工作學(xué)習(xí)中一定要善始善終，只有總結(jié)才標(biāo)志工作階段性完成或者徹底的終止。通過總結(jié)對(duì)工作學(xué)習(xí)進(jìn)行回顧和分析,，從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，引出規(guī)律性認(rèn)識(shí),，以指導(dǎo)今后工作和實(shí)踐活動(dòng)。那關(guān)于總結(jié)格式是怎樣的呢,？而個(gè)人總結(jié)又該怎么寫呢？這里給大家分享一些最新的總結(jié)書范文,，方便大家學(xué)習(xí),。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇一

第一條酒店各部所使用的各類公章按本制度規(guī)定進(jìn)行管理。

第二條總經(jīng)理辦公室對(duì)所有公章均要登記造冊(cè),，由使用部門簽字領(lǐng)用,。

第三條各部門公章應(yīng)根據(jù)其種類，由部門經(jīng)理,、文員或指定專人保管,、使用。各部門經(jīng)理對(duì)本部門所用公章負(fù)責(zé),。

第四條因工作需要刻制新公章,，由部門經(jīng)理提出書面請(qǐng)示，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,，總經(jīng)理辦公室辦理有關(guān)手續(xù)刻制,，并發(fā)文啟用。

第五條掌管公章的人員調(diào)動(dòng)時(shí),，部門經(jīng)理要負(fù)責(zé)公章移交,。部門經(jīng)理調(diào)動(dòng)時(shí)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公章的監(jiān)交,。

第六條所用公章要妥善保管,，按規(guī)定使用，確保使用安全,。掌管人員要對(duì)公章負(fù)全部責(zé)任,。

第七條不使用的公章，應(yīng)交回總經(jīng)理辦公室,，登記注銷,，由總經(jīng)理辦公室按規(guī)定報(bào)廢處理。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行,。

第一條收到公文后,，首先要進(jìn)行登記。公文包括上級(jí)來文,、下級(jí)請(qǐng)示件,、同級(jí)呈送件,。要逐件進(jìn)行登記，內(nèi)容包括問序號(hào),、收文日期,、來文單位、文件標(biāo)題,、文號(hào),、密級(jí)、份數(shù),、領(lǐng)導(dǎo)批示,、承辦情況、歸卷號(hào),。

第二條根據(jù)文件的性質(zhì),、內(nèi)容、密級(jí),、閱讀對(duì)象和具體要求,，呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批閱。

第三條根據(jù)總經(jīng)理批示,，轉(zhuǎn)交有關(guān)人員辦理,。

第四條需傳閱的文件要專設(shè)文件本，并附文件傳閱單,，及時(shí)遞交有關(guān)人員進(jìn)行傳閱,。

第五條對(duì)于總經(jīng)理批示要求及時(shí)辦理的事項(xiàng)，要進(jìn)行檢查,、督辦,。要準(zhǔn)確、真實(shí),、全面,、及時(shí)地反饋公文辦理信息。

第六條對(duì)所需辦復(fù)的文件,、信件,，要做到件件有著落，事事有回音,，凡電復(fù)或面復(fù)的要注明當(dāng)事人,、時(shí)間、情況和答復(fù)意見,。

第七條閱辦后的文件要及時(shí)（或年終）收回歸檔,。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行。

第一條酒店各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品,。

第二條各部室指定專人管理辦公用品,。

第三條各部門于每月28日前將下月所需辦公用品計(jì)劃報(bào)辦公室。辦公室于每月6日前一次性將辦公用品發(fā)放至各部門,。

第四條采購(gòu)人員根據(jù)計(jì)劃采購(gòu),、進(jìn)貨，保證供應(yīng),。

第五條辦公用品入庫(kù)和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬,，做到賬物相符。

第六條任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫(kù)房,，不得挪用辦公用品及其他物資,。庫(kù)房要做到類別清楚、碼放整齊,。

第七條加強(qiáng)管理和消防工作，防止被盜,、失火,。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行。

1 ,、酒店的保密工作是指對(duì)可能發(fā)生的泄密和竊取活動(dòng)采取的`系列防范措施,。

2、保密工作原則：積極防范,，突出重點(diǎn),，嚴(yán)肅紀(jì)律。

3,、全體員工應(yīng)做到：嚴(yán)守秘密,，不得以任何方式向酒店內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司機(jī)密或涉及公司機(jī)密,。

4,、文件和資料的保密：

（1）擬稿。文稿的擬定者應(yīng)準(zhǔn)確定出文稿的密級(jí),。

（2）印制,。文件統(tǒng)一由行政管理部門印制。

（3）復(fù)印,。復(fù)印秘密文件和資料,，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

（4）遞送,。攜帶秘密文件外出,，由兩人同行，并包裝密封,。

（5）保管,。秘密文件由行政管理部門統(tǒng)一保管,，個(gè)人不得保存。如需借閱,，由部門經(jīng)理批準(zhǔn),，并與當(dāng)天收回。

（6）歸檔,。沒有解密的文件和資料存檔時(shí)要在扉頁(yè)上注明原定密級(jí),，并按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（7）銷毀,。按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。

