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婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇一

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東營市俊源石油技術開發(fā)有限公司

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術開發(fā)有限公司的檔案管理,，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經營管理中的作用,，維護公司利益,，防止重要文件、資料的遺失,，結合公司實際情況,，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員,，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定,，調動工作時，須對檔案裝具,、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊,，并注明移交人、接交人,、監(jiān)交人,、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集,、整理,、分類、鑒定,、保管,、統(tǒng)計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂,；（3）負責檔案提供使用服務,；

（4）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密,、解密,。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類,、實物類,、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載,、圖紙圖表,、數據計算、統(tǒng)計表格檔案等,；按照載體形態(tài)可分為紙質,、電子,、聲像,、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門,、辦事機構和區(qū)域所產生的文書檔案,，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門,、辦事機構和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積,、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發(fā)建設工程類檔案由項目負責人審定后,，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔,。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔,。

（三）聲像,、實物檔案，在產生后及時歸檔,。

（四）凡能電子化的檔案,，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存,。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件,、資料必須完整。

（二）歸檔文件,、資料的密級,、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確,、組卷合理,、編目清晰；案卷排列方法必須一致,，并保持案卷之間的聯系,。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔,，以防電子文件的破壞與丟失,，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份,，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數,。

第四節(jié) 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫,，并進行計算機記錄工作,，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況,，主動了解公司各項工作,，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久,、長期,、短期三種。其中長期為10年以上,，短期為3-5年,。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存,。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質,、重要性,、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級,。

等級的劃分：一級為絕密文件,；二級為秘密文件；三級為機密文件,；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同,、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件,，此類型文件為絕密文件,，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資,、福利方面的文件材料,。屬于人事方面的檔案，為絕密文件,，其等級劃分為一級,。

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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件,，其等級劃分為二級,。

（四）本公司的各種工作計劃、總結,、報告,、請示、批復,、會議記錄,、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內部重要文件,，為機密文件,，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報,、照片,、錄音、錄像等,。屬于機密文件，其等級劃分為三級,。

（六）重要的會議材料,，包括會議的通知、報告,、決議,、總結、典型發(fā)言,、會議記錄等屬于普通文件,，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規(guī)定,，做到不該知道的事絕不問,，不該說的機密堅決不說，不該看,、記的材料不看,、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點,、核對交接清單,。

第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍,，對需要出據檔案證明的,，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區(qū)內進行,。不得將檔案帶出辦公區(qū),，以防失密或丟失。第十八條 檔案,、資料不準隨意銷毀,，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。

第十九條 公司檔案由專人負責管理,，非管理人員不得進入,，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發(fā)現檔案丟失,，損壞要及時報告,。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定,，確保公司機密不外泄,，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要,，查閱檔案資料時,，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份,、查閱目的及查閱文件,，方可查閱。查閱重要檔案資料,，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內查閱,。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位,、個人查閱檔案,，必須經總經理批準，辦理登記手續(xù)后,，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內查閱,。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印,。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出,，如有特殊情況需攜帶外出時,，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意,，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借,。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還,，如需延長借閱期,，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者,，檔案管理人員應及時催還,，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任,。

第二十七條 借閱檔案的人員,，要愛護檔案，不準私自摘錄,、翻印和任意轉借,，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷,，嚴禁泄密,。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料,，因保管不善損壞或丟失的,，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導,，如系人為造成,，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢,，要及時歸還檔案室,，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全,、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認,，驗收無誤,，及時入庫。如發(fā)現有涂改,、缺頁,、損毀、遺失等問題要及時報告,。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第三十條 檔案室實行專人管理,，非管理人員未經許可不得入內,。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序,，查找有據,。第二十一條 要愛護檔案，在整理,、搬移,、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放,，保持檔案整潔,，發(fā)現破損時，要及時修補,。

第三十二條 要認真落實防火,、防盜、防塵,、防潮,、防強光、防蟲,、防鼠,、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔,，每周至少全面清掃一次,。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品,。

