技改戰(zhàn)略性決策,。

（二）計劃管理，經(jīng)濟責(zé)任制管理,，各種統(tǒng)計報表,，綜合性統(tǒng)計分析等,。

（三）資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理,，資本運作,，對外投資，股權(quán)管理,，多種經(jīng)營管理,，產(chǎn)權(quán)變動、清產(chǎn)核資,。

（四）公司所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理,。

（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳,。

（六）商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料,，有關(guān)的資信調(diào)查等。

（七）財務(wù)管理,，資金管理,，成本管理，產(chǎn)品價格管理,，會計核算管理,。

（八）設(shè)備、物資,、材料管理,、保存、供應(yīng)等,。

（九）經(jīng)營（業(yè)務(wù)）管理,，服務(wù)質(zhì)量管理。

（十）采購,、銷售項目招投標管理,。

四、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料

（一）生產(chǎn)準備,、生產(chǎn)組織,、調(diào)度工作。

（二）質(zhì)量管理,，質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作,。

（三）能源管理。

（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè),，科技管理,。

（五）生產(chǎn)安全，消防工作，交通管理,。

（六）環(huán)境保護,、檢測與控制。

（七）計量工作,。

（八）標準化工作,。

（九）檔案、圖書,、情報工作,。

五、產(chǎn)品生產(chǎn)與新產(chǎn)品開發(fā)工作形成的文件材料

（一）產(chǎn)品的市場調(diào)研,、新產(chǎn)品研制,、論證、設(shè)計,。

（二）產(chǎn)品的工藝技術(shù),、操作規(guī)程、設(shè)備運行,、試制及生產(chǎn),。

（三）產(chǎn)品的檢驗、包裝,。

（四）產(chǎn)品的鑒定,、評價、評優(yōu),。

（五）產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù),。

（六）產(chǎn)品質(zhì)量事故分析及處理。

六,、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料

（一）科研項目的調(diào)研,、申報立項。

（二）科研項目的研究,、試驗,。

（三）科研項目的總結(jié)、鑒定,。

（四）科研項目的報獎,、推廣應(yīng)用,。

七,、項目建設(shè)與技術(shù)改造工作形成的文件材料

（一）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的可行性研究、立項,、勘探,、測繪、招標、投標,、征遷工作,，以及項目建設(shè)的管理工作。

（二）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的設(shè)計,。

（三）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的施工,。

（四）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的監(jiān)理。

（五）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的竣工和驗收,。

（六）建設(shè)項目和技術(shù)改造項目的評獎,、創(chuàng)優(yōu)。

（七）建設(shè)項目的投產(chǎn),、維修,、改建、擴建,。

（八）事故分析和處理,。

八、設(shè)備儀器管理形成的文件材料

（一）購置設(shè)備,、儀器的申報,、審批，購置合同,。

（二）設(shè)備,、儀器的開箱驗收或接收。

（三）設(shè)備,、儀器的安裝調(diào)試,。

（四）設(shè)備、儀器的使用,、維護和改造,、報廢。

（五）事故分析和處理,。

九,、會計工作形成的文件材料

（一）會計憑證。

（二）會計賬簿,。

（三）財務(wù)報告及報表,。

（四）其他文件材料。

十,、職工個人管理形成的文件材料

（一）職工（包括離退休職工,、死亡職工）的履歷材料。

（二）職工的鑒定,、考核,。

（三）職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘。

（四）職工的獎勵與處分。

（五）職工的工資,、保險,、福利待遇等。

（六）職工的培訓(xùn)與崗位技能評定等,。

（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料,。

十一、其他對國家,、社會和企業(yè)具有保存價值的文件材料,。

三、文件材料歸檔時間

1,、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后歸檔,。

2、建設(shè)項目,、科研項目,、技術(shù)改造等文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,，周期長的可分階段,、單項歸檔。

3,、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,，安裝調(diào)試后歸檔。

4,、公司職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔,。

5、會計文件材料在會計終結(jié)后由會計部門整理歸檔,。

6,、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致,。

7,、磁帶、照片及底片,、膠片,、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

8,、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

7（1）變更,、修改、補充的文件材料,；

（2）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動,、離崗時，留在部門或個人手中的文件材料,；

（3）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料,；（4）其他臨時活動中形成的文件材料。

四,、文件材料歸檔要求

1,、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系,，并符合有關(guān)標準,、規(guī)范要求。