5、保密內(nèi)容按以下三級(jí)劃分：

（1）絕密級(jí)：

①酒店領(lǐng)導(dǎo)的電傳,、傳真,、書信；

②非公開的規(guī)章制度,、計(jì)劃,、報(bào)表及重要文件；

③酒店領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人情況,；

④正在研究的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與具體方案,。

（2）機(jī)密級(jí)：

①酒店電傳、傳真,、合同,；

②員工檔案；

③組織狀況,，人員編制,；

④人員任免（未審批）。

（3）秘密級(jí)：

酒店的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù),、策劃方案及有損于酒店利益的其他事項(xiàng),。

6、細(xì)則：

（1）不得向其他員工窺探,、過問非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司機(jī)密,。

（2）嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、計(jì)算機(jī)盤片）登記和保密制度,。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi),，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報(bào)告公司總經(jīng)理,。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無關(guān)的場(chǎng)所,。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。

（3）嚴(yán)格遵守秘密文件、資料,、檔案的借用管理制度,。如需借用秘密文件、資料,、檔案,，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù),。

（4）秘密文件,、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印,、摘錄和外傳,。因工作需要翻印、復(fù)制時(shí),，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理,。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級(jí)規(guī)定管理,。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料,。

（5）會(huì)議工作人員不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及人事,、機(jī)構(gòu)以及有爭(zhēng)議的問題。會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理,，未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)不得外借,。

（6）調(diào)職、離職時(shí),，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西,，交至總經(jīng)理，切不可隨意移交給其他人員,。

（7）酒店員工離開辦公室時(shí),，必須將文件放入抽屜和文件柜中。

（8）對(duì)外披露信息,，按酒店規(guī)定執(zhí)行,。

（9）酒店所有員工及管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，發(fā)現(xiàn)失密,、泄密現(xiàn)象,，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理,。對(duì)失密,、泄密者，給予50—100元扣薪；視情節(jié)輕重,，給予一定行政處分,；造成酒店嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理,。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇二

行政管理制度是每一個(gè)公司都需要的,，下面小編整理了酒店賓館行政管理制度，歡迎閱讀!

每周經(jīng)理例會(huì)管理辦法

目的：加強(qiáng)每周經(jīng)理例會(huì),，提高會(huì)議效率,。

第一條.部門領(lǐng)導(dǎo)干部例會(huì)定于每周五舉行一次，由總經(jīng)理主持,，總經(jīng)理助

理,、各部門主管級(jí)人員參加。

第二條.會(huì)議主要內(nèi)容為：

a. 總經(jīng)理傳達(dá)集團(tuán)公司有關(guān)文件以及酒店總經(jīng)理辦公室會(huì)議的精神,。

b. 各部門主管匯報(bào)一周工作情況,，以及需提請(qǐng)總經(jīng)理或其它部門協(xié)調(diào)解決的問題。

c. 由總經(jīng)理對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng),，提出下周工作的要點(diǎn),，并進(jìn)行布置和安排。

d. 其它需要解決的問題,。

第三條.例會(huì)參加者在會(huì)上要暢所欲言各持己見,，允許持有不同觀點(diǎn)和保留

意見，但會(huì)上一旦形成決議,，無論個(gè)人同意與否,，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

第四條.嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律,，保守會(huì)議秘密,，在會(huì)議決策未正式公布以前，不得

私自泄漏會(huì)議內(nèi)容,，影響決議實(shí)施,。

第一條.部門例會(huì)每日上午8：00準(zhǔn)時(shí)召開。

第二條.例會(huì)每日1-2次,。

第三條.部門領(lǐng)班及組長(zhǎng)有權(quán)根據(jù)工作需要加開臨時(shí)性例會(huì)布置重點(diǎn)會(huì)員接待工作,。

第四條. 部門例會(huì)內(nèi)容及程序

a.檢查考勤及在崗情況。

b.檢查儀容儀表及工作精神狀態(tài),。

情況;崗位責(zé)任制,、服務(wù)程序、注意事項(xiàng)等,。

d.總結(jié)前一日工作,提出問題并糾正,提出表?yè)P(yáng)和批評(píng),。

e.布置當(dāng)日工作,。

(1) 客情報(bào)告及分析。

(2) 人員分工和應(yīng)急調(diào)整,。

(3) 注意事項(xiàng)及工作重點(diǎn),。

f.朗誦企業(yè)理念。

1.各部門實(shí)行點(diǎn)名考勤,，月底由部門主管將考勤表交到財(cái)務(wù)部,，負(fù)責(zé)打考勤的人不得。

2.考勤表是財(cái)務(wù)部制定員工工資的重要依據(jù),。

1.遲到：凡超過上班時(shí)間5—30分鐘未到工作崗位者,，視為遲到，將被扣罰5—30元,。

2.早退：凡未向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,，提前5—30分鐘離開工作崗位者，視為早退,，將被扣罰5—30元,。

3.曠工：凡屬下列情形之一者均按曠工處理。

(1)遲到,、早退,、一次時(shí)間超過30分鐘或當(dāng)日遲到、早退時(shí)間累計(jì)超過30分鐘者,，按累計(jì)缺勤時(shí)間的2倍處理,。超過2小時(shí)按曠工1天處理。

(2)未出具休假,、事假證明者,，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

休假未經(jīng)批準(zhǔn),，逾期不返回工作單位者按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工,。

