目錄

檔案工作崗位責任制

文件,、材料收集歸檔制度

檔案鑒定制度

檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案復制制度

檔案統(tǒng)計制度

檔案庫房管理制度

檔案銷毀制度

檔案工作崗位責任制

一,、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹,、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動,。

2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導,，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作,。

3,、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力,、物力,、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難,，改善工作條件,，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二,、局檔案員職責

1,、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律,、法規(guī),，建立健全檔案管理制度。

2,、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集,、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導,。

3,、負責收集出國考察人員應(yīng)當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料,。

4,、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整,、準確與安全,，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

5,、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料,。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案,。

三,、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導職責

1,、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定,。

2,、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難,。

3,、組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度,。

4,、疏通渠道，嚴格制度,，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5,、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷,、整理組卷,、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6,、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況,。

四、各處,、室專（兼）職檔案人員職責

1,、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,，制定案卷類目,，合理分類存放，便于利用和歸檔,。

2,、負責本單位文件材料的形成、積累,、保管和整理歸檔工作,，保證歸檔文件材料完整、準確,、系統(tǒng),。

3、歸檔案卷做到組卷合理,，頁號編寫準確,，案卷目錄清楚,，案卷標題簡明扼要。

4,、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,，注意文件材料的安全和保密。

5,、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查,，按規(guī)定時間向檔案室移交。

6,、積極參加業(yè)務(wù)學習,，不斷提高檔案工作水平。

7,、按檔案室要求對檔案進行分類,、整理、編目,，并編制檢索工具,。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表,。

文件,、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的,，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料（包括公文,、電報簿冊、書信,、會議,、電話記錄、圖紙,、登記表,、報表、名冊,、獎品,、照片、錄音帶,、錄像帶等,，下同）都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍,、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔,。

（一）本級文件

1、各種代表會議,、工作會議,、專業(yè)會議,、各級干部會議的會議記錄、會議紀要,。

2,、工作計劃、規(guī)定,、方案,、安排、總結(jié),、小結(jié),、匯報、簡報,、通報,、通知。

3,、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查,、檢查、考察等報告,。

4,、向上級請示，與其他單位的來往文書,，對下級的指示、批復,、通知,。

5、各項決定,、決議,、規(guī)定、標準,、規(guī)范,、條例、辦法,、制度,、守則、要求,。

6,、各級領(lǐng)導的報告、講話,、發(fā)言稿或提綱,、記錄,。

7、反映生產(chǎn),、基建,、科研設(shè)備、工藝情況底圖,、藍圖及文字材料,。

8、各種報表,、名冊,、登記表、簿冊,、數(shù)據(jù),、憑證。

9,、反映本機關(guān),、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶,、錄像帶,。

10、電報,、重要電話記錄,、機關(guān)工作日記。

11,、年鑒,、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,、基本情況綜合,。

12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀,、獎證,、獎?wù)隆ⅹ勂?、獎品?/p>

13,、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn),、物資,、檔案、債權(quán),、捐贈等的憑證,，發(fā)放各種證明,、證件存根。

14,、已故人員資料,。

15、重要的人民來信及處理材料,。

16,、本機關(guān)編輯、出版的書刊,、資料樣板,。

17、本機關(guān)（包括上報和下批）干部任免,、呈批表,、調(diào)配培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定,、聘任、黨,、團干部名冊、年終統(tǒng)計,、報表,、干部的錄用,、轉(zhuǎn)正,、定級、調(diào)資、離休,、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料,。

（二）上級文件材料

1,、上級（包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組,、工作組，下同）有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復及調(diào)查,、檢查,、經(jīng)驗材料。

2,、各級領(lǐng)導同志,、國際友人、人民代表,、政協(xié)委員視察本機關(guān),、本地區(qū)時的指示、講話,、題詞,、照片、錄音,、錄像,。

3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀,、獎冊,、獎?wù)隆ⅹ勂?、獎品?/p>

4,、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章,。

（三）同級文件材料

1,、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議,，共同進行工作,，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同,、合約、協(xié)議,。

3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書,。

4,、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針,、政策性文件,。

（四）下級文件材料

1、年季度工作總結(jié),、重要的專題工作總結(jié),。

2,、重要的調(diào)查報告、檢查報告,、典型材料,，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示,、法規(guī)性的備案文件,。

3、重要的名冊,、登記表。

4,、大事記,、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編,。

二,、歸檔份數(shù)

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用,，一份作文件匯編用,。

三、歸檔時間和方法

（一）凡經(jīng)過打字室打印的文件,，打印好后由打字員收集,，交文書檔案員歸檔。

（二）凡各部門發(fā)出的文件,，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集,，交由綜合檔案室歸檔。

（三）一項工作已完成時（包括一項已完成或一個會議已結(jié)束,，一個問題已解決,，一件案件已處理等），由各部門辦公室的有關(guān)人員,，將進行該項工作形成的全部文件材料,，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

