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技術(shù)文件管理制度篇一

1、項目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集,，匯總組卷工作,。

2、在進行施工前,，認真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范,。

3、施工技術(shù)資料隨施工進度及時匯集整理,。

4,、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件,、施工管理文件,、設(shè)計變更依據(jù)文件等四個方面，落實計劃,、編制情況登記表,，明確責任人。

5,、上級主管部門的有關(guān)文件,，如施工證、開工證,、各種報批報建所要辦理的手續(xù),、文件等。

6,、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同,。

7、設(shè)計圖紙會審記錄,，圖紙變更記錄及確認簽證,。

8、施工組織設(shè)計方案,。

二,、施工過程中檔案資料收集

1、做好甲方,、設(shè)計單位,、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。

2,、根據(jù)工程進度和施工情況,，聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p（原件）：

①與技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料,。

②與材料部聯(lián)系,，收集施工材料質(zhì)量保證文件。

③與設(shè)計部聯(lián)系,，收集設(shè)計變更依據(jù)性文件,。

3、所有資料必須符合要求,，做到齊全,。

4、根據(jù)建設(shè)單位需要,，隨時拍攝有關(guān)工程照片或錄像,。

三、施工過程后檔案資料的收集整理

1,、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,，做好歸檔、整理工作,。

2,、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,，如收集工程竣工報告,、工程決算簽證、編制全套竣工圖,，并根據(jù)建設(shè)單位需要,，收集拍攝建筑物有關(guān)照片。

四,、竣工資料

1,、施工日志。

2,、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單,。

3、采購的工程材料的合格證,、商檢證及測驗報告。

4,、隱蔽工程驗收報告,。

5、自檢報告。

6,、竣工驗收申請報告,。

技術(shù)文件管理制度篇二

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規(guī)范化,，特規(guī)定如下：

(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告,、請示、紀要,、通知,、函件等)，由承辦科室擬稿,，經(jīng)科室負責人,、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送辦公室核稿,，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽,，方可發(fā)出。

(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記,、分類編號,。由擬稿科室打印、校對,、裝訂,，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā),。

(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[xx]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。

(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文),，由局辦公室統(tǒng)一簽收,、登記、編號,，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理,。

(二)文件按辦件、閱件進行分類,。辦公室負責人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,，提出辦文意見，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦,。需要辦理的公文,，經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦,。

(三)對急辦件,，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時,，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求,，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作,。

(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱,。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會,、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔,。

(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā),、傳遞,、清退和銷毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān),、傳閱關(guān),、清退關(guān)“三關(guān)”。

(二)制發(fā)文件時,，經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級,、保密期限,，確定發(fā)送范圍、數(shù)量,，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā),。

(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱,，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復(fù)印或抄錄保密文件,，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準,，并要妥善保管,。

(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù),。嚴禁將保密文件,、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印。

(五)借閱保密文件,、保密資料須按閱讀范圍借用,，并辦理登記,、簽字手續(xù),。用完后,，要及時歸還。

(六)對保密文件,、保密資料要定期清查,，一般每季度清查一次。年終進行全面清查,、核對,，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失,。

(七)銷毀保密文件,、保密資料時，必須登記造冊,，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準,，送區(qū)保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站,。

技術(shù)文件管理制度篇三

一,、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電,、來文,，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責,。

二,、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件,、文號,、機要編號的核定、登記,。

三,、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。

四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當天閱簽完,。

五,、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家,、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

技術(shù)文件管理制度篇四

第一條 管理要點

1,、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件,、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等,。

3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉,、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間,、發(fā)文部門,、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義,。

4,、 根據(jù)文件屬性、類別,，對所有文件進行編號,，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄,，以備查閱,。

第二條 制度規(guī)范

1、 文件的起草,、收發(fā),、打印、歸檔整理,、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行,。

2,、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草,，行政人事部負責審核,，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印,，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā)。

4,、 凡寄至公司的文件,、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄,。

5,、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理,，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管,。

6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴格履行借閱手續(xù),，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批,，總經(jīng)理批準后方可借閱,。

