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企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇一

2,、對統(tǒng)購物資供應(yīng)商進行入庫推薦和資質(zhì)初審,，推薦企業(yè)信譽好,、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；

3,、根據(jù)永煤控股安排組織或參與對擬入庫統(tǒng)購物資供應(yīng)商進行考察,；

4、按照永煤控股要求做好在庫統(tǒng)購物資供應(yīng)商的考評和日常監(jiān)督,；

5,、及時反饋統(tǒng)購物資供應(yīng)商所供產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等履約信息,。

6,、制定裕東公司供應(yīng)商管理制度，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定后監(jiān)督執(zhí)行,；

7,、建立健全裕東公司自購物資供應(yīng)商信息庫，組織對擬入庫供應(yīng)商進行準(zhǔn)入審核,，必要時參與考察,；

8、收錄和維護裕東公司自購物資供應(yīng)商信息，對在庫供應(yīng)商進行動態(tài)管理,；

9,、牽頭組織對自購物資供應(yīng)商進行定期評審，并實行優(yōu)勝劣汰,；

10,、組織調(diào)查裕東公司自購物資供應(yīng)商的不良行為，提出處理意見和建議,；

11,、負責(zé)處理自購物資供應(yīng)商的質(zhì)疑和投訴。

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇二

公司供應(yīng)商管理制度

（試行）

第一條為規(guī)范公司供應(yīng)商管理,，提高公司經(jīng)營合理化水平,，加強信息共享，降低供應(yīng)成本,，提高采購物資質(zhì)量,，增強供應(yīng)安全系數(shù)及供應(yīng)可靠性，特制定本制度,。

第二條公司對物資供應(yīng)商實行統(tǒng)一歸口,、三級審核，統(tǒng)一建立公司物資供應(yīng)商檔案庫,，實行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,、對合格供應(yīng)商定期進行評價與考核、動態(tài)管理,。

第三條供應(yīng)商的準(zhǔn)入采取各單位評審?fù)扑],、平臺審核備案、集團公司審定添加至供應(yīng)鏈系統(tǒng)模式,。

第四條原則上每類物資取得供貨資格的供應(yīng)商不得少于三家（特殊物資除外）,。

第五條公司生產(chǎn)管理部是物資采購的管理部門，負責(zé)統(tǒng)一管理公司及各單位生產(chǎn)類物資采購管理工作,，供應(yīng)商管理中主要履行以下主要職責(zé)：

（一）組織制定公司供應(yīng)商管理制度,；

（二）各單位供應(yīng)商準(zhǔn)入審核備案工作；

（三）織織制定各單位供應(yīng)商管理的政策與機制,，下達各單位執(zhí)行,，監(jiān)管各單位供應(yīng)商管理工作。

第六條各單位采購部門負責(zé)本單位范圍內(nèi)的供應(yīng)商管理工作,，履行以下主要職責(zé)：

（一）組織建立供應(yīng)商資質(zhì)審查小組,，落實供應(yīng)商準(zhǔn)入管理工作。

（二）組織建立供應(yīng)商考核小組,，落實供應(yīng)商考核管理工作,。

（三）依據(jù)平臺下達的供應(yīng)商管理政策,，參與供應(yīng)商評審、推薦和考核工作,。

第七條供應(yīng)商準(zhǔn)入必須具備以下基本條件：

（一）具有法人資格,；

（二）具備國家和相關(guān)部門頒發(fā)的質(zhì)量、安全,、環(huán)保以及其它生產(chǎn)經(jīng)營資格,、許可證、質(zhì)量認證等,；

（三）具有良好的商業(yè)信譽,，近三年經(jīng)營活動中無違法記錄；

（四）具有完善的質(zhì)量保證體系,，近三年在國家,、行業(yè)以及集團公司,、地方政府質(zhì)量監(jiān)督檢查中無不合格情況,；

（五）集團公司或平臺要求具備的其它條件。

第八條供應(yīng)商進入我公司除提供供應(yīng)商的基本信息外,，還要提供必要的資質(zhì)資料,，資質(zhì)資料包括：

（一）營業(yè)執(zhí)照復(fù)本及復(fù)印件；

（二）稅務(wù)登記證副本及復(fù)印件,；

（三）組織機構(gòu)代碼證,；

（四）法定代表人證書或委托代理證明及復(fù)印件；

（五）相關(guān)資質(zhì)證明（生產(chǎn)許可證,、檢驗報告等）或必要的文件,；

（六）企業(yè)通過的is09001體系證明文件；

（七）要求提供相關(guān)年度財務(wù)報告及近三年業(yè)績報告,；

（八）特殊行業(yè)的強制認證,、強制檢定產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證,、專利產(chǎn)品證書,；