(3)輪班,、調(diào)班不服從安排,，強(qiáng)行自由休假者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工,。

(4)請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn),，擅自離崗者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工,。

(5)不服從工作安排,，調(diào)動(dòng)未到崗者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工,。

(6)不請(qǐng)假離崗者,，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算,。

(7)曠工采取3倍罰款辦法。

員工因事請(qǐng)假,，應(yīng)提前填寫

請(qǐng)假條

回家等),。

(2)請(qǐng)假2天以內(nèi)由部門主管批準(zhǔn),。

(3)請(qǐng)假3天(含3天)以上由部門主管簽字報(bào)總經(jīng)理審批。

(4)管理人員請(qǐng)假需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn),。

1.按期發(fā)放類：稿紙本,、筆類、記事本,、膠水,、曲別針、大頭針,、訂書釘?shù)取?/p>

2.按須計(jì)劃類：打印機(jī)碳粉,、墨盒、文件夾,、檔案袋,、印臺(tái)、印臺(tái)油,、訂書器,、電池、計(jì)算器,、復(fù)寫紙,、軟盤、支票夾等,。

3.集中管理使用類：辦公設(shè)備耗材,。

根據(jù)各部門的申請(qǐng)，庫(kù)房結(jié)合辦公用品的使用情況,，由保管員提出申購(gòu)單,，交主管會(huì)計(jì)審核，交總經(jīng)理批準(zhǔn),。

1.員工入職時(shí)每人發(fā)放圓珠筆1支,，筆芯以舊換新。

2.每個(gè)部門每月發(fā)放1本原稿紙,。

3.部門負(fù)責(zé)人每人半年發(fā)放1本記事本,，員工3個(gè)月發(fā)放1本記事本。

4.膠水和訂書釘,、曲別針,、大頭針等按需領(lǐng)用,，不得浪費(fèi)。

5.辦公用打印紙,、墨盒,、碳粉等需節(jié)約使用，按需領(lǐng)用,。

第一條.公司根據(jù)員工不同崗位,發(fā)給不同崗位的制服.

第二條.公司為因崗位所需的員工提供行李,、餐具等生活用品。

第三條.凡在公司工作的員工均發(fā)給員工號(hào)牌和《員工手冊(cè)》,。

第四條.員工每人須交納服裝,、行李保證金500元，在工資中逐月扣除,。

第五條.員工離職市時(shí)須填寫離職單,，將所有個(gè)人領(lǐng)用物品交齊后方可離職。

第六條.員工離職時(shí)必須將服裝,、床上用品等清洗干凈交回庫(kù)房,。

第一條.員工必須在員工食堂就餐，嚴(yán)禁在宿舍,、走廊,，辦公室等地就餐，違反1次罰款20元,。

第二條.食堂操作間,，除食堂工作人員外，其他閑散人員不得隨意進(jìn)入,，違反1次罰款20元,。

第三條.就餐要排隊(duì)打飯，不得擁擠,、打鬧和大聲喧嘩,，做到吃多少打多少，嚴(yán)防浪費(fèi),。

第四條.員工就餐時(shí),，要注意保持室內(nèi)衛(wèi)生，不隨地吐痰,，不準(zhǔn)亂扔臟物,，嚴(yán)禁在食堂內(nèi)吸煙,。

第五條.就餐員工要養(yǎng)成愛護(hù)公物的習(xí)慣,，不準(zhǔn)損壞餐具、餐桌和餐椅,，損壞要按原價(jià)賠償,。

第六條.如有倒飯現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款50元,。

第一條.員工宿舍為員工休息場(chǎng)所，必須保持環(huán)境清潔,。

第二條.員工實(shí)行輪流值日,，對(duì)員工宿舍進(jìn)行日常清理。

第三條.在員工宿舍不得大聲喧嘩,，違者罰款20元,。

第四條.不得在員工宿舍不得使用大功率電器，和電爐子,。

第五條.嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)亂寫亂畫,，亂釘釘子，違者罰款20元,。

第七條.宿舍內(nèi)不得私藏管制刀具,，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將給予罰款或開除。

第八條.男女員工不得混居一經(jīng)發(fā)現(xiàn),，將開除處理,。

第十條.不得損壞宿舍內(nèi)備品，違者按價(jià)賠償,。

第十一條.值日衛(wèi)生清理不干凈,，將處20元罰款。

第一條.員工淋浴時(shí)間為每周三,，在康樂部淋浴室進(jìn)行,。

第二條.洗澡的具體時(shí)間根據(jù)營(yíng)業(yè)的時(shí)間詳細(xì)通知。

第三條.員工洗澡時(shí)自帶浴品,。

第四條.員工洗浴結(jié)束后共同將浴室衛(wèi)生清理干凈,。

第一條.對(duì)講機(jī)作為酒店辦公用通信工具,只限在工作場(chǎng)所使用.

第二條.對(duì)講機(jī)只允許在接待服務(wù)過程中使用,不能做為個(gè)人聯(lián)絡(luò)使用.

第三條.使用對(duì)講機(jī)時(shí)必須用耳機(jī),且音量要降到最低.

第四條.對(duì)講機(jī)必須妥善保管,保證使用通暢.