7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,，做好借閱記錄并限期清退,。

8、 按時間,、內(nèi)容,、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理,，附件,、批件、定稿等資料收集完全,，存檔備案,。半年一小清,，年終一大清。

9,、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理,。

第三條 文件管理流程設(shè)計

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2,、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

技術(shù)文件管理制度篇五

1,、學(xué)校各部門對學(xué)校以上文件的收發(fā),，傳遞，閱辦,，保管,，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦,，勤檢查,，勤回收。各部門,、年組取的文件要有專人保管,，并按要求定期交回。

2,、收發(fā)文件有登記,。收到上級文件后，由專人拆封,，認真核對份數(shù),，統(tǒng)一編號,，及時登記,；向下發(fā)文時，明確份數(shù),，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù),。

3,、傳閱文件有專夾。做到及時,，準確,，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓,，承辦不橫傳,，傳閱范圍不擴大,。

4、借閱文件有手續(xù),。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批,，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還,。

5,、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件,，按規(guī)定該存檔的存檔,，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀,，無論是存檔,，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查,。

6、存放文件有專柜,。需要繼續(xù)保存的文件,，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員,，確保文件管理安全,。

7、秘密文件不準與其它公文混存,，更不準亂放損壞或丟失,。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

8,、上級召開會議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件,，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動工作,，事先要把文件交清,。

技術(shù)文件管理制度篇六

1、資料室要確定專人負責歸檔,、借閱,、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處,。未經(jīng)責任人許可,，其它人員不得進入。

2,、借閱資料必須取得資料管理員的同意,，必須辦理借閱登記手續(xù),，按期歸還。

3,、資料室內(nèi)嚴禁生明火,，嚴禁吸煙。

4,、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路,，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。

5,、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施,，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法,。

6,、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗,，切斷室內(nèi)一切電源,。

7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊,，室內(nèi)干燥,、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

8,、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖,，以及緊急出口示意圖。

9,、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻,。

技術(shù)文件管理制度篇七

1、 技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙,、技術(shù)標準,、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括：

1） 開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計,、設(shè)計開發(fā)計劃書,、檢驗要求。

2） 開發(fā)設(shè)計階段：原理圖,、印制版圖,、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖,、編程器件燒寫文件,、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包,、驅(qū)動程序,。

3） 產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表,、設(shè)計評審記錄表（原理圖和印制板圖）,、產(chǎn)品調(diào)試記錄。

4） 產(chǎn)品維護階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié),、軟件使用手冊,、產(chǎn)品使用手冊。

2,、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求,。

3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準確性,、合理性負責。

4,、 各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準,。

5、 技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制,、校對,、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責,、權(quán)、利,。

6,、 技術(shù)文件應(yīng)保證標題欄中的編號、名稱,、日期,，設(shè)計、校對,、審核,、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔,。

技術(shù)文件管理制度篇八

維修技術(shù)資料,、工藝文件管理制度之相關(guān)制度和職責

1、技術(shù)負責人負責收集汽車維修的法律,、法規(guī)和國家標準,、行業(yè)標準以及相關(guān)技術(shù)標準，具備所承修車型相關(guān)維修技術(shù)標準和工藝文件，確保文件完整并及時更新,，以上資料交由資料管理員保管,。

2、資料管理員對所有資料進行分類編號,，定期對資料進行盤點并做好記錄,，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3,、借用資料時,，資料管理員應(yīng)認真、完整地填寫資料借用登記表,。

4,、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好,、整潔,。對于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象，應(yīng)主動向管理員說明,，并酌情賠償,。

5、如資料遺失,，將追究借用人責任,，限期購回此書或及時復(fù)印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記,，當再次出現(xiàn)遺失情況,，限制其使用權(quán)，并上報領(lǐng)導(dǎo),。

6,、為保證資料內(nèi)容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔凈,，凡出現(xiàn)資料破損,，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任,，限制其使用權(quán),。

技術(shù)文件管理制度篇九

生產(chǎn)、研發(fā)