（九）其它能證明該單位供應(yīng)實力的資信文件。

第九條供應(yīng)商準(zhǔn)入審批程序

（一）采購管理部門在規(guī)定的時間內(nèi),，根據(jù)要求填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》,，同時要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的資質(zhì)資料，所有資料必須加蓋單位公章并保證真實有效,。

（二）采購管理部門對供應(yīng)商資質(zhì)文件初審后,，將供應(yīng)商資料及初審結(jié)果遞交至各單位資質(zhì)審查小組，由資質(zhì)審查小組對其進行評選評定,。

（三）評定合格的供應(yīng)商進行送樣,，由技術(shù)及質(zhì)量監(jiān)督部門進行評定并提交驗收報告，驗收合格的供應(yīng)商對送樣物資進行報價，采購部門負責(zé)比價,、議價,，原則上議價后物資價格不得高于同類物資采購價格。

（四）經(jīng)綜合評分,，合格的供應(yīng)商由采購部門提交供應(yīng)商開發(fā)報告,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后,，報平臺審核備案,，集團公司審定添加，錄入我公司合格供應(yīng)商名錄并發(fā)放供應(yīng)商準(zhǔn)入證,。

第十條供應(yīng)商準(zhǔn)入證實行有效期制,，準(zhǔn)入證有效期一年，每年12月份審驗一次,，期滿后復(fù)審,。復(fù)審合格的，換發(fā)新證,；不合格的,，準(zhǔn)入證作廢并收回，取消準(zhǔn)入資格,。

第十一條供應(yīng)商發(fā)生更名時,，其準(zhǔn)入資格自動取消，從供應(yīng)商名錄中予以刪除,，供應(yīng)商需重新按照準(zhǔn)入流程申辦供應(yīng)商準(zhǔn)入證,；

第十二條各企業(yè)考評小組每季度對合格供應(yīng)商進行一次考評，當(dāng)供應(yīng)商所供物資發(fā)生重大質(zhì)量事故時,，隨時對供應(yīng)商進行評價及考核,，確保供應(yīng)商供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性及持續(xù)的降低采購成本，評價小組根據(jù)供應(yīng)商的實際行為按照公平,、公正,、公開的原則，對供應(yīng)商進行客觀的評價,。

第十三條供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量：40分,，價格：30分，交貨期：20分,，售后服務(wù)：10分）

（一）產(chǎn)品質(zhì)量：質(zhì)量是采購考核評價供應(yīng)商的最重要的因素,，供應(yīng)商在供應(yīng)產(chǎn)品的過程中，采購人員,、庫管員,、技術(shù)人員及生產(chǎn)使用部門人員應(yīng)積極配合對供應(yīng)商所供應(yīng)的產(chǎn)品進行質(zhì)量監(jiān)督和檢驗,。物資驗收時每發(fā)生一項質(zhì)量不合格的，扣2分,，該項物資第二次驗收不合格的,，扣10分，物資安裝后發(fā)生一般質(zhì)量問題的,，扣10分,，嚴重影響公司安全生產(chǎn)的，本項不得分,。

（二）價格：產(chǎn)品價格是考核評價供應(yīng)商的重要指標(biāo)參數(shù),，各企業(yè)根據(jù)所屬物資情況，參考市場價格,，對主要物資建立物-4-

資價格信息庫,，供應(yīng)商物資采購價格每高于合理利潤價格1%，扣1分,，每高于合理利潤價格2%,，扣2分，依次類推,；同一供應(yīng)商供應(yīng)幾種物料,，按平均計算,。

（三）交貨期：交貨期限及交貨數(shù)量是考核評價供應(yīng)商的重要指標(biāo),，每類物資逾期一天，扣1分,，逾期停工待料,，扣10分，給公司安全生產(chǎn)造成重大影響的,，本項不得分,。

（四）售后服務(wù)：售后服務(wù)主要考核供應(yīng)商產(chǎn)品售出后，供應(yīng)商所做的售后工作,。供應(yīng)商應(yīng)主動提供售后報務(wù),，主要對產(chǎn)品的性能、使用知識的講解及不合格產(chǎn)品的退換,，對售出產(chǎn)品的使用跟蹤,、使用效果的回訪，或通過問卷調(diào)查等方式,，更好的為公司服務(wù),。評價得分：按期服務(wù)：10分；偶爾拖延：7分,；經(jīng)常拖延：2分,；置之不理：0分,。