第五條.在工作交接時(shí),必須將對(duì)講機(jī)、耳機(jī)上交庫(kù)房,。

第六條.如因個(gè)人原因造成對(duì)講機(jī)破損或丟失,，由使用人按價(jià)賠償。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇三

5,、檔案資料一般不借出,，只在行政辦閱讀;

6、酒店外人員借閱檔案,，須請(qǐng)示總經(jīng)理和管理公司方可進(jìn)行;

8,、酒店的檔案資料是真實(shí)歷史的記錄，是今后工作考查主要根據(jù),。應(yīng)按年份排列保管,，便于今后查閱。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇四

1.定崗定編,、合理配置人員,，做到人盡其才,。

2.科學(xué)安排班次，充分利用有限人力資源,。

3.打破工種界線,，組織交叉培訓(xùn)，跨崗位跨部門調(diào)配人力,。

4.加強(qiáng)崗位培訓(xùn),，建立和運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制。

5.雇用季節(jié)工和鐘點(diǎn)工降低成本,。

6.行政辦管理酒店不能流于形式,，總經(jīng)理要想辦法讓總監(jiān)們敢提意見，肯提意見,?？偨?jīng)理要聽得進(jìn)反對(duì)意見，接納別人正確意見,，用集體智慧,，形成團(tuán)隊(duì)管理酒店。

7.建議酒店總經(jīng)理每周起碼與部門主管一起吃一次飯,，互相溝通,，互相了解，互相交流,，以達(dá)到相互得益的目的,。

8.建議總經(jīng)理深入生意下降、營(yíng)利不好的部門,，調(diào)查研究,，與部門經(jīng)理一起制定扭虧為盈的計(jì)劃，并在實(shí)施中不斷總結(jié),，調(diào)整計(jì)劃,，直到生意上升，營(yíng)利好轉(zhuǎn),。

9.建議抓好后勤部門樹立為營(yíng)業(yè)前線服務(wù)意識(shí),，要有全局觀念，急前線營(yíng)業(yè)部門之所急,，反對(duì)以本部門為理由或只顧本部門的利益卡前線營(yíng)業(yè)部門,，影響對(duì)客服務(wù)。

10.建議認(rèn)真慣徹“酒店禮儀禮貌,，以本部門主管為榜樣,。”做到員工相遇，高層先向下屬打招呼,。

11.建議要求部門主管對(duì)下屬除作風(fēng)上嚴(yán)格要求，工作上積極支持,，生活上還要經(jīng)常關(guān)心,，最好能1-2個(gè)月內(nèi)搞一次集體活動(dòng)，或請(qǐng)下屬外出食飯,，培養(yǎng)自己核心力量和凝聚力,。但反對(duì)搞山頭。

12.建議行政辦在酒店管理工作中,，重視培養(yǎng)各部門“典型人物”,、“先進(jìn)分子”堅(jiān)持正面引導(dǎo)，以鼓勵(lì)為主的方法,，以典型帶動(dòng)全體,，收到整體提高目的。

13.酒店總經(jīng)理每年12月份前要收齊部門明年工作計(jì)劃書,，修改本酒店明年工作計(jì)劃書,，上交一份管理公司存檔。

14.建議對(duì)酒店各部門之假期作嚴(yán)格控制,，使用“以假補(bǔ)假”盡量少用“以資補(bǔ)假”方法處理員工假期,。

15.建議嚴(yán)格控制高級(jí)管理人員星期六離店時(shí)間(下班后)和星期日晚上回店沒有特別情況不要星期一回店。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇五

為使酒店各部門行文規(guī)范化,，提高整體辦公效率,，特做如下規(guī)定：

一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確,、簡(jiǎn)練,、通順、標(biāo)點(diǎn)正確,。

二,、 呈文專題專用，一文一事,，內(nèi)容明確,。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定,。

三,、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿,。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄,，寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要,，最后簽名并注明時(shí)間,。

四、 呈文格式包括：呈文文號(hào),、呈文題目,、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范,。文號(hào)不得重復(fù);呈文題目簡(jiǎn)明扼要,，高度概括;主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱;在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容;末尾簽署呈文部門及時(shí)間,。

五,、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核,，而且要審查呈文格式是否規(guī)范,，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。

六,、 各部門呈取文,，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間,、文稿內(nèi)容,、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全,，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送,。

七、 各部門送來閱批的文件,，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出,。

八、 呈文程序：

在呈文本上登記

各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo)

在收文本上登記

不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文,，行政辦將予以退回,。

行文管理制度

一、 以酒店名義的行文,，先由部門承辦人擬稿,，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā),。

二,、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經(jīng)理辦公室校對(duì),。打字,、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。

三,、 經(jīng)修改后的稿件,，如字跡潦草，涂改較多,，模糊不清的,，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。

收發(fā)文管理制度

一,、 公文辦理一般包括登記,、分辦,、批辦,、承辦、擬辦,、核稿,、簽發(fā)、印刷,、用印,、傳遞、歸檔,、銷毀等程序,。

二、 酒店的收文,，由檔案秘書簽收登記,，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件,，一律交收件人親自拆封,。

三、 公文登記后,，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示,，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦,，應(yīng)由檔案秘書送交,，并經(jīng)登記、簽收后才可送交,。