一級文件

二級文件

三級文件

四級文件

對物業(yè)管理企業(yè)而言,，公司的管理體系,，基本可由以下四個子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務(wù)管理體系,。其分別對應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn),、研發(fā);營銷;人事;財務(wù)'五種基本職能,。

文件體系分四個層次，'管理手冊'為一級文件,，'程序文件'為二級文件,，'工作手冊'為三級文件，'企業(yè)標準'為四級文件,。

質(zhì)量,、環(huán)境管理體系文件

我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的,。通過認證,，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求,。

質(zhì)量,、環(huán)境手冊:iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準,，適用于各種行業(yè),、各種組織。因行業(yè)差別,，企業(yè),、組織需根據(jù)自身特點，用行業(yè)的語言來理解,、描述iso9001,、 iso14001標準條款的要求，從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量,、環(huán)境手冊》,。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標準基本相同,，通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,，將其進行整合?！顿|(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量,、環(huán)境體系的一級文件,，通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》,，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念,、組織結(jié)構(gòu)、職責職權(quán)分配,、資源配備,、產(chǎn)品(服務(wù))實現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解,。

程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程,、重要環(huán)境因素進行了識別，并告訴每個過程應(yīng)做什么,、什么時間做,、什么地點做、由誰來做,、為什么要做,，如何做，即所謂的5w1h,。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級文件,。

接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進行劃分,。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多),，并提供了部分工作標準、方法,、流程及驗收標準索引等,。

工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容,。介紹了土建,、設(shè)備、精裝修管理模式,、制度及運作程序,。

支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標準》,、《紅旗設(shè)備檢評標準》,、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標準(四級文件),?！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程,、經(jīng)濟性運行措施等內(nèi)容,，《房屋設(shè)備保養(yǎng)標準》為我司企業(yè)標準，按'三級保養(yǎng)'詳細敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達到的標準,?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。

清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊,。包括清潔標準,、綠化標準,、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序,、清潔檢驗標準,、綠化檢驗標準。

安全護衛(wèi)手冊:由安全管理,、消防管理,、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理,、消防管理中的人防管理,、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,，如消防演習(xí),、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的職責,、紀律,、權(quán)限、著裝方面進行詳細說明,。

應(yīng)急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的緊急情況,、災(zāi)害、事故,，并制定了預(yù)防,、反應(yīng)措施及解決方案。

服務(wù)手冊:廣義上講,，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務(wù),，可分為公共服務(wù)、專項服務(wù)和特約服務(wù),。本手冊中的服務(wù)'是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的`專項服務(wù),、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動，'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等,。本手冊是進行專項服務(wù),、特約服務(wù)、家政服務(wù),、社區(qū)文化活動及會所管理的指導(dǎo)性文件,。

人事行政管理體系

行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內(nèi)部管理,、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則,、檔案管理,、保密制度,、印章管理、車輛管理,、督辦辦法,、公共關(guān)系、對外宣傳等,。

人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求,、識別、招聘,、評估,、培訓(xùn)、考核,、續(xù)約,、解聘方面的制度。對員工待遇,、福利,、檔案方面的管理做出詳細說明。

財務(wù)管理體系

財務(wù)管理手冊:財務(wù)管理手冊是在嚴格按照國家財務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè),、企業(yè)的手冊,，包括財務(wù)人員職責、財務(wù)管理,、核算體制,、各類費用政府標準等。

營銷管理體系

市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件,。

技術(shù)文件管理制度篇十

第一條,、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況,，特制訂本制度,。

第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函,、電,、來文、同級函,、電,、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件,、資料,。

第三條,、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,，在簽收和拆封時,，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。

2、對政府部門發(fā)來的文件,，要進行信封,、文件、文號,、機要編號的“四對口”核定,，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告有關(guān)部門,，并登記差錯文件的文號,。

第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1,、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當天閱簽完,，緊急文件要即閱即辦。

2,、一般函,、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及幾個單位會辦的文件,，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3,、為加速文件運轉(zhuǎn),，秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天。