第三十四條 下班前或節(jié)假日,，要認真檢查，以防事故發(fā)生,。離開檔案室時,，要注意關閉電源、關鎖門窗,。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱,、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后,，及時放回原處,。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況,，為改善管理積累資料,。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定,，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案,，應予以銷毀,。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀,，經檔案銷毀人簽字,、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核,、分管領導批準后,，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途,。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔,，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,，解釋權歸公司行政部,。

公司檔案分類試行規(guī)則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2,、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3,、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4,、文書類 4.01政府 4.02公司

5,、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇二

檔案管理辦法

第一條

目的

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據,。特制定本方法,，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第二條

檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件,、圖紙,、方案、軟件,、圖片,、音像、實物等都必須立卷,、歸檔,。其中，文件包括：規(guī)劃,、計劃,、技術資料、財務資料,、人事資料、會議紀要,、項目方案,、合同協議,、內外行文等。第三條

檔案分類及編號

1,、檔案按其內容及關聯部門可分為五大類： 1.1行政類 1.2財務類 1.3人事類 1.4業(yè)務類 1.5政策類

2,、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密,、秘密,。具體劃分規(guī)則見本制度第四條第2款條。

3,、檔案編號以“一案一號”為原則,，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號,。

4,、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。第四條

機要檔案

1,、機要檔案按其內容分為“絕密”,、“機密”、“秘密”三級,。其中：

2,、劃分標準： 2.1絕密檔案包括：

? 公司經營發(fā)展中的經營戰(zhàn)略 ? 經營方向 ? 經營規(guī)劃

? 經營項目及經營決策 ? 戰(zhàn)略性的合作協議 2.2機密檔案包括： ? 財務資料

? 公司重要會議紀要 ? 公司經營情況

? 人事檔案、薪資性檔案,、勞動合同 ? 技術資料 2.3秘密檔案包括： ? 重要項目資料 ? 項目合同協議 第五條

檔案裝訂

1,、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號,。

2,、文件如有皺折、破損,、參差不齊等情況,，應先整補，裁切折疊,，使其整齊,，再裝訂。第六條

保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,，一律按照下列規(guī)定辦理：

1,、永久保存： ? 公司章程； ? 公司證照,； ? 各級批文,； ? 印鑒；

? 公司年度經營計劃,； ? 公司年度經營總結,； ? 年度財務報表,； ? 人事資料；

? 大型活動圖片,、音像資料,； ? 其他核定須永久保存的文書。

2,、十五年保存： ? 會計憑證,；

3、兩年保存：

? 期滿或解除的合同協議,； ? 完結后的項目方案,；

? 其他經核定須保存兩年的文書。? 部門工作計劃及工作總結,； ? 完結后的部門請求報告,； ? 完結后無長期保存必要文書。

4,、公司規(guī)章制度由總經理辦公室永久保存,，使用部門視其有效期限予以保存。第七條

保管部門

1,、財務專項機要檔案由財務部負責保管,。

2、人事專項機要檔案由行政人事部負責保管,。

3,、其他檔案均由總經辦指派專人保管。第八條

檔案移交

1,、公司各類證照,、批文在頒發(fā)之日起移交總經辦。

2,、會議紀要,、決議，應自簽發(fā)之日起三日內移交總經辦,。

3,、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

4,、財務檔案,、人事檔案由部門自行立卷、歸檔,、管理,。

5、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月,。

6,、、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》,。

7、《檔案移交清冊》一式三份,，移交雙方各一份,，總經辦留存一份。第九條

檔案調閱

1,、因工作需要需調閱檔案時,，須填寫《檔案調閱申請單》，并經相應核準人核準后方可調閱,。

2,、行政類檔案、財務類檔案,、人事類檔案,、業(yè)務類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準,，跨部門檔案調閱須總經理助理核準,，但僅僅限于檔案的查閱、復印,，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準,。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

3,、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,，將檔案調出，供調檔人查閱,。

4,、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

5,、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

6,、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

7,、如調檔內容更改,、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理,。第十

檔案銷毀

1,、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

2,、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,，經相應核準人核準后方可銷毀。

3,、部門內部檔案由部門經理核準銷毀,；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀,。

4,、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監(jiān)督銷毀,，并填寫《檔案銷毀登記表》,。