四,、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀,。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室,。

五,、 各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員,，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文,，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文,，轉(zhuǎn)辦要及時(shí),，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事,。

六,、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷,、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿,，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成,。

七,、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,，凡參加會(huì)議帶回的文件,，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。

八,、 沒有存查必要的公文,，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀,，銷毀秘密公文,，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督,，保證不丟失,，不漏銷，秘密級(jí)以上文件,，不準(zhǔn)作廢品處理,，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。

刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);酒店各部門需刻制新印章,，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱,、式樣和規(guī)格,，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn),，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記,，并留樣保存,，以便被查。啟用新印章,，應(yīng)選擇好時(shí)間,，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。

酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章,，由總辦統(tǒng)一保管,，并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，印章保管人不得委托他人代管印章,，并不得攜帶出辦公室使用。

印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù),、認(rèn)真審閱,、詳細(xì)登記,、蓋章正規(guī),。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握,。使用部門的印章,，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表,，并附有關(guān)材料,，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章,，并進(jìn)行登記,，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn),。員工因私須開具各種證明,，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料,，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批,。

由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理,，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管,，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人,。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀,。

一. 借閱檔案(包括文件、資料),，必須先履行檔案借閱登記手續(xù),，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。

二. 案卷不能借出,，只供在行政辦公室閱看,，未立卷的文件及資料可借出。

三. 文件,、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期,，到期必須歸還，如需再借,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),。

四. 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整,，對(duì)檔案內(nèi)容要保密,，不得擅自涂改、勾畫,、剪裁,、抽取、拆散,、摘抄,、翻印、復(fù)印,、攝影,、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任,。

五. 借閱的檔案交還時(shí),，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),。

六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位

介紹信

七. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案,，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出,。

1.信箋介紹信：用這種信箋開介紹信,，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容,。

2.存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔,，保存期五年,。

3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信,。

酒店介紹信一般由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具,，開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后,，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批;一般事宜需由部門經(jīng)理簽字,，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信,。嚴(yán)禁開出空白介紹信,。

一、 酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購(gòu)買及發(fā)放,。

二,、 各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后,，到人事行政部領(lǐng)取,。

三、 人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況,，對(duì)無庫(kù)存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購(gòu),，填制酒店申購(gòu)單,，列明品名,、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià),。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核,、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買,。

( 暫 行 )

二,、 各部門每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車計(jì)劃填寫“用車申請(qǐng)單”,，注明目的地,、事由等，由部門經(jīng)理簽字后,，交總辦統(tǒng)一安排,。臨時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排,。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字,，總辦有權(quán)不予做派車安排,。特殊情況除外。

三,、 總辦接到申請(qǐng)單后,，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車,。否則,，視為私自出車，按曠工處理,。

四,、 駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行政辦,，以便備查,。

五、 駕駛員在無出車任務(wù)時(shí),，應(yīng)在休息室待命,，不得私自外出。否則,，視為曠工,。

酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的,，以備查考的文字,、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料,。

酒店檔案管理機(jī)構(gòu)

各部門兼職檔案管理員

即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值,、處理完畢的文件材料，系統(tǒng),、完整地歸入卷宗暫保管,，以備隨時(shí)調(diào)用參考。

按照文件形成的自然規(guī)律,，保持文件之間的歷史聯(lián)系,，反映酒店工作活動(dòng)特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用,。

1.3.7 酒店財(cái)產(chǎn),、物資、檔案交接的憑證等;

1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等;

1.3.12 其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等,。

2.1 各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料,，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后,，整理歸檔,。

2.2 各部門設(shè)兼職檔案管理員,，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理,、監(jiān)督及檢查,。

2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。

2.4 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存,，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼,。

3.1 按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類。

3.2 按時(shí)間分類：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類,。

3.3 按收,、發(fā)文單位分類。

3.4 按酒店部門設(shè)置分類,。

各部門對(duì)本部門發(fā)出的文件(發(fā)文,、會(huì)議紀(jì)要等)，采用部門代碼+文件類型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：xxxxxxx,。機(jī)密文件還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文件”,、“絕密文件”。

酒店部門設(shè)置及代碼如下：(英文開頭字母)

行政辦 eo

財(cái)務(wù)部 fc

營(yíng)業(yè)部 ms

人事部 hr

工程部 en

保安部 se

前廳部 fo

房務(wù)部 hk

餐飲部 fb

對(duì)已處理完畢的文件,，按照文件類別及次序進(jìn)行編號(hào),。

認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類,。

每類文件可按文件形成時(shí)間順序,、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后,，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁(yè)碼,，以固定排列順序，保證材料完整,。

5.4案卷標(biāo)題反映該類文件的自然聯(lián)系與共同特征,，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順,、扼要。

案卷目錄包括順序號(hào),、文件標(biāo)題,、文件編號(hào)和日期等。

案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱,、案卷標(biāo)題,、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等,。

案卷裝訂前要拆除金屬物,，做好文件材料的檢查,，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料,，要用紙加襯邊;紙面過大的文件,，要按卷宗大小摺疊整齊。

裝訂后的案卷,，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列,，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫《歸檔案卷目錄》,。

