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企業(yè)檔案管理制度細(xì)則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇一

2,、對(duì)統(tǒng)購(gòu)物資供應(yīng)商進(jìn)行入庫(kù)推薦和資質(zhì)初審，推薦企業(yè)信譽(yù)好,、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商,；

3、根據(jù)永煤控股安排組織或參與對(duì)擬入庫(kù)統(tǒng)購(gòu)物資供應(yīng)商進(jìn)行考察,；

4,、按照永煤控股要求做好在庫(kù)統(tǒng)購(gòu)物資供應(yīng)商的考評(píng)和日常監(jiān)督；

5,、及時(shí)反饋統(tǒng)購(gòu)物資供應(yīng)商所供產(chǎn)品質(zhì)量,、售后服務(wù)等履約信息。

6,、制定裕東公司供應(yīng)商管理制度,，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定后監(jiān)督執(zhí)行,；

7、建立健全裕東公司自購(gòu)物資供應(yīng)商信息庫(kù),，組織對(duì)擬入庫(kù)供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入審核,，必要時(shí)參與考察；

8,、收錄和維護(hù)裕東公司自購(gòu)物資供應(yīng)商信息,，對(duì)在庫(kù)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理；

9,、牽頭組織對(duì)自購(gòu)物資供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)審,，并實(shí)行優(yōu)勝劣汰；

10,、組織調(diào)查裕東公司自購(gòu)物資供應(yīng)商的不良行為,，提出處理意見和建議；

11,、負(fù)責(zé)處理自購(gòu)物資供應(yīng)商的質(zhì)疑和投訴,。

企業(yè)檔案管理制度細(xì)則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇二

公司供應(yīng)商管理制度

（試行）

第一條為規(guī)范公司供應(yīng)商管理，提高公司經(jīng)營(yíng)合理化水平,，加強(qiáng)信息共享,，降低供應(yīng)成本，提高采購(gòu)物資質(zhì)量,，增強(qiáng)供應(yīng)安全系數(shù)及供應(yīng)可靠性,，特制定本制度。

第二條公司對(duì)物資供應(yīng)商實(shí)行統(tǒng)一歸口,、三級(jí)審核,，統(tǒng)一建立公司物資供應(yīng)商檔案庫(kù)，實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,、對(duì)合格供應(yīng)商定期進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核,、動(dòng)態(tài)管理。

第三條供應(yīng)商的準(zhǔn)入采取各單位評(píng)審?fù)扑],、平臺(tái)審核備案,、集團(tuán)公司審定添加至供應(yīng)鏈系統(tǒng)模式。

第四條原則上每類物資取得供貨資格的供應(yīng)商不得少于三家（特殊物資除外）,。

第五條公司生產(chǎn)管理部是物資采購(gòu)的管理部門,，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司及各單位生產(chǎn)類物資采購(gòu)管理工作，供應(yīng)商管理中主要履行以下主要職責(zé)：

（一）組織制定公司供應(yīng)商管理制度,；

（二）各單位供應(yīng)商準(zhǔn)入審核備案工作,；

（三）織織制定各單位供應(yīng)商管理的政策與機(jī)制，下達(dá)各單位執(zhí)行，監(jiān)管各單位供應(yīng)商管理工作,。

第六條各單位采購(gòu)部門負(fù)責(zé)本單位范圍內(nèi)的供應(yīng)商管理工作,，履行以下主要職責(zé)：

（一）組織建立供應(yīng)商資質(zhì)審查小組，落實(shí)供應(yīng)商準(zhǔn)入管理工作,。

（二）組織建立供應(yīng)商考核小組,，落實(shí)供應(yīng)商考核管理工作。

（三）依據(jù)平臺(tái)下達(dá)的供應(yīng)商管理政策,，參與供應(yīng)商評(píng)審,、推薦和考核工作。

第七條供應(yīng)商準(zhǔn)入必須具備以下基本條件：

（一）具有法人資格,；

（二）具備國(guó)家和相關(guān)部門頒發(fā)的質(zhì)量,、安全、環(huán)保以及其它生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資格,、許可證,、質(zhì)量認(rèn)證等,；

（三）具有良好的商業(yè)信譽(yù),，近三年經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中無違法記錄；

