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電子檔案管理辦法中國(guó)科學(xué)院篇一

在“綠色通道”政策的執(zhí)行過程中，會(huì)產(chǎn)生大量相關(guān)電子檔案,，為規(guī)范有序的管理這些檔案,，特制定本辦法。

一,、設(shè)備管理

1,、班組交接班前，接班班長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查本班組“綠色通道”專用相機(jī),、電池,、充電器等設(shè)備，確保設(shè)備能正常工作,，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào),。

2、相機(jī)屬“綠色通道”驗(yàn)貨專用,，使用時(shí)要愛護(hù),，不得隨意損壞，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不準(zhǔn)借與他人使用,，當(dāng)班人員不準(zhǔn)任意調(diào)整相機(jī)參數(shù),。

3、無“綠色通道”車輛時(shí),，相機(jī)由當(dāng)班班長(zhǎng)負(fù)責(zé)放置在收費(fèi)亭內(nèi),。

4、下班后當(dāng)班班長(zhǎng)處理完當(dāng)天“綠色通道”電子圖片后,，相機(jī),、移動(dòng)硬盤,、數(shù)據(jù)線等存放在內(nèi)業(yè)室，未經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)同意不得私自挪用,。

二,、拍照規(guī)范

1、驗(yàn)貨人員拍照前,，首先確保身穿反光背心,，車輛停在驗(yàn)貨點(diǎn)，監(jiān)控員控制廣場(chǎng)攝像頭監(jiān)督驗(yàn)貨全過程記錄,，錐形標(biāo)擺放在“綠色通道”車輛后面以確保安全,。

2、一般車輛拍照順序?yàn)榍败囶^,、車輛全景,、左右車身、車尾,、車頂,，共六張照片；其中車頭與車尾相片中必須顯示清晰的車牌號(hào)碼,，左右車身能看清貨物的裝載情況,，車頂照片能顯示貨物種類以及有無混裝。

3,、特殊車輛拍照時(shí),，車頭、車尾,、車輛全景,、左右車身的照片必不可少，如遇到廂式貨車,，則照片中必須顯示其車廂內(nèi)貨物裝載情況,；如遇到運(yùn)輸豬、牛,、羊等活牲口的車可以簡(jiǎn)化拍照程序,，但每輛車必須至少拍六張照片。

4,、驗(yàn)貨員拍照時(shí)身體不能移動(dòng),，手不能顫動(dòng)，照片拍完后負(fù)責(zé)將所拍照片瀏覽一遍,，確保照片質(zhì)量,。

三、存儲(chǔ)流程

1、下班后,，“綠色通道”車輛照片電子檔案由當(dāng)班班長(zhǎng)負(fù)責(zé)保存在內(nèi)業(yè)室電腦中,，并在指定移動(dòng)硬盤里備份，監(jiān)控員負(fù)責(zé)保存當(dāng)班“綠色通道”驗(yàn)貨錄像,。

2,、保存照片時(shí)以月份日期為第一目錄，二級(jí)目錄是白班夜班,，三級(jí)目錄是車牌號(hào),，每天該車照片放置在以其車牌號(hào)為名稱的文件夾內(nèi)。例如：有7月1日白班13：00,，車牌號(hào)豫s00001車輛照片a、b,、c,、d、e,、f,，保存時(shí)文件夾名稱順序是：

2011年綠色通道 →電子檔案 → 豫s00001 → 20110701-13 → a、b,、c,、d、e,、f,，備份時(shí)將文件夾<20110701-13>復(fù)制到移動(dòng)硬盤相關(guān)目錄中即可。保存完畢后再瀏覽一遍,，確保每個(gè)車輛保存有六張照片,，每張照片圖像清晰。

3,、驗(yàn)貨錄像保存在監(jiān)控室電腦中,，按照月份日期保存，保存前先查看驗(yàn)貨時(shí)間,，確保保存的錄像中能顯示整個(gè)驗(yàn)貨過程,。

電子檔案管理辦法中國(guó)科學(xué)院篇二

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

數(shù)字檔案室

指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段,，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集,、整理、保管,、保護(hù),、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則