第十四條供應(yīng)商等級劃分

（一）a級供應(yīng)商（優(yōu)秀供應(yīng)商，考核評定≥90分）

（二）b級供應(yīng)商（良好供應(yīng)商,，考核評定≥80分）

（三）c級供應(yīng)商（合格供應(yīng)商,，考核評定≥70分）

（四）d級供應(yīng)商（不合格供應(yīng)商，考核評定＜70分）第十五條供應(yīng)商考核處理

（一）a級供應(yīng)商：各企業(yè)物資管理部在付款方式,、物資采購數(shù)量上給予優(yōu)先安排,，該類物資采購總額≥50%

（二）b級供應(yīng)商：由物資部提請供應(yīng)商改進不足，并限期整改,，整改不力的降級處理,，該類物資采購總額≥30%。

（三）c級供應(yīng)商：由采購部,、技術(shù)部,、質(zhì)監(jiān)部等部門予-5-

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇三

iso9000質(zhì)量管理體系

程序文件

供應(yīng)商評價和采購管理程序

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批準(zhǔn)： 生效日期：

[鍵入文字] [鍵入文字] 目的

對采購過程及供方進行評價和控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求,。范圍

（1）標(biāo)準(zhǔn)品,。（2）加工品 3 權(quán)責(zé)

3.1 銷售部：負責(zé)下達客戶訂購的貨品 3.2 采購部：負責(zé)物資的采購實施 3.3品質(zhì)部：負責(zé)對物資采購的驗收標(biāo)準(zhǔn)的制定及采購回物資的驗證和標(biāo)識

3.4物流部：負責(zé)對采購物的收發(fā)和管理 3.5倉 庫：負責(zé)對在庫品的管理 4 工作程序： 5.1供應(yīng)商的調(diào)查

5.1.1采購部門根據(jù)公司銷售部的需求向有意向的供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商評鑒表》。

5.1.2收集各相關(guān)供應(yīng)商的“調(diào)查表”后進行分析篩選,，與本公司需要的供應(yīng)商洽談,。

5.1.3必要時企業(yè)由供應(yīng)、質(zhì)檢,、技術(shù)等部門組織相關(guān)人員去供應(yīng)商處進行實地考核調(diào)查,。

5.1.4根據(jù)供應(yīng)商的資料或?qū)嵉乜疾榍闆r進行綜合分析并作好記錄。5.2供應(yīng)商的評價

5.2.1依據(jù)供應(yīng)商提供的資料,、考查情況或“樣品”檢測或試驗記錄進行全面分析,。

5.2.2質(zhì)量體系的要求

從供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施、技術(shù)力量,、質(zhì)量管理體系,、檢測裝置、質(zhì)量控制及產(chǎn)品的實際情況,、生產(chǎn),、交貨能力、服務(wù)態(tài)度進行綜合評價,。

5.2.3根據(jù)初選的供應(yīng)商的數(shù)次送貨,、質(zhì)量、價格,、交付,、售后服務(wù)等情況來確定合格的供應(yīng)商 5.3供應(yīng)商的選擇

5.3.1質(zhì)管部對供應(yīng)商的來料每次均要進行檢驗或試驗，并填寫《材料檢驗記錄》,。

5.3.2依據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品驗證記錄及交期和售后服務(wù)情況,，從中確定選擇合格的供應(yīng)商,。

[鍵入文字] [鍵入文字]

5.3.3經(jīng)過調(diào)查分析、評價后,，由供銷部建立起《合格供應(yīng)商名冊》做為長期穩(wěn)定的供應(yīng)商,。

5.3.4企業(yè)對各主要的合格供應(yīng)商同時應(yīng)保持兩家或兩家以上，以利于公司生產(chǎn)和發(fā)展,。5.4供應(yīng)商的輔導(dǎo)

5.4.1為了實現(xiàn)組織質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),，滿足產(chǎn)品或顧客要求，本著互利互惠的原則,，對那些提供主要產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品的重點供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)進行監(jiān)視和控制,。

5.4.2根據(jù)有關(guān)記錄，如某種原材料的供應(yīng)商的產(chǎn)品連續(xù)三次都不合格時,，應(yīng)通知供應(yīng)商限期改進,，否則，從《合格供應(yīng)商名冊》刪除,。

5.4.3本著對供應(yīng)商互利互惠的原則,，品質(zhì)部、采購部應(yīng)對供應(yīng)商進行分析,，必要時組織有關(guān)人員去供方進行實地輔導(dǎo)和協(xié)助其改進,。