（四）具有完善的質(zhì)量保證體系,，近三年在國(guó)家,、行業(yè)以及集團(tuán)公司、地方政府質(zhì)量監(jiān)督檢查中無不合格情況,；

（五）集團(tuán)公司或平臺(tái)要求具備的其它條件,。

第八條供應(yīng)商進(jìn)入我公司除提供供應(yīng)商的基本信息外，還要提供必要的資質(zhì)資料,，資質(zhì)資料包括：

（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)本及復(fù)印件,；

（二）稅務(wù)登記證副本及復(fù)印件；

（三）組織機(jī)構(gòu)代碼證,；

（四）法定代表人證書或委托代理證明及復(fù)印件,；

（五）相關(guān)資質(zhì)證明（生產(chǎn)許可證、檢驗(yàn)報(bào)告等）或必要的文件,；

（六）企業(yè)通過的is09001體系證明文件,；

（七）要求提供相關(guān)年度財(cái)務(wù)報(bào)告及近三年業(yè)績(jī)報(bào)告；

（八）特殊行業(yè)的強(qiáng)制認(rèn)證,、強(qiáng)制檢定產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證,、經(jīng)營(yíng)許可證、專利產(chǎn)品證書,；

（九）其它能證明該單位供應(yīng)實(shí)力的資信文件,。

第九條供應(yīng)商準(zhǔn)入審批程序

（一）采購(gòu)管理部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)要求填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》,，同時(shí)要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的資質(zhì)資料,，所有資料必須加蓋單位公章并保證真實(shí)有效,。

（二）采購(gòu)管理部門對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)文件初審后，將供應(yīng)商資料及初審結(jié)果遞交至各單位資質(zhì)審查小組,，由資質(zhì)審查小組對(duì)其進(jìn)行評(píng)選評(píng)定,。

（三）評(píng)定合格的供應(yīng)商進(jìn)行送樣，由技術(shù)及質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行評(píng)定并提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,，驗(yàn)收合格的供應(yīng)商對(duì)送樣物資進(jìn)行報(bào)價(jià),，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)比價(jià)、議價(jià),，原則上議價(jià)后物資價(jià)格不得高于同類物資采購(gòu)價(jià)格,。

（四）經(jīng)綜合評(píng)分，合格的供應(yīng)商由采購(gòu)部門提交供應(yīng)商開發(fā)報(bào)告,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,，總經(jīng)理審批后，報(bào)平臺(tái)審核備案,，集團(tuán)公司審定添加,，錄入我公司合格供應(yīng)商名錄并發(fā)放供應(yīng)商準(zhǔn)入證。

第十條供應(yīng)商準(zhǔn)入證實(shí)行有效期制,，準(zhǔn)入證有效期一年,，每年12月份審驗(yàn)一次，期滿后復(fù)審,。復(fù)審合格的,，換發(fā)新證；不合格的,，準(zhǔn)入證作廢并收回,，取消準(zhǔn)入資格。

第十一條供應(yīng)商發(fā)生更名時(shí),，其準(zhǔn)入資格自動(dòng)取消,，從供應(yīng)商名錄中予以刪除，供應(yīng)商需重新按照準(zhǔn)入流程申辦供應(yīng)商準(zhǔn)入證,；

第十二條各企業(yè)考評(píng)小組每季度對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次考評(píng),，當(dāng)供應(yīng)商所供物資發(fā)生重大質(zhì)量事故時(shí)，隨時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)及考核,，確保供應(yīng)商供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性及持續(xù)的降低采購(gòu)成本,，評(píng)價(jià)小組根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際行為按照公平、公正,、公開的原則,，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)。

第十三條供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量：40分，價(jià)格：30分,，交貨期：20分,，售后服務(wù)：10分）

（一）產(chǎn)品質(zhì)量：質(zhì)量是采購(gòu)考核評(píng)價(jià)供應(yīng)商的最重要的因素，供應(yīng)商在供應(yīng)產(chǎn)品的過程中,，采購(gòu)人員,、庫(kù)管員、技術(shù)人員及生產(chǎn)使用部門人員應(yīng)積極配合對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢驗(yàn),。物資驗(yàn)收時(shí)每發(fā)生一項(xiàng)質(zhì)量不合格的,，扣2分，該項(xiàng)物資第二次驗(yàn)收不合格的,，扣10分,，物資安裝后發(fā)生一般質(zhì)量問題的，扣10分,，嚴(yán)重影響公司安全生產(chǎn)的,，本項(xiàng)不得分。