5、檔案銷毀每半年進行一次,，即每年的１月和７月,。

6、《檔案銷毀申請表》,、《檔案銷毀登記表》各一式二份,，申請部門一份，總經辦一份,。第十一條

其他

1.檔案管理人員應妥善保管,，防蟲蛀、防霉,、防丟失,，保證檔案安全。2.所有檔案應有專柜存放,、加鎖,，定期清理通風，防濕,。3.所有檔案不得隨意查閱,、復印，不得置于公共場所,。4.以上表格均由總經辦統(tǒng)一編號,。

5.各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇三

關于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位,、監(jiān)理單位,、設計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關于下發(fā)《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知,。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求,，為貫徹落實好該通知精神,，切實做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術檔案工作特做以下要求：

一,、各有關單位必須加強檔案工作的統(tǒng)一管理,，各施工、監(jiān)理單位應建立健全檔案工作各項規(guī)章制度,，明確有關領導分管項目檔案工作,，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集,、整理工作,，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設計,、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性,、準確性及系統(tǒng)性,，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內容,。對日常工程檔案的收集整理工作,，有關部門要不定期的進行現場抽查，發(fā)現問題及時解決,。

二,、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經常性地督促,、檢查,、指導。各級領導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視,。

三,、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項規(guī)定進行整理。

四,、根據豫豫交辦【2011】39號關于下發(fā)《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知,，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）,。

五,、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內目錄,、光盤的整理制作及移交等工作應做統(tǒng)一安排,。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明,，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室,，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù),。案卷的編制說明內容包括本合同段項目建設內容，檔案整理執(zhí)行的標準,、項目檔案整理情況及組卷數量,，竣工圖編制質量及其他需要說明的問題。

七,、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇四

檔案管理辦法

為了全面,、真實、客觀反映公司建立發(fā)展的歷史全貌,，收集整理,、保存各類有價值的文件資料，以發(fā)揮其參考和利用價值,。為規(guī)范公司各類文件資料收集,、整理、歸檔,、保存等管理工作,。根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》,、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等,，參照石油、石化和化工行業(yè)有關檔案管理辦法,，以及昌源水務集團公司檔案管理的相關規(guī)定,，制定適合本公司的檔案管理辦法。

第一章 檔案管理部門的職責

1,、檔案管理總則：公司檔案管理實行統(tǒng)一領導,，按部門、子公司分級管理各類檔案的原則,。

2,、負責制定檔案管理辦法，審查各部門,、各子公司檔案管理規(guī)章制度及管理辦法,。

3、負責指導,、監(jiān)督,、檢查管理辦法的執(zhí)行情況，定期,、不定期組織檢查考評,。

4、審查各部門,、各子公司專（兼）職檔案管理人員的職責,，以及各級領導的管理職責,。

5、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,、《新疆維吾爾自治區(qū)檔案管理條例》及《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,，制定公司文件資料歸檔范圍，時間和要求等,，確保原始文件資料的齊全,、真實、完整,、準確和系統(tǒng)的歸檔,。

6、組織有關檔案業(yè)務學習和交流與培訓工作,；

7,、做好檔案的保管安全工作，確保檔案的安全,。

第二章 檔案管理崗位職責

1,、認真執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度和管理辦法，學習檔案管理的基礎和專業(yè)知識,，不斷提高檔案管理水平。

2,、負責工程建設項目文件材料,、技術資料的立卷檔案及文書文件材料的歸檔及檔案管理工作。

3,、認真做好各類文件資料的收集,、整理、統(tǒng)計工作及時立卷歸檔,。

4,、負責本部門、本單位全部檔案資料的接收與移交工作,。

5,、熟悉和掌握本單位檔案的種類、數量,、內容等基本情況,，對所存檔案定期進行檢查，整理,、調整和統(tǒng)計,，做到帳物相符。

6,、編制各種檢索工具,，積極提供利用,，并及時填寫利用效果登記薄。

7,、嚴格按照相關規(guī)定,，組織對到期檔案進行鑒定、銷毀,。

8,、嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，防止“密從口出”,、“密從手失”,。未經分管領導批準，不得擴大檔案的利用范圍,。