6. 檔案的保管

6.1 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案,，如合同、協(xié)議書,、

保證書

說明書

6.2 檔案室應(yīng)做好防盜,、防火,、防水、防潮,、防塵,、防鼠、防高溫,、防強(qiáng)光等措施,。

6.3 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,，確保檔案的安全,。

6.4 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,，送總經(jīng)理審批后銷毀。

6.5 銷毀檔案材料時(shí),，必須指派專人監(jiān)銷,，防止失密。

7. 檔案的借閱

7.1 借閱檔案,，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱;機(jī)密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱,。

7.2 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還,，如需再借,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

7.3 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密,，不得擅自涂改,、勾畫、剪裁,、抽取,、拆散、摘抄,、復(fù)印,、復(fù)制、攝影,、轉(zhuǎn)借或損壞,。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任,。

7.4 借閱的檔案交還時(shí),，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人,。

7.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信,，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱,。但不能帶離檔案室。

7.6 外單位摘抄檔案材料,，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意;檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查,、簽章。

各辦公室操作手冊(cè)

1. 圖文傳真,、電話和電子郵件的處理(商務(wù)中心)

1.1. 傳真操作

1.1.1. 打入的傳真/電子郵件

必須要記錄接收日期及時(shí)間,、傳真機(jī)或電子

郵件地址，以便收件人直接簽收,。

1.1.2. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：

1.預(yù)備消息內(nèi)容,。

2.校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息,。

3.查明對(duì)方(接收者)姓名,、職位、機(jī)構(gòu),、地域(國(guó)家或城市)名稱,、傳真機(jī)號(hào)碼或郵件地址。

4.待部門經(jīng)理批閱簽字后,，方可發(fā)出。

5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用,。

1.2. 電話操作

員工在電話里的良好談吐,、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。

1.2.1. 接聽外來電話

1.聽到電話鈴聲,，立即接聽,。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候,，例如“早晨好”,、“您好”等。

2.表現(xiàn)友善及樂于幫忙的態(tài)度,。

3.不可使用俚語(yǔ),，更不可粗言穢語(yǔ)。

4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉,。

5.不要讓對(duì)方等候太久,，必要時(shí)請(qǐng)他(她)留言以便回復(fù)。

6.應(yīng)隨時(shí)預(yù)備筆及記事簿,。

7.當(dāng)你不在辦公室時(shí),，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。

8.要找尋資料而須對(duì)方等候,，應(yīng)通知對(duì)方所需的時(shí)間,，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。

轉(zhuǎn)回總機(jī),。

10.若談話中斷,，應(yīng)把聽筒放回，等待對(duì)方再來電,。

11.若對(duì)方要找的人不在,，應(yīng)詢問對(duì)方：

a)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理;

b)記下對(duì)方姓名、電話,、公司名稱,，有待回復(fù);

c)請(qǐng)對(duì)方稍后再來電。

12.確保上司不會(huì)被不必要的電話騷擾,。

記錄留言的要點(diǎn)：

a)接聽日期及時(shí)間

b)被電訪的人是誰(shuí)

c)對(duì)方的姓名,、電話號(hào)碼(及內(nèi)線)及公司名稱

d)留言(消息)內(nèi)容

e)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息

f)最后,，把留言便條放在被訪者的桌上,，使他(她)回來后能即時(shí)知道。

1.2.2.打出電話

1.認(rèn)定電話號(hào)碼無誤,。

2.接不通電話應(yīng)稍后片刻再打,。

3.對(duì)方接聽后，你應(yīng)說出要找誰(shuí)人或內(nèi)線號(hào)碼。

4. 若屢次接不通,，而你的電話機(jī)操作正常,，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間,。此外,，可透過電話房查詢對(duì)方電話是否失靈。

5.在打出電話前,，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn),，以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率,。

6.談話中斷,，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容,。

2. 辦公室文件處理

2.1.檔案系統(tǒng),、分類、取閱

檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到,。

2.1.1.設(shè)立檔案系統(tǒng)必需合乎下列七大原則：

1.操作簡(jiǎn)單,、快捷

2.必須易于翻查

3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì)

4.只存放最新的資料

5.能配合日后擴(kuò)充的需要

6.所占空間大小適中

7.防火及防盜(例如存放法律文件)

2.1.2.分類大致可分為：

1.按筆劃,、字母來分類(優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充),。

2.按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來區(qū)分,。

(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起,，方便查閱)

3.按地區(qū)(國(guó)家、城市)來分類,。

4.以編號(hào)(代碼)代替名稱存檔,。

5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序,，放在特別抽屜中,。

2.1.3.順序存檔

適用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔,，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面,。

2.1.4.檔案儲(chǔ)放的形式

1.直立式

2.橫放式

3.圖表

4.盒裝

5.待處理文件

6.微型膠卷

2.1.5.取檔記錄卡

為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案,。

每次取出文件后,，把該卡放入填補(bǔ)空位?？ㄓ校航杓诵彰?、部門,、借

出日期、答允歸還日期,、借件人及經(jīng)辦人簽署,，方便日后追尋,。取檔記

錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色),，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令