2,、歸檔的文件材料應(yīng)為原件,。因故無原件的，可憑具有證明作用的文件材料歸檔,。文件材料歸檔后不得更改,。

3、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔,。

外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,，無譯文的要譯出標題后歸檔。

4,、具有永久,、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔,。

5,、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

6,、歸檔的文件材料一般一式一份,。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù),。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性,。

7、兩個以上單位合作完成的項目,，礦業(yè)公司公司保存全套文件材料,，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的文件。有合同,、協(xié)議規(guī)定的,，按其要求執(zhí)行。

8,、各部門,、子公司的專（兼）職檔案管理人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全,、完整與準確情況。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明,。接收檔案時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,。

9、交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊,，并履行簽字手續(xù),，移交清冊各留一份以備查考。

第四章 檔案管理的保密規(guī)定

1,、凡屬密級檔案,，必須正確地標明密級，并妥善存放,。

2,、全體職工對密級檔案、文件,、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任,。

3,、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù),，一般只允許在閱檔室查閱,，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù),。

4,、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任,。

5,、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度,。

6,、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理,。

第五章 檔案管理的安全工作規(guī)定

一,、安全檢查規(guī)定

1、定期檢查：公司定期組織檢查,。

2,、不定期檢查：根據(jù)當(dāng)時安全工作需要，開展具有針對性問題進行檢查,。

3,、節(jié)假日檢查：針對元旦,、春節(jié)、“五一”,、“十一”等特殊時間,，進行專項性安全防范措施檢查。

二,、安全檢查主要內(nèi)容

1、貫徹安全方針,、政策,、法規(guī)、決定,、制度等執(zhí)行情況,。

2、各類防護裝置是否完好,。

3,、檔案庫房是否保持清潔。

4,、防潮,、防蛀、以及設(shè)備安全運行情況,。

5,、隱患整改情況。

三,、報告與反饋

1,、對檢查出來的問題，要積極進行整改,，并及時上報公司,，保證檔案管理的安全。

2,、檢查中發(fā)現(xiàn)問題在未解決之前必須采取有效的安全防范措 施,，防止事故發(fā)生。

3,、對檢查發(fā)現(xiàn)的問題要求積極整改,，因此造成后果的追究其相關(guān)責(zé)任。

第六章 檔案的借閱和利用規(guī)定

一,、為了保守企業(yè)秘密,，維護檔案管理的嚴肅性，必須嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度,，遵守《檔案法》的規(guī)定,。

二,、工作需要，借閱一般檔案材料者,，可直接與檔案管理單位聯(lián)系借閱,，借期為3-6天，要按期歸還,，不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人利用,。不得向外單位提供。

三,、借閱黨的核心機密（如黨總支會議記錄,，紀檢工作等）有關(guān)案卷、借閱密級的檔案材料,、重要的財務(wù)檔案必須經(jīng)其主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意,，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能借閱，只供在閱覽室查閱,，不能外借,，需要時經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準可復(fù)印需要部分頁碼材料，用后要歸還復(fù)印件,，進行注消,。科技檔案中的原始資料不外借,，只供在閱覽室查閱,，需要時可借閱復(fù)印件。凡離開本單位一個月者應(yīng)提前把檔案歸還,。檔案管理單位有權(quán)調(diào)回急用的科技檔案,。

四、所有檔案材料,、圖紙,，借閱時不論任何理由都不能涂改、增刪字,，圈劃檔案材料,，抽拆畫線，剪裁,，保持檔案的完整與整潔,。

五、如有損毀,、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者,，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理，直至追究法律責(zé)任,。

六,、借閱檔案人員離職,，或調(diào)離時對所借閱的檔案材料一律要還清，不準帶走,，否則檔案管理單位及上級單位有權(quán)不在調(diào)動清單簽字,。

七、任何單位,、個人不得代外單位人員借閱檔案材料,，不得向外單位人員提供單位一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案管理單位查閱檔案,。外單位人員借閱公司檔案,，須持本單位介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并下達通知,，由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù),。未 經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準,，不能復(fù)印任何檔案材料,。

八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù),，借閱歸還時應(yīng)當(dāng)面點收清楚,，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》,。

九,、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

第七章 檔案的鑒定及銷毀規(guī)定

1,、本單位到期檔案的鑒定銷毀工作,，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負責(zé)人以及檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，具體負責(zé),。

2,、檔案鑒定小組定期對已超過保管期限的檔案進行清理鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊,，對尚有保存價值的檔案重新歸檔,。清理鑒定到期檔案時，除檔案管理人員外,，檔案鑒定小組必須有2人以上參加,。