第三章 檔案管理的基本規(guī)定

一,、檔案管理的基本要求：

1、公司各部門,、子公司負責本單位歸檔文件材料的收集和整理,，及時列入檔案管理，任何人不得拒絕歸檔,。

2,、歸檔文件材料必須齊全、真實,、準確,。真實反映企業(yè)籌建、項目建設,、生產,、經營、企業(yè)管理和科研,、技術改造等各項活動的重要內容及歷史面貌,。

3、歸檔文件材料必須層次分明,，符合其形成規(guī)律,，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

4,、歸檔的文件材料主要包括紙質,、光盤、磁帶,、照片及底片,、膠片、實物等及其他各種載體形式,。

5,、歸檔的文件材料必須為正本,，本單位編制的文件應附發(fā)文底稿。

6,、歸檔的文件材料具有永久,、長期保存價值的電子文件材料應與附有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

7,、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔,。

8、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,，無譯文的要譯出標題后歸檔,。

9、歸檔的文件材料所用的紙張必須優(yōu)良,，紙面清潔,，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆,、鉛筆,、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料,。書寫文字必須工整,、圖像、字跡清晰,。

10,、各類歸檔文件材料，一般要求歸檔一式一份,，比較重要的或利用頻繁的文件材料，可適當增加歸檔份數,。

11,、圖紙應按照《技術制圖復制圖的折疊方法》（gb/t10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。電子文件應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894-2002）,。

二,、文件材料歸檔范圍：

1、公司在籌備,、成立,、項目建設、生產,、經營,、企業(yè)管理及產權變動等過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍（見附件《公司文件材料歸檔范圍》）。

2,、歸檔文件材料的來源：

（1）公司各部門,、子公司內部形成的文件材料,；

（2）公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的文件材料；

（3）公司引進項目,、外購設備等帶來的文件材料,；（4）公司投資的全資、控股,、參股企業(yè)應向公司提交的文件材料,；

（5）公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料,；(6）公司應該執(zhí)行,、辦理的外來文件材料。

附件：公司文件材料歸檔范圍

一,、黨群工作形成的文件材料

（一）黨務綜合性工作,、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。

（二）黨組織建設,、黨員和黨員干部管理,、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件,。

（三）宣傳及思想政治工作,、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作,。

（四）職工代表大會,、工會工作、共青團工作,、女工工作,。

（五）專業(yè)學會、協會工作,，群眾團體活動,。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）公司籌備期的可行性研究,、申請,、批準，企業(yè)章程,。