第五條,、文件的傳閱與催辦

1,、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2,、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處,，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”,、“擬辦意見”,，秘書應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3,、閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4,、文件閱完后應(yīng)送交秘書,，切忌橫傳。

5,、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放或分散,，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時周轉(zhuǎn)歸檔。

第六條,、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱,。

第七條,、借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看,，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等,。

第八條,、各部門應(yīng)具體指定責任心強的主管負責文件收交,、保管、保密,、催辦檢查工作,。

第九條、文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1,、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告,、指示、決定,、決議,、通報、紀要,、重要通知,、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃,、統(tǒng)計,、季度、年度報表等,。

2,、各種專業(yè)例會記錄。

3,、企業(yè)召開重要會議所形成的報告,、總結(jié)、決議,、發(fā)言,、簡報、會議記錄等,。

4,、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。

5,、企業(yè)日志和大事記,。

第十條、立卷要求

1,、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱、作者,、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時,，要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料,，要及時立卷歸檔,。

第十一條、對于多余,、重復(fù),、過時和無保存價值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定,，辦理申請銷毀手續(xù),。

第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部,。

第十三條,、本制度自公布之日起執(zhí)行。

技術(shù)文件管理制度篇十一

第一條為加強對公司各類文件,、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度,。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營,、管理工作和活動中形成的,具有備用,、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文,、公函,合同,、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄,。

第三條本制度適用于公司各部門,。

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案,、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責任,。

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍,。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種,。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書,、管理監(jiān)察,、經(jīng)營管理、營銷策劃,、計劃管理,、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn),、聲像,、實物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建,、招投標和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料,、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案,。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價部,、招投標采購部、總工室,、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員,。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律,、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管,、利用、鑒定,、銷毀,、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集,、整理,、保管、鑒定,、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化,、標準化建設(shè);

三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集,、積累,、整理和歸檔工作;

四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范,、修復(fù)和保護工作;

五,、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè),。

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有,、拒絕移交;

二,、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進行失職問責,。

第十一條歸檔要求

一,、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整,、準確,、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù),、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范,。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容,、時間,、背景、作者等信息,。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失,、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;

(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照,、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證,、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部,。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì),、類別,、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預(yù)立當年的卷,。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

二,、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三,、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作,。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批,。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查,。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認,。對重要,、機密類的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù),。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三,、對調(diào)出,、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù),。

四,、電子檔案管理(略)

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項規(guī)定

一,、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù),。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;

三,、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散,、抽換、圈點,、劃線,、涂改或作其它任何標記;

四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五,、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案,、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件,。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;

七,、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞,、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;

九,、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一,、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用,。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二,、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章,。

第十七條檔案密級確定與管理

公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類,。(密級事項劃分表見附表四),。密級檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)制和摘抄;

二,、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三,、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作,、收發(fā),、傳遞,、使用、復(fù)制,、摘抄,、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理,、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;

四,、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五,、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;

六,、不準在私人交往,、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準在公共場所談?wù)摴久孛?不準通過其他方式傳遞公司秘密;

七,、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三)涉及公司員工個人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用,。

第十八條檔案統(tǒng)計

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進、移出,、整理,、鑒定、保管數(shù)量和狀況,、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計,。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報,、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一,、公司應(yīng)設(shè)置獨立的檔案室,并保證檔案室安全,。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;

二,、檔案室應(yīng)按照“十防”進行管理,即防光,、防水、防火,、防塵,、防蟲、防有害氣體,、防高溫,、防潮、防霉,、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查,、通風(fēng);

三,、檔案室內(nèi)嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災(zāi);

四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施,、案卷數(shù)量和案卷排列,、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷,、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準,任何人不得擅自銷毀,。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負責人組成鑒定小組。

一,、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限,、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見,。

二,、檔案銷毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;

(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認真復(fù)核所銷毀檔案,。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;

(三)檔案室應(yīng)及時做好檔案整理,、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請,、報告,、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存,。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價值確定保管期限為永久,、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵,。