各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則,，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室,，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流,。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成,。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中,，與辦公自動(dòng)化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè),。

確保安全原則

各位教師應(yīng)健全各種設(shè)施,，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全,。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)

檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備,，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng),，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理,。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理規(guī)定確定等級(jí),，明確安全域,，按照bmb17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離,，禁止接入因特網(wǎng),。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)

檔案室應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接,，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用,。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的,，應(yīng)采取相應(yīng)措施,，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)交換

數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng),、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動(dòng)硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn),。

軟件系統(tǒng)建設(shè)

1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好,、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺(tái)。選擇適宜的操作系統(tǒng),。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng),。選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)管理,，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)管理,。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng),、檔案查詢利用系統(tǒng)等,，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全,、運(yùn)行穩(wěn)定,、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)。5 電子文件歸檔管理系統(tǒng)

是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分,，應(yīng)按照gb/t 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開發(fā),，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交,。主要包括歸檔鑒定,、整理編目、數(shù)據(jù)加工,、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能,。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集,、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng),。主要應(yīng)包括電子檔案接收,、檔案資料著錄、整理加工,、檢索利用,、檔案編研、檔案鑒定,、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),、庫房管理等功能。7 檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)

按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式,，按照國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求,，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件,，形成報(bào)送數(shù)據(jù),，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交報(bào)送。8 檔案查詢利用系統(tǒng)

在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用,。電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的子系統(tǒng),，應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù),，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺(tái)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)處理和前臺(tái)展現(xiàn)程序進(jìn)行分離,，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺(tái),。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1數(shù)據(jù)庫種類

檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫,，集中存儲(chǔ)管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2 檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫

室藏檔案應(yīng)按照da/t18和db37/t53的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目,，建立檔案案卷級(jí),、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。

室藏資料應(yīng)按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目,，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫,。3 電子檔案數(shù)據(jù)庫

根據(jù)gb/t18894和國(guó)家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大,、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫,，分別存儲(chǔ)文本型、圖像型,、圖形型,、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù),。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接,。4 數(shù)據(jù)采集和加工 檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

按照da/t18和db37/t536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照gb3792.1和gb3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù),。5 電子檔案數(shù)據(jù)的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應(yīng)按照國(guó)家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定,，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施,，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件形成,、處理、積累,、歸檔的一體化管理,，確保各種類型電子文件完整歸檔。

歸檔文本型電子文件推薦采用xml格式,，可以收集pdf,、rtf、txt格式文檔,；圖像型電子文件推薦采用tiff或jpeg格式,；音頻型電子文件推薦采用mp3或wav格式；視頻型電子文件推薦采用mpeg2或avi格式,。7 檔案數(shù)字化加工

檔案室應(yīng)有計(jì)劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對(duì)室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,。紙質(zhì)檔案按照da/t31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。

照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時(shí),，彩色照片宜采用“rgb”模式,，黑白照片宜采用“灰度”模式,；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為tiff格式,，采用lzw格式壓縮,；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。

錄音帶數(shù)字化時(shí)應(yīng)選用44.1khz,，16bit來進(jìn)行立體聲采樣,。數(shù)字化后存儲(chǔ)格式應(yīng)為wav或mp3。

錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4mb/s,，采用mpeg2壓縮存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),。

數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理。2 數(shù)據(jù)入庫

電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性,、準(zhǔn)確性,、完整性、安全性,、有效性鑒定,，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,，才能入庫保管,。3 數(shù)據(jù)修改

入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤,，應(yīng)形成書面報(bào)告,，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份

檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份,，脫機(jī)分開保管，一套異地保存,。并定期進(jìn)行更新備份,。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲(chǔ)管理,。5數(shù)據(jù)刪除

入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除,。經(jīng)價(jià)值鑒定確無保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后,，按要求刪除數(shù)據(jù),。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。

查詢利用 單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接,。檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用,；利用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網(wǎng)利用,。應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄,，對(duì)檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督,。編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料,，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù),。

安全管理

1物理安全

檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件,；采用溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng),，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對(duì)濕度保持在35%—45%之間,；設(shè)置門控系統(tǒng),、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng),、光盤刻錄系統(tǒng),、斷電保護(hù)ups系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能,，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全,。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離,。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房,。2數(shù)據(jù)安全

檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能,，配備防火墻,、入侵檢測(cè)等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志,，通過身份認(rèn)證,、訪問控制、信息加密,、信息完整性校驗(yàn),、入侵檢測(cè)

等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞,、更改,、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失,、篡改,、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生,。3 計(jì)算機(jī)病毒防治

采用國(guó)家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的查毒,、殺毒軟件,，實(shí)時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒,，并健全各種防毒措施,。4 網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)

采用通過國(guó)家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)設(shè)備,，對(duì)網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄,、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動(dòng),，阻止非法訪問,，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)

通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng),，主動(dòng)查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞,，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免可能引起的破壞,。6 身份鑒別

采用各種有效措施對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交,、信息檢索等活動(dòng)進(jìn)行身份鑒別，保證用戶身份的合法性,。7訪問控制

通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對(duì)用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制,，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問,。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲(chǔ)加密,。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計(jì)

利用數(shù)據(jù)庫,、操作系統(tǒng),、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計(jì)功能進(jìn)行安全審計(jì)、評(píng)估,。10 保密管理

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理,。

制度建設(shè) 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任,、格式、程序,、方法,、時(shí)限和質(zhì)量要求等。

2檔案數(shù)字化規(guī)程

明確規(guī)定本單位各種門類,、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求,。檔案安全保密制度

明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求和措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn),，以及檔案閱讀使用范圍,。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度

明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍,，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫,、修改,、檢測(cè)、備份,、刪除等操作的具體程序和方法,。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求,。7 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理要求和程序方法,，規(guī)定計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用要求。

施工,、監(jiān)理與驗(yàn)收 數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,，由具有信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)的公司進(jìn)行施工，并聘請(qǐng)具有信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進(jìn)行全程監(jiān)理,。檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理,，均應(yīng)通過省檔案局專業(yè)驗(yàn)收。

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

邑等完小

電子檔案管理辦法中國(guó)科學(xué)院篇三

電子檔案管理辦法

為了加強(qiáng)我公司電子檔案管理,做好電子檔案收集,、歸檔,、保管、統(tǒng)計(jì),、鑒定及利用等工作,更好地為公司的經(jīng)營(yíng)服務(wù),結(jié)合我公司檔案工作實(shí)際,特制定本辦法,。

一、電子檔案的管理原則

1,、我單位電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,。

2、電子檔案管理包括電子檔案的收集,、存貯,、鑒定、歸檔,、保管與利用等方面的工作,。

3、各科室形成的電子檔案的收集,、積累與歸檔等工作,。

4、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各各科電子檔案的收集,、歸檔進(jìn)行指導(dǎo),并負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定,、保管和利用等工作。

二,、電子檔案歸檔范圍

1,、各科室辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中（oa）形成的各類電子公文和網(wǎng)站各類信息資料（針對(duì)我公司）的備份,。

2、在經(jīng)營(yíng)中形成的各種電子檔案,。

3,、各科室購置的各類操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件的復(fù)制件。

三,、電子檔案歸檔要求

1,、加強(qiáng)電子檔案鑒定工作,。電子檔案歸檔前,檔案室會(huì)同信息管理員對(duì)電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見,。

2,、電子檔案在收集歸檔時(shí),應(yīng)附帶說明對(duì)電子檔案的內(nèi)容,、創(chuàng)建時(shí)間,、存儲(chǔ)格式與文件類型等加以說明,。

3,、電子檔案采用光盤,、磁帶等載體歸檔,歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息,。

4,、需要永久、長(zhǎng)期保存的電子檔案,應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔,。

5,、電子檔案歸檔后,其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計(jì)算機(jī)中或系統(tǒng)中保留一年時(shí)間。

四,、電子檔案管理要求

1,、歸檔電子文件移交到檔案室之后,檔案室要制作三套,一套封存保管,一套異地保管，一套查閱利用,。

2,、接收入庫的電子檔案,每?jī)赡暌闄z一次,抽檢率不低于10%,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取恢復(fù)措施。