（二）價(jià)格：產(chǎn)品價(jià)格是考核評(píng)價(jià)供應(yīng)商的重要指標(biāo)參數(shù),，各企業(yè)根據(jù)所屬物資情況,，參考市場(chǎng)價(jià)格，對(duì)主要物資建立物-4-

資價(jià)格信息庫(kù),，供應(yīng)商物資采購(gòu)價(jià)格每高于合理利潤(rùn)價(jià)格1%,，扣1分，每高于合理利潤(rùn)價(jià)格2%,，扣2分，依次類推,；同一供應(yīng)商供應(yīng)幾種物料,，按平均計(jì)算。

（三）交貨期：交貨期限及交貨數(shù)量是考核評(píng)價(jià)供應(yīng)商的重要指標(biāo),，每類物資逾期一天,，扣1分，逾期停工待料,，扣10分,，給公司安全生產(chǎn)造成重大影響的，本項(xiàng)不得分,。

（四）售后服務(wù)：售后服務(wù)主要考核供應(yīng)商產(chǎn)品售出后,，供應(yīng)商所做的售后工作。供應(yīng)商應(yīng)主動(dòng)提供售后報(bào)務(wù),，主要對(duì)產(chǎn)品的性能,、使用知識(shí)的講解及不合格產(chǎn)品的退換，對(duì)售出產(chǎn)品的使用跟蹤、使用效果的回訪,，或通過問卷調(diào)查等方式,，更好的為公司服務(wù)。評(píng)價(jià)得分：按期服務(wù)：10分,；偶爾拖延：7分,；經(jīng)常拖延：2分；置之不理：0分,。

第十四條供應(yīng)商等級(jí)劃分

（一）a級(jí)供應(yīng)商（優(yōu)秀供應(yīng)商,，考核評(píng)定≥90分）

（二）b級(jí)供應(yīng)商（良好供應(yīng)商，考核評(píng)定≥80分）

（三）c級(jí)供應(yīng)商（合格供應(yīng)商,，考核評(píng)定≥70分）

（四）d級(jí)供應(yīng)商（不合格供應(yīng)商,，考核評(píng)定＜70分）第十五條供應(yīng)商考核處理

（一）a級(jí)供應(yīng)商：各企業(yè)物資管理部在付款方式、物資采購(gòu)數(shù)量上給予優(yōu)先安排,，該類物資采購(gòu)總額≥50%

（二）b級(jí)供應(yīng)商：由物資部提請(qǐng)供應(yīng)商改進(jìn)不足,，并限期整改，整改不力的降級(jí)處理,，該類物資采購(gòu)總額≥30%,。

（三）c級(jí)供應(yīng)商：由采購(gòu)部、技術(shù)部,、質(zhì)監(jiān)部等部門予-5-

企業(yè)檔案管理制度細(xì)則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇三

iso9000質(zhì)量管理體系

程序文件

供應(yīng)商評(píng)價(jià)和采購(gòu)管理程序

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號(hào)： 審核： 編制日期：

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[鍵入文字] [鍵入文字] 目的

對(duì)采購(gòu)過程及供方進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制,，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。范圍

（1）標(biāo)準(zhǔn)品,。（2）加工品 3 權(quán)責(zé)

3.1 銷售部：負(fù)責(zé)下達(dá)客戶訂購(gòu)的貨品 3.2 采購(gòu)部：負(fù)責(zé)物資的采購(gòu)實(shí)施 3.3品質(zhì)部：負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的制定及采購(gòu)回物資的驗(yàn)證和標(biāo)識(shí)

3.4物流部：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物的收發(fā)和管理 3.5倉(cāng) 庫(kù)：負(fù)責(zé)對(duì)在庫(kù)品的管理 4 工作程序： 5.1供應(yīng)商的調(diào)查

5.1.1采購(gòu)部門根據(jù)公司銷售部的需求向有意向的供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商評(píng)鑒表》,。

5.1.2收集各相關(guān)供應(yīng)商的“調(diào)查表”后進(jìn)行分析篩選，與本公司需要的供應(yīng)商洽談,。

5.1.3必要時(shí)企業(yè)由供應(yīng),、質(zhì)檢、技術(shù)等部門組織相關(guān)人員去供應(yīng)商處進(jìn)行實(shí)地考核調(diào)查,。