（二）公司領導班子（包括董事會,、股東會、監(jiān)事會和經理層,，下同）構成及變更,，公司內部機構及變更。

（三）公司領導班子活動。

（四）綜合性行政事務,，公司事務公開,，文秘、機要,、保密,、信訪工作，印鑒的管理,。

（五）法律事務,，紀檢監(jiān)察，公證工作,。

（六）審計工作,。

（七）職工人事管理，勞動合同管理,，勞動工資和社會保險,，職務任免，職稱評聘,。

（八）職工教育與培訓工作,。

（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。

（十）后勤福利,，住房管理,。

（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理,，防范自然災害,。

（十二）外事工作。

三,、經營,、企業(yè)管理工作形成的文件材料

（一）企業(yè)管理，經營,、技改戰(zhàn)略性決策,。

（二）計劃管理，經濟責任制管理,，各種統(tǒng)計報表，綜合性統(tǒng)計分析等,。

（三）資產管理,，房地產管理，資本運作,，對外投資,，股權管理，多種經營管理,，產權變動,、清產核資,。

（四）公司所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理。

（五）企業(yè)信用管理,，形象宣傳,。

（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等,。

（七）財務管理,，資金管理，成本管理,，產品價格管理,，會計核算管理。

（八）設備,、物資,、材料管理、保存,、供應等,。

（九）經營（業(yè)務）管理，服務質量管理,。

（十）采購,、銷售項目招投標管理。

四,、生產技術管理工作形成的文件材料

（一）生產準備,、生產組織、調度工作,。

（二）質量管理,，質量檢測和質量控制工作。

（三）能源管理,。

（四）企業(yè)管理現代化和信息化建設,，科技管理。

（五）生產安全,，消防工作,，交通管理。

（六）環(huán)境保護,、檢測與控制,。

（七）計量工作。

（八）標準化工作,。

（九）檔案,、圖書、情報工作。

五,、產品生產與新產品開發(fā)工作形成的文件材料

（一）產品的市場調研,、新產品研制、論證,、設計,。

（二）產品的工藝技術、操作規(guī)程,、設備運行,、試制及生產。

（三）產品的檢驗,、包裝,。

（四）產品的鑒定、評價,、評優(yōu),。

（五）產品的銷售與售后服務。

（六）產品質量事故分析及處理,。

六,、科學技術研究工作形成的文件材料

（一）科研項目的調研、申報立項,。

（二）科研項目的研究,、試驗。

（三）科研項目的總結,、鑒定,。

（四）科研項目的報獎、推廣應用,。

七,、項目建設與技術改造工作形成的文件材料

（一）建設項目和技術改造項目的可行性研究、立項,、勘探,、測繪、招標,、投標,、征遷工作，以及項目建設的管理工作,。

（二）建設項目和技術改造項目的設計,。

（三）建設項目和技術改造項目的施工。

（四）建設項目和技術改造項目的監(jiān)理,。

（五）建設項目和技術改造項目的竣工和驗收。

（六）建設項目和技術改造項目的評獎、創(chuàng)優(yōu),。

（七）建設項目的投產,、維修、改建,、擴建,。

（八）事故分析和處理。

八,、設備儀器管理形成的文件材料

（一）購置設備,、儀器的申報、審批,，購置合同,。

（二）設備、儀器的開箱驗收或接收,。

（三）設備,、儀器的安裝調試。

（四）設備,、儀器的使用,、維護和改造、報廢,。

（五）事故分析和處理,。

九、會計工作形成的文件材料

（一）會計憑證,。

（二）會計賬簿,。

（三）財務報告及報表。

（四）其他文件材料,。

十,、職工個人管理形成的文件材料

（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料,。

（二）職工的鑒定,、考核。

（三）職工的專業(yè)技術職務評聘,。

（四）職工的獎勵與處分,。

（五）職工的工資、保險,、福利待遇等,。

（六）職工的培訓與崗位技能評定等。

（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料,。

十一,、其他對國家,、社會和企業(yè)具有保存價值的文件材料。

三,、文件材料歸檔時間

1,、管理性文件材料一般應在辦理完畢后歸檔。

2,、建設項目,、科研項目、技術改造等文件材料在其項目鑒定,、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,，周期長的可分階段、單項歸檔,。

3,、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,，安裝調試后歸檔,。

4、公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔,。

5,、會計文件材料在會計終結后由會計部門整理歸檔,。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行,，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致,。

7、磁帶,、照片及底片,、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔,。

8,、下列文件材料應隨時歸檔：

7（1）變更、修改,、補充的文件材料,；

（2）公司內部機構變動和職工調動、離崗時,，留在部門或個人手中的文件材料,；

（3）公司產權變動過程中形成的文件材料；（4）其他臨時活動中形成的文件材料,。

四,、文件材料歸檔要求

1、整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律,，保持其有機聯系,，并符合有關標準,、規(guī)范要求。

2,、歸檔的文件材料應為原件,。因故無原件的，可憑具有證明作用的文件材料歸檔,。文件材料歸檔后不得更改。

3,、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔,。

外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔,。

4,、具有永久、長期保存價值的電子文件,，必須形成一份紙質文件歸檔,。

5、歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求,。

6,、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的,、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數,。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

7,、兩個以上單位合作完成的項目,，礦業(yè)公司公司保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的文件,。有合同,、協議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行,。

8,、各部門、子公司的專（兼）職檔案管理人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全,、完整與準確情況,。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。接收檔案時應全面檢查歸檔文件材料的質量,。

9,、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù),，移交清冊各留一份以備查考,。

第四章 檔案管理的保密規(guī)定

1,、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級,，并妥善存放,。

2、全體職工對密級檔案,、文件,、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密,。否則應追究責任,。

3、凡查閱密級檔案,，均須辦理審批和借閱手續(xù),，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制,，確屬需要者須辦理相關手續(xù),。