3,、保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段,。歸檔電子文件載體應(yīng)直立存放于防磁、防光,、防塵,、防有害氣體的裝具中,溫度控制在17℃—20℃;相對(duì)濕度控制在35%—45%, 距離強(qiáng)磁場(chǎng)10米以上。

五,、電子檔案的利用

1,、電子檔案的利用范圍與紙質(zhì)類檔案的利用范圍相同。

2,、電子檔案查閱和借用,按照我公司《檔案查閱制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3,、電子檔案的載體不得外借,。

六,、電子檔案歸檔時(shí)間

電子檔案歸檔時(shí)間,按照《檔案管理辦法》《檔案歸檔范圍及保管期表》中有關(guān)歸檔時(shí)間要求執(zhí)行。

七,、電子檔案保管期限

電子檔案保管期限,按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限審批表》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。

八、電子檔案的銷毀

電子檔案銷毀,按照《檔案鑒定銷毀制度》中的有關(guān)條款執(zhí)行,。

電子檔案管理辦法中國(guó)科學(xué)院篇四

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設(shè)需要,，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實(shí)性,、完整性和有效性,，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用,，特制定本辦法,。

第二條 對(duì)電子文件的形成、積累,、鑒定,、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累,、保管和整理工作,，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持,。

第五條 明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容,、相關(guān)軟件,、版本、數(shù)據(jù)類型,、格式,，以保證電子檔案的質(zhì)量。

第六條 為保證電子檔案的可利用性,，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性,。

第七條 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

第八條 具有保存價(jià)值的電子文件,，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝,。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并 1

歸檔,。

第九條 基本術(shù)語解釋

（一）電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,，以數(shù)碼形式存

儲(chǔ)于磁帶、磁盤（硬盤,、移動(dòng)硬盤等）,、光盤（dvd、vcd）等載體,，依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀,、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件,。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程,。

（四）電子文件的真實(shí)性：指對(duì)電子文件的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)和背景信

息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成的原始狀況一致,。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容,、結(jié)構(gòu)、背景信息

和元數(shù)據(jù)等無缺損,。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利

用性,，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性,、載體的完好性和兼容性,。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用,、辦理過程,、結(jié)果等信息。

（八）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),，包括文件的格

式,、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境,、文件處理軟件,、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件,，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價(jià)值的均應(yīng)收集歸檔,。

第十一條 收集積累的電子文件類型，即收集范圍。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿,、定稿和正式電子文件,。

（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿電子

文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果,，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值,，收集時(shí)

需落實(shí)必要的簽字手續(xù),，明確公文擬稿、核稿,、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者,。

（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作

完畢,，能行使其文件的職能,，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。

主要收集積累正式版本的電子文件,。

（二）電子文件信息類型

要收集積累的電子文件類型有文本文件,、圖像文件、圖形文件,、影像文件,、聲音文件、多媒體文件,、超媒體鏈結(jié)文件,、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。

1,、文本文件：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件,、表格

文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式,、文字處理工具等,，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以word,、excel,、rtf、txt為通用格式,。

2,、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖

像文件,。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件,，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收

集,。掃描型電子文件以jpeg,、tiff為通用格式。

3,、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件,，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題,，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息,。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù),。

4,、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件,，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要?dú)w檔的視頻和多媒體電子文件以mpeg,、avi為通用格式,。

5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件,，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件,。音頻電子文件以wav、mp3為通用格式,。

6,、超媒體鏈接文件：指用計(jì)算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。

7,、數(shù)據(jù)庫文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù),、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以dbf,、xls文件為通用格式,。

8、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件,、應(yīng)用軟件等,。

對(duì)用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換,，收集時(shí)則用連同專用軟件一并收集歸檔,。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件

應(yīng)被保留,。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,，確定是否保留,。

（二）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間,，相互建立準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

（三）對(duì)產(chǎn)生的電子文件,，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)件保留,。

第十三條 收集,、積累方法

（一）及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記,。

（三）電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存,。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存,，并附有紙張打印件,。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外,，還應(yīng)將各部門形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件,、超媒體鏈接文件（web網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件,、聲音文件,、cad圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門歸檔時(shí),，應(yīng)填寫《歸檔電子文件表》,，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。