5.1.4根據(jù)供應(yīng)商的資料或?qū)嵉乜疾榍闆r進(jìn)行綜合分析并作好記錄,。5.2供應(yīng)商的評(píng)價(jià)

5.2.1依據(jù)供應(yīng)商提供的資料、考查情況或“樣品”檢測(cè)或試驗(yàn)記錄進(jìn)行全面分析,。

5.2.2質(zhì)量體系的要求

從供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施,、技術(shù)力量、質(zhì)量管理體系,、檢測(cè)裝置,、質(zhì)量控制及產(chǎn)品的實(shí)際情況、生產(chǎn),、交貨能力,、服務(wù)態(tài)度進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),。

5.2.3根據(jù)初選的供應(yīng)商的數(shù)次送貨、質(zhì)量,、價(jià)格,、交付、售后服務(wù)等情況來確定合格的供應(yīng)商 5.3供應(yīng)商的選擇

5.3.1質(zhì)管部對(duì)供應(yīng)商的來料每次均要進(jìn)行檢驗(yàn)或試驗(yàn),，并填寫《材料檢驗(yàn)記錄》,。

5.3.2依據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品驗(yàn)證記錄及交期和售后服務(wù)情況，從中確定選擇合格的供應(yīng)商,。

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5.3.3經(jīng)過調(diào)查分析,、評(píng)價(jià)后，由供銷部建立起《合格供應(yīng)商名冊(cè)》做為長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)商,。

5.3.4企業(yè)對(duì)各主要的合格供應(yīng)商同時(shí)應(yīng)保持兩家或兩家以上,，以利于公司生產(chǎn)和發(fā)展。5.4供應(yīng)商的輔導(dǎo)

5.4.1為了實(shí)現(xiàn)組織質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo),，滿足產(chǎn)品或顧客要求,，本著互利互惠的原則，對(duì)那些提供主要產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品的重點(diǎn)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)進(jìn)行監(jiān)視和控制,。

5.4.2根據(jù)有關(guān)記錄,，如某種原材料的供應(yīng)商的產(chǎn)品連續(xù)三次都不合格時(shí)，應(yīng)通知供應(yīng)商限期改進(jìn),，否則,，從《合格供應(yīng)商名冊(cè)》刪除。

5.4.3本著對(duì)供應(yīng)商互利互惠的原則,，品質(zhì)部,、采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分析，必要時(shí)組織有關(guān)人員去供方進(jìn)行實(shí)地輔導(dǎo)和協(xié)助其改進(jìn),。

5.4.4如因各種原因,，供應(yīng)商物資超過三次（一季度）不合格且又無改進(jìn)效果時(shí)，應(yīng)把該供方從《合格供應(yīng)商名冊(cè)》中刪除,，并通知其相關(guān)部門。5.5采購(gòu)資料

嚴(yán)格按照我司產(chǎn)品目錄的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行采購(gòu),。5.6采購(gòu)計(jì)劃

5.6.1采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)銷售成交訂單進(jìn)行嚴(yán)格采購(gòu)的

5.6.2采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)清楚地說明采購(gòu)物資的要求,，包括：名稱、規(guī)格,、型號(hào),、數(shù)量、計(jì)量單位,、等級(jí),、質(zhì)量要求或技術(shù)說明,、時(shí)限等。5.7采購(gòu)合同

5.7.1對(duì)所采購(gòu)的重要物資,，企業(yè)應(yīng)與合格供方簽定采購(gòu)合同,，并雙方單位加蓋公章后生效 5.8采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證

5.8.1對(duì)所采購(gòu)的物資及材料，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證,，并由品質(zhì)部進(jìn)行驗(yàn)證工作,。

5.8.2如驗(yàn)證合格后進(jìn)行標(biāo)識(shí)、入庫(kù),。如不合格時(shí),，由品質(zhì)部與供應(yīng)商聯(lián)系調(diào)換、返工等方法處理,，如仍然達(dá)不到公司質(zhì)量要求,，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)退貨。