5.4.4如因各種原因，供應(yīng)商物資超過三次（一季度）不合格且又無改進效果時,，應(yīng)把該供方從《合格供應(yīng)商名冊》中刪除,，并通知其相關(guān)部門。5.5采購資料

嚴格按照我司產(chǎn)品目錄的技術(shù)參數(shù)進行采購,。5.6采購計劃

5.6.1采購計劃是根據(jù)銷售成交訂單進行嚴格采購的

5.6.2采購計劃應(yīng)清楚地說明采購物資的要求,，包括：名稱、規(guī)格,、型號、數(shù)量,、計量單位,、等級、質(zhì)量要求或技術(shù)說明,、時限等,。5.7采購合同

5.7.1對所采購的重要物資，企業(yè)應(yīng)與合格供方簽定采購合同,，并雙方單位加蓋公章后生效 5.8采購產(chǎn)品的驗證

5.8.1對所采購的物資及材料,，企業(yè)應(yīng)進行驗證，并由品質(zhì)部進行驗證工作,。

5.8.2如驗證合格后進行標(biāo)識,、入庫,。如不合格時，由品質(zhì)部與供應(yīng)商聯(lián)系調(diào)換,、返工等方法處理,，如仍然達不到公司質(zhì)量要求，由采購部負責(zé)退貨,。

5.9采購管理

5.9.1交貨期管理：采購人員依照需求單位指定的交貨日期與供方接洽交貨日期,。

5.9.2催貨管理：采購人員與供方協(xié)商定案后的交貨日期為基準(zhǔn)，依照需求單位之狀況進行跟催,，掌握交貨情形,，若無法交貨則重新與供方協(xié)調(diào)交貨日，再進行催貨,。

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5.9.3交貨期變動：采購訂單或采購合同確認后,，供方遭遇不可抗拒之天災(zāi)或其它因素?zé)o法如期交貨時，采購與銷售部門及供方重新協(xié)調(diào)交貨期,，并于采購訂單或采購合同上做注明,。

5.9.4價格管理：采購人員依照材料、規(guī)格,、交貨期,、數(shù)量及過去采購記錄經(jīng)詢價、比價,、議價后,，在可接受的合理范圍內(nèi)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,，即可向供方進行采購,。5.10采購作業(yè)程序

5.10.1采購文件的接收：采購人員接獲客戶成交訂貨單。

5.10.2 詢價作業(yè)：采購人員接受成交訂單后,，向供應(yīng)咨詢價格及貨期,。5.10.3比價作業(yè)：詢價作業(yè)后，如可能的話需二家以上的供方提供報價,，以利比價作業(yè)進行,，并選擇品質(zhì)、成本,、交貨期,、售后服務(wù)等符合公司要求之供方。

5.10.4議價作業(yè)：數(shù)量貨金額交大的產(chǎn)品需與供應(yīng)商進行議價,。5.10.5訂購作業(yè)：詢價,、比價結(jié)束后向供應(yīng)商正式下達采購訂單。

5.10.6訂單變更：已發(fā)出的采購單有取消或內(nèi)容更改情形發(fā)生時,，應(yīng)由銷售部人員在原銷售訂單上寫明變更內(nèi)容,、日期并由總經(jīng)理或部門主管簽字交由采購部進行變更,。

6． 相關(guān)文件 合格供應(yīng)商名冊（fr-08-03）供應(yīng)商評鑒表（fr-08-05）采購訂單

[鍵入文字]

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇四

供應(yīng)商檔案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的對供應(yīng)商實行管理，提高工作效率,。

二內(nèi)容

1檔案基礎(chǔ)知識

檔案：機關(guān),、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字,、圖像,、聲音及其它各種方式載體的文件。

2供應(yīng)商檔案建立的必要性

其必要性主要體現(xiàn)在對質(zhì)量保證方面,，能夠更好,、更全面、更快捷地認識供應(yīng)商概況,，縱向追蹤供應(yīng)商質(zhì)量變化,，易于橫向?qū)Ρ韧惞?yīng)商的優(yōu)劣。3供應(yīng)商檔案的建立

3.1 采購部負責(zé)確定供應(yīng)商檔案的內(nèi)容：營業(yè)執(zhí)照,、生產(chǎn)許可證,、衛(wèi)生許可證、印刷許可證和稅務(wù)登記證等,。

3.2 對供應(yīng)商進行分類與編號,，分類的方法一般可按商品來劃分，常用的編碼一

般為四位數(shù),，前一位為商品類別碼,，后三位為廠商類別碼。

3.3 建立分門別類的供應(yīng)商基本資料檔案,。

3.4 檔案建立的具體要求：

（1）供應(yīng)商基本情況：供應(yīng)商代碼,、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址,、開戶銀行,、開戶