3、對鑒定確無保存價值,、需要銷毀的檔案資料,，檔案管理單位應(yīng)編制銷毀清冊，逐件登記造冊,，注明銷毀原因,、日期,、和鑒定意見，寫出銷毀報告,，經(jīng)鑒定小組審查批準,，再報請主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理單位批準后，方可銷毀,。任何單位和個人,，均不得擅自銷毀檔案材料。

4,、銷毀檔案時,，應(yīng)由鑒定小組指定專人銷毀，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字,，檔案室對銷毀的檔案應(yīng)及時在各種登記薄和檢索工具中注銷,。

5、銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀,，不準出賣或做其他用,。

6、銷毀檔案的目錄,，鑒定銷毀檔案報告,，及審批銷毀手續(xù)等材料要存入全宗卷，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明,。

第八章 檔案管理工作的獎勵與處罰

一,、有下列事跡之一的，由有關(guān)部門和所在單位給予表彰和獎勵：

1,、認真執(zhí)行檔案工作法規(guī),、政策，在監(jiān)督指導(dǎo)工作中做出顯著成績或同違反檔案法律,、法規(guī)行為作斗爭表現(xiàn)突出的,。

2、在檔案收集,、整理,、保管、統(tǒng)計,、鑒定,、開發(fā)利用工作中做出顯著成績或在檔案面臨危險時搶救檔案有功的。

3,、在征集檔案方面成績顯著或?qū)€人收藏的重要,、珍貴的檔案捐贈給公司的。

4、在檔案保護,、檔案現(xiàn)代化管理及檔案學(xué)術(shù)研究上做出重要貢獻的,。

5、長期從事檔案工作成績顯著的,。

二,、有下列行為之一的，視情節(jié)輕重,，由公司或集團公司參照國家相關(guān)規(guī)定給予通報,、處分、經(jīng)濟處罰,；構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

1,、不按規(guī)定建立檔案管理制度和檔案管理辦法，或檔案管理不當(dāng)危及檔案安全造成損失的,。

2,、發(fā)現(xiàn)檔案材料破損、變質(zhì),、丟失,、泄密等情況，未及時采取措施造成檔案損失的,。

3,、不按規(guī)定將應(yīng)歸檔文件材料進行移交或據(jù)為己有的,。

4,、涂改、偽造,、盜竊,、搶劫檔案或擅自提供、抄錄,、公布和損毀公司檔案的,。

5、出賣公司檔案或非法攜運禁止出境檔案及檔案復(fù)制件的,。

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇五

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理,，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合企業(yè)實際,，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃,，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃,，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員,，負責(zé)集團本部全部檔案,、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作,，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員,，負責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集,、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實施工作,。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理,，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統(tǒng)一保存,，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存,。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有,。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄,，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案,、照片檔案,、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料,；

（二）集團及所屬公司和派出機構(gòu)上報的文件材料,；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股,、參股公司提交的文件材料,；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料,；

（六）集團及所屬公司執(zhí)行,、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分,。部門存檔的文書檔案,，按標明的保管期限由責(zé)任部門負責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準后自行銷毀,。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

第四章

文件材料的形成,、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成,、積累,、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作,，并對其所屬公司的檔案工作進行指導(dǎo),、監(jiān)督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔,；

（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；

（3）上級批復(fù),、股權(quán)類,、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔,；

（5）因公外出參觀學(xué)習(xí),、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔,。

（二）會計檔案應(yīng)由本單位財務(wù)部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔,。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案,，應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)歸檔,，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數(shù)字化工作,，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報集團備份,。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查,，并通報結(jié)果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律,，保持其有機聯(lián)系,，并確保歸檔的每份文件,、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺,，各項簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件,，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用,。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向,，并有經(jīng)辦人簽字,；

（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿,，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔,；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔,，但必須附文字說明,，其內(nèi)容包括：事由、時間,、地點,、人物、背景,、攝影者等六要素,。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求,，易于長久保存,。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔,。

（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機載體同時歸檔,，即電子文件進行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔,。歸檔的光盤至少一式兩份,，一套封存保管，一套可日常使用,。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時,，要認真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個人應(yīng)填寫檔案移交清單,，一式兩份,，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人,、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后,，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求,，按照—問題—保管期限法進行分類,；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標準da/t18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

基建工程檔案或市政檔案,，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。

聲像,、照片或電子檔案等其他載體檔案,，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》,、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行,。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量,，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜,、防光,、防高溫、防火,、防潮,、防塵、防鼠,、防蟲”等“八防”要求,，同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定,，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用,。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案,，做到賬,、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修復(fù),。