人一目了然,，容易跟催,。

每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理

2.1.6 跟催檔案

為確保按時(shí)處理任務(wù)，而且不會(huì)有所遺漏,，這個(gè)檔案非常有效,。檔案以

一年十二個(gè)月份來分隔，與及以三十一天來分隔,。把將要做的工作寫成

字條,，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這

檔案,，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作,。

2.1.7 存檔的一般守則

1.按檔案系統(tǒng)把文件分類、集中,。

2.把文件放在正確的檔案內(nèi),。

3.存檔時(shí)按日期的次序正確地排列，最近期的放在前,。

4.為避免檔案堆積,，應(yīng)將過時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?？?/p>

慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅,。在已抽出舊資料的檔

案中記下那些文件所屬的舊檔編號(hào)、名稱或存放位置,?！芭f檔案”也

須按放妥當(dāng)及分類，方便日后翻查,。

5.不可隨意把檔案中的文件取去,。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在

取去文件的位置,。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡,。

6.如無足夠資料來建立新的檔案，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中,。

7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個(gè)途徑,，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的

索引卡上,，加快翻查速度。

(即c,，b,，及j字)索引卡上。

8.每天存檔令你的檔案儲(chǔ)有最新的資料,。

9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：

a)先排姓氏,，再排名字。若同姓則以名字筆劃,、字母排列,。

應(yīng)將此檔案放在“w”(white)檔中。

c) 若公司名稱包含多個(gè)人名,，取其第一個(gè),。例如： “messers may，jones and jenkins”應(yīng)放在“m” 檔中,。

d)若公司名稱包含“the”字,，可省去。例如：“the high pressure tools ltd”應(yīng)放在“h”(high)檔中,。

文件應(yīng)在存檔前作分類,，一個(gè)分類架(或分類盒)實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來分成多格,，幫助應(yīng)付大量文件存檔,。

10. 酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來往之備忘錄,，所

有經(jīng)行政部發(fā)出之信件,，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案

內(nèi)，此外,，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi),。

3. 處理郵遞文件

3.1.1外來的信件

處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中,。

1. 把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開,。

2. 用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整,。

3. 打開信件,，如有附件，將它一并釘裝,。

4. 在信件上蓋收件日期作為記錄,。

5. 到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印,、簽署,。

6. 若信件連同支票,、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫在信件的右上角及簽署,，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作,。

7. 把信件連同信封分發(fā)到各收件人。

8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人,。

9. 收到資料不全的郵件,，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等,，應(yīng)向前廳部或人事部查詢,。

1. 把文件傳閱各有關(guān)部門

2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他,。

3. 影印該文件送交各部門

3.1.3 發(fā)出的信件

由秘書預(yù)備好發(fā)出的信件：

1. 交給其上司簽署。

2. 檢查附件是否已放在一起,。(把信件副本留作存檔之用)

3. 核對(duì)信件與信封所寫的收件人是否無誤,。

4. 摺起文件放入信封內(nèi)并封口。

5. 由于酒店部門眾多,，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號(hào),，方便信差計(jì)算各部門郵費(fèi)及日后退件處理。

6. 集中所有發(fā)出的郵件,，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出,。

7. 計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi),。

8. 將一般信件與掛號(hào),、特快、航空郵件,、包裹等分開,，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等。

3.1.4 中央信箱

1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方,。

2. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件,。

3. 每部門一格，設(shè)一格較大的來放置寄出的信件,。

3.1.5內(nèi)部信封

使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本,。

4. 復(fù)印文件

4.1 復(fù)印

復(fù)印操作的要點(diǎn)：

1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi),。

2. 各部門自帶復(fù)印紙張,。

3. 正確地?cái)[放正本，使影印之副本(無論文件或圖形)合理工整,。

4. 按需要可將文件縮印,，節(jié)省儲(chǔ)存空間,。

5. 操作完畢，切記帶走所有文件,，尤其是正本,。

6. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿,。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷毀,。

5. 出外公干的安排

5.1 出外公干主要涉及公干人員的交通,、住宿的安排。

1. 查詢預(yù)計(jì)出發(fā),、回程日期,、目的地、公干人員正確姓名,。

2. 查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間,，以配合預(yù)計(jì)行程。

3. 把以上資料交給旅行社代辦,，或直接與鐵路局,、輪船公司、航空公司聯(lián)系,。

4. 若不能符合預(yù)計(jì)中的安排,，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否。

5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后,，盡快安排付款及取票,。

6. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。

5.2. 住宿安排

在訂房之前,，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中,。

酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)：

1. 入住公干人員的姓名

2. 入住及離店日期

3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)

4. 到達(dá)及離開時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料

5.若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定,。

6. 說明公司名稱,、地址、電話,、傳真等,，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。

5.3. 行程表

1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱,。

2. 大城市通常有多個(gè)火車站(機(jī)場(chǎng)或碼頭),，盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。

3. 留意交通工具的時(shí)間表,，隨時(shí)更新資料,。

4. 留意各地時(shí)差,，正確說明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。

5. 在公干期間,，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上,。

5.4. 計(jì)劃海外公干

搜集目的地一般資料，例如面積,、人口,、主要城市、氣候,、服飾,、工作

時(shí)間等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照,、入境簽證,、防疫注射、通用貨幣,、生活習(xí)慣等;酒店及餐廳;郵務(wù),、電話及電訊設(shè)施;經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例,、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等,。