4、查閱人員對檔案內容承擔保密義務,，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任,。

5、檔案人員要忠于職守,，認真執(zhí)行各項保密制度,。

6、定期對保密檔案保管情況進行檢查,，發(fā)現問題及時處理,。

第五章 檔案管理的安全工作規(guī)定

一、安全檢查規(guī)定

1,、定期檢查：公司定期組織檢查,。

2、不定期檢查：根據當時安全工作需要,，開展具有針對性問題進行檢查,。

3、節(jié)假日檢查：針對元旦,、春節(jié),、“五一”、“十一”等特殊時間,，進行專項性安全防范措施檢查,。

二、安全檢查主要內容

1,、貫徹安全方針,、政策,、法規(guī)、決定,、制度等執(zhí)行情況,。

2、各類防護裝置是否完好,。

3,、檔案庫房是否保持清潔。

4,、防潮,、防蛀、以及設備安全運行情況,。

5、隱患整改情況,。

三,、報告與反饋

1、對檢查出來的問題,，要積極進行整改,，并及時上報公司，保證檔案管理的安全,。

2,、檢查中發(fā)現問題在未解決之前必須采取有效的安全防范措 施，防止事故發(fā)生,。

3,、對檢查發(fā)現的問題要求積極整改，因此造成后果的追究其相關責任,。

第六章 檔案的借閱和利用規(guī)定

一,、為了保守企業(yè)秘密，維護檔案管理的嚴肅性,，必須嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度,，遵守《檔案法》的規(guī)定。

二,、工作需要,，借閱一般檔案材料者，可直接與檔案管理單位聯系借閱,，借期為3-6天,，要按期歸還，不能轉借或復印給他人利用,。不得向外單位提供,。

三,、借閱黨的核心機密（如黨總支會議記錄，紀檢工作等）有關案卷,、借閱密級的檔案材料,、重要的財務檔案必須經其主管部門領導同意，經有關領導審批后才能借閱,，只供在閱覽室查閱,，不能外借，需要時經領導批準可復印需要部分頁碼材料,，用后要歸還復印件,，進行注消?？萍紮n案中的原始資料不外借,，只供在閱覽室查閱，需要時可借閱復印件,。凡離開本單位一個月者應提前把檔案歸還,。檔案管理單位有權調回急用的科技檔案。

四,、所有檔案材料,、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改,、增刪字,，圈劃檔案材料，抽拆畫線,，剪裁,，保持檔案的完整與整潔。

五,、如有損毀,、丟失或擅自毀掉檔案現象者，按《檔案法》有關規(guī)定處理,，直至追究法律責任,。

六、借閱檔案人員離職,，或調離時對所借閱的檔案材料一律要還清,，不準帶走，否則檔案管理單位及上級單位有權不在調動清單簽字,。

七,、任何單位、個人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單位人員提供單位一切檔案材料,，不得私帶外單位人員到檔案管理單位查閱檔案,。外單位人員借閱公司檔案，須持本單位介紹信,，經有關領導批準并下達通知,，由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。未 經公司主管領導批準,，不能復印任何檔案材料,。

八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù),，借閱歸還時應當面點收清楚,，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》,。

九,、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

第七章 檔案的鑒定及銷毀規(guī)定

1,、本單位到期檔案的鑒定銷毀工作,，由單位分管領導和相關部門負責人以及檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，具體負責,。

2、檔案鑒定小組定期對已超過保管期限的檔案進行清理鑒定,，對確無保存價值的檔案進行登記造冊,，對尚有保存價值的檔案重新歸檔。清理鑒定到期檔案時,，除檔案管理人員外,，檔案鑒定小組必須有2人以上參加。

3,、對鑒定確無保存價值,、需要銷毀的檔案資料，檔案管理單位應編制銷毀清冊,，逐件登記造冊,，注明銷毀原因、日期,、和鑒定意見,，寫出銷毀報告，經鑒定小組審查批準,，再報請主管領導和上級檔案管理單位批準后,，方可銷毀。任何單位和個人，均不得擅自銷毀檔案材料,。

4,、銷毀檔案時，應由鑒定小組指定專人銷毀,，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字,，檔案室對銷毀的檔案應及時在各種登記薄和檢索工具中注銷。