第六章

檔案的借閱,、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時,，需履行檔案借閱手續(xù),，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會,、董事會文件需董事長審批,；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù),。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi),，可借閱文件原件。超過三個月時,，文件將完成電子檔案錄入,，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案,。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位,、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信,，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》,，經(jīng)辦人,、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報總經(jīng)理和董事長批準后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件,，不得借用電子文件,。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù),，且檔案原件借出時間不得超過一周,，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全,。

（三）外部董事,、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù),。

（四）查考,、借閱檔案原件，必須愛護檔案,，不得折疊,、拆卷、隨意更改和涂寫,。如發(fā)現(xiàn)損壞,、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任,。

（五）各職能部室對利用率高,、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱,，并嚴格執(zhí)行公司保密制度,，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權(quán)限檢索,、查詢,，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請,，通過審核批準后查閱,。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作,，對檔案進行加工整理,、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源,，以滿足本公司生產(chǎn),、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要,。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久,、30年和10年,，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定,。鑒定工作由鑒定小組負責(zé),，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成,，對鑒定結(jié)果寫出書面報告,。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明,。對應(yīng)銷毀的檔案,，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后報區(qū)檔案局備案,，得到區(qū)檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀,。

（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限,，待了結(jié)后再銷毀,。銷毀會計檔案須經(jīng)區(qū)財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格,、嚴肅,、慎重。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,，銷毀清冊要永久保存,。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護與管理

第二十一條 集團信息技術(shù)部負責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團檔案信息化的統(tǒng)一安排,，逐步實現(xiàn)各門類檔案的電子化管理,。

第二十二條 集團信息技術(shù)部負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運行維護,。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作,，主要包括：

（一）負責(zé)劃分集團本部人員的使用權(quán)限并進行授權(quán);

（二）在集團信息技術(shù)部的配合下，負責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理,；

（三）負責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求,，及時反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作；

（四）負責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實施,，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報備份工作,。

第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴撠?zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：

（一）負責(zé)按照集團的統(tǒng)一安排與部署,，組織實施與推進本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作,；

（二）負責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作,；

（三）負責(zé)對本公司電子檔案信息的及時性,、準確性進行監(jiān)督與檢查,。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責(zé),。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù),，填寫《文件資料借閱申請單》,。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批,；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批,，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人,、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后,，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時,，須持單位介紹信,，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報總經(jīng)理批準,，方可借閱,。

（二）對于企業(yè)章程、股東會,、董事會,、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）,、工作總結(jié),、財務(wù)分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告、各種投資決策,、各種經(jīng)濟分析報告,、公司大事記、公司志等重要文件,，只可借閱紙質(zhì)文件,，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件,，只能借用紙質(zhì)文件,。如果需要開發(fā)利用或會議使用，只能使用文件復(fù)印件,，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放,，會議結(jié)束要收回；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）,。

第十章 被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責(zé)

（一）集團本部專職檔案人員負責(zé)對被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進行指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查,。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并,、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理,、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作,。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負責(zé)集中統(tǒng)一保管,。

（二）合并企業(yè)，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的,，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理,。第三十條 歸檔范圍

應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照,、組織機構(gòu)代碼本,、稅務(wù)登記證等憑證類文件；

（二）企業(yè)章程,、股東會,、董事會、經(jīng)理辦公會紀要（記錄）,、工作總結(jié),、財務(wù)分析報告等決策性文件；

（三）實施方案,、主管部門意見,、請示、報告及上級審批文件,、資產(chǎn)評估報告,、驗資報告、合同,、協(xié)議等資產(chǎn)類文件,；

（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書,、花名冊等材料,；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據(jù)文件,、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件,；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間,、內(nèi)容與要求

（一）歸檔時間

清算,、轉(zhuǎn)讓,、撤銷程序全部完成后,，應(yīng)歸檔的文件要在三個月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實施進程同步進行,，并在企業(yè)完成合并的一個月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作,。

（二）歸檔內(nèi)容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交,；

2.集團所屬參股企業(yè)被清算或集團參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時,，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團的,，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會,、董事會、經(jīng)理辦公會紀要,、投資決策,、工作總結(jié)、財務(wù)分析報告,、歷史變更及重要的財務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級公司,，檔案原件移交接收企業(yè)。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行,；

2.被清算企業(yè),、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時,，要認真驗收并辦理交接手續(xù),。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份,，交接雙方按清單清點清楚后,，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進行移交,；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準后方可對外移交,，并辦理移交手續(xù),。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理,，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時,，必須填寫《檔案借閱申請單》,，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報集團總經(jīng)理同意,，方可調(diào)閱,。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行,。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責(zé)解釋和修訂,。