5.9采購(gòu)管理

5.9.1交貨期管理：采購(gòu)人員依照需求單位指定的交貨日期與供方接洽交貨日期,。

5.9.2催貨管理：采購(gòu)人員與供方協(xié)商定案后的交貨日期為基準(zhǔn),，依照需求單位之狀況進(jìn)行跟催，掌握交貨情形,，若無法交貨則重新與供方協(xié)調(diào)交貨日,，再進(jìn)行催貨。

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5.9.3交貨期變動(dòng)：采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同確認(rèn)后,，供方遭遇不可抗拒之天災(zāi)或其它因素?zé)o法如期交貨時(shí),，采購(gòu)與銷售部門及供方重新協(xié)調(diào)交貨期，并于采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同上做注明,。

5.9.4價(jià)格管理：采購(gòu)人員依照材料,、規(guī)格、交貨期,、數(shù)量及過去采購(gòu)記錄經(jīng)詢價(jià),、比價(jià)、議價(jià)后,，在可接受的合理范圍內(nèi),，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，即可向供方進(jìn)行采購(gòu),。5.10采購(gòu)作業(yè)程序

5.10.1采購(gòu)文件的接收：采購(gòu)人員接獲客戶成交訂貨單,。

5.10.2 詢價(jià)作業(yè)：采購(gòu)人員接受成交訂單后，向供應(yīng)咨詢價(jià)格及貨期,。5.10.3比價(jià)作業(yè)：詢價(jià)作業(yè)后,，如可能的話需二家以上的供方提供報(bào)價(jià)，以利比價(jià)作業(yè)進(jìn)行,，并選擇品質(zhì),、成本,、交貨期、售后服務(wù)等符合公司要求之供方,。

5.10.4議價(jià)作業(yè)：數(shù)量貨金額交大的產(chǎn)品需與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià),。5.10.5訂購(gòu)作業(yè)：詢價(jià)、比價(jià)結(jié)束后向供應(yīng)商正式下達(dá)采購(gòu)訂單,。

5.10.6訂單變更：已發(fā)出的采購(gòu)單有取消或內(nèi)容更改情形發(fā)生時(shí),，應(yīng)由銷售部人員在原銷售訂單上寫明變更內(nèi)容、日期并由總經(jīng)理或部門主管簽字交由采購(gòu)部進(jìn)行變更,。

6． 相關(guān)文件 合格供應(yīng)商名冊(cè)（fr-08-03）供應(yīng)商評(píng)鑒表（fr-08-05）采購(gòu)訂單

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企業(yè)檔案管理制度細(xì)則 企業(yè)檔案管理制度及職責(zé)篇四

供應(yīng)商檔案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的對(duì)供應(yīng)商實(shí)行管理,，提高工作效率。

二內(nèi)容

1檔案基礎(chǔ)知識(shí)

檔案：機(jī)關(guān),、組織和個(gè)人在社會(huì)中形成的,，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像,、聲音及其它各種方式載體的文件,。

2供應(yīng)商檔案建立的必要性

其必要性主要體現(xiàn)在對(duì)質(zhì)量保證方面，能夠更好,、更全面,、更快捷地認(rèn)識(shí)供應(yīng)商概況，縱向追蹤供應(yīng)商質(zhì)量變化,，易于橫向?qū)Ρ韧惞?yīng)商的優(yōu)劣,。3供應(yīng)商檔案的建立

3.1 采購(gòu)部負(fù)責(zé)確定供應(yīng)商檔案的內(nèi)容：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證,、衛(wèi)生許可證,、印刷許可證和稅務(wù)登記證等。

3.2 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類與編號(hào),，分類的方法一般可按商品來劃分,，常用的編碼一

般為四位數(shù)，前一位為商品類別碼,，后三位為廠商類別碼,。

3.3 建立分門別類的供應(yīng)商基本資料檔案。

3.4 檔案建立的具體要求：

（1）供應(yīng)商基本情況：供應(yīng)商代碼,、供應(yīng)商名稱,、供應(yīng)商地址、開戶銀行,、開戶

賬號(hào)、稅號(hào),、組織機(jī)構(gòu)代碼證,、聯(lián)系人,、電話、傳真和手機(jī)等,。

（2）資料類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期,、生產(chǎn)許可證/許可證到期日期、質(zhì)量體系

證書/證書到期日期,、qs認(rèn)證/qs認(rèn)證到期日期/,、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)/行業(yè)檢測(cè)報(bào)告及有效期、企業(yè)簡(jiǎn)介,、配套主機(jī)情況,、供應(yīng)商基本情況調(diào)查表等。