第二十三條罰則

一,、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟處分。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴重缺失,或因管理,、使用不當,造成檔案材料損壞,、遺失等;

(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱,、移交,、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴重不符等;

(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;

(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二,、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄,、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴重性給予相應(yīng)處分。

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行,。

附表:一,、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三,、《檔案借閱審批表》

四,、《公司密級事項劃分表》

技術(shù)文件管理制度篇十二

為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度,。

本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1,、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度,、規(guī)定、決定,、決議,、通知、通報,、請示,、報告、批復(fù),、函件,、會議紀要。公司各類證照,。

2,、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計劃,、經(jīng)營情況,、委托書、協(xié)議書,、合同,、項目方案等。

3,、人事類:勞動人事檔案,、勞動工資檔案等。

4,、財務(wù)類:各種財務(wù)票證,、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

5,、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件,、照片,、光碟、音像等,。

公司文件,、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了,、輕重有別,、“一案一號”,、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號,。

1,、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, sxk冠以編號之首,。

2,、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財務(wù)類; 5音像類,。

3,、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編,。

4,、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度,。分為“一般級”“重要級”“機密級”,。以“a”代表一般級,“aa”代表重要級,“aaa”代表機密級。

“a”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱,、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針,、各類通知和通告、任命,、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話,、一般性會議紀錄等。

“aa”重要級文檔包含:公司重要會議紀要,、重要經(jīng)營項目及決策,、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況,、重要項目資料,、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等,。

“aaa”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱,、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策,、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等,。

5、綜上公司文件,、資料歸檔的編制及編號為: sxjkg-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級,。

例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: sxk-1-20xx-001-a

1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管,。其中:股東會,、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專項《文檔》由財務(wù)會計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負責保管,。

2,、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管,。并注意防霉,、防濕、防火,、防蟲蛀,、防丟失。

3,、公司文件,、資料檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請單》,。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可調(diào)閱,。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,。

4,、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱,。

5,、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方,、總經(jīng)辦留存,。

1、永久保存:本公司章程,、股東名簿,、股東會、董事會,、監(jiān)事會會議記要,、公司各類證照、各級批文,、印鑒,、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證,、債權(quán)債務(wù)憑證,。公司規(guī)劃,、年度計劃,、年度經(jīng)營總結(jié),、技術(shù)資料、長期項目合同,、年度財務(wù)會計報表,、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料,、其它核定須永久保存的文檔,。

2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔,。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證,、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3,、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議,、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔,。

4,、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告,、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔,。

1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀,。

2,、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀,。

機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀,。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》,。

4,、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司,、控股公司留存,。

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行,。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行,。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

技術(shù)文件管理制度篇十三

文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存,、編目清晰,、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整,、簽字齊全,、規(guī)范,內(nèi)容正確。

1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字,。

2)文件包括公司外發(fā)文件,、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

3)外發(fā)文件的具體要求

公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號,。

4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā),、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

(2)建設(shè)單位,、設(shè)計單位,、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。

(3)建設(shè)單位,、設(shè)計單位,、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據(jù)具體情況上報公司。

(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:

發(fā)放施工隊的文件,、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄,。

1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案,、工程質(zhì)量保證資料,、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料,。

3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:

(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷,。

(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進行分類組卷

(3)工程檢驗評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程,、分項工程劃分順序,進行分類組卷,。

(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。

4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案,。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備,。

1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰,。

3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;

技術(shù)文件管理制度篇十四

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作,。

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3.1行政部負責分公司的文件,、資料的打印,、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案,。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案,。

3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件,、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作,。

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃,、外來文件、報告,、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等,。

4.1.2在工作中形成的圖紙,、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀要,、聲像檔案,、工作記錄等專項檔案。

4.2文件,、資料歸檔的要求,。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全,。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性,、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收,。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學(xué)分類,、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限,。

4.3檔案資料的保管,。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找,。

4.3.3底圖除修改,、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改,、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況,。

4.3.4存入膠片、照片,、錄像帶,、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi),。必要時采取復(fù)制,、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好,、齊全,。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺,。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年,。