賬號、稅號,、組織機構(gòu)代碼證,、聯(lián)系人、電話,、傳真和手機等。

（2）資料類：營業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期,、生產(chǎn)許可證/許可證到期日期,、質(zhì)量體系

證書/證書到期日期、qs認證/qs認證到期日期/,、產(chǎn)品標(biāo)識/行業(yè)檢測報告及有效期,、企業(yè)簡介,、配套主機情況、供應(yīng)商基本情況調(diào)查表等,。

（3）合同類：供應(yīng)商質(zhì)量保證承諾書,、合同及合同編號等。

（4）產(chǎn)品類：物料編碼/產(chǎn)品名稱/含量規(guī)格/價格/企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

等,。

（5）流程類：樣品小批鑒定表/供應(yīng)商評價記錄,。

（6）一般文件：往來傳真等。

4建立檔案的注意事項：

4.1 具有詳細的聯(lián)系地址,，email,，網(wǎng)址。

4.2 合理的供應(yīng)商名稱,，要求是供應(yīng)商注冊或是登記所使用的名稱,，不能簡單稱

呼。

4.3 供應(yīng)商名稱必須是全稱,，如公司名稱,，不能只叫“ 農(nóng)科”，正確合法的叫法

應(yīng)該是“晉中市 農(nóng)業(yè)科技開有限公司”,。

4.4 詳細的聯(lián)系人資料,，聯(lián)系人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼,。

4.5 供應(yīng)商的電話除包含其公司的前臺電話外,，還須有其業(yè)務(wù)聯(lián)系人的常用電話

和商用傳真等。

4.6 聯(lián)系電話應(yīng)盡可能收錄該供應(yīng)商業(yè)務(wù)主管級以上的聯(lián)系資料,，以便處理重大

問題時聯(lián)系用,。

4.7 檔案應(yīng)含有供應(yīng)商的經(jīng)營范圍，應(yīng)該具體詳細供應(yīng)商的產(chǎn)品類型,，檔次,，銷

售渠道等。

4.8 檔案應(yīng)盡可能備注供應(yīng)商相關(guān)的歷史資料,，含稅狀況等,。

5供應(yīng)商檔案管理要求

5.1 對有經(jīng)常業(yè)務(wù)往來或偶發(fā)次數(shù)較多的供應(yīng)商，應(yīng)及時將資料記錄到相關(guān)的軟

件或資料中,，記錄的要求按供應(yīng)商詳細資料表,，為方便采購業(yè)務(wù)的操作，供應(yīng)商的簡稱要求是供應(yīng)商全稱的簡單稱呼,。

5.2 供應(yīng)商合作各項要求都符合公司發(fā)展要求的,，且通過審核的供應(yīng)商，應(yīng)備注

“資料已審核”字樣。

5.3 對于已開發(fā)過的供應(yīng)商和可潛在開發(fā)的供應(yīng)商分別以文檔的形式保存于電

腦,，方便需要時用或進行開發(fā)以備用,。

5.4 若供應(yīng)商的聯(lián)系方式，地址發(fā)生變更,，采購員應(yīng)該及時將相關(guān)資料更新保存,。

5.5 對符合公司發(fā)要求的已審核供應(yīng)商，應(yīng)該及時錄入合格供應(yīng)商資料表,。

5.6 對于終止合作的供應(yīng)商資料根據(jù)實際情況判定是否可再次起用,，并做相關(guān)的備注說明。

5.7 檔案的機密性

（1）供應(yīng)商檔案資料嚴禁非采購部門人員未經(jīng)采購部經(jīng)理許可的情況下翻閱,。

（2）存于電腦上的供應(yīng)商資料文檔應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)安全碼,。

（3）采購人員應(yīng)該做好相關(guān)資料的機密性，不能將供應(yīng)商相關(guān)信息隨意透露給其

他部門,，更不可將相關(guān)信息透露給供應(yīng)他供應(yīng)商或是公司客戶,。

5.8 檔案定存放及整理頻率

（1）紙質(zhì)類檔案應(yīng)按照規(guī)定的位置存放，電子類檔案應(yīng)當(dāng)標(biāo)題明確（如標(biāo)明供應(yīng)

商名稱或供應(yīng)原材料名稱）,，以確?？煽焖贆z索到。

（2）至少1個月1次對其進行整理,。過期資料的打包一年進行一次,。