5,、銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀,，不準出賣或做其他用。

6,、銷毀檔案的目錄,，鑒定銷毀檔案報告，及審批銷毀手續(xù)等材料要存入全宗卷,，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明,。

第八章 檔案管理工作的獎勵與處罰

一、有下列事跡之一的,，由有關部門和所在單位給予表彰和獎勵：

1,、認真執(zhí)行檔案工作法規(guī)、政策,，在監(jiān)督指導工作中做出顯著成績或同違反檔案法律,、法規(guī)行為作斗爭表現突出的。

2,、在檔案收集,、整理、保管,、統(tǒng)計,、鑒定、開發(fā)利用工作中做出顯著成績或在檔案面臨危險時搶救檔案有功的,。

3,、在征集檔案方面成績顯著或將個人收藏的重要、珍貴的檔案捐贈給公司的,。

4,、在檔案保護、檔案現代化管理及檔案學術研究上做出重要貢獻的,。

5,、長期從事檔案工作成績顯著的。

二,、有下列行為之一的,，視情節(jié)輕重，由公司或集團公司參照國家相關規(guī)定給予通報、處分,、經濟處罰,；構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任：

1、不按規(guī)定建立檔案管理制度和檔案管理辦法,，或檔案管理不當危及檔案安全造成損失的,。

2、發(fā)現檔案材料破損,、變質,、丟失、泄密等情況,，未及時采取措施造成檔案損失的,。

3、不按規(guī)定將應歸檔文件材料進行移交或據為己有的,。

4,、涂改、偽造,、盜竊,、搶劫檔案或擅自提供、抄錄,、公布和損毀公司檔案的,。

5、出賣公司檔案或非法攜運禁止出境檔案及檔案復制件的,。

婚姻檔案管理辦法 重大活動檔案管理辦法篇五

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理,，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經營管理服務,，根據《中華人民共和國檔案法》,、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,、《國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規(guī)定,，結合企業(yè)實際，制訂本辦法,。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司,。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃,，并確定一名單位領導分管檔案工作,。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案,、拆遷檔案及清算,、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查,。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員,，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理,、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作,。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理，分級保存,。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統(tǒng)一保存,，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經辦部室或個人分散保存,，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據為己有,。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案,、電子檔案,、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等,。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料,；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資,、控股,、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料,；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料,；

（六）集團及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料,； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分,。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管,，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀,。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

第四章

文件材料的形成,、積累,、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累,、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責,。系統(tǒng)所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導,、監(jiān)督與檢查,。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔,；

（3）上級批復,、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔,；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔,；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料,，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔,。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案,，應在項目竣工后三個月內歸檔,，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作,，并于7月底前將電子數據報集團備份,。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果,。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律,，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件,、每個事由的文件其內容完整無缺,，各項簽字手續(xù)完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件,，各職能部室應自行留存復印件備用,。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向,，并有經辦人簽字,；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿,，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔,；

（四）照片、錄音,、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔,，但必須附文字說明,，其內容包括：事由,、時間、地點,、人物,、背景,、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料,，其載體和字跡應符合耐久性要求,，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”,，即紙質檔案與電子文件同時歸檔,。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時,，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔,。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管,，一套可日常使用,。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續(xù),。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單,，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后,，由移交人,、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查,。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求,，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標準da/t18—1999）執(zhí)行,。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行,。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎設施工程資料管理規(guī)程》,。

聲像,、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規(guī)范》,、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》,、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

第十五條 系統(tǒng)所屬公司應根據檔案數量,，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架,，庫房的設置應符合“防盜、防光,、防高溫,、防火、防潮,、防塵,、防鼠,、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫,、濕度等規(guī)定,，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理,、核對室存檔案,，做到賬、物相符,。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復,。

第六章

檔案的借閱、開發(fā)和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業(yè)務范圍內的檔案資料,。如借閱非本部門文件時,，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》,。借閱股東會,、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批,，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續(xù),。

文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件,。超過三個月時,，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件,，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案,。

以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。

（二）檔案資料原則上不外借,，因特殊情況上級單位,、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信,，由本公司相關業(yè)務部門填寫《檔案借閱申請單》,，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后,，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件,，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時,，必須由本公司相關業(yè)務部門的經辦人簽字辦理借閱手續(xù),，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù),，并確保檔案的完整與安全,。