1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用,，兌換目的地流通貨幣。

2.其它事項(xiàng)：

-預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖

-確認(rèn)交通,、酒店訂房,、被訪者的約會(huì)詳情

-制作行程表，內(nèi)容包括酒店,、約會(huì),、會(huì)議日期、時(shí)間,、地點(diǎn),、聯(lián)絡(luò)電話等。

-若其上司出外公干,，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件,、文具交付。

6. 辦公室文儀器材

6.1.計(jì)算機(jī)

操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法,。

1. 保持機(jī)器清潔,，用干抹布擦試。

2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁,。

3.將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源,，并以機(jī)背為重心,。

4.切勿把計(jì)算機(jī)放近熱源。

5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道,，容易被人碰倒,。

6.計(jì)算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源,，作適當(dāng)調(diào)正,。若修正無效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員,。

6.2.碎紙機(jī)

舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi),，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑,。

6.3.訂裝機(jī)

為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要,，例如內(nèi)部預(yù)算、計(jì)劃書,，可能有數(shù)十頁(yè)紙之多,，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種,，操作按個(gè)別種類而定,。

7. 輔助記憶材料

為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致遺漏,，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催,。

7.1.日志

使用日志要點(diǎn)：

1.不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，方便更改,。待確定后可用原子筆,、墨水筆記下。

2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間,，會(huì)面者之姓名(及公司名),、地點(diǎn)及話題。

3.遇上西式社交場(chǎng)合,，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類,。

4.每天約會(huì)須按時(shí)間先后(分上、下午)記下,。

5.一天工作開始,，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì),、備好會(huì)議所需要的文件,。

6.一天工作完畢,，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理,，沒有遺漏。

從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：

1.記著其上司日常的工作，避免與會(huì)面重疊,。

2.當(dāng)其上司須外出會(huì)客,，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間,。

3.若來訪者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后,，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物,，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行,。

4.約會(huì)通常以電話聯(lián)絡(luò)，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話內(nèi)容,，將信件副本存檔,，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。

5.記下來訪者的姓名,、職衍,、公司名稱、地址,、電話,，若更改約會(huì)可與他(她)聯(lián)系。

6.遇上社交場(chǎng)合須攜伴出席,，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回復(fù),。

7.2.約會(huì)卡

其上司可能一整天在外會(huì)面及拜訪，不方便攜帶日志,，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡,。把當(dāng)天約會(huì)卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。

7.3.任務(wù)表

綜合所有工作的清單,，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容,、預(yù)計(jì)完成日期,、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。

7.4.年志

一頁(yè)年志提供年,、月,、日、星期,，方便記下每天大計(jì),。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備,。

8. 會(huì)議

會(huì)議是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式,。

8.1.議程

議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外還有會(huì)議日期、星期,、時(shí)間,、地點(diǎn)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者,，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備,。每次會(huì)議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會(huì)議終結(jié)時(shí)重申,。

議程由行政辦經(jīng)理制作,，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng),。

會(huì)議主席議程

會(huì)議主席議程有別于一般議程,，它包括會(huì)議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份,，方便主席記下重點(diǎn),。

8.2.在會(huì)議前后總辦主任的工作：

會(huì)議以前

1.咨詢會(huì)議主席，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者,。

2.預(yù)備會(huì)議主席議程

3.預(yù)留會(huì)議場(chǎng)地(會(huì)議室,、會(huì)客室或其他指定地點(diǎn))

4.與會(huì)者若有任何動(dòng)議或?qū)ψh程中項(xiàng)目有重點(diǎn)意見，但因任何理由不能出席,，應(yīng)預(yù)早以書面列明有關(guān)事項(xiàng),，讓行政辦秘書轉(zhuǎn)交會(huì)議主席在會(huì)上提出。

5.集中各項(xiàng)用品：

1.文具,、紙張

2.議程副本

3.上次會(huì)議記錄

4.有關(guān)議題的文件,、檔案

5.出勤記錄

6.名牌

開會(huì)當(dāng)天

1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具,、文件,、出勤記錄等。

2. 若有需要,，在會(huì)場(chǎng)通道放置指示牌,。

3. 安排座位，放上名牌,。

4. 派發(fā)紙張,。

5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方,。

6. 檢查出勤記錄,，確定所有出席者都已簽署。

7. 讀出上一次會(huì)議記錄,、缺席者通知書及其他信件,。

8. 提供討論事項(xiàng)的文件,。

9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過程內(nèi)容、動(dòng)議者,、和議者及投票結(jié)果,。

8.3.會(huì)議結(jié)束

1. 確保所有文件已帶回辦公室。

2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱,。

3. 將批閱后的記錄整理,，并分發(fā)各出席者。

4. 預(yù)備議決后的跟催文件,。

5. 把第4項(xiàng)及會(huì)議中使用的文件存檔,。

6. 把下次會(huì)議日期記在日志中。

8.4會(huì)議記錄

會(huì)議記錄必須小心保存,，每一項(xiàng)議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù),。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力,。

會(huì)議記錄包括跟催上次會(huì)議內(nèi)容,、是次會(huì)議事項(xiàng)、下次會(huì)議的日期,、時(shí)間及休會(huì)時(shí)間各項(xiàng),。