（二）對(duì)存儲(chǔ)在載體（磁帶,、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時(shí),，應(yīng)在載體上標(biāo)注文件的內(nèi)容、類別,、日期等,。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時(shí)應(yīng)存儲(chǔ)相應(yīng)的查看軟件,。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作,，包括對(duì)電子文件真實(shí)性,、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)等,。各部門要對(duì)歸檔的電子文件要進(jìn)行文件真實(shí)性,、完整性、有效性檢驗(yàn),，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,。

（二）電子文件檢驗(yàn)合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》，雙方簽字,，登記表一式兩份,，一份由電子文件形成部門保管，一份由交檔案管理部門保管,。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后,，要及時(shí)進(jìn)行備份。檔案部門要對(duì)歸檔的電子文件制作至少兩份,，一套保管,，一套用于查閱。

第十八條 檔案部門對(duì)接收入的電子檔案要定期進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù),、補(bǔ)救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護(hù)技術(shù)手段,。歸檔電子文件載體要注意防磁,、防光、防塵,、有害氣體等,，并注意溫度和濕度控制，防止強(qiáng)磁干擾,。

電子檔案管理辦法中國(guó)科學(xué)院篇五

文化委電子文件和電子檔案管理辦法

為適應(yīng)檔案管理的需要,，確保各種文件的安全性、可靠性和保密性,，按照國(guó)家檔案局及區(qū)檔案局電子檔案工作要求,，結(jié)合我文化委工作的實(shí)際情況，制定本辦法,。

一,、歸檔范圍

電子文檔歸檔范圍參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù),。具體包括：

1,、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的文書文件、報(bào)表數(shù)據(jù),。

2,、在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的各種文件,、圖像、聲像等,。

3,、信息及計(jì)算機(jī)程序類文件，包括軟件任務(wù)開發(fā)書,、需求分析說明,、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書,、軟件文件,、原程序、編寫說明,、測(cè)試報(bào)告,、修改記錄、安裝使用說明書等,。

二,、分工與負(fù)責(zé)

電子文件的形成、積累,、鑒定歸檔及電子檔案的保管必須實(shí)行全過程管理，并由各科室專人負(fù)責(zé),。

1,、電子文件的形成科室負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累,、鑒定和整理工作,，并對(duì)電子檔案的管理工作提供協(xié)助和支持。

2,、計(jì)算機(jī)管理員負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的技術(shù)環(huán)境,、相關(guān) 軟件、版本,、數(shù)據(jù)類型,、格式、被操作數(shù)據(jù),、檢測(cè)數(shù)據(jù)等提供技術(shù)服務(wù),。

3、檔案管理部門負(fù)責(zé)電子檔案的保管,、保密,、借閱、統(tǒng)計(jì)工作,。

三,、歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,，物理歸檔及電子文件內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件在次年2月底完成并移交綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

四,、歸檔要求

1,、歸檔前應(yīng)由文件形成科室對(duì)電子文件的原始性、有效性和完整性進(jìn)行審核,，并由負(fù)責(zé)人簽署意見,，如文件形成科室采用某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性、完整性,，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案室,。

2、具有保存價(jià)值的電子文件,，必須生成紙質(zhì)文件,，進(jìn)行歸檔時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件之間建立準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系,，一并歸檔。

3,、將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,，制成數(shù)據(jù)庫，拷貝到耐久性載體,，一式兩份,。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后完成上述工作,。

4,、軟磁盤不可作為歸檔電子文件長(zhǎng)期的載體。

5,、存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)貼標(biāo)簽,，標(biāo)簽內(nèi)容包括編 號(hào)、名稱,、密級(jí),、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等,。

6,、電子文件的機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件,、說明等一并歸檔,，并附歸檔電子文件登記表。

7,、原電子文件數(shù)據(jù)庫載體在完成電子文件歸檔后保留一年,。

五,、收集與整理

1、在電子文件收集,、積累過程中,，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng),。在電子文件的運(yùn)行中,，采取簽署技術(shù)、加密技術(shù),、身份驗(yàn)證,、防寫措施等保證電子文件信息的準(zhǔn)確性、原始性,。