（四）外出開會,、考察,、學習、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔,。

（五）年度工作總結(jié)、各種年報,、黨員,、干部名冊,，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

（六）每年的二月底前進行一次全面,、徹底的歸檔,，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

（一）應(yīng)歸檔的文件,、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊,。

（二）正文與底稿（簽發(fā)稿）主件或附件、請示與批復,、來文與復文一起歸檔,。

（三）歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應(yīng)加上標題,，內(nèi)容,、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期,。

（四）歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,，不得用復制件。

（五）歸檔的照片,、錄音帶,、錄像帶要一一寫上文字說明。

（六）凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理,，把同一具體問題的文件材料集中在一起,，按文件的先后形成排列好。

檔案鑒定制度

１,、檔案鑒定工作,，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作,。

２,、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作,，必須堅持全面觀點,、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點,。

３,、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行,。

４,、檔案鑒定工作，必須有組織,、有領(lǐng)導地進行,，一般應(yīng)有領(lǐng)導,、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進行。

５,、凡是經(jīng)過認真的鑒定,，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序,，辦好鑒定手續(xù),。

６、檔案鑒定工作,，是一項決定檔案命運的工作,，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作,，嚴格遵守檔案鑒定工作制度,。

檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作,，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案,，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù),。

2、外單位來人查閱本單位檔案,，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導簽字批準,，方可查閱，不得抄錄或借出,。

3,、機密、秘密,、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理,。

4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行,，不劃道,、涂改、折卷,、裁剪,、拍照、撕毀等,。特殊情況需借出的,，需經(jīng)部門負責人批準，但借出時間不得超過一周,，不得轉(zhuǎn)借他人,。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),，確保檔案的完整與安全。

5,、珍貴的實物檔案,、重要的照片、底片,、縮微膠片等檔案一律不借出,。

6、凡私自抄錄,、攝,、描繪、折散,、刪刮,、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責任,。

檔案保密管理制度

一,、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì),，因此,，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度,，履行保密手續(xù),，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全,。

二,、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供,，任何人不得直接動用,。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),，限期使用,，按期返還，返還檔案要認真檢查核對,，發(fā)現(xiàn)問題及時追查,。

四、利用絕密,、機密檔案以及引進技術(shù)資料,、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利,、新產(chǎn)品,、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續(xù),，未經(jīng)批準的,，嚴禁提供利用。

五,、外單位查閱檔案,，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供,，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借,、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者,，要依法追查刑事責任,。

六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀,。

七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,，應(yīng)立即報告,，及時追查。

八,、不允許傳抄,、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九,、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件,。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽,、參觀,、探親、訪友,，出入公共場所,。

十、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密管理

檔案復制制度

1,、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批,；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人同意,；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導審批后方可復制,。

2、外單位一般不予復制,，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信,，經(jīng)檔案員同意方可復制。

3,、復制后要及時進行登記,。

檔案統(tǒng)計制度

１、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,，以表格,、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作,。

２,、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作,，為制定檔案工作的方針,、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,，開展檔案科學研究,，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據(jù),。

３,、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進,、移出,、整理、鑒定,、保管數(shù)量和狀況,，以及檔案的構(gòu)成、利用,、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計,。

４、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查,、統(tǒng)計分析,、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督,。

５,、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計,。

６,、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,，必須把零星的個別的原始資料,，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,，再進行分析和研究,，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓，以提高檔案的科學管理水平,。

７,、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料,，做好單項的統(tǒng)計,；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計,。

８,、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員,，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù),；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫,；準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報,。

檔案庫房管理制度

１,、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備,、措施和方法,，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀,，延長檔案壽命,，維護檔案安全。

２、按專業(yè)類項進行保管,，做到檔案存放條理化,、排列系統(tǒng)化、保管科學化,，以利于檔案的保護管理,。

３、堅持以防為主,、防治結(jié)合方針,，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水,、防火,、防潮、防塵,、防鼠,、防蟲、防高溫,、防強光,、防泄密）工作，確保檔案完整安全,。

４,、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進設(shè)備,，改善庫房管理條件,；引用先進科學技術(shù)，實行科學管理,。

５,、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°ｃ，相對濕度在４５－６０％之內(nèi),；保持清潔干凈,，做到無塵、無蟲,、無鼠,、無有害氣體污染。

６,、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,，及時進行搶救,。

７、接交進館的檔案,，要認真清點,，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借,，要認真清點,，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還,；非工作人員不得進庫房,，以防意外；在庫房里不準吸煙,。

檔案銷毀制度

１,、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理,。

２,、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標準,，嚴格進行鑒定,。

３、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告,，列出檔案銷毀清冊。

４,、檔案銷毀,，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù),。

５,、批準銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀,，且要有兩人鑒銷,；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章,。

６,、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》,、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”,。