（3）合同類：供應(yīng)商質(zhì)量保證承諾書,、合同及合同編號(hào)等,。

（4）產(chǎn)品類：物料編碼/產(chǎn)品名稱/含量規(guī)格/價(jià)格/企業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

等。

（5）流程類：樣品小批鑒定表/供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄,。

（6）一般文件：往來傳真等,。

4建立檔案的注意事項(xiàng)：

4.1 具有詳細(xì)的聯(lián)系地址，email,，網(wǎng)址,。

4.2 合理的供應(yīng)商名稱，要求是供應(yīng)商注冊(cè)或是登記所使用的名稱,，不能簡(jiǎn)單稱

呼,。

4.3 供應(yīng)商名稱必須是全稱，如公司名稱,，不能只叫“ 農(nóng)科”,，正確合法的叫法

應(yīng)該是“晉中市 農(nóng)業(yè)科技開有限公司”。

4.4 詳細(xì)的聯(lián)系人資料,，聯(lián)系人須用全名,，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。

4.5 供應(yīng)商的電話除包含其公司的前臺(tái)電話外,，還須有其業(yè)務(wù)聯(lián)系人的常用電話

和商用傳真等,。

4.6 聯(lián)系電話應(yīng)盡可能收錄該供應(yīng)商業(yè)務(wù)主管級(jí)以上的聯(lián)系資料，以便處理重大

問題時(shí)聯(lián)系用,。

4.7 檔案應(yīng)含有供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍,，應(yīng)該具體詳細(xì)供應(yīng)商的產(chǎn)品類型，檔次,，銷

售渠道等,。

4.8 檔案應(yīng)盡可能備注供應(yīng)商相關(guān)的歷史資料，含稅狀況等,。

5供應(yīng)商檔案管理要求

5.1 對(duì)有經(jīng)常業(yè)務(wù)往來或偶發(fā)次數(shù)較多的供應(yīng)商,，應(yīng)及時(shí)將資料記錄到相關(guān)的軟

件或資料中,，記錄的要求按供應(yīng)商詳細(xì)資料表，為方便采購(gòu)業(yè)務(wù)的操作,，供應(yīng)商的簡(jiǎn)稱要求是供應(yīng)商全稱的簡(jiǎn)單稱呼,。

5.2 供應(yīng)商合作各項(xiàng)要求都符合公司發(fā)展要求的，且通過審核的供應(yīng)商,，應(yīng)備注

“資料已審核”字樣,。

5.3 對(duì)于已開發(fā)過的供應(yīng)商和可潛在開發(fā)的供應(yīng)商分別以文檔的形式保存于電

腦，方便需要時(shí)用或進(jìn)行開發(fā)以備用,。

5.4 若供應(yīng)商的聯(lián)系方式,，地址發(fā)生變更，采購(gòu)員應(yīng)該及時(shí)將相關(guān)資料更新保存,。

5.5 對(duì)符合公司發(fā)要求的已審核供應(yīng)商,，應(yīng)該及時(shí)錄入合格供應(yīng)商資料表。

5.6 對(duì)于終止合作的供應(yīng)商資料根據(jù)實(shí)際情況判定是否可再次起用,，并做相關(guān)的備注說明,。

5.7 檔案的機(jī)密性

（1）供應(yīng)商檔案資料嚴(yán)禁非采購(gòu)部門人員未經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理許可的情況下翻閱。

（2）存于電腦上的供應(yīng)商資料文檔應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)安全碼,。

（3）采購(gòu)人員應(yīng)該做好相關(guān)資料的機(jī)密性,，不能將供應(yīng)商相關(guān)信息隨意透露給其

他部門，更不可將相關(guān)信息透露給供應(yīng)他供應(yīng)商或是公司客戶,。

5.8 檔案定存放及整理頻率

（1）紙質(zhì)類檔案應(yīng)按照規(guī)定的位置存放,，電子類檔案應(yīng)當(dāng)標(biāo)題明確（如標(biāo)明供應(yīng)

商名稱或供應(yīng)原材料名稱），以確?？煽焖贆z索到,。

（2）至少1個(gè)月1次對(duì)其進(jìn)行整理。過期資料的打包一年進(jìn)行一次,。