2,、建立電子檔案庫的數(shù)據(jù)備份制度。必須隨時(shí)備份,、存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,，或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到受檔案部門控制的存儲(chǔ)器上。

3,、對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案,，按照保管期限、歸檔部門進(jìn)行組盤,、并建立盤內(nèi)文件目錄,。

4、對(duì)電子檔案載體的著錄內(nèi)容包括載體類型,、盤號(hào),、保管期限,、歸檔部門,、備注等。載體類型：磁盤,、磁帶,、光盤

光盤：按不同的載體類型分別編制流水號(hào)。保管期限：記錄該載體內(nèi)電子文件的保管期限 歸檔部門：記錄歸檔部門名稱

5,、對(duì)電子檔案文件的著錄內(nèi)容包括：文號(hào),、責(zé)任者、文件題名,、文件日期,、歸檔日期、相關(guān)文號(hào),、保管期限,、主題詞,、密級(jí)、盒號(hào),、文件頁數(shù),、借閱范圍、歸檔號(hào),、文件來源,、備注等。對(duì)文件的著錄項(xiàng)目可從電子文件的形成,、運(yùn)轉(zhuǎn)中繼承,，由檔案部門給定保管期限，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成件號(hào),。

六,、鑒定與銷毀

（一）對(duì)電子文件的鑒定：歸檔前，電子文件的形成部門在檔案部門的協(xié)助下,，對(duì)歸檔的電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定,。具體包括：

1、對(duì)電子文件的原始性,、真實(shí)性的鑒定：確定歸檔電子文件是否形成時(shí)的或通過審批更改的,、有效的電子文件是否是組成完成的系統(tǒng)的檔案文件。

2,、確定電子文件的價(jià)值和保存期限,。并依此刪除已收集積累但無保存價(jià)值的電子文件予以銷毀。

3,、在鑒定工作的同時(shí),，對(duì)電子文件、記錄載體及計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)進(jìn)行檢測(cè),。

（二）對(duì)電子文件檔案的鑒定：內(nèi)容包括對(duì)已有保管期限的電子檔案重新審查,、鑒定，把丟失保存價(jià)值的電子檔案剔除銷毀,。

（三）電子檔案的銷毀,，應(yīng)參照紙質(zhì)檔案的規(guī)定和程序執(zhí)行。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除,；屬于機(jī)密范圍的電子檔案被銷毀時(shí),，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同 儲(chǔ)存載體一起銷毀,，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除,。

七、質(zhì)檢與移交

1、對(duì)電子檔案質(zhì)量檢驗(yàn)：檔案部門在接收電子文件時(shí),，應(yīng)檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀取,、打開或運(yùn)行時(shí)，有無被感染計(jì)算機(jī)病毒,；內(nèi)容是否完整,，是否與歸檔移交清單一致。

2,、對(duì)電子文件載體的檢驗(yàn)：為保證電子檔案檢驗(yàn)工作的進(jìn)行,，檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備。電子檔案存儲(chǔ)載體每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽驗(yàn)一次,，不少于歸檔總數(shù)40%的載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),。

3、電子檔案的移交：歸檔電子文件經(jīng)檔案部門檢查合格后,，在電子檔案入庫移交登記表上簽字,。檔案入庫移交登記表一式兩份，由文件形成部門,、檔案部門分別保存,。紙質(zhì)文件一同歸檔。

八,、保管,、統(tǒng)計(jì)與利用

1、電子檔案的載體的保管應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備,，直立存放在避光,、防磁、防有害氣體的裝具中,，溫度控制在17—20度,，相對(duì)濕度控制在35%—46%。并由專人負(fù)責(zé)定期檢查,、復(fù)制,。

2、電子檔案統(tǒng)計(jì)：按對(duì)電子檔案的歸檔,、保管,、利用情況,、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。并生成電子檔案統(tǒng)計(jì)表。

3,、電子檔案利用的要求：封存的電子檔案不得外 借,，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)制電子檔案；保密電子檔案的利用參照紙質(zhì)檔案的國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。