4.4檔案資料借閱管理,。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù),。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù),。

4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚,。

4.4.5檔案如有丟失,、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù),。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理,、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責,。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對到期檔案提出存,、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙,、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存,。

4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出,。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,、不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存,。

4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名,。

4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

技術(shù)文件管理制度篇十五

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我集團的實際情況,，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件,。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度,、事項決策、通知,、會議紀要等〉,，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉,，人事類〈有關(guān)人員招聘,、安排,、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標準,、工程技術(shù)文件等〉,，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函,、電,、來文，同級函,、電,、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料,、合同、cad圖,、效果圖,、預(yù)結(jié)算文件、財務(wù)帳套,、資產(chǎn)配套的說明書,、保修卡等。

第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收,、拆封,。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,。

2.對上級部門發(fā)來的文件,，要進行文件、文號,、編號的核定,，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門,，并登記差錯文件的文號,。

第四條 公文的編號保管

辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號,、保管,。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存,，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦,，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函,、電,、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及多個公司或部門會辦的文件,，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3.為加速文件運轉(zhuǎn),，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門,，如關(guān)系到兩個以上部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外),。

第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級的文件帶回家,、員工宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后應(yīng)簽名以示負責,。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,，應(yīng)交辦公室文秘,，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦,、檢查,、督促的責任，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放分散，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得辦公室同意后,，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔,。

6.按照閱文范圍,，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文,。

第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室,、集團人事、各分公司辦公室,，其他部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系,、可發(fā)送工作聯(lián)系單,。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請,，并將文件底稿分別交辦公室審核,。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文,。

3.對單位影響較大,，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團辦公室,、集團人事部,、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告,、決定,、決議、請示,、報告,、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍,。

2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項,；

(4)公布單位重大生產(chǎn),、技術(shù)、管理,、行政,、生活福利等工作的決定,；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

(6)對上級機關(guān)呈報,、請示報告,、處理決定；

(7)其他有關(guān)重大事項,；

3.集團各單位日常生產(chǎn),、技術(shù)、管理工作中,，有關(guān)圖紙,、技術(shù)文件、效果圖修改,、審批工作,、安排部署、傳達上級指示等事項,，應(yīng)按有關(guān)制度辦理,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,，一般不用發(fā)文,。

第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請,；

2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后,，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿,；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),，做到情況確實、觀點鮮明,、條理清楚,、層次分明、文字簡煉,、標點符號正確,、書寫工整。

4.文稿擬好后,，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單,，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù),、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改,。對涂改不清,、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥,、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿,；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負責),；

7.對審核時修改較多,，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚,；

8.需經(jīng)會簽的文稿,，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后,，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā),；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打印,；

11.文件打印初稿,，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名,；

12.文件打字后,，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況,，向辦公室主任匯報文件抵達情況,。

第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫,，辦公室主任簽字,，并填寫文件借閱單,，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱,。

第十一條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看,，按時歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

第十二條 辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作,。(一般為月底一小清,，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時查明原因和責任者,，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：

(1)政府部門來文,，包括上級對單位報告,、申請的批復(fù)；

(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告,、指示,、決定、決議,、通報,、紀要、重要通知,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計,、季度、年度報表等,；

(3)公司及部門各種會議記錄,；

(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡報等,；

(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果,；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等,；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告,、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料,；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動,、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品,；

(9)工作日志和公司大事記,；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料,，由各部門負責立卷歸檔,。

第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱,、時間順序,，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù),、正本,、底稿、主件,、附件收集齊全,，保持文件、材料的完整性,。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作、重要會議形成的文件材料,，要及時立卷歸檔,。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

第十五條 文件的時效性

是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的,，超過這個時間段,，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用,。超過時效性且無保存價值的文件,。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程

對于多余,、重復(fù),、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù),，認真填寫文件資料銷毀申請表,，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊,。 第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件,，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案,，必須化為紙漿或焚毀,，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字,，以示負責,，未經(jīng)審批,，任何人不得私自銷毀檔案材料,。