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外來(lái)文件管理制度篇一

一、辦理程序

(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收,、啟封,、核對(duì)、登記后,，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào),、急件隨到隨處理,。

(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。

(三)需辦理的,，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理,。

(四)歸檔,，交上級(jí)部門。

二,、傳閱

(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù),，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度,，避免中途積壓,、漏傳、橫傳,。

(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理,，防止文件丟失。

三,、保密

(一)機(jī)要人員要忠于職守,，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定,，做到不該說(shuō)的不說(shuō),。

(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放,，嚴(yán)加保管,。

(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件,，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級(jí)文件一般不外借,，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。

(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件,，不得復(fù)制或摘抄,。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件,，應(yīng)及時(shí)清理收回,，分類整理，保持整潔,、清潔,。

(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔,。

(三)干部出差,、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室,。

(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。

外來(lái)文件管理制度篇二

一,、總則

1,、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,，公司的技術(shù)文件屬于公司所有,。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,，確保文件編制的正確性,、完整性，明確技術(shù)文件的編制,、簽署,、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,，特制訂本制度。

3,、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理,。

二、技術(shù)文件的編制

1,、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙,、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料,。

具體包括:

1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì),、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū),、檢驗(yàn)要求,。

2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖,、產(chǎn)品編程手冊(cè),、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件,、可編程器件源碼,、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包,、驅(qū)動(dòng)程序,、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè),、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表,、產(chǎn)品調(diào)試記錄,、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié),、軟件使用手冊(cè),、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

2,、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求,。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制,，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性,、合理性負(fù)責(zé)。

三,、技術(shù)文件的提交

1,、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作,，以保證技術(shù)文件的完整性,。

2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中,。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件,，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性,。

3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄,。

4、對(duì)于已提交的文件,，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除,。

四、技術(shù)文件的歸檔

1,、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制,、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé),、權(quán),、利。

2,、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào),、名稱,、日期，設(shè)計(jì),、校對(duì),、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔,。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署,、電子文件簽署和光盤簽署,。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

4,、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后,，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,，供查閱使用;一套刻錄成光盤,，做封存保管。

5,、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱,、編號(hào),、簽署信息等。

6,、歸檔文件時(shí),，須填寫<設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單>，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔,。

五、技術(shù)文件的借閱

1,、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2,、若因工作需要,，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫<借閱登記表>,，然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱,。

3、對(duì)于借閱的文件,，不得私自打印,、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密,。

4,、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),。

5,、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,，并補(bǔ)充完整<借閱文件記錄表>,。

六、責(zé)任追究

各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利,。

外來(lái)文件管理制度篇三

1,、目的

為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào),、擬定,、審批、用印,、收發(fā)處理、整理存檔等工作,，特制定本制度,，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2,、職責(zé)

2,、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。

2,、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批,。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。

2,、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核,，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2,、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式,、文號(hào)及內(nèi)容的審核，用印管理,、歸檔管理工作,。

3、文件種類

3,、1上行文:請(qǐng)示,，報(bào)告，計(jì)劃,，總結(jié);

3,、2下行文:批復(fù)，決定,，通知,，通告，通報(bào),，制度,，規(guī)定;

3、3平行文:信函,，會(huì)議紀(jì)要,。

4、文件格式

4,、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一,。

4、2秘密等級(jí)和緊急程度,，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度,，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4,、3收文單位,。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。

4,、4正文,。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),，講述什么事情,，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4,、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字,，放在居中位置;

4,、6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等保持一致,。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落,、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1,、5倍,，以清晰、美觀為原則;

4,、7附件,。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下,、發(fā)文單位落款的左上側(cè),，專行空兩格注明"附件:"字樣;如果附件較多，還須編上序號(hào);文件無(wú)附件的,，無(wú)須注明;

4,、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱,。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁(yè),，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),，并在其上面加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4,、9日期:

4,、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

4,、9,、2制度或會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫通過(guò)的日期;

4、9,、3重要的文件寫簽發(fā)的日期;

5,、文號(hào)

5、1根據(jù)文件類別,、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件,。

5,、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;

5,、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后,，方可發(fā)文。

6、用印

6,、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章,。

6,、2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;

6,、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,，即"騎年蓋月"位置。

7,、文件管理

7,、1包括撰寫、審核,、簽發(fā),、蓋印、發(fā)放,、歸檔,、整理等一系列工作:

7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核,。

7、3簽發(fā),。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿,，實(shí)事求是地?cái)M寫批語(yǔ),。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫;

7,、4用印,。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記,。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印,。

7、5發(fā)放,。由發(fā)文部門填寫<文件發(fā)放登記表>,，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,，還要填寫<文件處理單>,，夾在文件前面,，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

7,、6收文,。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在<收文登記表>內(nèi)，內(nèi)容包括:流水號(hào),、收文日期,、發(fā)文單位、收文標(biāo)題,、文件編號(hào),、發(fā)文日期、份數(shù),、處理情況,、備注等。

7,、7傳閱,。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名,、日期,。

7、8保存,。文件辦理完畢后,，由最后處理部門人員進(jìn)行保管。

7,、9歸檔,。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作,。

8,、相關(guān)文檔

8、1文號(hào)編碼規(guī)則

8,、2<文件編號(hào)使用登記表>

8,、3<對(duì)外發(fā)文登記表>

8、4<對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表>

8,、5<收文登記表>

8,、6<文件處理單>

8、7<傳閱單>

8,、8<用印登記表>

8,、9對(duì)外發(fā)文格式

8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式

8,、11報(bào)告總結(jié)格式