（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案,，由公司董秘負責協助辦理相關手續(xù),。

（四）查考、借閱檔案原件,，必須愛護檔案,，不得折疊、拆卷,、隨意更改和涂寫,。如發(fā)現損壞、丟失和泄密,，應追究當事者責任,。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件,，以備查閱,，并嚴格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全,。

（六）電子檔案按權限檢索,、查詢，無權限查閱文件的用戶,，在網上填寫借閱申請,，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發(fā)和利用

系統(tǒng)各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作,，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作,，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等,，更好地利用檔案信息資源,，以滿足本公司生產、經營,、管理和發(fā)展的需要,。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年,，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行,。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責,，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理,、專業(yè)技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告,。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管,，并在案卷備考表中注明,。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份,，經集團總經理批準后報區(qū)檔案局備案,，得到區(qū)檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案,，要適當延長保管期限,，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區(qū)財政局批準并備案,。

（四）銷毀檔案必須嚴格,、嚴肅、慎重,。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統(tǒng)信息化的管理工作,，所屬公司應按照集團檔案信息化的統(tǒng)一安排,，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統(tǒng)的數據備份,、技術支持與安全運行維護,。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下,，負責系統(tǒng)所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理,；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作,；

（四）負責督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數字化的實施,，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作,，主要包括：

（一）負責按照集團的統(tǒng)一安排與部署,，組織實施與推進本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接,、存儲以及數據備份,，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性,、準確性進行監(jiān)督與檢查,。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱,，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù),，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批,；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批,，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人,、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后,，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。

2.外單位借閱時,，須持單位介紹信,，由本公司相關業(yè)務部門填寫《文件資料借閱申請單》,，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準,，方可借閱。

（二）對于企業(yè)章程,、股東會,、董事會、黨委會,、公司級各種會議紀要（記錄）,、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告,、各種投資決策,、各種經濟分析報告、公司大事記,、公司志等重要文件,，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要,。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件,，只能借用紙質文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用,，只能使用文件復印件,，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領導發(fā)放，會議結束要收回,；研討會只發(fā)文件綱要的紙質復印件）,。

第十章 被清算企業(yè)、轉出的企業(yè),、合并,、被撤銷企業(yè)

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業(yè)、轉出的企業(yè),、合并,、被撤銷企業(yè)的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè),、轉出的企業(yè),、合并、被撤銷企業(yè)應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集,、整理,、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業(yè),、轉出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負責集中統(tǒng)一保管。

（二）合并企業(yè),，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的,，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行,，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業(yè)執(zhí)照,、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件,；

（二）企業(yè)章程,、股東會、董事會,、經理辦公會紀要（記錄）,、工作總結、財務分析報告等決策性文件,；

（三）實施方案,、主管部門意見、請示,、報告及上級審批文件,、資產評估報告、驗資報告,、合同,、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案,、安置協議,、公證書、花名冊等材料,；

（五）遺留問題的善后處理文件,；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件,；

（七）其它具有保存價值的文件材料,。

第三十一條 歸檔時間,、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓,、撤銷程序全部完成后,，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業(yè)文件材料的收集整理應與企業(yè)合并的實施進程同步進行,，并在企業(yè)完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作,。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規(guī)定全部上交,；

2.集團所屬參股企業(yè)被清算或集團參股股權完全轉讓時,，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業(yè)股權全部轉讓及企業(yè)控股權轉讓出集團的,，被轉讓企業(yè)應將股東會,、董事會、經理辦公會紀要,、投資決策,、工作總結,、財務分析報告,、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè),。

（三）歸檔要求

1.被清算企業(yè),、轉出的企業(yè)、合并,、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應依據本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行,；

2.被清算企業(yè)、轉出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時,，要認真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應填寫檔案移交清單,，一式兩份,，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人,、移交人所在公司經理共同簽字后,，進行移交；

3.向系統(tǒng)外移交檔案時,，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交,，并辦理移交手續(xù)。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業(yè),、轉出的企業(yè),、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時,，必須填寫《檔案借閱申請單》,，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意,，方可調閱,。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行,。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂,。